Las estrategias de reducción de costes ayudan a las empresas a reducir los gastos sin comprometer la calidad o el valor de sus productos o servicios. Estas estrategias pueden incluir la negociación de mejores acuerdos con los proveedores, la mejora de los procesos internos y el uso de tecnología de ahorro de costes. Las estrategias efectivas de reducción de costes ayudan a las empresas a seguir siendo rentables, a mantener una ventaja competitiva y a reasignar recursos hacia el crecimiento.

La reducción de costes es un concepto distinto de la prevención de costes. Aunque ambas son importantes para la salud financiera, la reducción de costes se ocupa de recortar los gastos existentes, y la prevención de costes evita que se produzcan costes. La reducción de costes mejora el resultado final de inmediato, mientras que la prevención de costes se centra en la planificación financiera y la sostenibilidad a largo plazo.

La reducción de costes es una herramienta importante para las empresas, pero no es fácil. En 2023, el 82 % de las empresas declaró que no cumplió sus objetivos anuales de reducción de costes. A continuación, explicaremos cómo realizar un análisis de costes para identificar oportunidades de ahorro, cómo medir el impacto de las estrategias de reducción de costes y cómo superar los desafíos comunes en la implementación de la reducción de costes.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo realizar un análisis del coste para identificar oportunidades de ahorro
  
• Cómo reducir los costes de mano de obra de manera consciente y estratégica
  
• Cómo medir el impacto de las estrategias de reducción de costes
  
• Desafíos de reducción de costes y cómo superarlos
  
• Estrategias de reducción de costes para empresas
  

Cómo realizar un análisis de costes para identificar oportunidades de ahorro

Realizar un análisis de costes e identificar oportunidades de ahorro significa evaluar los gastos de su negocio de manera sistemática. Con esta información, identificas los costes que se pueden minimizar sin que eso afecte a la eficiencia operativa o a la calidad del producto. Este proceso suele dividirse en varios pasos:

• Empieza por decidir en qué partes de la empresa quieres enfocarte, ya sea en tu cadena de suministro, tu gasto en marketing o tus gastos generales. Asegúrate de tener un objetivo específico. ¿Tu objetivo es reducir en un 10 % los costes operativos? ¿Tienes pensado reducir el desperdicio?

• Reúne todos los datos que puedas sobre lo que gastas y dónde. Necesitarás registros detallados de tus costes fijos (por ejemplo, alquiler, salarios), de tus costes variables (por ejemplo, materias primas, envíos) y de aquellos que no encajen perfectamente en ninguna de las dos categorías. Cuanta más información tengas, más clara será la imagen de tus patrones de gasto.

• Clasifica tus datos. Separa los costes directos (costes vinculados directamente con tus productos o servicios) de los costes indirectos (por ejemplo, gastos administrativos) y los gastos generales. Clasifica aún más por departamento o actividad para identificar dónde los costes son más altos de lo que deberían ser.

• Averigua qué está potenciando los costes. ¿Los precios de tus materias primas son demasiado altos? ¿Las horas extra están aumentando los gastos? Comprende qué potencia los costes para evaluar las causas.

• Compara tus costes con los valores de referencia del sector. ¿Gastas más que tus competidores en las mismas cosas? Esto puede ayudarte a ver si hay margen de mejora.

• Realiza un análisis de coste-beneficio sobre las posibles ideas de ahorro de costes para sopesar los posibles ahorros frente a cualquier riesgo. Considera si las estrategias que tienes en mente podrían afectar a la calidad del producto o la prestación del servicio.

• Clasifica las estrategias procesables en función del impacto potencial, la facilidad de implementación y el marco de tiempo para ver resultados.

• Pon en práctica tus medidas de ahorro de costes y asegúrate de contar con la aceptación de tu equipo. Supervisa el rendimiento de estas estrategias. ¿Estás ahorrando todo lo que esperabas? Si no es así, ajusta tu estrategia.

Cómo reducir los costes de mano de obra de manera consciente y estratégica

Reducir los costes laborales no significa necesariamente despedir al personal ni reducir las horas de trabajo. Cuando se hace bien, puede ayudar a una empresa a ahorrar dinero sin dejar de valorar su fuerza laboral e incluso aumentar la productividad. A continuación se muestran algunas formas inteligentes de gestionar los costes de mano de obra:

• Modalidades de trabajo flexibles: Ofrece opciones de trabajo flexibles, como trabajo remoto, semanas laborales intensivas o trabajo a tiempo parcial para reducir los costes generales relacionados con el espacio de oficina, los servicios públicos y otros gastos relacionados con las instalaciones. Para los empleados, estos ajustes pueden aumentar la satisfacción laboral, lo que puede conducir a una menor rotación. Una configuración más flexible también permite a las empresas ajustar los niveles de personal más fácilmente en respuesta a la demanda.

• Formación cruzada: La formación cruzada prepara a los empleados para gestionar distintas funciones o tareas. Esto produce una fuerza laboral más versátil y aumenta la productividad al suplir las ausencias o los picos de demanda. También reduce la dependencia de contrataciones temporales u horas extra y puede reducir la plantilla total necesaria. Los empleados también se benefician al aprender nuevas habilidades.

• Automatización: Invierte en automatización para reducir la necesidad de mano de obra en tareas repetitivas y de bajo valor, como la introducción de datos, la programación o la gestión de inventarios. Esto permite a los empleados centrarse en un trabajo más importante y creativo que añade un mayor valor al negocio.

• Dotación estratégica de personal: Utiliza el análisis de datos para comprender los momentos de mayor demanda, calcular las cargas de trabajo y perfeccionar los programas de dotación de personal en consecuencia. Esto garantiza que no tengas exceso de personal durante los períodos lentos o falta de personal cuando la demanda es alta. La programación basada en datos puede reducir los costes de mano de obra al contratar solo lo que la empresa necesita.

• Programas de bajas: Considera la posibilidad de permitir que los empleados se tomen tiempo libre no remunerado durante las temporadas bajas o las recesiones comerciales. Ofrece años sabáticos voluntarios, opciones de licencia extendida o acuerdos de horario reducido para reducir los costes laborales sin recurrir a despidos o bajas obligatorias. Esto proporciona flexibilidad a la empresa y a los empleados que podrían valorar el tiempo libre adicional.

• Retención de empleados: Contratar a un nuevo empleado a tiempo completo cuesta 4700 $ de media. Céntrate en retener a los empleados a través de beneficios competitivos, oportunidades de desarrollo profesional y una cultura de trabajo positiva para reducir tus costes de contratación y formación. Los empleados comprometidos son más productivos y logran mejores resultados comerciales.

• Funciones y responsabilidades: Revisa periódicamente las funciones y responsabilidades del trabajo para identificar redundancias o tareas superpuestas. Esto puede reducir la necesidad de contrataciones adicionales o permitir la consolidación de varios puestos de trabajo, lo que reduce los costes laborales sin afectar a la productividad. Considera la posibilidad de estructurar ciertos puestos en torno a los resultados en lugar de centrarte en las horas trabajadas. Esto anima a los empleados a trabajar de manera mas eficiente y permite a la empresa controlar mejor los gastos de mano de obra.

Cómo medir el impacto de las estrategias de reducción de costes

Al medir el impacto de las estrategias de reducción de costes, puedes demostrar si los esfuerzos producen valor real o si solo crean ganancias a corto plazo (lo que podría dañar a la empresa a largo plazo). A continuación, te explicamos cómo medir el impacto de estas estrategias:

Métricas financieras

Compara las siguientes métricas financieras antes y después de aplicar las estrategias de reducción de costes para evaluar la mejora:

• Margen de beneficio bruto: Esto mide la rentabilidad después de tener en cuenta el coste de los bienes vendidos. Un margen de beneficio bruto más alto demuestra que las estrategias de reducción de costes están aumentando la rentabilidad sin perjudicar los ingresos.

• Margen de beneficio operativo: Esto mide la rentabilidad después de tener en cuenta los gastos operativos, como el alquiler, los suministros públicos y los salarios. Un aumento del margen de beneficio operativo indica una reducción efectiva de los costes de estos gastos.

• Margen de beneficio neto: Mide la rentabilidad general después de contabilizar todos los gastos, incluidos los impuestos y los intereses. Un margen de beneficio neto más alto indica que el resultado final está mejorando.

• Retorno de la inversión (ROI): El ROI compara el coste de la aplicación de la estrategia con los ahorros generados. Las estrategias que producen un mayor retorno de la inversión proporcionan el mayor valor.

Flujo de caja y liquidez

Una estrategia exitosa de reducción de costes debería mejorar el flujo de caja y la liquidez. Controla estas métricas con regularidad:

• Flujo de caja: El flujo de caja positivo de las actividades comerciales principales indica que las reducciones de costes son efectivas sin comprometer la integridad operativa.

• Capital circulante: La mejora del capital circulante sugiere una mejor gestión de los activos y pasivos a corto plazo, a menudo como resultado de una mejor gestión de las existencias o de la mejora de los procesos de cuentas por cobrar.

Métricas de productividad y eficiencia

Para medir el impacto de las estrategias de reducción de costes, utiliza un enfoque de cuadro de mando integral que tenga en cuenta las métricas financieras y otras perspectivas, como la satisfacción del cliente, los procesos internos y el compromiso de los empleados. A continuación se indica lo que debes medir para evaluar cuál es la eficacia de tus estrategias de reducción de costes:

• Productividad laboral: Esto mide la producción por hora de trabajo y muestra si la productividad se mantiene o mejora después de las reducciones de costes relacionadas con la fuerza laboral.

• Tiempo de ciclo y rendimiento: Mide el tiempo que se tarda en producir bienes o prestar servicios a empresas manufactureras u orientadas a los servicios. Una reducción en el tiempo de ciclo o un aumento en el rendimiento indica que las optimizaciones de procesos están funcionando de manera efectiva.

• Tiempo de inactividad y tasas de utilización: Esto mide las tasas de utilización de equipos y mano de obra, lo que revela si los recortes en los gastos de mano de obra o capital están conduciendo a un mayor tiempo de inactividad o a una infrautilización.

Variación de costes

El análisis de la variación de costes compara los costes reales con los costes presupuestados o estándar para identificar dónde se está ahorrando y dónde se deben hacer ajustes. Las variaciones directas de materiales y mano de obra identifican si los ahorros provienen de la reducción de los costes de materiales o de un uso más efectivo de la mano de obra, y las variaciones generales identifican si los costes generales (por ejemplo, alquiler, suministros públicos, mantenimiento) se ajustan a las expectativas de reducción de costes.

Métricas de calidad y clientes

Las reducciones de costes que perjudican la calidad del producto o servicio pueden ser contraproducentes al alejar a los clientes. Supervisa métricas como:

• Puntuaciones de satisfacción del cliente: Las puntuaciones netas del promotor (NPS), las tasas de retención de clientes y las opiniones pueden mostrar si las medidas de reducción de costes están afectando negativamente a la experiencia del cliente.

• Métricas de control de calidad: Las tasas de defectos, las devoluciones o las tasas de fallos en el servicio pueden mostrar si las reducciones de costes están comprometiendo la calidad.

Compromiso de los empleados y tasas de rotación de personal

La reducción de costes a través de cambios en la fuerza laboral puede afectar la moral y la retención de los empleados. Fíjate en métricas como las puntuaciones de compromiso de los empleados y las tasas de rotación, y utiliza encuestas y comentarios para medir cómo se sienten los empleados con respecto a cualquier medida de reducción de costes que pueda afectarles, como la reducción del horario o los cambios de funciones. Mantener una fuerza laboral estable ayuda a las empresas a evitar altos costes de contratación y formación.

Objetivos clave a largo plazo

Revisa periódicamente cómo contribuyen las medidas de reducción de costes a los objetivos empresariales a largo plazo. Si una estrategia compromete la innovación, el crecimiento o el posicionamiento en el mercado, es posible que sea necesario cambiarla. Realiza un seguimiento de la inversión en investigación y desarrollo (I+D) o proyectos importantes para asegurarte de que los recortes de costes no perjudiquen a las áreas de crecimiento, y mide si las reducciones de costes ayudan o perjudican tu posición en el mercado en comparación con la de los competidores.

Retos de la reducción de costes y cómo superarlos

Puede ser complicado lograr que las estrategias de reducción de costes funcionen correctamente. A menudo requiere equilibrar los ahorros a corto plazo con la sostenibilidad a largo plazo, la moral de los empleados y la satisfacción del cliente. Una iniciativa de reducción de costes satisfactoria requiere una planificación minuciosa, comunicación y supervisión continua para evitar consecuencias no deseadas.

A continuación se indican algunos de los retos más comunes a los que se enfrentan las empresas en la reducción de costes y se explica cómo superarlos:

Gestión del cambio

Cuando se enfrentan al cambio, los empleados pueden preocuparse por los recortes de empleo, el trabajo adicional o la pérdida de beneficios que valoran. Incluso la gerencia puede dudar si no está convencida de que los cambios vayan a funcionar.

Soluciones

• Sé sincero sobre por qué se necesitan reducciones de costes y cómo ayudarán a la empresa y a las personas que la integran, a largo plazo.

• Involucra a los equipos desde el principio, pídeles su opinión y demuéstrales que se les escucha. Cuando las personas sienten que tienen voz y voto en lo que está sucediendo, es más probable que se impliquen.

• Ofrezca formación y apoyo para ayudar a todos a sentirse más cómodos con los nuevos procesos.

Control de calidad

Reducir costes a veces puede significar tomar atajos. Si la calidad del producto disminuye o el servicio se ralentiza, los clientes lo notarán y podrían irse.

Soluciones

• Céntrate en reducir los costes que no afecten a la calidad (por ejemplo, la negociación de acuerdos con proveedores).

• Vigila de cerca los comentarios de los clientes y las métricas de calidad para detectar cualquier señal de alerta a tiempo.

Moral de los empleados

La reducción de costes puede ser una perspectiva preocupante para los empleados. Si los empleados piensan que sus puestos de trabajo están en riesgo o que sus cargas de trabajo están a punto de aumentar, la moral puede verse afectada, lo que conduce a una menor productividad y una mayor rotación.

Soluciones

• Piensa de manera creativa sobre cómo administrar los costes de mano de obra. En lugar de despedir al personal, considera opciones como ofrecer programas de bajas voluntarias, horarios flexibles o bonificaciones basadas en el desempeño que recompensen la eficiencia.

• Sé transparente con tu equipo sobre lo que está sucediendo y por qué, y muestra agradecimiento por sus esfuerzos para adaptarse.

Crecimiento a largo plazo

Si recortas demasiado los costes en áreas importantes como la investigación y el desarrollo, el marketing o el desarrollo de los empleados, podrás ahorrar dinero ahora, pero pagarlo más tarde en oportunidades y crecimiento perdidos.

Soluciones

• Utiliza un método específico, como la presupuestación de base cero, en la que cada gasto debe justificarse para cada nuevo período contable.

• Conserva lo que necesites para el crecimiento y reduce los costes en áreas menos importantes.

Ejecución

Incluso las mejores ideas de reducción de costes requieren una ejecución coordinada. Las funciones poco claras y el seguimiento deficiente pueden hacer que una estrategia prometedora acabe siendo un desastre.

Soluciones

• Ten un plan sólido con pasos, responsabilidades y cronogramas claros.

• Asegúrate de que haya una persona o equipo que supervise el proceso y mantenga las cosas en orden.

• Realiza revisiones periódicas para detectar cualquier problema a tiempo y hacer ajustes rápidos.

Costes ocultos

Los cambios que realice para reducir costos ahora pueden incurrir en costes inesperados más adelante. Por ejemplo, cambiar a un proveedor más barato puede ahorrar dinero por adelantado, pero provocar problemas de calidad que cuestan más a largo plazo. Por otro lado, reducir la plantilla podría significar mayores costes de las horas extra o agotamiento entre los que se quedan.

Soluciones

• Antes de hacer recortes, realiza un análisis exhaustivo de los costes y beneficios.

• Si es posible, prueba los cambios a pequeña escala para detectar los costes ocultos.

Transparencia

Las organizaciones complejas pueden tener dificultades para obtener visibilidad de sus finanzas. Sin esa claridad, los esfuerzos de reducción de costes pueden fracasar.

Soluciones

• Utiliza herramientas de análisis e inteligencia empresarial para comprender en detalle qué potencia los costes.

• Incorpora equipos multifuncionales para proporcionar información desde diferentes ángulos e identificar las causas reales de los costes elevados.

Cadena de suministro

Los cambios, como la reducción del inventario o el cambio de proveedores para ahorrar dinero, pueden hacer que tu cadena de suministro sea más frágil. Podrías acabar teniendo retrasos, desabastecimientos o nuevos costes que contrarresten el ahorro.

Soluciones

• Ten existencias de reserva de los artículos esenciales.

• Diversifica tu base de proveedores.

• Invierte en herramientas que te brinden una mejor visibilidad de tu cadena de suministro.

Estrategias de reducción de costes para empresas

Las mejores estrategias de reducción de costes se centran en tomar decisiones inteligentes y optimizar los recursos sin comprometer la calidad o el crecimiento. Estas son algunas estrategias de reducción de costes que se aplican a la mayoría de los tipos de empresas:

• Perfeccionar la gestión del inventario: Mantener demasiado inventario inmoviliza el efectivo y aumenta los costes de almacenamiento y manipulación. Muy poco inventario puede provocar desabastecimientos y pérdidas de ventas. Utiliza un sistema de inventario justo a tiempo (JIT) para equilibrar los niveles de inventario.

• Negociar con vendedores y proveedores: Revisa periódicamente los contratos con los proveedores y prestadores de servicios. Muchos proveedores están dispuestos a negociar mejores condiciones para retener a los clientes a largo plazo. Agrupar las compras, explorar proveedores alternativos o extender la duración de los contratos puede generar un ahorro importante. Considera la posibilidad de utilizar organizaciones de compras grupales (GPO) que negocien mejores tarifas en nombre de varias empresas.

• Adoptar medidas de eficiencia energética: Los costes de los suministros públicos pueden acumularse, especialmente para las empresas con grandes instalaciones. Realiza cambios sencillos, como cambiar a iluminación de bajo consumo, actualizar los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) y usar termostatos inteligentes para reducir las facturas de servicios públicos. Para obtener ahorros más sustanciales, considera la posibilidad de realizar una auditoría energética y adoptar recomendaciones como un mejor aislamiento o fuentes de energía renovables.

• Utilizar la automatización y la tecnología: Automatiza las tareas repetitivas, como la facturación, el pago de las nóminas y el servicio al cliente, para reducir los costes de mano de obra y mejorar la velocidad y precisión de las operaciones empresariales. Invierte en software que gestione aspectos de los procesos de administración de inventario, programación y gestión de proyectos para que los empleados dispongan de más tiempo todavía.

• Adoptar el trabajo remoto: Reduce los costes reduciendo el tamaño del espacio de oficina o pasando a acuerdos de coworking flexibles. Menos espacio físico reduce el precio del alquiler, los suministros públicos y los gastos de mantenimiento. Los modelos de trabajo híbridos que combinan el trabajo en la oficina y el trabajo remoto permiten a las empresas mantener la flexibilidad con menores costeos generales.

• Implementar un enfoque de presupuestación base cero (ZBB): Utiliza un ZBB en lugar de basar el presupuesto en los gastos de años anteriores. Esto requiere que cada gasto se justifique desde cero y ayuda a identificar los costes innecesarios.

• Externalizar actividades no esenciales: Externaliza funciones como el pago de las nóminas, el soporte de tecnología de la información (TI), la contabilidad y el marketing para disponer de expertos a un coste menor que si se mantuviesen estas funciones internamente. Centra los recursos internos en las competencias básicas que impulsan los ingresos y el crecimiento para ajustar los gastos.

• Mejorar la utilización de los recursos: Analiza dónde se producen los residuos en tus procesos empresariales, ya sea tiempo, materiales o dinero. Las prácticas Lean, como la metodología de 5S (Sort, Straighten, Shine, Standardize y Sustain, es decir, Clasificar, Enderezar, Brillar, Estandarizar y Sostener), pueden ayudar a reducir los residuos y aumentar la productividad. Fomenta una cultura de mejora continua en la que los empleados de todos los niveles busquen formas de ahorrar tiempo y mejorar la empresa.

• Revisar las ofertas de productos y servicios: Revisa periódicamente tu cartera de productos o servicios para identificar las ofertas que no son rentables o que canibalizan otros productos de mayor margen. La simplificación de tu línea de productos puede reducir los costes de producción, inventario y marketing. También te permite centrarse e invertir más en los productos de mejor rendimiento que generan los mayores beneficios.

• Mejorar los procesos de pago: Ofrece descuentos por pago anticipado para incentivar el pago de los clientes y, si es posible, negocia plazos de pago más largos con los proveedores. Una gestión más disciplinada de las cuentas por cobrar y por pagar puede reducir los costes de financiación y mejorar la liquidez.

• Consolidar las funciones de la empresa: Busca áreas en las que puedas consolidar trabajos, funciones o departamentos sin que eso afecte al rendimiento empresarial. Por ejemplo, fusionar trabajos similares entre departamentos o combinar funciones administrativas como recursos humanos (RR. HH.) y finanzas puede reducir los gastos generales.

• Promover la retención y formación de los empleados: Invierte en la formación, el compromiso y la satisfacción de los empleados para retener a los mejores talentos y mejorar la productividad. La alta rotación puede ser costosa debido a los costes de reclutamiento y formación.

• Adoptar el mantenimiento preventivo: Para las empresas que dependen de maquinaria o equipos, elige el mantenimiento preventivo para reducir la probabilidad de sufrir averías costosas y prolongar la vida útil de los activos. Las revisiones y el mantenimiento periódicos pueden parecer un gasto adicional, pero a menudo ahorran costes sustanciales de reparación y sustitución de piezas con el tiempo.

• Sé estratégico con respecto al marketing: Centra el gasto de marketing en los canales y estrategias que ofrecen el mayor retorno de la inversión. Utiliza el análisis de datos para medir la eficacia de las campañas y reduce los métodos menos eficaces u obsoletos. Considera utilizar estrategias de marketing digital, como la optimización de motores de búsqueda (SEO), el marketing de contenidos y las redes sociales, que a menudo pueden proporcionar alternativas más rentables que el marketing tradicional.

• Revisar y renegociar pólizas de seguro: Los costes del seguro pueden acumularse rápidamente. Revisa regularmente las pólizas para asegurarte de que sigan siendo competitivas y proporcionen el nivel adecuado de cobertura. Vale la pena comparar precios para obtener mejores tarifas o combinar diferentes tipos de seguros para obtener descuentos.