Na era de uma economia sem fronteiras, muitas empresas na Tailândia operam internacionalmente, com bases de clientes e parceiros em várias regiões. Isso se tornou o padrão atual: a emissão de faturas eletrônicas em moedas estrangeiras é considerada uma das ferramentas que promovem a expansão global, pois ajuda a tornar os processos operacionais mais organizados e transparentes, permitindo rastreabilidade e conveniência para parceiros e clientes em todo o mundo.

Neste artigo, vamos aprender sobre as faturas eletrônicas, sua implementação, a importância dessas ferramentas para as empresas modernas, os requisitos jurídicos tailandeses para sua utilização, as etapas para criá-las e exemplos delas em outras unidades monetárias. Também apresentaremos uma solução que apoia a emissão de faturas eletrônicas em várias moedas globalmente, ajudando os sistemas financeiros e contábeis a crescer sem problemas, expandir os mercados com confiança e elevar as operações organizacionais a um nível internacional.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma fatura eletrônica?
  
• A importância da fatura eletrônica para empresas atuais
  
• Requisitos jurídicos tailandeses para usar uma fatura eletrônica
  
• Procedimento para emissão de faturas eletrônicas em moeda estrangeira
  
• Exemplo de faturas eletrônicas em moedas estrangeiras
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é uma fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica é preparada, enviada, recebida e armazenada digitalmente em vez de em papel. Sua principal função é recolher fundos de bens ou serviços dos compradores. As empresas podem emitir documentos em baht tailandês ou moedas estrangeiras, dependendo do que melhor se adapte às suas necessidades. A preparação de uma fatura eletrônica em outra moedas requer inscrição e aprovação do diretor-geral do Departamento de receita.

A importância da fatura eletrônica para as empresas atuais

A implementação de faturas eletrônicas na Tailândia é um passo significativo para as empresas. Ela facilita as transações entre parceiros e clientes, ao mesmo tempo em que aumenta a transparência e a eficiência em finanças e contabilidade. Uma fatura eletrônica é benéfica e importante para as empresas contemporâneas, pois:

• Reduz os custos e tempo: a emissão de faturas torna-se mais conveniente e rápida, reduz a burocracia e os gastos no processamento de impressão e entrega e permite que as informações sejam armazenadas digitalmente.
  
• Promove uma imagem positiva: a redução da dependência do papel e do transporte de documentos não só reduz os custos, mas também promove uma imagem positiva de conscientização e respeito ao meio ambiente.
  
• Fluxo de caixa: faturas que podem ser enviadas automaticamente e monitoradas em tempo real permitem o rastreamento preciso dos pagamentos, reduzindo os dias de vendas pendentes (DSO), acelerando o ciclo de faturamento e melhorando a liquidez, o que, por sua vez, resulta em um melhor fluxo de caixa.
  
• Dados atualizados: os executivos podem visualizar recebíveis pendentes, antiguidade da dívida e tendências de cobrança em tempo real, ajudando a gerenciar o risco de crédito, prever fluxos de caixa futuros de forma clara e acessar números atuais para analisar receitas, despesas e imposto sobre valor agregado (IVA) de forma transparente e precisa.
  
• Transparente e verificável: um fluxo de trabalho existente com uma trilha de auditoria permite revisar retrospectivamente. Use os recursos de assinatura eletrônica e carimbo de data e hora para verificar a exatidão das informações e a identidade do vendedor.
  
• Experiência de parceria aprimorada: uma experiência de faturamento mais avançada permite que fornecedores e clientes rastreiem seus status instantaneamente através do sistema (por exemplo, enviado, aprovado, pendente de aprovação ou pagamento agendado) e baixe faturas fiscais, rendimentos ou relatórios de IVA de forma independente.
  
• Processamento automatizado: o faturamento digital agiliza as operações, aumentando o volume de transação sem precisar aumentar a equipe. Processos automatizados facilitam o trabalho com parceiros empresariais e marketplaces nacionais e internacionais.
  
• Redução de erros: a plataforma pode realizar verificações em dados importantes. Ter informações em formatos digitais desde o início garante maior precisão, limita informações ausentes ou aprovações incorretas, minimiza erros por entrada incorreta de dados e evita atrasos causados por perda de documentos.
  
• Conformidade com as leis: aderir ao sistema eletrônico delineado pelo Departamento de Receitas para faturas fiscais e recibos eletrônicos e manter um sistema de armazenamento de documentos de acordo com os critérios da Política da Tailândia 4.0 facilita a transição para uma economia digital.
  

Requisitos jurídicos tailandeses para usar uma fatura eletrônica

O Departamento de Receita desenvolveu o sistema de faturas fiscais eletrônicas e recibos eletrônicos para proporcionar conveniência, aumentar a segurança e reduzir as etapas envolvidas na preparação de documentos. Isso serve como uma opção adicional ao formato em papel, de acordo com a Lei sobre Transações Eletrônicas B.E. de 2001. As empresas que emitem faturas eletrônicas devem cumprir os seguintes requisitos jurídicos:

Regulamento ministerial n.º 384

O Regulamento Ministerial n.º 384 (B.E. 2022) estabeleceu critérios para a criação, apresentação ou armazenamento seguro de documentos fiscais eletrônicos, incluindo assinaturas eletrônicas, certificados digitais e carimbos de data e hora.

Solicitar a emissão de uma fatura eletrônica em moedas estrangeiras

De acordo com o anúncio do diretor geral, relativo ao artigo 7 da Lei IVA n.º 92, a elaboração de uma fatura fiscal ou de fatura fiscal eletrônica em outra moedas (ou em uma língua estrangeira) precisa de aprovação prévia do diretor geral do Departamento de Receita.

Seções 86/4 e 86/6

As seções 86/4 e 86/6 estabelecem as informações que uma fatura fiscal deve incluir, como as palavras "fatura fiscal"; nome, endereço e número de identificação do contribuinte (TIN) do emissor; documento fiscal ou recibo digital; nome do comprador; número da fatura; dados dos bens ou serviços; valor; IVA; data de emissão; etc.

Usar um sistema seguro e confiável

O sistema precisa manter logs de uso e uma trilha de auditoria, além de verificar a exatidão e integridade dos dados de arquivo. O acesso às informações deve ser controlado com senhas ou criptografia, garantindo que a empresa possa revisar registros retrospectivamente em caso de contestações.

Padrão de formato de dados

O documento deve estar no formato Linguagem de Margem Extensível (XML), alinhado com as normas da ETDA e incluir uma assinatura eletrônica, conforme usado pelo Departamento de Receita para o sistema de faturas fiscais e recibos eletrônicos.

Padrões para armazenamento eletrônico de dados

Os documentos devem estar armazenados no sistema por pelo menos cinco anos (em alguns casos até sete anos), devendo estar acessíveis e exibir o conteúdo dos documentos como no original, incluindo armazenar metadados como nome, tamanho, tipo ou data de criação de cada arquivo.

Lei de proteção de dados pessoais

Como as faturas eletrônicas contêm informações identificáveis, como nomes, endereços, e-mail e números de telefone, é necessário considerar a cobrança, o uso e a divulgação dessas informações de acordo com as leis de proteção de dados pessoais.

Procedure for issuing e-invoices in foreign currencies

Businesses in Thailand can issue e-invoices in foreign currencies by following the procedures below:

• Specify requirements: Define goals for e-invoice adoption, including participating countries and money types, applicable taxes, and necessary export documents. In parallel, evaluate the current billing process to pinpoint delays, inaccuracies, or inefficiencies, and determine the needs and solutions required to address those gaps.

• Apply to the e-Tax system (Form Bor.Or.01): If your company has not yet completed registration in The Revenue Department’s e-Tax system, you can register for e-invoice use by submitting Form Bor.Or.01 through the online service. Prepare an electronic certificate from a provider under Thailand NRCA and install the Ultimate Sign & Viewer program (skip this step if you are already able to issue e-invoices).

• Requesting approval for e-invoice in a foreign currency: Issuing an e-invoice in a foreign currency must be approved in advance by the Director-General of The Revenue Department, per Section 7 of VAT Act No. 92:

  • Go to the website of The Revenue Department
    
  • Select the “Submit Approval Request” menu to access the e-Tax Invoice submission service
    
  • Enter the 13-digit TIN of the business
    
  • Follow the on-screen steps to submit a request for approval for a foreign monetary unit
    

A written petition can be submitted to the Director-General through a local Revenue Department office (for those in Bangkok) or the provincial/branch office, along with reasons and supporting evidence as appropriate for the entity.

• Choose an e-invoice solution: Select a solution that can record file data in XML structured format aligned with the ETDA, offering a variety of currency options. It needs to feature e-signatures and audit trails, along with application programming interfaces (APIs) that integrate with accounting software and inventory platforms easily.
  
• Issue an e-invoice: Create an XML file in line with ETDA standards, select the currency, specify the exchange rate, and check and fill in all required information, such as name, email, and the value of goods and services according to Order Po.71/2541. Alternatively, use Stripe Invoicing to issue e-invoices automatically, reducing errors and eliminating the need for manual data entry or processing. Apply an e-signature and use an electronic certificate for authentication.
  

• Export an e-invoice and submit data to The Revenue Department: Export PDF/A-3/XML files to customers/partners and submit XML files to the e-Tax Invoice & e-Receipt platform through the chosen channel (web/service provider, or upload via The Revenue Department’s system). When using e-Tax Invoice by Time Stamp, please send it to recipients from the registered email address and CC csemail@etax.teda.th.

• Store and back up data: Store XML/PDF files in the system for the defined period (at least five years) and periodically test data recovery. Always keep evidence of document delivery/acceptance from partners, including verification results.

Other practices for issuing e-invoices in foreign currencies

Issuing an e-invoice in a foreign currency often involves additional details that require attention, including fiscal, legal, and accounting matters.

• Set the exchange rate source: Clearly identify the source of the exchange rate, whether it uses data from the Bank of Thailand or any financial institution. Indicate the exact time that rate takes effect to reduce the risk of exchange rate fluctuations.
  
• Use the correct code and format: Follow currency codes in line with the ISO 4217 standard (e.g., USD, EUR, JPY), and apply country codes, date-time formats, symbols, or decimal points consistently to avoid confusion when reading amounts across documents, purchase orders, and accounting platforms.
  
• Use a system that supports multiple currencies: Choose a solution that can handle a wide range of monetary units worldwide and automatically update exchange rates, such as Stripe Invoicing, which supports issuing e-invoices in more than 135 currencies globally, along with tools for rate conversion and automatic payment collection.
  
• Check cross-border taxes or fees: Examine the laws and regulations for issuing e-invoices in the seller’s/buyer’s country to see if there are any cross-border taxes or fees, or if it is possible to implement a solution from a provider with a global network of legal experts, such as Stripe.
  
• Convert amounts to baht for accounting purposes: Currency conversion covers sales, unit price, or VAT in baht, using the same rate stated in the document. Manage foreign exchange differences in the profit/loss account and check for consistency with financial statements and periodic fiscal reports.
  
• Indicate payment terms: Although specifying payment terms is not legally mandated, it is good practice for business clarity and consistency to indicate remittance details such as the payment method, currency, receiving bank, bank fees, late interest, responsible party, withholding tax, or double taxation (if any).
  

Exemplo de uma fatura eletrônica em moedas estrangeiras

Uma fatura eletrônica emitida em moeda estrangeira deve incluir as seguintes informações:

• Número da fatura eletrônica

• Data da venda

• Data de vencimento

• Vendedor

• Número de referência

• Moeda

• Taxa de câmbio

• Nome da empresa, endereço e telefone

• TIN

• Nome do cliente e número de telefone

• E-mail

• Produtos/serviços

• Quantidade vendida

• Preço unitário

• Desconto (se houver)

• Imposto e base tributária

• Valor total

Além disso, use assinaturas eletrônicas ou carimbos de data e hora que permitam a verificação retrospectiva.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.
  
• Acelerar o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.
  
• Melhorar a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal do cliente.
  
• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.
  

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