Desde pequeñas startups hasta grandes sociedades anónimas, el software de contabilidad ha transformado la forma en que las empresas siguen, registran, analizan y entienden su salud financiera. Al automatizar los tediosos procesos manuales, reducir los errores humanos y proporcionar informes financieros instantáneos, estas plataformas digitales brindan a los empresarios las herramientas para tomar decisiones más informadas.

Estas herramientas financieras son cada vez más populares, y se prevé que el mercado mundial de software de contabilidad crezca de 14.670 millones de USD en 2023 a 30.520 millones de USD en 2033. A continuación, explicaremos qué es un software de contabilidad y cómo puede ayudar con los impuestos y las nóminas de las empresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el software de contabilidad y por qué las empresas lo necesitan?
  
• ¿Cuáles son las características clave del software de contabilidad?
  
• ¿Cómo simplifica el software de contabilidad la preparación de impuestos?
  
• ¿Cómo se integra el software de contabilidad con los sistemas de facturación y nómina?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe con la contabilidad?
  

¿Qué es el software de contabilidad y por qué las empresas lo necesitan?

El software de contabilidad ayuda a las empresas a seguir, registrar y gestionar sus transacciones financieras. Utilizan este software para varios fines financieros, entre ellos:

• Registro de transacciones: este software puede crear un registro completo y cronológico del recorrido financiero de una empresa. Registra las transacciones automáticamente, lo que reduce la probabilidad de error humano asociado con la entrada manual.

• Informes financieros: el software de contabilidad transforma los datos de transacciones sin procesar en informes financieros significativos. Estos informes, como los estados de resultados, los balances y los estados de flujo de efectivo, aclaran la salud financiera de la empresa para los propietarios y gerentes de la empresa.

• Cumplimiento de la normativa y preparación de impuestos: la funcionalidad del software puede ayudar a las empresas a cumplir con la normativa mediante la organización de datos financieros para seguir los gastos, clasificar los ingresos y generar informes para facilitar la preparación de impuestos.

El software de contabilidad proporciona a las empresas un sistema integral que puede realizar un seguimiento preciso de las transacciones, garantizar el cumplimiento de la normativa y obtener información en tiempo real sobre su salud financiera de una manera eficiente.

Al automatizar las tareas contables rutinarias, este software puede ayudar a los propietarios de empresas a tomar decisiones fundamentadas, gestionar los costes de forma eficaz y centrarse en el crecimiento en lugar de en el mantenimiento manual de registros.

¿Cuáles son las características clave del software de contabilidad?

El software de contabilidad está diseñado para ayudar a las empresas a administrar sus registros financieros de manera fácil y precisa. Registra y clasifica automáticamente los ingresos y gastos y puede generar informes financieros. El software suele incluir estas características clave:

• Gestión del libro mayor: esto sigue todas las transacciones financieras y mantiene el registro financiero de una empresa. El libro mayor ayuda a resumir y categorizar todas las transacciones comerciales.

• Cuentas por pagar: el software permite a las empresas administrar y realizar un seguimiento del dinero adeudado a proveedores y vendedores, incluida la entrada de facturas, los pagos programados y los saldos pendientes.

• Cuentas por cobrar: esta funcionalidad permite a las empresas realizar un seguimiento del dinero que los clientes les deben. Puede crear facturas, hacer un seguimiento de los pagos y gestionar los saldos atrasados.

• Conciliación bancaria: esto implica hacer coincidir los extractos bancarios con los registros financieros de la empresa para que sus libros se alineen con los saldos bancarios.

Más allá de estas funcionalidades básicas, el soporte multidivisa y multiubicación a menudo también está disponible para empresas con operaciones internacionales. Esta función permite a las empresas gestionar transacciones en diferentes monedas o en varias ubicaciones. Un registro de auditoría es importante aquí, ya que proporciona un historial de todas las transacciones financieras para respaldar las auditorías internas y garantizar la integridad de los datos.

¿Cómo simplifica el software de contabilidad la preparación de impuestos?

El software de contabilidad realiza un seguimiento automático de los gastos imponibles, clasifica las transacciones y mantiene registros financieros organizados. Registra los gastos deducibles a lo largo del año, calcula las posibles obligaciones fiscales, garantiza la documentación adecuada y crea informes para cumplir con los requisitos fiscales.

El software también puede ayudar a mitigar el error humano al reducir la entrada de datos manual, además de proporcionar resúmenes financieros listos para usar que hacen que el proceso de preparación de impuestos sea más rápido, preciso y menos estresante para los contables.

A continuación, se analizan más en detalle las principales formas en que un software de contabilidad puede simplificar los impuestos.

• Seguimiento continuo de gastos: el software de contabilidad registra y clasifica minuciosamente cada transacción financiera a lo largo del año. Etiqueta automáticamente cada gasto con su posible impacto fiscal, ya sea una compra de material de oficina, un gasto en un viaje de negocios o una inversión en equipos. Esta documentación continua simplifica el proceso de encontrar recibos o recordar gastos cuando llega la temporada de impuestos.

• Categorización y clasificación automática: las autoridades fiscales exigen que los gastos se clasifiquen con precisión. El software de contabilidad clasifica automáticamente los gastos en categorías deducibles de impuestos, como gastos de oficina, servicios profesionales, viajes y marketing. Esta clasificación automatizada reduce el proceso manual, propenso a errores, de clasificar retrospectivamente las transacciones financieras de un año.

• Cálculo en tiempo real de la responsabilidad contributiva: el software de contabilidad moderno proporciona estimaciones en tiempo real de tu responsabilidad contributiva en función de los ingresos y gastos para evitar sorpresas.

• Informes completos: el software de contabilidad genera informes completos que aclaran la salud de la organización para los propietarios de negocios. No se trata de simples hojas de cálculo; son documentos con formato profesional que presentan la información financiera de manera clara y conforme a las normativas. El software puede crear estados de resultados, informes de gastos y documentos resumen con unos pocos clics, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para la preparación de impuestos.

• Protección frente a auditorías: la preparación manual de impuestos está plagada de posibles errores (por ejemplo, deducciones omitidas, cálculos incorrectos, gastos pasados por alto). El software de contabilidad puede reducir estos riesgos a través de la automatización y las comprobaciones de validación integradas. Muchos sistemas señalan posibles problemas o transacciones inusuales que podrían atraer atención no deseada durante una auditoría, lo que ayuda a las empresas a investigar y mantener registros limpios y defendibles.

¿Cómo se integra el software de contabilidad con los sistemas de facturación y nómina?

El software de contabilidad automatiza los procesos clave para que los datos puedan fluir fácilmente entre los sistemas de facturación y nómina.

• Facturación: dentro del sistema de facturación, los usuarios pueden crear y enviar facturas, hacer un seguimiento de los pagos, calcular los impuestos sobre las ventas y gestionar facturas vencidas, todo mientras el software de contabilidad registra automáticamente las transacciones en el libro mayor.

• Nóminas: el software también puede integrarse con tu sistema de nóminas. Puede calcular con precisión los salarios, deducir impuestos y registrar los gastos en el libro mayor. También facilita el cumplimiento mediante la generación de informes y el manejo de depósitos directos mientras sincroniza los datos de compensación de los empleados. Estas funcionalidades pueden reducir la entrada de datos manual, mejorar la precisión y ahorrar tiempo.

Con estas herramientas, las startups pueden operar con la sofisticación financiera de organizaciones mucho más grandes. Y para las grandes sociedades anónimas, estas herramientas pueden ayudarles a gestionar circunstancias financieras cada vez más complejas con una eficiencia mejorada.

¿Cómo puede ayudarte Stripe con la contabilidad?

Stripe es una plataforma de tecnología financiera que puede mejorar los procesos contables de las empresas al proporcionar herramientas integrales de procesamiento de pagos y gestión financiera.

Proporciona a las empresas los datos de sus transacciones en tiempo real. Cuando un cliente realiza una compra, Stripe registra automáticamente todos los detalles financieros, como el importe de la transacción, la fecha, la información del cliente, el método de pago y mucho más. Esta documentación automática reduce la entrada manual de datos y crea un registro financiero instantáneo y preciso.

Stripe también puede integrarse fácilmente con software de contabilidad y teneduría de libros, lo que permite que los datos de las transacciones fluyan directamente a otros sistemas financieros. A medida que más empresas adoptan soluciones digitales para simplificar su gestión financiera, Stripe puede mejorar aún más la eficiencia y precisión de su contabilidad, lo que hace que sea más fácil cumplir con la normativa, realizar un seguimiento del rendimiento y tomar decisiones bien fundamentadas.

Aquí tienes más detalles sobre cómo Stripe puede ayudarte con la contabilidad.

• Seguimiento automatizado de transacciones: con Stripe, las empresas pueden registrar automáticamente cada pago con detalles completos, creando un rastro digital preciso de todas las transacciones financieras. Esta automatización elimina el tedioso proceso de registrar manualmente cada transacción y puede reducir el riesgo de error.

• Informes financieros detallados: Stripe genera sofisticados informes que desglosan los flujos de ingresos, los tipos de transacciones, los métodos de pago y el rendimiento financiero. Las empresas pueden descargar o exportar al instante estos informes a un software de contabilidad para recibir información sobre sus operaciones financieras.

• Transacciones multidivisa e internacionales: Stripe ayuda a las empresas globales a gestionar situaciones financieras complejas como las transacciones internacionales, las conversiones de divisas y los pagos transfronterizos. En los informes de saldos, Stripe registra cada transacción en la moneda de cobro de la empresa, lo que simplifica la contabilidad internacional.

• Conciliación: con Stripe, las empresas pueden acceder a herramientas que facilitan la conciliación bancaria. Stripe ofrece informes de conciliación detallados que relacionan los pagos de Stripe con los depósitos bancarios (una función actualmente disponible para las empresas de EE. UU.). Estos informes pueden ayudar a las empresas a resolver rápidamente cualquier discrepancia en sus registros.

• Impuestos y cumplimiento de la normativa: Stripe ayuda a gestionar la documentación relacionada con los impuestos calculando y haciendo un seguimiento automático de los impuestos sobre las ventas, generando documentos financieros y proporcionando apoyo para el cumplimiento de la normativa en todas las jurisdicciones.

• Automatizar la contabilidad de ejercicio: Stripe proporciona a las empresas que utilizan la contabilidad de ejercicio informes automatizados y configurables para simplificar el cumplimiento de la normativa.