El procesamiento de pagos moderno es un sistema complejo de reglas de red y decisiones en tiempo real que dan forma a la rapidez con la que las empresas reciben pagos, cuánto conservan tras deducir comisiones y a la seguridad de sus flujos de pago. Las empresas deben explorar este mercado en rápida evolución, que incluye desde transferencias bancarias instantáneas y mandatos de facturación electrónica hasta defensas antifraude con <i>machine learning</i>. El éxito depende de que las empresas presten especial atención al flujo de caja, los márgenes de beneficio, la experiencia del cliente y al uso de todas las herramientas a su disposición para refinar el proceso. A continuación, encontrarás un análisis detallado de las prácticas recomendadas de procesamiento de pagos que marcan una diferencia real.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son los métodos de pago más comunes para las empresas B2B y B2C?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento moderno de pagos?
  
• ¿Cómo pueden la automatización y los sistemas inteligentes hacer que los pagos sean más rápidos y fiables?
  
• ¿Qué tendencias de pagos digitales debes seguir?
  
• ¿Por qué son importantes el análisis y los informes en tiempo real para la visibilidad del flujo de caja?
  
• ¿Cómo deben gestionar las empresas los pagos transfronterizos e internacionales?
  
• ¿Cómo puedes diseñar estrategias de pago para diferentes sectores y clientes?
  
• ¿Cómo pueden las empresas mejorar sus tasas de aprobación y éxito de pagos?
  
• ¿Cuáles son las prácticas recomendadas para la conciliación y el mantenimiento de registros de pagos?
  
• ¿Cómo deben gestionar las empresas los reembolsos, los pagos parciales y los planes de pago?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Cuáles son los métodos de pago más comunes para las empresas B2B y B2C?

Incluso con el surgimiento de nuevas herramientas de pago cada año, la mayor parte del dinero sigue moviéndose a través de unos pocos métodos de pago familiares. La combinación adecuada de métodos para tu empresa depende de las preferencias de tus clientes, tus capacidades técnicas y el tamaño y volumen de tus transacciones habituales. Estos son los métodos de pago más comunes a nivel mundial.

Cheques

Los cheques en papel son lentos y manuales, pero no han desaparecido. Si bien son menos comunes para los pagos B2C, muchos equipos financieros los utilizan para la facturación B2B y pagos a proveedores. En 2024, las empresas de EE. UU. movieron 8,17 billones de dólares estadounidenses a través de cheques comerciales.

Transferencias bancarias

Existen varios tipos diferentes de transferencias bancarias.

Los adeudos directos son transferencias de bajo coste en las que el beneficiario puede extraer los fondos según un calendario fijo. Estas funciones hacen que sean una opción popular para pagos recurrentes como las suscripciones o servicios públicos. Cada región tiene su propio sistema de adeudo directo, incluidos los adeudos directos de la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA) en Europa y la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) en EE.UU.

Las transferencias electrónicas son más rápidas que los adeudos directos, pero las comisiones son más altas, por lo que suelen reservarse para transacciones de alto valor o urgentes.

Los pagos en tiempo real a través de redes como FedNow en EE. UU., Unified Payments Interface (UPI) en India y Pix en Brasil mueven dinero entre cuentas al instante, las 24 horas del día, los 7 días de la semana. En muchas regiones, estos sistemas han pasado de ser transferencias entre particulares a ser una forma de pago instantánea para consumidores y empresas.

Monederos digitales

Apple Pay, Google Pay y otros monederos digitales permiten a los usuarios pagar con un toque o un solo clic mientras ocultan la tarjeta o los datos bancarios subyacentes. Se utilizan habitualmente en e-commerce y procesos de compra móvil. China, India y EE. UU. lideran la adopción de monederos digitales en 2024.

Tarjetas de crédito y débito

Las tarjetas siguen siendo la opción de pago predeterminada para muchos clientes, especialmente en los EE. UU., donde las tarjetas de crédito y débito representaron el 35 % y el 30 % de los pagos en 2024, respectivamente. También se utilizan con frecuencia para pagar gastos de pequeñas empresas y viajes de empresa. La desventaja son las comisiones: el uso de la tarjeta es rápido y familiar, pero las comisiones de intercambio pueden acumularse rápidamente en transacciones grandes.

Ofrecer una combinación de estas opciones te da a ti y a tus clientes más flexibilidad. Stripe, por ejemplo, puede ayudar a simplificar la oferta de estas opciones al proporcionar una única integración para activar más de 75 métodos de pago. Stripe también ofrece Link, un proceso de compra acelerado que ayuda a las empresas a aumentar sus ingresos y ahorra miles de horas de ingeniería con interfaces de usuario (IU) prediseñadas.

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos moderno?

Los pagos pueden parecer sencillo: el dinero sale de una cuenta y aparece en otra. Pero ese proceso requiere una serie de pasos relacionados entre sí y que los actores trabajen juntos para mover los fondos.

Esto es lo que está sucediendo entre bastidores, paso a paso:

• Iniciación: un cliente elige pagar con tarjeta de débito, monedero digital u otro método de pago e introduce sus datos de pago.

• Cifrado: la pasarela de pagos cifra los datos de las transacciones y los transmite al procesador de pagos.

• Autorización: el procesador de pagos envía la transacción al banco adquirente, que luego la reenvía al banco del cliente. Si es un pago con tarjeta, la transacción se mueve a través de la red de tarjetas correspondiente.

• Aprobación o pago rechazado: el banco del cliente comprueba si hay fondos disponibles y aprueba o rechaza el pago.

• Cobro: el responsable del tratamiento facilita la transferencia de fondos del banco del cliente al banco de la empresa. El importe del pago se acredita en la cuenta del comerciante de la empresa, deduciendo las comisiones de procesamiento.

¿Cómo pueden la automatización y los sistemas inteligentes hacer que los pagos sean más rápidos y fiables?

Si tu equipo tiene la tarea de gestionar cada paso, los pagos puede retrasarse y puede haber errores. Cada paso manual eliminado es una oportunidad menos para errores tipográficos, créditos mal aplicados o facturas perdidas. La automatización hace que los pagos sean más rápidos, precisos y fáciles de seguir y conciliar. Echemos un vistazo más de cerca.

Facturación instantánea

Tan pronto como se envían los productos o se renueva una suscripción, los sistemas automatizados pueden generar una factura o cuenta en la que conste el cliente, los artículos y la fecha de vencimiento directamente a partir de los datos del pedido. No hay redacción manual ni posibilidad de errores tipográficos. La solicitud de pago sale inmediatamente, a menudo con recordatorios automáticos enviados antes y después de la fecha de vencimiento.

Aprobaciones más rápidas

En B2B, las rutas automatizadas pueden determinar quién necesita la aprobación y notificársela al instante. Los gerentes pueden aprobarlo en sus teléfonos y las reglas pueden aceptar automáticamente facturas pequeñas. Las escaladas también evitan complicaciones cuando alguien está fuera de servicio.

Pagos optimizados y puntuales

La automatización puede activar el pago real enviando un archivo de adeudo directo al banco, cobrando a una tarjeta registrada o programando una transferencia en tiempo real. Se suele utilizar en pagos recurrentes para transacciones.

Conciliación en tiempo real

Los pagos entrantes se comparan automáticamente con facturas u órdenes de venta. Incluso las coincidencias con pequeños errores (p. ej., referencias o importes ligeramente incorrectos) se pueden detectar con machine learning. Las excepciones se marcan de inmediato.

Reintentos más inteligentes

Cuando los pagos fallas, la automatización no se rinde. Los cargos fallidos en tarjetas se pueden volver a intentar y los adeudos directos se pueden volver a presentar en el mejor momento.

Precisión a gran escala

A medida que crecen los volúmenes, los flujos de trabajo aumentan automáticamente. Los equipos financieros pueden gestionar más pagos sin necesidad de contratar personal.

¿Qué tendencias de pagos digitales deberías seguir?

Los pagos tienden a ser más instantáneos, digitales, seguros gracias a la IA y flexibles. A medida que las expectativas de los consumidores evolucionan hacia la innovación para B2C, sigue la adopción B2B. Las empresas que más se benefician son las que prestan atención a cuáles de estas tendencias se ajustan realmente a su modelo y las adoptan antes de que se conviertan en la expectativa. Estas son las tendencias que tu empresa debe analizar.

Redes de pagos instantáneos

Las entidades reguladoras y los bancos fomentan el uso de transferencias instantáneas. En la UE, las normas adoptadas en 2024 exigen que las transferencias instantáneas de crédito SEPA lleguen en 10 segundos. Y cada vez más países están estableciendo sus propias redes, como FedNow de Estados Unidos, UPI de India y Pix de Brasil. Las empresas pueden usarlas para mantener un flujo de caja más fluido.

Facturación electrónica

Las facturas electrónicas se conectan directamente a los sistemas contables y envían facturas en formatos electrónicos estructurados. Ofrecen datos más claros, aprobaciones más rápidas y un cumplimiento de la normativa más sencillo. Actualmente, son obligatorias en Francia, Italia, Alemania, México, Brasil y otros mercados. Incluso sin mandatos, muchas empresas están adoptando la facturación electrónica por su velocidad y transparencia.

Detección del fraude impulsada por IA

Los modelos de IA pueden escanear miles de puntos de datos en milisegundos y marcar anomalías como facturas duplicadas o transacciones desde ubicaciones inesperadas. Pueden predecir qué pagos tienen más probabilidades de fallar, sugerir reintentos más inteligentes y mantenerse al día donde las reglas estáticas de fraude quedan atrás.

BNPL y financiación flexible

El método «compra ahora, paga después» (BNPL, por sus siglas en inglés) sigue creciendo en el comercio minorista B2C y ahora está entrando en el B2B. El sistema es sencillo: los clientes obtienen flexibilidad, los vendedores reciben el pago por adelantado y un tercero asume el riesgo. El mercado mundial de métodos BNPL en B2B alcanzó los 14.000 millones de dólares en 2023 y se espera que la adopción aumente a medida que más empresas busquen una opción de crédito de bajo coste.

Monederos digitales y pagos con dispositivos móviles

Los monederos digitales ya son un método de pago B2C habitual en Asia, los EE. UU. y Europa, y están empezando a ganar terreno en el B2B. A partir de 2025, el 44 % de las instituciones financieras en el Reino Unido aceptaban pagos B2B con monederos. Si bien es probable que no sustituyan a los cheques o transferencias electrónicas en facturas de seis cifras, simplifican los pagos más pequeños.

Stablecoins

Algunas empresas ya utilizan stablecoins para transferencias transfronterizas. Ofrecen cobro global en cuestión de minutos, con más transparencia y costes más bajos que la banca. A medida que la infraestructura madura, es cada vez más fácil que los pagos B2B y B2C se realicen las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de stablecoins.

¿Por qué son importantes el análisis y los informes en tiempo real para la visibilidad del flujo de caja?

Los paneles activos muestran qué pagos se han liquidado hoy, cuáles han rebotado y qué clientes tienen pagos vencidos. La inmediatez importa: detectar un pago atrasado de un cliente generalmente fiable el primer día es muy diferente de darse cuenta 30 días después. Los datos en tiempo real ofrecen a los equipos financieros la visibilidad para corregir el rumbo en el momento en lugar de esperar los informes de fin de mes. A continuación, te explicamos cómo esa visibilidad puede ayudarte a administrar tu empresa.

Detecta los problemas antes de que se agraven

Cuando las tasas de autorización disminuyen, se disparan los contracargos o se acumulan los reembolsos, esas señales aparecen instantáneamente en los informes en tiempo real. Cuanto antes te des cuenta, antes podrás solucionarlo, ya sea porque la regla antifraude es demasiado estricta, porque el emisor de la tarjeta bloquea un lote o porque hay un problema técnico tras una actualización del sistema.

Ofrece un mejor servicio al cliente

Cuando puedes confirmar instantáneamente el estatus del pago, también puedes darle a tu cliente una mejor visibilidad. Si un cliente pregunta si se ha hecho un pago, puedes confirmarlo de inmediato. Si falla un cargo recurrente, puedes ponerte en contacto con el cliente para actualizar su información de pago antes de que su servicio se vea afectado.

Obtén información estratégica

Con el tiempo, los comentarios en tiempo real crean información estratégica sobre varios elementos, como las tendencias de pago, el desfase en los pagos regionales y el rendimiento según el método. Ese conocimiento puede capacitar a los equipos para identificar patrones desde el principio y ajustarse de forma proactiva.

¿Cómo deben gestionar las empresas los pagos transfronterizos e internacionales?

Trasladar dinero a través de las fronteras tiene otros desafíos, como la conversión de divisas, los diferentes sistemas bancarios, el cumplimiento de la normativa y el aumento de las comisiones. Sin embargo, una configuración adecuada puede hacer que las transacciones internacionales parezcan tan sencillas como las nacionales. A continuación, te explicamos cómo abordarlo.

Utiliza las redes locales cuando sea posible

Depender solo de transferencias electrónicas internacionales es lento y costoso. Si trabajas con clientes internacionales, aceptar métodos de pago locales reduce las complicaciones y los costes. Si pagas a proveedores, trabaja con proveedores que puedan dirigir los pagos a través de redes nacionales para que el destinatario vea una transferencia local en lugar de un pago transfronterizo costoso.

Adopta una estrategia multidivisa

Las conversiones constantes acaban con los márgenes. Si se mantienen saldos en divisas clave, se evitan las conversiones de ida y vuelta cuando se cobra y se gasta en la misma divisa. Si se cobra a los clientes en su propia divisa y se liquida localmente, se mejoran las tasas de aprobación y se ahorra en intercambio. Muchos procesadores de pagos internacionales aceptan adquisiciones locales, las transacciones se enrutan a través de bancos de la región para reducir las comisiones transfronterizas y mejorar las tasas de éxito.

Stripe, por ejemplo, admite la gestión multidivisa en más de 135.

Cumple con la normativa sin reducir la velocidad

Las transferencias internacionales pasan por capas de control de lucha contra el blanqueo de capitales (AML), sanciones y declaraciones de impuestos. La información incompleta o la falta de documentación pueden causar retrasos. Los proveedores con revisión integrada del cumplimiento de la normativa reducen el riesgo de que se retengan fondos mientras se transfieren. Incluye referencias de pago claras (p. ej., números de factura, propósito de pago) para ayudar a los bancos a procesar transacciones rápidamente.

Crea una estrategia de plazos y consolidación

Si envías varios pagos al extranjero cada mes, consolida cuando sea posible para reducir las comisiones fijas. El uso de plataformas con tipos de cambio cercanos al mercado puede generar ahorros significativos para las empresas de gran volumen en comparación con los márgenes bancarios.

Una configuración de pagos internacional sólida significa que trabajar con tu empresa parece hacerse a nivel «local» para los socios y clientes internacionales. Esto se traduce en menos retrasos, menores costes y mejores relaciones, tanto si estás cobrando un pago de suscripción en euros como si estás pagando a un proveedor en rupias.

¿Cómo puedes diseñar estrategias de pago para diferentes sectores y clientes?

La estrategia de pago adecuada depende en gran medida de tu sector y de a quién estés facturando. Es posible que lo que funcione para una empresa de software basada en suscripciones no funcione para un mayorista o viceversa. Siempre debes cumplir primero con las expectativas de los clientes y, a continuación, incorporar la automatización y la eficiencia. Esto es lo que los diferentes sectores deben tener en cuenta.

Software como servicio (SaaS) y suscripciones

La facturación recurrente se realiza mediante automatización: los cargos con tarjeta y los adeudos directos mantienen en funcionamiento las renovaciones, mientras que los servicios delactualizador de tarjetas pueden reducir el abandono involuntario de clientes. Los clientes empresariales suelen esperar una facturación y condiciones netas, por lo que deben incorporar la facturación electrónica y la automatización de cuentas por cobrar.

E-commerce y comercio minorista

La conversión depende de la velocidad y la elección. Los monederos digitales, el proceso de compra en un clic y las opciones de BNPL pueden ayudar a elevar las tasas de finalización, especialmente en dispositivos móviles. La revisión del fraude aquí es clave: configura tus filtros para que bloqueen el posible fraude sin rechazar a los clientes legítimos.

Servicios profesionales

Aquí se procesan facturas limpios y pagos parciales. Los portales en línea que permiten a los clientes pagar directamente desde una factura tienden a facilitar los más rápidos. Mantén informadas a todas las partes con un seguimiento claro de los parciales o por objetivos.

Fabricación y venta al por mayor

En estos sectores, las transacciones son grandes y a menudo se dividen en cuotas. Las transferencias electrónicas y los adeudos directos son los principales, con plataformas de crédito BNPL y comercial que ofrecen flexibilidad sin añadir riesgo a tu balance. Incluye siempre números factura o pedido de compra (PO) en las referencias de pago para ayudar con la conciliación.

Sector de atención médica y reglado

Aquí el cumplimiento de la normativa ocupa un lugar central. Los pagos deben integrarse con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) específicos del sector, mantener registros de auditoría detallados y seguir estrictos requisitos de datos. Las opciones de pago fáciles para pacientes o clientes a través de portales o quioscos pueden mejorar los cobros sin poner en riesgo el cumplimiento de la normativa.

¿Cómo pueden las empresas mejorar sus tasas de aprobación y éxito de pagos?

Cada pago fallido son ingresos perdidos. Los pagos fallidos a una suscripción pueden dar lugar al abandono; mientras que los pagos fallidos en facturas grandes pueden crear problemas de flujo de caja. Para mejorar tus tasas de éxito, identifica los errores evitables para eliminarlos y gestiona el resto estratégicamente. Aquí te explicamos cómo empezar.

Mantén actualizados los datos de pago

Las tarjetas caducadas o reemitidas dan lugar a rechazos. Los servicios actualizadores de tarjetas actualizan automáticamente las credenciales almacenadas cuando los bancos emiten nuevas tarjetas. Presta atención a los códigos de devolución para adeudos directos: una «cuenta cerrada» requiere un conjunto diferente de pasos siguientes que «fondos insuficientes».

Envía datos más completos

Las decisiones de autorización se basan en señales de riesgo. Incluir los códigos postales de facturación y los códigos de seguridad de la tarjeta (CVV) puede legitimar las transacciones y aumentar las probabilidades de aprobación. Esta información adicional también puede ayudar a reducir las tasas de intercambio.

Reintentos inteligentes

No todos los pagos rechazados son definitivos. Los sistemas de lógica de reintentos inteligentes separan los intentos en función del comportamiento del emisor. Por ejemplo, puede reintentarlo después del día de pago si el pago rechazado se debe a fondos insuficientes o en un momento diferente del día si los bancos están ralentizados. El machine learning puede optimizar automáticamente el tiempo de reintento, lo que puede significar millones de ingresos recuperados a gran escala. Las herramientas de recuperación de Stripe ayudan a las empresas a recuperar el 57 % de los pagos recurrentes fallidos de media.

Dirigir transacciones localmente

El uso de adquirentes locales puede aumentar las tasas de aprobación y reducir las comisiones de las transacciones transfronterizas. El mismo principio se aplica al enrutamiento; algunas empresas utilizan varios procesadores y transacciones en cascada como respaldo si el primero se rechaza.

Reglas de fraude de saldo

Los filtros demasiado estrictos pueden bloquear a los clientes reales. Configura tus herramientas de fraude para que marquen los casos extremos para su revisión, en lugar de rechazarlos automáticamente. Revisar periódicamente los códigos de pago rechazado y los datos de contracargos también ayuda a calibrar las reglas para que no dejes de cobrar los pagos.

Comunícate con los clientes

Cuando los pagos fallen, sé transparente. Las alertas amistosas y las opciones de respaldo (como ofrecer un método de pago alternativo) pueden ayudar a evitar la pérdida de clientes y mantener intacta la relación con el cliente.

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para la conciliación y registro de pagos?

La conciliación es donde los equipos financieros averiguan si los números realmente coinciden. Cada euro que llega al banco debe coincidir con una venta, una transferencia o un reembolso. Cuando la conciliación se basa en la automatización, referencias claras y una disciplinada gestión de excepciones, los equipos financieros trabajan a partir de un panorama financiero en el que realmente pueden confiar. Estas son algunas prácticas recomendadas para hacerlo de manera eficiente.

Automatiza el trabajo fácil

La mayoría de los sistemas modernos de ERP y cuentas por pagar (AP) pueden hacer coincidir automáticamente los pagos con facturas usando un ID, fechas o importes exactos. Cuanto más trabajo puedas cargar en el software, menos tiempo perderás introduciendo la información y más rápido podrás detectar las excepciones importantes.

Utiliza referencias coherentes

El sistema solo funciona si los datos son claros. Los números de factura únicos, las referencias de la orden de compra o los campos de remesas estructuradas facilitan mucho la conciliación. Sé coherente con las instrucciones a tus clientes y proveedores para que los usen.

Conciliar más de una vez al mes

Conciliar solo una vez al mes puede hacer que sea fácil quedarse atrás. La conciliación semanal (o incluso diaria para grandes volúmenes) te ayuda a detectar los pagos insuficientes, los pagos excesivos o las comisiones perdidas mientras aún se pueden arreglar.

Gestiona los casos extremos deliberadamente

Asegúrate de registrar cualquier pago parcial en los saldos de factura correctos. Los pagos agrupados debe dividirse limpiamente en varias facturas y los pagos excesivos deben contabilizarse como créditos. Unas reglas claras sobre cómo manejar cada uno de estos tipos de pago garantiza la uniformidad.

Haz que tus rutas sean a prueba de auditorías

Las comisiones del responsable del tratamiento, los contracargos y los reembolsos distorsionan los depósitos si no los desglosas. Documenta cada ajuste, ya se trate de una exención de saldo o de un pago reasignado, para que cualquiera que lo revise más tarde pueda seguir la cadena.

¿Cómo deben gestionar las empresas los reembolsos, los pagos parciales y los planes de pago?

Los clientes pueden devolver productos, disputar facturas y negociar cuotas. Cuando los planes de reembolsos, los pagos parciales y los planes de pago se manejan de manera deliberada y coherente, los equipos financieros obtienen un registro contable que refleja la realidad y a los clientes se les brinda la flexibilidad que quieren. Veamos cómo manejar este tipo de transacciones.

Reembolsos

Para estas transacciones, ten en cuenta lo siguiente:

• Los reembolsos deben fluir de vuelta a través de la transacción original siempre que sea posible. Eso protege a los clientes, simplifica la conciliación y crea una vía de auditoría directa.

• La velocidad importa. Cuanto más tarde un reembolso, más probable es que se convierta en disputa o contracargo.

• En B2B, todo reembolso necesita una nota de crédito o registro de crédito vinculado a la factura original.

Pagos parciales

Con los pagos parciales, las prácticas recomendadas son las siguientes:

• Cuando un cliente paga solo una parte de una factura, el saldo abierto debe permanecer visible.

• Los sistemas deben aplicar pagos por facturas directamente, no agruparlas en recibos generales.

• Si un cliente paga de menos, márcalo de inmediato para que se pueda resolver el motivo (p. ej., disputa, descuento, error) y no se marque durante la conciliación.

Planes de pago

Ten en cuenta lo siguiente si ofreces planes de pago:

• El equipo financiero debe asegurarse de que la obligación completa de pago se mantenga visible a medida que se realiza el seguimiento de las cuotas. Eso puede significar que se programen varias facturas o que se aplique una única factura marcada como pagos parciales.

• Automatizar los cargos mediante los adeudos directos o tarjetas almacenadas puede ayudar a reducir los perdidos y la sobrecarga manual a la hora de perseguirlos.

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