Modern betalningshantering är ett komplext system med nätverksregler och realtidsbeslut som avgör hur snabbt företag får betalt, hur mycket de får behålla efter avgifter och hur säkra betalningsflödena är. Företag måste navigera på denna snabbt föränderliga marknad, som omfattar allt från omedelbara banköverföringar och krav på e-fakturering till försvar mot bedrägerier med maskininlärning. För att vara framgångsrik måste företag vara noga med kassaflödet, vinstmarginalerna, kundupplevelsen och använda alla verktyg de har till sitt förfogande för att förfina processen. Nedan hittar du en detaljerad överblick av bästa praxis för betalningsbehandling som gör verklig skillnad.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vilka är de vanligaste betalningsmetoderna för B2B- och B2C-företag?
- Hur fungerar modern betalningsbehandling?
- Hur kan automatisering och smarta system göra betalningar snabbare och mer tillförlitliga?
- Vilka trender inom digitala betalningar bör du ha koll på?
- Varför är analys och rapportering i realtid viktigt för att få insyn i kassaflödet?
- Hur ska företag hantera gränsöverskridande och internationella betalningar?
- Hur kan du utforma betalningsstrategier för olika branscher och kunder?
- Hur kan företag förbättra sina godkännanden av betalningar och genomförandegrad?
- Vad är bästa praxis för avstämning av betalningar och bokföring?
- Hur bör företag hantera återbetalningar, delbetalningar och avbetalningsplaner?
- Så kan Stripe Payments hjälpa till
Vilka är de vanligaste betalningsmetoderna för B2B- och B2C-företag?
Även om det dyker upp nya betalningsmetoder varje år rör sig de flesta pengar fortfarande via en handfull välkända betalningsmetoder. Vilken mix av metoder som är rätt för ditt företag beror på dina kunders preferenser, dina tekniska funktioner samt storleken och volymen på dina typiska transaktioner. Här är de vanligaste betalningsmetoderna globalt.
Checkar
Papperscheckar är långsamma och manuella, men de har inte försvunnit. Även om de är mindre vanliga för B2C-betalningar använder många finansteam dem för B2B-fakturering och leverantörsbetalningar. År 2024 flyttade företag i USA 8,17 biljoner USD via kommersiella checkar.
Banköverföringar
Det finns några olika typer av banköverföringar.
Autogiro är överföringar till låg kostnad där betalningsmottagaren kan hämta medel enligt ett fastställt schema. Denna funktionalitet gör dem till ett populärt val för återkommande betalningar som prenumerationer eller allmännyttiga tjänster. Varje region har sitt eget autogirosystem, inklusive Single Euro Payments Area (SEPA-autogiro) Direct Debits i Europa och Automated Clearing House (ACH-betalningar) i USA.
Banköverföringar är snabbare än autogiro, men avgifterna är högre, så de är vanligtvis reserverade för transaktioner med högt värde eller som är tidskänsliga.
Betalningar i realtid genom nätverk som FedNow i USA, Unified Payments Interface (UPI) i Indien och Pix i Brasilien flyttar pengar mellan konton direkt, dygnet runt. I många regioner har dessa system omvandlats från överföringar peer-to-peer till ett sätt för konsumenter och företag att betala direkt.
E-plånböcker
Apple Pay, Google Pay och andra e-plånböcker låter användare betala med ett tryck eller ett enda klick samtidigt som de döljer underliggande kort- eller bankuppgifter. De används ofta inom e-handel och för kassaprocesser i mobilen. Kina, Indien och USA ledde världen i antagandet av e-plånböcker år 2024.
Kredit- och bankkort
Kort är fortfarande standardbetalningsalternativet för många kunder, särskilt i USA, där kredit- och bankkort utgjorde 35 % respektive 30 % av betalningarna 2024. De används också ofta för att betala för mindre affärsutgifter och affärsresor. Avvägningen är avgifter: att dra ett kort är snabbt och välbekant, men interchange-avgifterna kan snabbt bli höga vid stora transaktioner.
Att erbjuda en blandning av dessa alternativ ger dig och dina kunder mer flexibilitet. Stripe kan till exempel göra det enkelt att erbjuda dessa alternativ genom att tillhandahålla en enda integration för att aktivera mer än 75 betalningsmetoder. Stripe erbjuder också Link – en accelererad kassa som hjälper företag att öka intäkterna och spara tusentals timmar på teknikarbete med förbyggda användargränssnitt.
Hur fungerar modern betalningsbehandling?
Betalningar kan verka enkla: pengar lämnar ett konto och dyker upp på ett annat. Men den processen kräver en rad sammankopplade steg och aktörer som samarbetar för att flytta medlen.
Här är vad som händer bakom kulisserna, steg för steg:
Initiering: En kund väljer att betala via kredit- eller bankkort, e-plånbok eller annan betalningsmetod och anger sina betalningsuppgifter.
Kryptering: Betalningsgatewayen krypterar transaktionsdata och överför dem till betalleverantören.
Auktorisering: Betalleverantören skickar transaktionen till den inlösande banken, som sedan vidarebefordrar den till kundens bank. Om det är en betalning med kort går transaktionen genom det relevanta kortbetalningsnätverket.
Godkännande eller avvisning: Kundens bank kontrollerar om medel finns tillgängliga och godkänner eller nekar betalningen.
Avräkning: Betalleverantören genomför överföringen av medel från kundens bank till företagets bank. Företagskontot krediteras med beloppet för betalningen, minus eventuella behandlingsavgifter.
Hur kan automatisering och smarta system göra betalningar snabbare och mer tillförlitliga?
Om ditt team måste hantera varje steg kan betalningarna dra ut på tiden och misstag kan uppstå. Varje manuellt steg som elimineras innebär en mindre risk för skrivfel, felaktigt använda krediter eller borttappade fakturor. Automatisering gör betalningarna snabbare, mer exakta och enklare att spåra och avstämma. Låt oss ta en närmare titt.
Omedelbar fakturering
Så snart varor skickas eller ett abonnemang förnyas kan automatiserade system generera en faktura genom att hämta data om kunden, radposter och förfallodatum direkt från ordern. Det finns ingen risk för skrivfel eller manuella utkast. Begäran om betalning skickas ut omedelbart, ofta med automatiska påminnelser som skickas före och efter förfallodagen.
Snabbare godkännanden
Inom B2B kan automatiserad routing avgöra vem som behöver godkänna något, och de meddelas direkt. Chefer kan godkänna på sina telefoner, och regler kan automatiskt godkänna små fakturor. Eskaleringar förhindrar också flaskhalsar när någon är borta från kontoret.
Optimerade betalningar i rätt tid
Automatisering kan starta den faktiska betalningen genom att pusha en autogiroinlämning till banken, debitera ett registrerat kort eller schemalägga en överföring i realtid. Det används ofta inom återkommande betalningar för att göra transaktioner i rätt tid.
Avstämning i realtid
Inkommande betalningar matchas automatiskt mot fakturor eller beställningar. Även matchningar med små fel (t.ex. något felaktiga referenser eller belopp) kan fångas upp med maskininlärning. Avvikelser flaggas direkt.
Smartare återförsök
När betalningar misslyckas ger automatiseringen inte upp. Misslyckade debiteringar av kort kan testas igen och autogiro kan lämnas in på nytt vid optimala tidpunkter.
Noggrannhet i skala
När volymerna växer skalas arbetsflödena upp automatiskt. Ekonomiteam kan hantera fler betalningar utan att man behöva anställa fler personer.
Vilka trender inom digitala betalningar bör du ha koll på?
Betalningar tenderar att bli mer omedelbara, digitala, AI-säkrade och flexibla. När konsumenternas förväntningar pushar innovation för B2C, följer B2B-anpassningen efter. De företag som gynnas mest är de som uppmärksammar vilka av dessa trender som faktiskt passar deras modell och använder dem innan de blir förväntningarna. Här är trenderna som ditt företag bör övervaka.
Nätverk för omedelbara betalningar
Tillsynsmyndigheter och banker uppmuntrar till användning av omedelbara överföringar. I EU kräver regler som antogs 2024 att SEPA-kreditöverföringar ska landa inom 10 sekunder. Och fler länder etablerar sina egna nätverk – som USA:s FedNow, Indiens UPI och Brasiliens Pix – och företag kan använda dem för att upprätthålla ett smidigare kassaflöde.
E-fakturering
Elektroniska fakturor (e-fakturering) kopplas direkt till kontosystemen och skickar fakturor i strukturerade elektroniska format. De ger renare data, snabbare godkännanden och enklare efterlevnad. De krävs för närvarande i Frankrike, Italien, Tyskland, Mexiko, Brasilien och på andra marknader. Även utan krav använder många företag e-fakturering för dess snabbhet och transparens.
AI-driven identifiering av bedrägerier
AI-modeller kan skanna tusentals datapunkter på några millisekunder och flagga för avvikelser, t.ex. dubbla fakturor eller transaktioner från oväntade platser. De kan förutse vilka betalningar som sannolikt kommer att misslyckas, föreslå smartare återförsök och hålla jämna steg med statiska regler för bedrägeri.
BNPL och flexibel finansiering
Köp nu, betala senare (BNPL) fortsätter att växa inom detaljhandeln för B2C, och nu är det på väg in i B2B. Systemet är enkelt: kunderna får flexibilitet, säljarna betalas i förskott och en tredje part tar på sig risken. Den globala BNPL-marknaden för B2B uppgick till 14 miljarder USD 2023, och användningen förväntas öka i takt med att fler företag söker ett kreditalternativ med låg kostnad.
Digitala plånböcker och mobilinriktade betalningar
E-plånböcker är redan en vanlig betalningsmetod för B2C i Asien, USA och Europa, och de börjar få fäste inom B2B. Från och med 2025 stöttade 44 % av finansinstituten i Storbritannien plånboksbaserade B2B-betalningar. Även om de sannolikt inte kommer att ersätta checkar eller banköverföringar för sexsiffriga fakturor förenklar de mindre betalningar.
Stablecoins
Vissa företag använder redan stablecoins för gränsöverskridande överföringar. De erbjuder global avräkning på några minuter, med mer transparens och lägre kostnader än korrespondentbanker. I takt med att infrastrukturen mognar blir det allt enklare att göra B2B- och B2C-betalningar dygnet runt via stablecoins.
Varför är analys och rapportering i realtid viktigt för att få insyn i kassaflödet?
Live-dashboards visar vilka betalningar som avstämts idag, vilka som studsade och vilka kunder som närmar sig förfallodatum. Omedelbarheten är viktig: att upptäcka en sen betalning från en vanligtvis pålitlig kund dag 1 skiljer sig mycket från att inse det 30 dagar senare. Realtidsdata ger ekonomiteamen möjlighet att korrigera i stunden istället för att vänta på rapporter vid månadsslutet. Så här kan denna synlighet hjälpa dig att driva ditt företag.
Fånga upp problem innan de eskalerar
När andelen auktoriseringar sjunker, återkrediteringar ökar eller återbetalningarna hopar sig, visas dessa signaler direkt i realtidsrapporteringen. Ju snabbare du märker det, desto snabbare kan du åtgärda det – oavsett om det beror på en regel för bedrägerier som är för strikt, en kortutfärdare som blockerar en batch eller ett tekniskt problem efter en systemuppdatering.
Ge bättre kundservice
När du direkt kan bekräfta statusen för en betalning kan du också ge dina kunder bättre insyn. Om en kund frågar om en betalning har gått igenom kan du bekräfta det direkt. Om en återkommande debitering misslyckas kan du kontakta kunden för att uppdatera deras betalningsinformation innan deras tjänst påverkas.
Få strategiska insikter
Med tiden skapar realtidsflöden strategiska insikter om flera olika poster, som till exempel betalningstrender, regional betalningsfördröjning och resultat per metod. Den kunskapen kan ge teamen möjlighet att identifiera mönster tidigt och göra proaktiva justeringar.
Hur ska företag hantera gränsöverskridande och internationella betalningar?
Att flytta pengar över gränserna innebär ytterligare utmaningar, med valutaväxling, olika banksystem, efterlevnadskontroller och högre avgifter. Men med rätt inställning kan internationella transaktioner kännas nästan lika enkla som inhemska. Så här går du tillväga.
Använd lokala nätverk när det är möjligt
Att bara förlita sig på internationella överföringar är långsamt och dyrt. Om du arbetar med internationella kunder minskar du friktionen och sänker kostnaderna genom att acceptera lokala betalningsmetoder. Om du betalar leverantörer bör du samarbeta med leverantörer som kan dirigera betalningar genom inhemska nätverk så att mottagaren ser en lokal överföring i stället för en dyr gränsöverskridande betalning.
Anta en strategi med flera valutor
Ständiga valutaväxlingar äter sig in i marginalerna. Genom att hålla saldon i viktiga valutor undviker du valutaväxlingar fram och tillbaka när du både tar emot och spenderar i samma valuta. Genom att debitera dina kunder i deras egen valuta och avräkna lokalt förbättras godkännandegraden och du sparar in på interchange-avgifter. Många globala betalleverantörer har stöd för lokala inlösare, där transaktioner dirigeras via banker i regionen för att minska gränsöverskridande avgifter och förbättra genomförandegraden.
Stripe, till exempel, stöder hantering av flera valutor i mer än 135 valutor.
Följ reglerna utan att sakta ner
Internationella överföringar passerar genom flera kontrollager för penningtvätt (AML), sanktioner och beskattning. Ofullständiga uppgifter eller saknad dokumentation kan orsaka förseningar. Leverantörer med inbyggd kontroll av efterlevnad minskar risken för att medel hålls inne mitt i överföringar. Inkludera tydliga betalningsreferenser (t.ex. fakturanummer, syftet med betalningarna) för att hjälpa bankerna att behandla transaktionerna snabbt.
Var strategisk när det gäller timing och konsolidering
Om du skickar flera betalningar till utlandet varje månad bör du konsolidera dem när det är möjligt för att minska de fasta avgifterna. Att använda plattformar med marknadsnära växelkurser kan ge meningsfulla besparingar för företag med stora volymer jämfört med bankspreadar.
En stark global betalningslösning innebär att arbetet med ditt företag känns ”lokaliserat” för internationella partners och kunder. Det leder till färre förseningar, lägre kostnader och bättre relationer – oavsett om du samlar in betalning för ett abonnemang i euro eller betalar en leverantör i rupier.
Hur kan du utforma betalningsstrategier för olika branscher och kunder?
Vilken strategi för betalning som är den rätta beror helt på din bransch och vem du fakturerar. Det som fungerar för ett företag som erbjuder abonnemang kanske inte fungerar för en grossist eller vice versa. Uppfyll alltid kundens förväntningar först, och lägg sedan till automatisering och effektivitet. Här är vad olika branscher bör tänka på.
Molnbaserad mjukvarutjänst (SaaS) och abonnemang
Återkommande fakturering bygger på automatisering. Kortavgifter och autogiro håller igång förnyelser, medan kortuppdaterare kan minska ofrivilligt bortfall. Storföretagskunder förväntar sig ofta faktura- och nettovillkor, så bygg in e-fakturering och automatisering av kundfordringar (AR).
E-handel och detaljhandel
Konvertering hänger på hastighet och valmöjligheter. E-plånböcker, kassaprocesser med ett klick och BNPL-alternativ kan hjälpa till att höja slutförandegraden – särskilt på mobila enheter. Kontroll av bedrägerier är viktigt här: ställ in dina filter så att de blockerar potentiella bedrägerier utan att avvisa legitima kunder.
Professionella tjänster
Ren fakturering och delbetalningar är den vanliga processen här. Onlineportaler som låter kunder betala direkt från en faktura tenderar att underlätta snabbare betalningar. Håll alla parter informerade med tydlig spårning för del- eller milstolpebetalningar.
Tillverkning och partihandel
I dessa branscher är transaktionerna stora och ofta uppdelade i delbetalningar. Banköverföringar och autogiro dominerar, och BNPL och plattformar för handelskrediter erbjuder flexibilitet utan att öka risken i balansräkningen. Inkludera alltid faktura- eller beställningsnummer (PO) i referenserna för betalningarna för att underlätta avstämningen.
Hälso- och sjukvård och reglerade sektorer
Här står efterlevnad i centrum. Betalningar måste integreras med branschspecifika ERP-system (Enterprise Resource Planning), ha detaljerade verifieringskedjor och följa strikta datakrav. Enkla betalningsalternativ för patienter eller kunder via portaler eller kiosker kan förbättra debiteringarna utan att riskera efterlevnad.
Hur kan företag förbättra sina godkännanden av betalningar och genomförandegrad?
Varje misslyckad betalning är förlorade intäkter. Misslyckade betalningar av abonnemang kan leda till kundbortfall; misslyckade betalningar av stora fakturor kan skapa problem med kassaflödet. För att förbättra dina genomföranden måste du identifiera undvikbara misslyckanden och ta bort dem samt hantera resten strategiskt. Så här börjar du.
Håll betalningsuppgifter aktuella
Kort som löpt ut eller kort som återutfärdats leder till nekade betalningar. Tjänster för kortuppdaterare uppdaterar automatiskt sparade uppgifter när bankerna utfärdar nya kort. Var uppmärksam på returkoder för autogiro: ”Konto stängt” kräver en annan uppsättning åtgärder än ”otillräckliga medel”.
Skicka mer detaljerade data
Beslut om auktorisering baseras på risksignaler. Genom att inkludera postnummer för fakturering och CVV kan transaktioner legitimeras för utfärdare vilket gör det mer sannolikt att de godkänns. Dessa ytterligare uppgifter kan också bidra till att sänka interchange-avgifterna.
Intelligenta återförsök
Inte alla nekade betalningar är slutgiltiga. Smarta logiksystem för återförsök delar upp försöken baserat på utfärdarens beteende. Det kan till exempel försöka igen efter löning om den nekade betalningen berodde på otillräckliga medel, eller vid en annan tidpunkt på dagen om banker stryper betalningar. Maskininlärning kan automatiskt optimera tidpunkten för återförsök, vilket kan innebära miljontals i återvunna intäkter i skala. Stripes återvinningsverktyg hjälper företag att återvinna 57 % av misslyckade återkommande betalningar i genomsnitt.
Dirigera transaktioner lokalt
Att använda lokala inlösare kan höja godkännandegraden och sänka avgifterna för gränsöverskridande transaktioner. Samma princip gäller för routing; vissa företag använder flera betalleverantörer och skickar transaktionerna vidare till en ny om den första nekar betalningen.
Balansera regler för bedrägerier
Alltför strikta filter kan blockera riktiga kunder. Konfigurera dina verktyg för bedrägerier så att de flaggar för granskning av gränsfall istället för att automatiskt neka betalningar. Att regelbundet granska koder för nekad betalning och data om återkreditering hjälper också till att kalibrera reglerna så att du inte lämnar pengar på bordet.
Kommunicera med kunder
Var transparent när betalningar misslyckas. Vänliga varningar och reservalternativ (som att erbjuda en alternativ betalningsmetod) kan hjälpa till att förhindra kundbortfall och hålla kundrelationen intakt.
Vad är bästa praxis för avstämning av betalningar och bokföring?
Det är vid avstämning som ekonomiteamen får reda på om siffrorna verkligen stämmer. Varje krona som landar på banken måste matcha en försäljning, en utbetalning eller en återbetalning. När avstämningen är automatiserad, med tydliga referenser och disciplinerad hantering av undantag, arbetar ekonomiteamen utifrån en finansiell bild som de faktiskt kan lita på. Det här är några bästa praxis för att göra detta på ett effektivt sätt.
Automatisera det enkla arbetet
De flesta moderna affärssystem och system för leverantörsreskontra (AP) kan automatiskt matcha betalningar mot fakturor med hjälp av id, datum eller exakta belopp. Ju mer av det arbetet du kan lägga ut på programvara, desto mindre tid slösar du på att knappa in detaljer och desto snabbare kan du fånga upp de undantag som är viktiga.
Använd konsekventa referenser
Systemet fungerar bara om uppgifterna är rena. Unika fakturanummer, PO-referenser eller strukturerade remitteringsfält gör avstämningen mycket enklare. Var konsekvent när du instruerar dina kunder och leverantörer att använda dem.
Avstäm mer än en gång i månaden
Att bara avstämma en gång i månaden kan göra det lätt att hamna på efterkälken. Avstämning varje vecka (eller till och med dagligen vid stora volymer) hjälper dig att upptäcka för underbetalning, överbetalning eller felaktiga avgifter medan de fortfarande går att åtgärda.
Hantera gränsfall på ett medvetet sätt
Se till att du loggar alla delbetalningar mot rätt saldo på fakturan. Samlade betalningar måste delas upp på flera faktureringar, och överbetalningar bör räknas som krediter. Tydliga regler för hur var och en av dessa typer av betalningar ska hanteras säkerställer enhetlighet.
Gör dina spår revisionssäkra
Avgifter till betalleverantörer, återkrediteringar och återbetalningar snedvrider insättningar om du inte bryter ut dem. Dokumentera varje justering, oavsett om det är ett avskrivet saldo eller en omfördelad betalning, så att alla som granskar senare kan följa kedjan.
Hur bör företag hantera återbetalningar, delbetalningar och avbetalningsplaner?
Kunder kan returnera produkter, bestrida fakturor och förhandla om delbetalningar. När återbetalningar, delbetalningar och avbetalningsplaner hanteras på ett medvetet och konsekvent sätt får ekonomiteamen en huvudbok som speglar verkligheten och kunderna får flexibiliteten de vill ha. Låt oss titta på hur man hanterar den här typen av transaktioner.
Återbetalningar
För dessa transaktioner, kom ihåg:
Återbetalningar bör gå via den ursprungliga transaktionen när det är möjligt. Det skyddar kunderna, förenklar avstämningen och skapar en direktverifieringskedja.
Snabbhet är viktigt. Ju längre tid en återbetalning tar, desto mer sannolikt är det att den blir en tvist eller återkreditering.
Inom B2B behöver varje återbetalning en kreditnota eller en post som är knuten till den ursprungliga fakturan.
Delbetalningar
Vid delbetalningar är bästa praxis följande:
När en kund betalar endast en del av en faktura ska det återstående saldot förbli synligt.
System bör tillämpa betalningar mot fakturor direkt, inte klumpa ihop dem till allmänna kvitton.
Om en kund betalar för lite ska du flagga det omedelbart så att orsaken (t.ex. tvist, rabatt, fel) kan lösas och det inte flaggas under avstämningen.
Avbetalningsplaner
Tänk på nedanstående om du erbjuder avbetalningsplaner:
Ekonomiteamet bör se till att hela åtagandet förblir synligt när avbetalningar spåras. Det kan innebära att flera fakturor planeras ut eller att en enda faktura markeras när avbetalningar tillämpas.
Automatiserade debiteringar genom autogiro eller sparade kort kan bidra till att minska antalet missade betalningar och de manuella kostnaderna för att jaga dem.
Så kan Stripe Payments hjälpa till
Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.
Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:
Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.
Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.
Skapa en enhetlig betalningsupplevelse fysiskt och online: Bygg en enhetlig handelsupplevelse i alla digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.
Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner för att förbättra auktoriseringstiderna.
Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med 99,999 % upptid och branschledande tillförlitlighet.
Läs mer om hur Stripe Payments kan driva dina betalningar online och i fysisk miljö, eller börja idag.