El procesamiento de pagos moderno es un sistema complejo de reglas de red y decisiones en tiempo real que determinan qué tan rápido reciben el dinero los negocios, cuánto conservan después de comisiones y cuán seguros son sus flujos de pago. Las empresas necesitan navegar en este mercado en constante cambio, que incluye desde transferencias bancarias instantáneas y mandatos de facturación electrónica hasta defensas contra fraudes basadas en aprendizaje automático. Tener éxito implica que las empresas presten mucha atención al flujo de caja, los márgenes de ganancia, la experiencia del cliente y que utilicen todas las herramientas a su alcance para optimizar el proceso. A continuación, encontrarás un análisis detallado de las mejores prácticas de procesamiento de pagos que marcan una verdadera diferencia.
¿Qué contiene este artículo?
- ¿Cuáles son los métodos de pago más comunes para las empresas B2B y B2C?
- ¿Cómo funciona el procesamiento de pagos moderno?
- ¿Cómo pueden la automatización y los sistemas inteligentes hacer que los pagos sean más rápidos y confiables?
- ¿Qué tendencias de pago digital deberías seguir?
- ¿Por qué son importantes los análisis y los informes en tiempo real para la visibilidad del flujo de caja?
- ¿Cómo deben manejar las empresas los pagos transfronterizos e internacionales?
- ¿Cómo puedes diseñar estrategias de pago para diferentes industrias y clientes?
- ¿Cómo pueden las empresas mejorar sus tasas de aprobación y éxito de pagos?
- ¿Cuáles son los prácticas recomendadas para pago conciliación y mantenimiento de registros?
- ¿Cómo deben las empresas gestionar reembolsos, pagos parciales y planes de pago?
- Cómo puede ayudar Stripe Payments
¿Cuáles son los métodos de pago más comunes para las empresas B2B y B2C?
Aunque cada año aparecen nuevas herramientas de pago, la mayor parte del dinero todavía se mueve a través de unos pocos métodos conocidos. La mezcla ideal para tu negocio depende de las preferencias de tus clientes, de tus capacidades técnicas y del tamaño y volumen de tus transacciones típicas. Estos son los métodos más comunes a nivel global:
Cheques
Los cheques en papel son lentos y manuales, pero no han desaparecido. Aunque en B2C ya casi no se usan, muchos equipos de finanzas todavía los utilizan para facturación B2B y pagos a proveedores. En 2024, las empresas en EE. UU. movieron $8.17 billones de dólares con cheques comerciales.
Transferencias bancarias
Existen varios tipos de transferencias bancarias.
Los débitos directos son transferencias de bajo costo donde el beneficiario puede retirar fondos en una fecha programada. Son muy usados para pagos recurrentes como suscripciones o servicios públicos. Cada región tiene su propio sistema de débito directo, como SEPA Direct Debit en Europa y ACH en Estados Unidos.
Las transferencias electrónicas son más rápidas que los débitos directos, pero con comisiones más altas, por eso se reservan normalmente para montos grandes o transacciones urgentes.
Los pagos en tiempo real, a través de redes como FedNow en EE. UU., UPI en India o Pix en Brasil, permiten mover dinero entre cuentas de manera instantánea, 24/7. En muchas regiones, estos sistemas pasaron de ser usados en transferencias entre personas a convertirse en una forma para que consumidores y negocios paguen al instante.
Carteras digitales
Apple Pay, Google Pay y otras carteras digitales permiten pagar con un toque o un clic, ocultando los datos de la tarjeta o cuenta bancaria. Son muy usadas en comercios electrónicos y procesos de compra móviles. China, India y Estados Unidos lideraron la adopción de carteras digitales en 2024.
Tarjetas de crédito y débito
Las tarjetas siguen siendo la opción por defecto para muchos clientes, especialmente en EE. UU., donde en 2024 representaron 35 % de los pagos con crédito y 30 % con débito. También se usan mucho para cubrir gastos pequeños de negocio y viajes de trabajo. El detalle son las comisiones: pasar la tarjeta es rápido y familiar, pero las tarifas de intercambio pueden acumularse en transacciones grandes.
Ofrecer una combinación de estas opciones te da a ti y a tus clientes más flexibilidad. Stripe, por ejemplo, facilita el proceso al ofrecer una sola integración con la que puedes activar más de 75 métodos de pago. Stripe también ofrece Link, un proceso de compra acelerado que ayuda a los negocios a aumentar ingresos y ahorrar miles de horas de desarrollo gracias a interfaces de usuario (UI) prediseñadas.
¿Cómo funciona el procesamiento de pagos moderno?
Los pagos pueden parecer simples: el dinero sale de una cuenta y aparece en otra. Pero ese proceso requiere una serie de pasos interconectados y de múltiples actores que trabajan en conjunto para mover los fondos.
Esto es lo que sucede tras bambalinas, paso a paso:
Inicio:un cliente elige pagar con tarjeta de crédito o débito, cartera digital u otro método de pago e ingresa sus datos de pago.
Cifrado: la pasarela de pagos cifra los datos de la transacción y los transmite al procesador de pagos.
Autorización: el procesador de pagos envía la transacción al banco adquirente, que luego la reenvía al banco del cliente. Si se trata de un pago con tarjeta, la transacción pasa por la red de tarjetas correspondiente.
Aprobación o pago rechazado: el banco del cliente verifica si hay fondos disponibles y aprueba o rechaza el pago.
Liquidación: el procesador facilita la transferencia de fondos desde el banco del cliente al banco del negocio. La cuenta de comerciante del negocio se acredita con el monto del pago, menos las comisiones de procesamiento.
¿Cómo pueden la automatización y los sistemas inteligentes hacer que los pagos sean más rápidos y confiables?
Si tu equipo debe encargarse manualmente de cada paso, los pagos pueden retrasarse y surgir errores. Cada paso manual eliminado es una oportunidad menos para que haya errores tipográficos, créditos mal aplicados o facturas extraviadas. La automatización hace que los pagos sean más rápidos, precisos y fáciles de rastrear y conciliar. Veamos más de cerca.
Facturación o emisión de comprobantes al instante
Tan pronto como se envían los productos o se renueva una suscripción, los sistemas automatizados pueden generar una factura o un comprobante tomando directamente del pedido los datos del cliente, los artículos y la fecha de vencimiento. No hay redacción manual ni posibilidad de errores tipográficos. La solicitud de pago se envía de inmediato, a menudo con recordatorios automáticos antes y después de la fecha de vencimiento.
Aprobaciones más rápidas
En el entorno B2B, la asignación automatizada puede determinar quién necesita aprobar y notificarle al instante. Los gerentes pueden aprobar desde sus teléfonos, y las reglas pueden aprobar automáticamente facturas de menor monto. Las escalaciones también evitan cuellos de botella cuando alguien está fuera de la oficina.
Pagos optimizados y puntuales
La automatización puede iniciar el pago real enviando un archivo de débito directo al banco, cobrando una tarjeta registrada o programando una transferencia en tiempo real. Se utiliza comúnmente en pagos recurrentes para asegurar transacciones puntuales.
Conciliación en tiempo real
Los pagos entrantes se concilian automáticamente con facturas u órdenes de venta. Incluso las coincidencias con pequeños errores (por ejemplo, referencias o montos ligeramente incorrectos) pueden ser detectadas mediante aprendizaje automático. Las excepciones se señalan de inmediato.
Reintentos más inteligentes
Cuando los pagos fallan, la automatización no se detiene. Los cargos fallidos en tarjetas se pueden reintentar y los débitos directos pueden volver a presentarse en momentos óptimos.
Precisión a escala
A medida que crece el volumen, los flujos de trabajo se escalan automáticamente. Los equipos de finanzas pueden manejar más pagos sin necesidad de contratar personal adicional.
¿Qué tendencias de pagos digitales deberías seguir?
Los pagos están evolucionando hacia ser más instantáneos, digitales primero, asegurados con IA y flexibles. A medida que las expectativas de los consumidores impulsan la innovación en B2C, el mundo B2B los sigue. Los negocios que más se benefician son los que ponen atención a qué tendencias realmente encajan con su modelo y las adoptan antes de que se conviertan en la expectativa. Estas son las que deberías estar monitoreando:
Redes de pago instantáneo
Los reguladores y bancos están impulsando el uso de transferencias instantáneas. En la Unión Europea, las reglas adoptadas en 2024 exigen que las transferencias instantáneas SEPA se liquiden en menos de 10 segundos. Y cada vez más países están estableciendo sus propias redes, como FedNow en EE. UU., UPI en India y Pix en Brasil, que los negocios pueden usar para mantener un flujo de caja más estable.
Facturación electrónica
Las facturas electrónicas (e-invoices) se conectan directamente con los sistemas contables y envían facturas en formatos electrónicos estructurados. Ofrecen datos más limpios, aprobaciones más rápidas y cumplimiento más sencillo. Actualmente son obligatorias en Francia, Italia, Alemania, México, Brasil y otros mercados. Incluso sin obligación legal, muchos negocios están adoptando la facturación electrónica por su velocidad y transparencia.
Detección de fraude impulsada por IA
Los modelos de IA pueden analizar miles de datos en milisegundos y detectar anomalías como facturas duplicadas o transacciones desde ubicaciones inesperadas. También pueden predecir qué pagos tienen más probabilidades de fallar, sugerir reintentos más inteligentes y mantenerse al día donde las reglas de fraude estáticas se quedan cortas.
BNPL y financiamiento flexible
El modelo compra ahora, paga después (BNPL) sigue creciendo en el comercio minorista B2C y ahora está llegando al B2B. El sistema es simple: los clientes ganan flexibilidad, los vendedores reciben el pago de inmediato y un tercero asume el riesgo. El mercado global de BNPL para B2B alcanzó los $14,000 millones en 2023, y se espera que la adopción siga aumentando a medida que más empresas busquen una opción de crédito de bajo costo.
Carteras digitales y pagos móviles
Las carteras digitales ya son un método de pago común en B2C en Asia, EE. UU. y Europa, y ahora empiezan a ganar terreno en B2B. Para 2025, el 44 % de las instituciones financieras del Reino Unido admitían pagos B2B basados en carteras. Aunque probablemente no reemplacen cheques o transferencias bancarias para facturas de seis cifras, sí simplifican los pagos más pequeños.
Stablecoins
Algunas empresas ya usan stablecoins para transferencias transfronterizas. Ofrecen liquidaciones globales en minutos, con más transparencia y menores costos que la banca corresponsal. A medida que la infraestructura madura, cada vez es más fácil que los pagos B2B y B2C se realicen 24/7 a través de stablecoins.
¿Por qué son importantes los análisis y los informes en tiempo real para la visibilidad del flujo de caja?
Los dashboards en vivo muestran qué pagos se liquidaron hoy, cuáles rebotaron y qué clientes se están atrasando. La inmediatez importa: detectar un pago atrasado de un cliente que normalmente es confiable en el día 1 no es lo mismo que darte cuenta 30 días después. Los datos en tiempo real le dan a tu equipo de finanzas la visibilidad para corregir el rumbo en el momento, en lugar de esperar hasta los reportes de fin de mes. Aquí tienes cómo esa visibilidad puede ayudarte a manejar tu negocio:
Detecta los problemas antes de que escalen
Cuando las tasas de autorización bajan, los contracargos se disparan o los reembolsos se acumulan, esas señales aparecen de inmediato en los reportes en tiempo real. Mientras más rápido lo notes, más rápido lo puedes arreglar—ya sea una regla antifraude demasiado estricta, un emisor de tarjetas bloqueando un lote o un problema técnico después de una actualización del sistema.
Ofrece un mejor servicio al cliente
Cuando puedes confirmar el estado de un pago al instante, también les das a tus clientes mejor visibilidad. Si un cliente te pregunta si un pago pasó, lo puedes confirmar de inmediato. Y si un cargo recurrente falla, puedes contactarlo para que actualice su información de pago antes de que su servicio se vea afectado.
Gana visión estratégica
Con el tiempo, los datos en vivo generan visiones estratégicas sobre varias cosas: tendencias de pago, retrasos regionales y desempeño por método. Ese conocimiento ayuda a tu equipo a identificar patrones temprano y ajustarse de manera proactiva.
¿Cómo deben manejar las empresas los pagos transfronterizos e internacionales?
Mover dinero entre países tiene retos adicionales: conversión de monedas, distintos sistemas bancarios, controles de cumplimiento y comisiones más altas. Pero con la configuración adecuada, las transacciones internacionales pueden sentirse casi tan simples como las locales. Aquí tienes cómo hacerlo:
Usa redes locales cuando sea posible
Depender solo de transferencias internacionales es lento y caro. Si trabajas con clientes internacionales, aceptar métodos de pago locales reduce fricción y costos. Si pagas a proveedores, busca trabajar con quienes puedan enrutar pagos a través de redes domésticas para que el destinatario reciba una transferencia local en lugar de un pago transfronterizo costoso.
Adopta una estrategia multimoneda
Las conversiones constantes se comen tus márgenes. Mantener saldos en monedas clave evita conversiones de ida y vuelta cuando cobras y gastas en la misma moneda. Cobrar a los clientes en su propia moneda y liquidar localmente mejora las tasas de aprobación y reduce comisiones. Muchos procesadores globales admiten adquirencia local, donde las transacciones se enrutan a través de bancos de la región para reducir costos y mejorar la tasa de éxito.
Stripe, por ejemplo, admite gestión multimoneda en más de 135 monedas.
Cumple con la normativa sin frenar los procesos
Las transferencias internacionales pasan por capas de controles de Prevención de Lavado de Dinero (AML), sanciones y reportes fiscales. Detalles incompletos o documentación faltante pueden causar retrasos. Usar proveedores con controles de cumplimiento integrados reduce el riesgo de que los fondos queden retenidos en el proceso. Incluye referencias claras de pago (p. ej., números de factura, propósito del pago) para que los bancos procesen más rápido.
Sé estratégico con el tiempo y la consolidación
Si envías varios pagos al exterior cada mes, consolídalos cuando sea posible para reducir comisiones fijas. Usar plataformas con tasas de cambio cercanos al mercado puede generar ahorros importantes para negocios con alto volumen, en comparación con los márgenes que aplican los bancos.
Un buen sistema global de pagos hace que trabajar con tu empresa se sienta “local” para clientes y socios internacionales. Eso se traduce en menos demoras, menores costos y mejores relaciones, ya sea que estés cobrando una suscripción en euros o pagando a un proveedor en rupias.
¿Cómo puedes diseñar estrategias de pago para diferentes industrias y clientes?
La estrategia de pago adecuada depende en gran medida de tu industria y de a quién factures. Lo que funciona para una empresa de software por suscripción podría no funcionar para un mayorista, y viceversa. Siempre atiende primero las expectativas del cliente y, luego, incorpora la automatización y la eficiencia.
Software como servicio (SaaS) y suscripciones
La facturación recurrente se apoya en la automatización. Los cargos en tarjetas y los débitos directos mantienen activas las renovaciones, mientras que los servicios de actualización de cuentas de tarjeta pueden reducir la deserción involuntaria. Los clientes corporativos suelen esperar facturación y plazos de pago, por lo que conviene integrar la facturación electrónica y la automatización de cuentas por cobrar (AR).
Comercio electrónico y venta minorista
La conversión depende de la velocidad y la variedad de opciones. Las carteras digitales, el proceso de compra con un clic y las opciones de “compra ahora, paga después” (BNPL) pueden ayudarte a aumentar las tasas de finalización, sobre todo en dispositivos móviles. Aquí el filtro de fraudes es clave: configúralo para que bloquee intentos sospechosos sin rechazar a clientes legítimos.
Servicios profesionales
Lo normal aquí son las facturas claras y los pagos parciales. Los portales en línea que permiten a los clientes pagar directamente desde la factura suelen acelerar mucho los cobros. Mantén a todas las partes informadas con un seguimiento transparente de los pagos parciales o por hitos.
Fabricación y venta al por mayor
En estas industrias, las transacciones suelen ser grandes y con frecuencia se dividen en cuotas. Predominan las transferencias bancarias y los débitos directos, aunque las opciones BNPL y las plataformas de crédito comercial también ofrecen flexibilidad sin aumentar el riesgo en tu balance. No olvides incluir los números de factura o de orden de compra (PO) en las referencias de pago para facilitar la conciliación.
Sectores sanitarios y regulados
Aquí el cumplimiento es lo primero. Los pagos deben integrarse con los sistemas ERP específicos del sector, mantener trazabilidad detallada y cumplir con requisitos de datos estrictos. Opciones fáciles de pago para pacientes o clientes, como portales o kioscos, pueden mejorar la cobranza sin poner en riesgo la normativa.
¿Cómo pueden las empresas mejorar sus tasas de aprobación y éxito de pagos?
Cada pago fallido es ingreso perdido. Los pagos fallidos de suscripciones pueden llevar a la cancelación; los fallos en pagos de grandes facturas pueden causar problemas de flujo de efectivo. Para mejorar tus tasas de éxito, identifica los fallos evitables y elimínalos, y maneja el resto de forma estratégica. Aquí tienes cómo empezar.
Mantén actualizados los datos de pago
Las tarjetas vencidas o reemitidas generan rechazos. Los servicios de actualización de cuentas de tarjeta actualizan automáticamente las credenciales guardadas cuando los bancos emiten nuevas tarjetas. Pon atención a los códigos de respuesta en débitos directos: “cuenta cerrada” requiere pasos distintos a “fondos insuficientes”.
Envía datos más completos
Las decisiones de autorización se basan en señales de riesgo. Incluir códigos postales de facturación y códigos de verificación de tarjeta (CVV) puede legitimar las transacciones ante los emisores y aumentar las probabilidades de aprobación. Estos datos adicionales también pueden ayudar a reducir las comisiones por intercambio.
Vuelve a intentarlo de forma inteligente
No todos los rechazos son definitivos. Los sistemas de reintentos inteligentes programan los intentos según el comportamiento del emisor. Por ejemplo, pueden reintentar después del día de pago si el rechazo fue por fondos insuficientes, o en otro horario si los bancos están limitando las transacciones. El machine learning puede optimizar automáticamente el momento de los reintentos, lo que puede significar millones en ingresos recuperados a gran escala. Las herramientas de recuperación de Stripe ayudan a que los negocios recuperen en promedio el 57 % de los pagos recurrentes fallidos.
Enruta transacciones localmente
Usar adquirentes locales puede aumentar las tasas de aprobación y reducir tarifas en transacciones transfronterizas. El mismo principio aplica al ruteo: algunas empresas usan múltiples procesadores y redirigen la transacción a un respaldo si el primero la rechaza.
Equilibra las reglas antifraude
Filtros demasiado estrictos pueden bloquear a clientes reales. Configura tus herramientas antifraude para marcar casos dudosos para revisión en lugar de rechazarlos automáticamente. Revisar de forma regular los códigos de rechazo y los datos de contracargos también ayuda a calibrar las reglas para no dejar dinero sobre la mesa.
Comunícate con los clientes
Cuando un pago falle, sé transparente. Alertas amigables y opciones de respaldo (como ofrecer otro método de pago) pueden ayudar a evitar cancelaciones y mantener la relación con el cliente.
¿Cuáles son las mejores prácticas para la conciliación y el registro de pagos?
La conciliación es donde el equipo financiero confirma si los números realmente cuadran. Cada dólar que llega al banco debe coincidir con una venta, un pago recibido o un reembolso. Cuando la conciliación se apoya en automatización, referencias claras y un manejo disciplinado de excepciones, el equipo de finanzas trabaja con una foto financiera en la que realmente puede confiar. Estas son algunas mejores prácticas para hacerlo de forma eficiente:
Automatiza el trabajo fácil
La mayoría de los ERP y sistemas de cuentas por pagar (AP) modernos pueden emparejar automáticamente pagos con facturas usando ID, fechas o montos exactos. Mientras más trabajo delegues al software, menos tiempo pierdes ingresando datos a mano y más rápido detectas las excepciones importantes.
Usa referencias coherentes
El sistema solo funciona si los datos están limpios. Números de factura únicos, referencias de órdenes de compra (PO) o campos estructurados de remesa hacen la conciliación mucho más sencilla. Sé coherente al indicarles a tus clientes y proveedores que los usen.
Concilia más de una vez al mes
Hacer conciliación solo una vez al mes puede hacer que te atrases. Hacerla semanalmente (o incluso a diario si manejas alto volumen) te ayuda a detectar pagos incompletos, excesos o comisiones extra mientras todavía se pueden corregir.
Maneja casos especiales con cuidado
Asegúrate de registrar cualquier pago parcial contra el saldo correcto de la factura. Los pagos agrupados deben dividirse claramente entre varias facturas, y los pagos de más deben contabilizarse como créditos. Reglas claras para manejar cada tipo de pago garantizan uniformidad.
Haz tus registros a prueba de auditorías
Las comisiones del procesador, los contracargos y los reembolsos distorsionan los depósitos si no los separas. Documenta cada ajuste, ya sea un saldo condonado o un pago reubicado, para que cualquiera que lo revise después pueda seguir la trazabilidad.
¿Cómo deben las empresas gestionar reembolsos, pagos parciales y planes de pago?
Los clientes pueden devolver productos, disputar facturas o negociar pagos en cuotas. Cuando los reembolsos, pagos parciales y planes de pago se gestionan de forma deliberada y consistente, los equipos financieros obtienen un libro contable que refleja la realidad, y los clientes reciben la flexibilidad que desean. Veamos cómo manejar estos tipos de transacciones.
Reembolsos
Para estas transacciones, ten en cuenta lo siguiente:
Siempre que sea posible, los reembolsos deben canalizarse a través de la transacción original. Esto protege a los clientes, simplifica la conciliación y genera una trazabilidad directa para auditoría.
La velocidad importa. Cuanto más tarde un reembolso, mayor es la probabilidad de que se convierta en una disputa o contracargo.
En B2B, cada reembolso necesita una nota de crédito o un registro vinculado a la factura original.
Pagos parciales
En el caso de pagos parciales, las prácticas recomendadas incluyen lo siguiente:
Cuando un cliente paga solo una parte de la factura, el saldo pendiente debe seguir siendo visible.
Los sistemas deben aplicar los pagos directamente contra las facturas, y no agruparlos en recibos generales.
Si un cliente paga de menos, debe señalarse de inmediato para poder resolver la causa (por ejemplo, disputa, descuento, error) y evitar que se marque nuevamente durante la conciliación.
Planes de pago
Considera lo siguiente si ofreces planes de pago:
El equipo financiero debe asegurarse de que la obligación total permanezca visible a medida que se registran las cuotas. Esto puede implicar múltiples facturas programadas o una sola factura que se va marcando a medida que se aplican pagos parciales.
Automatizar los cargos mediante débitos directos o tarjetas registradas puede ayudar a reducir los pagos omitidos y la carga manual de tener que reclamarlos.
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