Die moderne Zahlungsabwicklung ist ein komplexes System von Netzwerkregeln und Echtzeitentscheidungen, die bestimmen, wie schnell Unternehmen bezahlt werden, wie viel sie nach Transaktionsgebühren behalten und wie sicher ihre Zahlungsabläufe sind. Unternehmen müssen sich in diesem sich schnell verändernden Markt zurechtfinden. Der Markt umfasst alles von sofortigen Banküberweisungen und Mandaten für die elektronische Rechnungsstellung bis hin zur Betrugsabwehr durch maschinelles Lernen. Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen den Cashflow, die Gewinnmargen und das Kundenerlebnis genau im Auge behalten und alle ihnen zur Verfügung stehenden Tools nutzen, um den Prozess zu verfeinern. Nachfolgend finden Sie einen detaillierten Überblick über die Best Practices bei der Zahlungsabwicklung, die einen echten Unterschied machen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welches sind die gängigsten Zahlungsmethoden für B2B- und B2C-Unternehmen?
  
• Wie funktioniert die moderne Zahlungsabwicklung?
  
• Wie können Automatisierung und intelligente Systeme Zahlungen schneller und zuverlässiger machen?
  
• Welche Trends im Bereich der digitalen Zahlungen sollten Sie verfolgen?
  
• Warum sind Echtzeit-Analysen und -Berichte wichtig für die Transparenz des Cashflows?
  
• Wie sollten Unternehmen mit grenzüberschreitenden und internationalen Zahlungen umgehen?
  
• Wie können Sie Zahlungsstrategien für verschiedene Branchen und Kunden/Kundinnen entwickeln?
  
• Wie können Unternehmen ihre Genehmigungs- und Erfolgsquoten bei Zahlungen verbessern?
  
• Was sind Best Practices für den Abgleich von Zahlungen und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen?
  
• Wie sollten Unternehmen Rückerstattungen, Teilzahlungen und Zahlungspläne verwalten?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Was sind die gängigsten Zahlungsmethoden für B2B- und B2C-Unternehmen?

Auch wenn jedes Jahr neue Zahlungsmethoden auf den Markt kommen, werden die meisten Geldmittel immer noch über eine Handvoll bekannter Zahlungsmethoden abgewickelt. Die richtige Mischung von Methoden für Ihr Unternehmen hängt von den Vorlieben Ihrer Kunden/Kundinnen, Ihren technischen Funktionen und dem Umfang und Volumen Ihrer typischen Transaktionen ab. Hier finden Sie die weltweit gängigsten Zahlungsmethoden.

Schecks

Papierschecks sind langsam und manuell, aber sie sind noch nicht verschwunden. Während sie für B2C-Zahlungen weniger verbreitet sind, verwenden viele Finanzteams sie für B2B-Rechnungen und Zahlungen an Lieferanten. Im Jahr 2024 haben die Unternehmen in den USA 8,17 Billionen USD über Handelsschecks bewegt.

Banküberweisungen

Es gibt mehrere verschiedene Arten von Banküberweisungen.

Lastschriftverfahren sind kostengünstige Übertragungen, bei denen der Zahlungsempfänger Geldmittel nach einem festgelegten Zeitplan abrufen kann. Diese Funktionalität macht sie zu einer beliebten Wahl für wiederkehrende Zahlungen wie Abonnements oder Versorgungsleistungen. Jede Region hat ihr eigenes Lastschriftverfahren, darunter Single Euro Payments Area (SEPA) Direct Debit in Europa und Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen in den USA.

Überweisungen sind schneller als Lastschriftverfahren, aber die Transaktionsgebühren sind höher. Daher sind sie in der Regel Transaktionen mit hohem Wert oder zeitkritischen Transaktionen vorbehalten.

Zahlungen in Echtzeit über Netzwerke wie FedNow in den USA, Unified Payments Interface (UPI) in Indien und Pix in Brasilien bewegen Geld zwischen Konten sofort, rund um die Uhr. In vielen Regionen haben sich diese Systeme von Peer-to-Peer-Übertragungen zu einer Möglichkeit für Verbraucher und Unternehmen entwickelt, sofort zu bezahlen.

Digital Wallets

Mit Apple Pay, Google Pay und anderen Digital Wallets können Nutzer/innen mit einem Fingertipp oder einem einzigen Klick bezahlen, während die zugrunde liegenden Karten- oder Bankdaten verborgen bleiben. Sie werden häufig im E-Commerce und beim mobilen Bezahlvorgang eingesetzt. China, Indien und die USA sind weltweit führend bei der Einführung von Digital Wallets im Jahr 2024.

Kredit- und Debitkarten

Karten bleiben für viele Kundinnen und Kunden die Standardzahlungsoption, insbesondere in den USA, wo Kartenzahlungen 35 % bzw. 30 % der Zahlungen im Jahr 2024 ausmachten. Sie werden auch häufig verwendet, um kleinere Ausgaben für Unternehmen und Geschäftsreisen zu bezahlen. Der Nachteil sind die Gebühren: Das Durchziehen der Karte ist schnell und vertraut, aber die Abwicklungsgebühren können sich bei großen Transaktionen schnell summieren.

Wenn Sie eine Mischung aus diesen Optionen anbieten, sind Sie und Ihre Kunden flexibler. Stripe zum Beispiel kann Ihnen helfen, diese Optionen einfach anzubieten, indem es eine einzige Integration anbietet, um mehr als 75 Zahlungsmethoden zu aktivieren. Stripe bietet mit Link auch einen beschleunigten Bezahlvorgang an, mit dem Unternehmen ihre Umsätze steigern und dank vorgefertigter Nutzeroberflächen (UIs) Tausende von Entwicklungsstunden einsparen können.

Wie funktioniert die moderne Zahlungsabwicklung?

Zahlungen mögen einfach erscheinen: Geld verlässt ein Konto und erscheint auf einem anderen. Aber dieser Prozess erfordert eine Reihe miteinander verbundener Schritte und Spieler, die zusammenarbeiten, um das Geld zu bewegen.

Hier sehen Sie, was hinter den Kulissen passiert, Schritt für Schritt:

• Einleitung: Ein Kunde entscheidet sich für eine Zahlung per Kredit- oder Debitkarte, Digital Wallet oder mit einer anderen Zahlungsmethode und gibt seine Zahlungsdaten ein.

• Verschlüsselung: Das Zahlungs-Gateway verschlüsselt die Daten der Transaktion und überträgt sie an den Zahlungsabwickler.

• Autorisierung: Der Zahlungsabwickler sendet die Transaktion an den Acquirer (Händlerbank), die sie dann an die Bank des Kunden/der Kundin weiterleitet. Handelt es sich um eine Zahlung per Karte, läuft die Transaktion über das entsprechende Kartennetzwerk.

• Zustimmung oder Ablehnung: Die Bank des Kunden/der Kundin prüft, ob Geldmittel zur Verfügung stehen und stimmt der Zahlung zu oder lehnt sie ab.

• Zahlungsabwicklung: Der Abwickler erleichtert die Übertragung der Geldmittel von der Bank des Kunden/der Kundin an die Bank des Unternehmens. Dem Konto des Unternehmens wird der Zahlungsbetrag gutgeschrieben, abzüglich der Transaktionsgebühren.

Wie können Automatisierung und intelligente Systeme Zahlungen schneller und zuverlässiger machen?

Wenn Ihr Team jeden Schritt selbst erledigen muss, können sich Zahlungen in die Länge ziehen und Fehler einschleichen. Jeder manuelle Schritt, der entfällt, verringert die Gefahr von Tippfehlern, falsch angewendeten Gutschriften oder verlorenen Rechnungen. Durch die Automatisierung werden Zahlungen schneller, genauer und lassen sich leichter im Bereich abgleichen. Schauen wir uns das einmal genauer an.

Sofortige Rechnungsstellung oder Abrechnung

Sobald eine Ware versandt oder ein Abonnement verlängert wird, können automatisierte Systeme eine Rechnung oder eine Abrechnung erstellen, indem sie den Kunden/die Kundin, die Posten und das Fälligkeitsdatum direkt aus den Bestelldaten ziehen. Es gibt keine manuelle Ausarbeitung oder die Möglichkeit von Tippfehlern. Die Anfrage zur Zahlung geht sofort hinaus, oft mit automatischen Mahnungen vor und nach dem Fälligkeitsdatum.

Schnellere Genehmigungen

Im B2B-Bereich kann automatisiertes Routing ermitteln, wer eine Freigabe benötigt und diese Person sofort benachrichtigen. Manager können von ihrem Telefon aus genehmigen, und Regeln können kleine Rechnungen automatisch genehmigen. Eskalationen verhindern auch Engpässe, wenn jemand nicht im Büro ist.

Pünktliche, optimierte Zahlungen

Die Automatisierung kann die eigentliche Zahlung auslösen, indem sie eine Lastschriftverfahren-Datei an die Bank schickt, eine gespeicherte Karte belastet, oder eine Übertragung in Echtzeit plant. Sie wird häufig bei wiederkehrenden Zahlungen für pünktliche Transaktionen verwendet.

Abgleich in Echtzeit

Eingehende Zahlungen werden automatisch mit Rechnungen oder Bestellungen abgeglichen. Selbst Abgleiche mit kleinen Fehlern (z.B. leicht falsche Referenzen oder Beträge) können durch maschinelles Lernen erkannt werden. Ausnahmen werden sofort markiert.

Smart Retries

Wenn Zahlungen fehlschlagen, gibt die Automatisierung nicht auf. Fehlgeschlagene Kartenzahlungen können erneut versucht und Lastschriften können zum optimalen Zeitpunkt vorgelegt werden.

Genauigkeit beim Skalieren

Wenn das Volumen wächst, skalieren die Workflows automatisch. Finanzteams können mehr Zahlungen bearbeiten, ohne neue Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Welche Trends im Bereich der digitalen Zahlungen sollten Sie verfolgen?

Zahlungen werden tendenziell sofortiger und flexibler, die Digitalisierung steigert sich rasant und die Sicherung erfolgt durch KI. Während die Erwartungen der Verbraucher die Push-Methode für B2C vorantreiben, wird sie auch bei B2B-Transaktionen eingeführt. Die Unternehmen, die am meisten davon profitieren, sind diejenigen, die darauf achten, welche dieser Trends tatsächlich zu ihrem Modell passen und sie übernehmen, bevor sie zur Erwartung werden. Hier sind die Trends, die Ihr Unternehmen im Auge behalten sollte.

Netzwerke für sofortige Zahlungen

Regulierungsbehörden und Banken fördern die Verwendung von Sofortüberweisungen. In der EU erfordern die 2024 eingeführten Regeln,, dass SEPA-Sofortüberweisungen innerhalb von 10 Sekunden ankommen müssen. Und immer mehr Länder bauen ihre eigenen Netzwerke auf - wie FedNow in den USA, UPI in Indien und Pix in Brasilien - und Unternehmen können sie nutzen, um einen reibungsloseren Geldfluss zu gewährleisten.

Elektronische Rechnungsstellung

Elektronische Rechnungen (E-Invoices) lassen sich direkt in Buchhaltungssysteme einbinden und senden Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten. Sie bieten übersichtlichere Daten, schnellere Genehmigungen und eine einfachere Compliance. Sie sind derzeit in Frankreich, Italien, Deutschland, Mexiko, Brasilien und anderen Märkten vorgeschrieben. Auch ohne Mandat setzen viele Unternehmen elektronische Rechnungen wegen ihrer Schnelligkeit und Transparenz ein.

KI-gesteuerte Betrugserkennung

KI-Modelle können Tausende von Datenpunkten in Millisekunden scannen und Anomalien wie doppelte Rechnungen oder Transaktionen von unerwarteten Standorten erkennen. Sie können vorhersagen, welche Zahlungen wahrscheinlich fehlschlagen, intelligente Wiederholungsversuche vorschlagen und auch dort mithalten, wo statische Betrugsregeln ins Hintertreffen geraten.

BNPL und flexible Finanzierung

Die Methode „Jetzt kaufen, später bezahlen“ (BNPL) ist im B2C-Einzelhandel auf dem Vormarsch und hält nun auch im B2B-Bereich Einzug. Das System ist einfach: Kundinnen und Kunden erhalten Flexibilität, Verkäufer/innen werden im Voraus bezahlt, und ein Dritter übernimmt das Risiko. Der weltweite B2B BNPL-Markt wird 2023 ein Volumen von 14 Mrd. $ erreichen, und es wird erwartet, dass die Akzeptanz zunimmt, da immer mehr Unternehmen eine kostengünstige Kreditoption suchen.

Digitale Wallet und Mobile-First-Zahlungen

Digitale Wallets sind in Asien, den USA und Europa bereits eine gängige B2C-Zahlungsmethode, und auch im B2B-Bereich gewinnen sie zunehmend an Bedeutung. Im Jahr 2025 unterstützten 44 % der Finanzinstitute im Vereinigten Königreich Zahlungen im B2B-Bereich mit Wallets. Sie werden zwar wahrscheinlich keine Schecks oder Transfers für Rechnungen im sechsstelligen Bereich ersetzen, aber sie vereinfachen kleinere Zahlungen.

Stablecoins

Einige Unternehmen nutzen bereits Stablecoins für grenzüberschreitende Übertragungen. Sie bieten eine globale Zahlungsabwicklung innerhalb von Minuten, mit mehr Transparenz und niedrigeren Kosten als entsprechende Banküberweisungen. Da die Infrastruktur immer ausgereifter wird, wird es für B2B- und B2C-Zahlungen immer einfacher, 24/7 über Stablecoins abzuwickeln.

Warum sind Echtzeit-Analysen und -Berichte wichtig für die Transparenz des Cashflows?

Live-Dashboards zeigen, welche Zahlungen heute verrechnet wurden, welche geplatzt sind und welche Kunden/Kundinnen in Verzug sind. Sofortiges Handeln macht einen großen Unterschied: Eine verspätete Zahlung eines normalerweise zuverlässigen Kunden am ersten Tag zu bemerken, ist etwas ganz anderes, als es 30 Tage später festzustellen. Echtzeitdaten bieten Finanzteams die Möglichkeit, den Kurs sofort zu korrigieren, anstatt auf Monatsberichte zu warten. Hier erfahren Sie, wie diese Transparenz Ihnen helfen kann, Ihr Unternehmen zu führen.

Fangen Sie Probleme ab, bevor sie eskalieren

Wenn die Autorisierungsquoten sinken, Rückbuchungen in die Höhe schnellen oder sich Rückerstattungen häufen, erscheinen diese Signale sofort in der Echtzeitberichterstattung. Je eher Sie es bemerken, desto eher können Sie es beheben – sei es eine zu strenge Betrugsregel, ein Aussteller, der einen Stapel blockiert, oder ein technisches Problem nach einer Systemaktualisierung.

Besseren Kundenservice bieten

Wenn Sie den Status einer Zahlung sofort bestätigen können, können Sie auch Ihren Kundinnen und Kunden einen besseren Überblick verschaffen. Wenn ein Kunde/eine Kundin fragt, ob eine Zahlung erfolgreich war, können Sie dies sofort bestätigen. Wenn eine Zahlung nicht abgewickelt werden kann, können Sie sich mit der Kundin/dem Kunden in Verbindung setzen, um ihre Zahlungsinformationen zu aktualisieren, bevor ihr Service beeinträchtigt wird.

Gewinnen Sie strategische Einsichten

Im Laufe der Zeit ermöglichen Echtzeit-Feeds strategische Einblicke in verschiedene Posten, wie z.B. Zahlungstrends, regionale Zahlungsverzögerungen und Leistung nach Methode. Dieses Wissen kann es den Teams ermöglichen, Muster frühzeitig zu erkennen und proaktiv anzupassen.

Wie sollten Unternehmen mit grenzüberschreitenden und internationalen Zahlungen umgehen?

Grenzüberschreitende Geldtransaktionen bringen zusätzliche Herausforderungen mit sich: Währungsumrechnungen, unterschiedliche Banksysteme, Compliance-Prüfungen und höhere Transaktionsgebühren. Aber mit der richtigen Einrichtung können internationale Transaktionen fast so einfach wie inländische Transaktionen sein. Hier erfahren Sie, wie Sie vorgehen.

Verwenden Sie nach Möglichkeit lokale Netzwerke

Sich nur auf internationale Überweisungen zu verlassen, ist langsam und teuer. Wenn Sie mit internationalen Kunden zusammenarbeiten, können Sie durch die Akzeptanz lokaler Zahlungsmethoden Komplikationen vermeiden und die Kosten senken. Wenn Sie Lieferanten bezahlen, arbeiten Sie mit Anbietern zusammen, die Zahlungen durch inländische Netzwerke weiterleiten können, so dass der/die Empfänger/in eine lokale Übertragung anstelle einer teuren grenzüberschreitenden Zahlung sieht.

Verfolgen Sie eine Strategie mit mehreren Währungen

Ständige Umrechnungen fressen die Gewinnspanne auf. Das Halten von Guthaben in den wichtigsten Währungen vermeidet das Hin- und Herwechseln, wenn Sie in derselben Währung Geldbeträge einziehen und ausgeben. Zahlungen Ihrer Kundinnen und Kunden in ihrer eigenen Währung abzurechnen und lokal abzuwickeln, verbessert die Genehmigungsraten und spart beim Bankenentgelt. Viele globale Abwickler unterstützen lokales Acquiring, bei dem Transaktionen über Banken in der Region weitergeleitet werden, um grenzüberschreitende Transaktionsgebühren zu reduzieren und die Erfolgsquoten zu verbessern.

Stripe unterstützt zum Beispiel die Verwaltung mehrerer Währungen in mehr als 135 Währungen.

Bleiben Sie konform, ohne langsamer zu werden

Internationale Übertragungen durchlaufen mehrere Ebenen an Anti-Geldwäsche (AML), Sanktionen und Kontrollen der Steuererklärungen. Unvollständige Angaben oder fehlende Unterlagen können zu Verzögerungen führen. Anbieter mit eingebauter Compliance-Prüfung verringern das Risiko, dass Geldmittel während der Übertragung zurückgehalten werden. Geben Sie eindeutige Zahlungsreferenzen an (z.B. Rechnungsnummern, Verwendungszweck der Zahlungen), damit die Banken Transaktionen schnell bearbeiten können.

Seien Sie strategisch in Bezug auf Timing und Konsolidierung

Wenn Sie jeden Monat mehrere Zahlungen ins Ausland senden, sollten Sie diese nach Möglichkeit konsolidieren, um die Pauschalgebühren zu senken. Die Nutzung von Plattformen mit marktnahen Wechselkursen kann für Unternehmen mit hohem Zahlungsaufkommen im Vergleich zu den Bankspannen erhebliche Einsparungen bringen.

Eine starke globale Zahlungseinrichtung bedeutet, dass sich die Arbeit mit Ihrem Unternehmen für internationale Partner und Kunden „lokal“ anfühlt. Das führt zu weniger Verzögerungen, niedrigeren Kosten und besseren Beziehungen - ganz gleich, ob Sie eine Zahlung für ein Abonnement in Euro einziehen oder einen Lieferanten in Rupien bezahlen.

How can you design payment strategies for different industries and customers?

The right payment strategy strongly depends on your industry and who you’re billing. What works for a subscription-based software company might not work for a wholesaler or vice versa. Always meet customer expectations first, then layer in automation and efficiency. Here’s what different industries should keep in mind.

Software-as-a-service (SaaS) and subscriptions

Recurring billing runs on automation. Card charges and direct debits keep renewals running, while card account updater services can reduce involuntary churn. Enterprise customers often expect invoicing and net terms, so build in e-invoicing and accounts receivable (AR) automation.

Ecommerce and retail

Conversion hinges on speed and choice. Digital wallets, one-click checkout, and BNPL options can help lift completion rates—particularly on mobile. Fraud screening here is key: set up your filters so they block potential fraud without rejecting legitimate customers.

Professional services

Clean invoicing and partial payments are the usual process here. Online portals that let clients pay directly from an invoice tend to facilitate faster payments. Keep all parties informed with clear tracking of partial or milestone payments.

Manufacturing and wholesale

In these industries, transactions are large and often split into installments. Wire transfers and direct debits are dominant, with BNPL and trade credit platforms offering flexibility without adding risk to your balance sheet. Always include invoice or purchase order (PO) numbers in payment references to help with reconciliation.

Healthcare and regulated sectors

Compliance is front and center here. Payments need to integrate with industry-specific enterprise resource planning (ERP) systems, maintain detailed audit trails, and follow strict data requirements. Easy patient or client payment options through portals or kiosks can improve collections without risking compliance.

Wie können Unternehmen ihre Genehmigungs- und Erfolgsquoten bei Zahlungen verbessern?

Jede fehlgeschlagene Zahlung bedeutet entgangenen Umsatz. Fehlgeschlagene Zahlungen für Abonnements können zu Abwanderung führen; und fehlgeschlagene Zahlungen für große Rechnungen können Cashflow-Probleme nach sich ziehen. Um Ihre Erfolgsquoten zu verbessern, sollten Sie vermeidbare Zahlungsausfälle identifizieren, um sie zu beseitigen, und den Rest strategisch verwalten. So gelingt Ihnen der Einstieg.

Halten Sie die Zahlungsdaten aktuell

Abgelaufene oder neu ausgestellte Karten führen zu abgelehnten Zahlungen. Kartenaktualisierer aktualisieren automatisch die gespeicherten Anmeldedaten, wenn die Banken neue Karten ausstellen. Achten Sie auf Rückgabecodes bei Lastschriftverfahren: Ein „geschlossenes Konto“ erfordert eine andere Vorgehensweise als „unzureichende Geldmittel“.

Senden Sie umfangreichere Daten

Autorisierungsentscheidungen werden auf der Grundlage von Risikosignalen getroffen. Die Einbeziehung von Postleitzahlen zur Abrechnung und Kartenprüfwerten (CVVs) kann Transaktionen gegenüber Ausstellern legitimieren und die Wahrscheinlichkeit einer Genehmigung erhöhen. Diese zusätzlichen Daten können auch dazu beitragen, die Interbankenentgelte zu senken.

Intelligente Wiederholungsversuche

Nicht alle abgelehnten Zahlungen sind endgültig. Die Smart-Retry-Logik verteilt die Versuche je nach Verhalten des Ausstellers. So kann zum Beispiel ein erneuter Versuch nach dem Zahltag erfolgen, wenn die abgelehnte Zahlung auf unzureichende Geldmittel zurückzuführen ist, oder zu einer anderen Tageszeit, wenn die Banken die drosseln. Durch maschinelles Lernen kann der Zeitpunkt der Wiederholungsversuche automatisch optimiert werden, was im großen Maßstab Millionen an zurückgewonnenem Umsatz bedeuten kann. Die Wiederherstellungs-Tools von Stripe helfen Unternehmen dabei, im Durchschnitt 57 % der fehlgeschlagenen wiederkehrenden Zahlungen einzuziehen.

Transaktionen lokal routen

Der Einsatz lokaler Acquirer (Händlerbanken) kann die Genehmigungsrate erhöhen und die Gebühren für grenzüberschreitende Transaktionen senken. Das gleiche Prinzip gilt für das Routing. Einige Unternehmen nutzen mehrere Abwickler und leiten Transaktionen an einen zweiten weiter, wenn der erste die Zahlung ablehnt.

Regeln für Bilanzbetrug

Zu strenge Filter können echte Kundinnen und Kunden blockieren. Konfigurieren Sie Ihre Betrugs-Tools so, dass sie Grenzfälle zur Prüfung vormerken, anstatt sie automatisch abzulehnen. Regelmäßiges Prüfen von abgelehnten Zahlungen und Rückbuchungen hilft Ihnen, Ihre Regeln zu kalibrieren, damit Sie kein Geld auf dem Tisch liegen lassen.

Mit Kundinnen/Kunden kommunizieren

Seien Sie transparent, wenn Zahlungen fehlschlagen. Freundliche Warnungen und Backup-Optionen (z.B. das Angebot einer alternativen Zahlungsmethode) können dazu beitragen, die Abwanderung zu verhindern und die Beziehung zu Ihren Kunden/Kundinnen aufrechtzuerhalten.

Was sind Best Practices für den Abgleich von Zahlungen und die Aufbewahrung von Unterlagen?

Der Abgleich ist der Punkt, an dem die Finanzteams herausfinden, ob die Zahlen wirklich übereinstimmen. Jeder Dollar, der auf der Bank landet, muss mit einem Verkauf, einer Auszahlung oder einer Rückerstattung übereinstimmen. Wenn der Abgleich auf der Grundlage von Automatisierung, klaren Referenzen und einer disziplinierten Behandlung von Ausnahmen erfolgt, arbeiten die Finanzteams mit einem Finanzbild, auf das sie sich tatsächlich verlassen können. Hier finden Sie einige Best Practices für einen effizienten Abgleich.

Automatisieren Sie einfache Aufgaben

Die meisten modernen ERP- und Kreditorenbuchhaltungssysteme können Zahlungen anhand von IDs, Daten oder genauen Beträgen automatisch mit Rechnungen abgleichen. Je mehr dieser Aufgaben Sie der Software überlassen, desto weniger Zeit verschwenden Sie mit der Eingabe von Details und desto schneller können Sie die Ausnahmen erkennen, die wichtig sind.

Verwenden Sie konsistente Referenzen

Das System funktioniert nur, wenn die Daten sauber sind. Eindeutige Rechnungsnummern, Bestellnummern oder strukturierte Überweisungsfelder erleichtern den Abgleich erheblich. Weisen Sie Ihre Kundinnen und Kunden und Lieferanten konsequent an, diese zu verwenden.

Mehr als einmal im Monat abgleichen

Wenn Sie nur einmal im Monat abgleichen, kann es leicht passieren, dass Sie in Rückstand geraten. Ein wöchentlicher (oder bei hohem Volumen sogar täglicher) Abgleich hilft Ihnen, zu wenig gezahlte Beträge, überzahlte Beträge oder verirrte Transaktionsgebühren zu erkennen, solange sie noch korrigierbar sind.

Behandeln Sie Randfälle mit Bedacht

Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Teilzahlungen mit den richtigen Rechnungen verrechnen. Gebündelte Zahlungen müssen sauber auf mehrere Rechnungen aufgeteilt werden, und Überzahlungen sollten als Guthaben verbucht werden. Klare Regeln für den Umgang mit jeder dieser Zahlungsarten sorgen für Einheitlichkeit.

Machen Sie Ihre Pfade revisionssicher

Abwicklergebühren, Rückbuchungen und Rückerstattungen verzerren die Einzahlungen, wenn Sie sie nicht aufschlüsseln. Dokumentieren Sie jede Anpassung, egal ob es sich um einen erlassenen Saldo oder eine neu zugewiesene Zahlung handelt, damit jeder, der später prüft, die Kette nachvollziehen kann.

Wie sollten Unternehmen Rückerstattungen, Teilzahlungen und Zahlungspläne verwalten?

Kunden/Kundinnen können Produkte zurückgeben, Rechnungen anfechten und Ratenzahlungen aushandeln. Wenn Rückerstattungen, Teilzahlungen und Zahlungspläne bewusst und konsistent gehandhabt werden, erhalten die Finanzteams ein Hauptbuch, das die Realität widerspiegelt, und die Kunden/Kundinnen erhalten die Flexibilität, die sie sich wünschen. Schauen wir uns an, wie Sie diese Art von Transaktionen handhaben.

Rückerstattungen

Bitte beachten Sie bei diesen Transaktionen Folgendes:

• Rückerstattungen sollten, wann immer möglich, über die ursprüngliche Transaktion zurückfließen. Das schützt Kundinnen und Kunde, vereinfacht den Abgleich und schafft einen direkten Prüfpfad.

• Schnelligkeit ist wichtig. Je länger eine Rückerstattung dauert, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es zu einer Anfechtung oder Rückbuchung kommt.

• Im B2B-Bereich benötigt jede Rückerstattung einen Gutschriftenvermerk oder einen Datensatz, der mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft ist.

Teilzahlungen

Zu den Best Practices bei Teilzahlungen gehören die folgenden:

• Wenn eine Kundin oder ein Kunde nur einen Teil einer Rechnung bezahlt, sollte der offene Saldo sichtbar bleiben.

• Die Systeme sollten Zahlungen direkt mit Rechnungen verrechnen und sie nicht in allgemeinen Zahlungsbelegen zusammenfassen.

• Wenn eine Kundin oder ein Kunde zu wenig bezahlt, kennzeichnen Sie sie/ihn sofort, damit der Grund (z.B. Anfechten, Rabatt, Fehler) geklärt werden kann und er beim Abgleich nicht gekennzeichnet wird.

Zahlungspläne

Beachten Sie die folgenden Hinweise, wenn Sie Pläne für Zahlungen anbieten:

• Das Finanzteam sollte dafür sorgen, dass die gesamte Verpflichtung im Bereich der Raten sichtbar bleibt. Das kann bedeuten, dass mehrere Rechnungen ausgestellt werden oder dass eine einzelne Rechnung bei der Anwendung von Teilzahlungen nach unten korrigiert wird.

• Die Automatisierung von Zahlungen durch Lastschriftverfahren oder gespeicherte Karten kann dazu beitragen, verpasste Zahlungen und den manuellen Aufwand für deren Eintreibung zu reduzieren.

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• Optimieren Sie Ihren Bezahlvorgang: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Benutzeroberflächen, Zugang zu über 125 Zahlungsmethoden und Link, einem von Stripe entwickelten Wallet.

• Neue Märkte schneller erschließen: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.

• Online- und Präsenzzahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce über Online- und Offline-Kanäle hinweg, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und den Umsatz zu steigern.

• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter eine No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.

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