ทีมการเงินส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งใจที่จะสร้างการตั้งค่าการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินที่ยุ่งเหยิง สิ่งเหล่านั้นอาจเกิดขึ้นโดยไม่ได้คาดคิด เครื่องมือการชําระเงินตามรอบบิลเชื่อมโยงกับแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ การชําระเงินจะถูกส่งผ่านเกตเวย์ 2 แบบ การรายงานอยู่ในสเปรดชีตเนื่องจากไม่มีระบบใดที่มีภาพรวมครบถ้วน การจัดเตรียมประเภทนี้สามารถทํางานได้ชั่วขณะหนึ่ง แต่ไม่ใช่ตลอดไป

การเรียกเก็บเงินและการชําระเงินแบบครบวงจรคือการเปลี่ยนแปลงเชิงโครงสร้างในการจัดการรายรับของคุณ วิธีนี้จะสร้างกระบวนการที่ง่ายขึ้นสําหรับทีมของคุณ ซึ่งมีความแม่นยํามากขึ้นและใช้เวลาน้อยลง ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าการรวมให้ครบวงจรหมายถึงอะไรและช่วยแก้ปัญหาให้กับธุรกิจได้อย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การรวมการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินไว้ด้วยกันหมายความว่าอย่างไร
  
• โครงสร้างพื้นฐานการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินที่กระจัดกระจายทําให้เกิดปัญหาอะไรบ้าง
  
• ระบบที่ครบวงจรจะช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทํางานของทีมการเงินได้อย่างไร
  

การรวมการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินไว้ด้วยกันหมายความว่าอย่างไร

การรวมการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินไว้ในที่เดียวหมายถึงการถือว่าการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินเป็นขั้นตอนหนึ่งเดียวที่ต่อเนื่องและเชื่อมต่อกัน

ในทางปฏิบัติ นั่นหมายความว่าตรรกะการเรียกเก็บเงินของคุณ (ซึ่งรวมถึงการชําระเงินตามรอบบิล ใบแจ้งหนี้ ค่าธรรมเนียมตามการใช้งาน และข้อกําหนดการชําระเงิน) และระบบการรับชําระเงินของคุณ (ซึ่งรวมถึงการประมวลผลบัตร การหักบัญชีอัตโนมัติ และกระเป๋าเงินดิจิทัล) ได้รับการผสานการทํางานกัน:

• การเรียกเก็บเงินและการชําระเงินดึงมาจากแหล่งข้อมูลเดียวกัน

• สถานะการชําระเงินจะอัปเดตแบบเรียลไทม์ภายในระบบการเรียกเก็บเงิน

• การชําระเงินที่ไม่สําเร็จอาจทําให้เกิดการลองซ้ำ ขั้นตอนการติดตามหนี้ หรือการแจ้งเตือนลูกค้าโดยอัตโนมัติ

• ทีมการเงิน ผลิตภัณฑ์ และทีมสนับสนุนต่างก็มองหาแหล่งข้อมูลเดียวกัน

การตั้งค่าที่ครบวงจรนี้จะสร้างระบบที่มีความแม่นยํา มีประสิทธิภาพมากขึ้น และยืดหยุ่นมากขึ้น เมื่อลูกค้าทําการซื้อ ระบบจะคํานวณราคา เรียกเก็บภาษีหรือส่วนลด และประมวลผลวิธีการชําระเงินของลูกค้า จากนั้นระบบจะกระทบยอดและบันทึกการชําระเงินโดยอัตโนมัติ ทั้งการชําระเงินที่สําเร็จและการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ในการเรียกเก็บเงิน ลูกค้าจะได้รับใบเสร็จ และธุรกิจจะเห็นรายงานรายรับที่อัปเดต

เมื่อการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินแยกส่วนกัน แม้แต่เรื่องง่ายๆ เช่น การยืนยันว่าลูกค้าชําระเงินแล้ว ก็อาจต้องมีการตรวจสอบข้ามระบบที่แตกต่างกัน ระบบที่รวมเป็นหนึ่งเดียวจะขจัดช่องว่างเหล่านั้นได้เนื่องจากช่วยจัดการกระบวนการทั้งหมดของธุรกรรม ตั้งแต่วินาทีที่มีการสร้างการเรียกเก็บเงินไปจนถึงตอนที่เงินเข้าบัญชีของคุณ

วิธีนี้ยังสร้างความแตกต่างให้กับลูกค้าเช่นกัน ในระบบที่รวมเป็นหนึ่งเดียว อีเมลการเรียกเก็บเงิน ลิงก์ชําระเงิน และการยืนยันธุรกรรมจะสอดคล้องกัน ลูกค้าสามารถชําระเงินได้ภายในคลิกเดียว อัปเดตข้อมูลการเรียกเก็บเงินได้โดยไม่ต้องติดต่อฝ่ายสนับสนุน และวางใจได้ว่าธุรกิจจะได้รับการชําระเงินแล้ว

โครงสร้างพื้นฐานการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินที่กระจัดกระจายทําให้เกิดปัญหาอะไรบ้าง

ระบบการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินที่ไม่ต่อเนื่องทําให้เกิดงานที่ไม่จําเป็น ปิดบังสัญญาณรายได้ และทําให้ทีมตอบสนองได้อย่างรวดเร็วหรือมั่นใจได้ยากขึ้น เมื่อการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินได้รับการจัดการในระบบที่แยกจากกัน คุณจะทําให้เกิดค่าใช้จ่ายแอบแฝง สร้างช่องว่างในข้อมูล และทําให้ทีมและลูกค้าของคุณเกิดความเครียดโดยไม่จําเป็น ต่อไปนี้คือลักษณะที่ปัญหาเหล่านี้ปรากฏขึ้นในทางปฏิบัติ

มีพื้นที่ให้เกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น

การแยกส่วนจะบังคับให้ทีมของคุณปิดช่องว่างระหว่างเครื่องมือที่ไม่ได้สร้างมาเพื่อทํางานร่วมกัน ข้อมูลลูกค้าถูกป้อนในหลายตําแหน่ง เช่น ระบบการสมัครใช้บริการ แพลตฟอร์มออกใบแจ้งหนี้ และผู้ประมวลผลการชําระเงิน สิ่งนี้สร้างความไม่สอดคล้องกัน ระบบการเรียกเก็บเงินไม่ทราบว่าการชําระเงินเข้ามาเมื่อใด ดังนั้นจึงต้องมีคนกระทบยอดบันทึกโดยพนักงาน ทีมการเงินต้องอ้างอิงธุรกรรมในระบบและสเปรดชีตต่างๆ เพื่อทําความเข้าใจว่าใครชำระและยังไม่ได้ชําระเงิน

แม้แต่งานประจํา เช่น การใช้เครดิตกับบัญชีและการปรับการสมัครใช้บริการ ก็อาจมีความซับซ้อนหากต้องทําซ้ําในหลายระบบด้วยตนเอง และยิ่งสแต็คกระจัดกระจายมากเท่าไหร่ กระบวนการก็จะยิ่งเปราะบางมากขึ้นเท่านั้น ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ (เช่น ลืมอัปเดตสถานะการเรียกเก็บเงินของลูกค้าในระบบใดระบบหนึ่ง) สามารถส่งผลให้เกิดการแจ้งชำระเงินล่าช้า การเรียกเก็บเงินซ้ำ หรือการรายงานที่ไม่ถูกต้อง

ค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น

ระบบที่กระจัดกระจายมีค่าใช้จ่ายมากขึ้นในการทํางาน คุณจ่ายเงินสําหรับแต่ละระบบแยกกัน ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือการเรียกเก็บเงิน เกตเวย์การชําระเงิน และมักจะต้องใช้มิดเดิลแวร์เพื่อจัดเก็บทุกอย่างไว้ด้วยกัน ทีมภายในต้องใช้เวลาในการรักษาการเชื่อมต่อเหล่านั้น ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขการเชื่อมต่อที่ไม่สมบูรณ์ การจัดการความขัดแย้งในการกําหนดเวอร์ชัน และการอัปเดตการกําหนดค่าเมื่อระบบหนึ่งเปลี่ยนลักษณะการทํางาน

นอกจากนี้คุณยังต้องลงทุนในส่วนความซับซ้อนของกระบวนการด้วย เช่น การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ใช้เวลานานขึ้น จัดทำเอกสารด้านความรู้เกี่ยวกับสถาบันได้ยากขึ้น และแม้แต่การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ (เช่น การเปิดตัววิธีการชําระเงิน ใหม่ การอัปเดตตรรกะการเรียกเก็บเงินของคุณ)ก็ต้องมีการประสานงานอย่างรอบคอบระหว่างระบบต่างๆ ที่ไม่ได้พูดภาษาเดียวกัน ผลลัพธ์ที่ได้คือภาระการบํารุงรักษาอย่างต่อเนื่องซึ่งปรับขนาดได้ไม่ดีและเบี่ยงเบนความสนใจจากงานที่มีความสําคัญสูงกว่า

ช่องว่างในการผสานการทํางาน

แม้จะมีอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) และมิดเดิลแวร์ แต่ระบบที่ไม่เชื่อมต่อกันก็สร้างช่องว่างทางโครงสร้างได้ ซึ่งอาจทําให้เกิดปัญหาประเภทต่อไปนี้:

• ลูกค้าอัปเดตแพ็กเกจของตน แต่การอัปเดตนั้นไม่ขยายไปยังระบบการออกใบแจ้งหนี้ ดังนั้นระบบจะเรียกเก็บเงินในจํานวนที่ไม่ถูกต้อง

• บัตรถูกปฏิเสธ แต่ผู้ประมวลผลการชําระเงินไม่สามารถแจ้งแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินได้ ดังนั้นลูกค้าจึงไม่ได้รับแจ้ง

• ระบบการเรียกเก็บเงินของคุณถูกยกเลิกการสมัครใช้บริการ แต่เกตเวย์การชําระเงินยังคงเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

สิ่งเหล่านี้คืออุปสรรคทั่วไปเมื่อระบบไม่ได้ผสานการทำงานอย่างดี และมักจะส่งผลกับรายรับ การรักษาลูกค้า หรือทั้งสองอย่าง

ประสบการณ์ของลูกค้าที่ไม่สม่ําเสมอ

ลูกค้าจะไม่เห็นระบบภายในของคุณ แต่พวกเขารู้สึกถึงรอยต่อระหว่างระบบเหล่านี้ ใบแจ้งหนี้อาจมาจากโดเมนอีเมลหนึ่งและลิงก์ชําระเงินมาจากอีกโดเมนหนึ่ง การชําระเงินอาจหักยอดแล้ว แต่ลูกค้าจะได้รับการแจ้งเตือนล่าช้าเนื่องจากระบบการเรียกเก็บเงินไม่เคยได้รับการอัปเดต ทีมสนับสนุนอาจไม่สามารถมองเห็นทั้งสองด้านของกระบวนการได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นการแก้ไขปัญหาการเรียกเก็บเงินอาจต้องมีการสลับไปมาระหว่างระบบต่างๆ หรือส่งต่อไปยังฝ่ายการเงิน

แม้ว่าผลิตภัณฑ์หลักของคุณจะยอดเยี่ยม แต่โครงสร้างพื้นฐานด้านการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินที่กระจัดกระจายอาจทําให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ยุ่งยาก ล่าช้า หรือไม่สอดคล้องกัน

การมองเห็นข้อมูลไม่ครบถ้วน

เมื่อแยกส่วนการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินออกจากกัน การมองเห็นภาพรวมเกี่ยวกับรายรับของคุณอาจเป็นเรื่องยาก คําถามเกี่ยวกับรายรับและการชําระเงินของลูกค้าต้องใช้การดึงข้อมูลจากหลายระบบ ทีมการเงินต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการกระทบยอดความคลาดเคลื่อนระหว่างบันทึกการออกใบแจ้งหนี้และการชําระเงินเพียงเพื่อปิดบัญชี เมตริกด้านการปฏิบัติงาน (เช่น การเลิกใช้บริการ ความล่าช้าในการชําระเงินเฉลี่ย อัตราความสําเร็จในการติดตามหนี้) นั้นยากต่อการดึงข้อมูล เนื่องจากจุดข้อมูลที่จําเป็นอยู่ในระบบที่แตกต่างกันภายใต้สคีมาตาที่แตกต่าง

แม้ว่าทีมจะสร้างแดชบอร์ดเสริมจากระบบนี้ได้ แต่ข้อมูลเชิงลึกมักจะล่าช้าหรือเป็นค่าประมาณ

การเก็บเงินที่ช้าและรั่วไหลมากขึ้น

การกระจายตัวยังทําให้ความสามารถในการเก็บรายรับช้าลงด้วย หากระบบการเรียกเก็บเงินของคุณไม่สามารถทริกเกอร์การลองเรียกเก็บเงินซ้ําอัตโนมัติได้ การชําระเงินที่ไม่สําเร็จก็จะไม่ได้รับการจัดการ หากการแจ้งเตือนและใบเสร็จไม่ผูกกับผลลัพธ์การชําระเงิน ลูกค้าอาจไม่รู้ด้วยซ้ําว่าการชําระเงินไม่สําเร็จ หากระบบออกใบแจ้งหนี้ไม่เรียกเก็บเงินจากวิธีการชําระเงินที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติ ทีมของคุณจะต้องตามเก็บเงินด้วยตนเอง

ทั้งหมดนี้ทําให้เกิดความล่าช้า ซึ่งจะติดตามและแก้ไขได้ยากขึ้นเมื่อสถานะการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินอยู่ในตำแหน่งที่แยกจากกัน เมื่อเวลาผ่านไป ความล่าช้าแม้เพียงเล็กน้อยอาจทําให้เกิดกระแสเงินสดที่คาดเดาได้ยาก

ความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกําหนดที่มากขึ้น

เครื่องมือแต่ละรายการที่คุณเพิ่มลงในสแต็กการเรียกเก็บเงินและการชําระเงินจะกลายเป็นอีกส่วนหนึ่งที่ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจถูกจัดการอย่างไม่ถูกต้อง รายละเอียดบัตรอาจผ่านระบบหลายระบบ และใบแจ้งหนี้และข้อมูลการชำระเงินอาจถูกส่งออกและอัปโหลดใหม่เพื่อทำการตรวจสอบ ซึ่งเพิ่มโอกาสที่ข้อมูลจะรั่วไหล หากแพลตฟอร์มบางแห่งมีมาตรฐานความปลอดภัยสูงในการปกป้องรายละเอียดการชำระเงินของลูกค้า ความปลอดภัยโดยรวมก็จะลดลงเหลือแค่จุดอ่อนที่สุด การแยกส่วนยังทำให้ความสามารถของคุณในการพิสูจน์การปฏิบัติตาม การบังคับใช้การควบคุม หรือการตอบสนองอย่างมั่นใจระหว่างการตรวจสอบมีความซับซ้อนยิ่งขึ้น

ระบบที่ครบวงจรจะช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทํางานของทีมการเงินได้อย่างไร

เมื่อการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินดำเนินการผ่านระบบเดียว ทีมงานการเงินก็จะไม่ต้องไล่ตามข้อมูลและเริ่มดำเนินการกับข้อมูลนั้นได้ คุณสามารถลดงานยุ่งๆ ลดข้อผิดพลาด และดูกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์ได้โดยไม่ต้องเชื่อมสเปรดชีตเข้าด้วยกันหรือกระทบยอดระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ

ต่อไปนี้คือแนวทางการปฏิบัติ

การกระทบยอดแบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องดําเนินการยกด้วยตนเอง

ในระบบที่รวมเป็นหนึ่งเดียว ใบแจ้งหนี้ การสมัครใช้บริการ และการชําระเงินทั้งหมดอยู่ในที่เดียวกัน เมื่อมีการชําระเงินเข้ามา ระบบจะซิงค์กับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ เมื่อต่ออายุการสมัครใช้บริการ ระบบจะเรียกเก็บเงินจากลูกค้า บันทึกธุรกรรม และทําเครื่องหมายว่าชําระแล้ว โดยไม่จําเป็นต้องจับคู่ด้วยตัวเอง

สําหรับทีมการเงิน นั่นหมายความว่า:

• ไม่ต้องติดตามอีกต่อไปว่าการชําระเงินใดตรงกับใบแจ้งหนี้ฉบับใด

• ความล่าช้าในการกระทบยอดน้อยลงในช่วงสิ้นเดือน

• แหล่งข้อมูลแห่งเดียวที่ชัดเจน อัปเดตแบบเรียลไทม์

ระบบอัตโนมัติแทนงานที่ซ้ําซากจําเจ

ระบบที่รวมเป็นหนึ่งเดียวจะทํางานที่ทีมการเงินต้องทําด้วยตนเองโดยอัตโนมัติ ระบบจะสร้างและส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามกฎที่กําหนดไว้ล่วงหน้า ต่ออายุการสมัครใช้บริการและเรียกเก็บเงินในจํานวนที่ถูกต้องตามกําหนดเวลา การชําระเงินที่ไม่สําเร็จจะทริกเกอร์การลองเรียกเก็บเงินซ้ําหรือขั้นตอนการติดตามหนี้โดยไม่ต้องมีการแทรกแซงของพนักงาน

แทนที่จะอ่านรายงานเพื่อค้นหาบัญชีที่เลยกําหนดชําระหรือติดตามการชําระเงินด้วยตนเอง ทีมของคุณสามารถใช้เครื่องมืออัตโนมัติ เช่น Stripe Payments และ Stripe Billing เพื่อทํางานเบื้องหลังได้ ตัวอย่างเช่น Figma ใช้ Stripe เพื่อจัดการการชําระเงินสําหรับธุรกิจมูลค่า 1 หมื่นล้านดอลลาร์สหรัฐฯ ที่มีทีมการเงินไม่ถึง 5 คน

ข้อเสนอที่รวดเร็วขึ้น บัญชีที่มีระเบียบขึ้น

เนื่องจากข้อมูลการชําระเงินและการเรียกเก็บเงินได้รับการซิงค์ตั้งแต่เริ่มต้น ทีมการเงินของคุณจึงไม่ต้องรอข้อมูลจากหลายแหล่งหรือเสียเวลาแก้ไขข้อมูลที่ไม่ตรงกันเพื่อปิดบัญชี คุณทราบแล้วว่ามีอะไรถูกเรียกเก็บเงิน อะไรได้รับการชำระเงินแล้ว และอะไรยังค้างอยู่ บางแพลตฟอร์มยังทําการรับรู้รายรับโดยอัตโนมัติตามมาตรฐานการบัญชี เพื่อให้บัญชีของคุณพร้อมสําหรับการตรวจสอบ

ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเงินสดและการเรียกเก็บเงินแบบเรียลไทม์

ระบบที่รวมเป็นหนึ่งเดียวช่วยให้คุณเห็นได้ทันทีว่ามีเงินสดเข้ามาเท่าใด มาจากที่ใด และค้างชําระเท่าใด

• เมตริกจํานวนวันที่ยอดขายค้างชําระ (DSO) ถูกต้องแม่นยำและเป็นปัจจุบัน

• ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินสามารถเริ่มต้นได้ทันทีเมื่อมีความล่าช้า

• คุณสามารถระบุรูปแบบต่างๆ ได้ง่าย เช่น ลูกค้ารายใดมักจะชําระเงินล่าช้า และสายผลิตภัณฑ์ใดที่มีการเลิกใช้บริการมากที่สุด

ข้อมูลนี้ช่วยให้ทีมการเงินเปลี่ยนจากการติดตามการชําระเงินมาเป็นการจัดการเงินสดในเชิงรุกได้

ข้อผิดพลาดและการปฏิบัติงานน้อยลง

กระบวนการที่ต้องทําด้วยตนเองจะช้ากว่าและมักแม่นยําน้อยกว่ากระบวนการอัตโนมัติ เมื่อผู้ใช้ต้องคัดลอกข้อมูลจากการเรียกเก็บเงินไปยังการชําระเงินหรือจากการชําระเงินไปยังบัญชีแยกประเภทด้วยตนเอง ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้

แต่ด้วยระบบที่รวมเป็นหนึ่งเดียว ต่อไปนี้คือสิ่งที่จะเกิดขึ้น

• กฎการเรียกเก็บเงินจะใช้ภาษี ส่วนลด และตรรกะการแบ่งชําระตามสัดส่วนที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ

• การยืนยันการชําระเงินจะอัปเดตบันทึกของลูกค้าได้ทันที

• ขั้นตอนการคืนเงิน การปรับยอด และเครดิตเป็นไปอย่างราบรื่น

การเข้าไปปฏิบัติงานที่น้อยลงหมายถึงความผิดพลาดและคำขอรับการสนับสนุนที่น้อยลง

การสนับสนุนข้ามสายงานที่ง่ายขึ้น

เนื่องจากทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว ทีมอื่นจึงก้าวเข้ามาช่วยเหลือได้ง่ายขึ้นเมื่อจําเป็น ทีมสนับสนุนลูกค้าสามารถดูประวัติการชําระเงินและสถานะใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องส่งเรื่องต่อไปยังฝ่ายการเงิน ฝ่ายขายจะเข้าใจสถานะการเรียกเก็บเงินของลูกค้าได้ก่อนที่จะเสนอการเปลี่ยนแปลง ฝ่ายปฏิบัติงานด้านรายรับสามารถทำการทดลองต่างๆ กับค่าบริการได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่อระบบหลายระบบใหม่

ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือในระดับสูงนี้ทําให้ส่วนที่เหลือของธุรกิจเข้าถึงข้อมูลทางการเงินได้ง่ายขึ้น

ความสามารถในการปรับขนาดในตัว

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น มีลูกค้ามากขึ้น มีวิธีการชำระเงินมากขึ้น และมีโมเดลค่าบริการมากขึ้น ระบบแบบครบวงจรก็สามารถปรับขนาดได้โดยไม่ทำให้กระบวนการซับซ้อนมากขึ้น คุณสามารถเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือขยายธุรกิจไปยังภูมิภาคใหม่ๆ ได้โดยไม่ต้องสร้างกระบวนการเรียกเก็บเงินใหม่ตั้งแต่ต้นเพราะระบบเติบโตขึ้นพร้อมกับคุณ