Die meisten Finanzteams beabsichtigen nicht, ein komplexes Abrechnungs- und Zahlungssystem aufzubauen; dies geschieht einfach. Ein Abonnement-Tool wird an eine Rechnungsplattform angehängt. Zahlungen werden über zwei verschiedene Gateways geleitet. Die Berichterstattung erfolgt in Tabellenkalkulationen, da kein einzelnes System den vollständigen Überblick bietet. Diese Art der Einrichtung kann für eine Weile funktionieren, aber nicht für immer.

Die einheitliche Abrechnung und Zahlung stellt eine strukturelle Veränderung in der Verwaltung Ihrer Umsatzdaten dar. Dies vereinfacht den Prozess für Ihr Team, erhöht die Genauigkeit und spart Zeit. Im Folgenden erklären wir, was eine Vereinheitlichung bedeutet und welche Probleme sie für Unternehmen löst.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bedeutet es, Abrechnungen und Zahlungen zu vereinheitlichen?
  
• Welche Probleme verursacht eine fragmentierte Abrechnungs- und Zahlungsinfrastruktur?
  
• Wie können einheitliche Systeme die Arbeitsabläufe im Finanzteam verbessern?
  

Was bedeutet es, Abrechnungen und Zahlungen zu vereinheitlichen?

Die Vereinheitlichung von Abrechnungen und Zahlungen bedeutet, diese als einen kontinuierlichen, vernetzten Arbeitsablauf zu behandeln.

In der Praxis bedeutet dies, dass Ihre Abrechnungslogik (einschließlich Abonnements, Rechnungen, nutzungsbasierten Gebühren und Zahlungsbedingungen) und Ihre Zahlungsinfrastruktur (einschließlich Kartenverarbeitung, Lastschriften und Digital Wallets) integriert sind:

• Abrechnung und Zahlungen beziehen sich auf dieselbe Datenquelle.

• Updates des Zahlungsstatus in Echtzeit, direkt im Abrechnungssystem.

• Fehlgeschlagene Zahlungen können automatisch Wiederholungsversuche, Dunning-Abläufe oder Kundenbenachrichtigungen auslösen.

• Die Teams in den Bereichen Finanzen, Produktentwicklung und Support greifen alle auf dieselbe zuverlässige Informationsquelle zu.

Dadurch entsteht ein System, das genauer, effizienter und widerstandsfähiger ist. Wenn ein Kunde/eine Kundin einen Kauf tätigt, berechnet das System den Preis, wendet alle Steuern oder Rabatte an und verarbeitet die Zahlungsmethode. Die Zahlung wird dann automatisch abgeglichen und erfasst, sowohl als erfolgreiche Zahlung als auch als Erfüllung einer Abrechnungspflicht. Der Kunde/die Kundin erhält einen Beleg und das Unternehmen sieht aktualisierte Umsatzberichte.

Bei fragmentierten Abrechnungs- und Zahlungsprozessen können selbst einfache Vorgänge, wie die Bestätigung einer Zahlung durch einen Kunden/eine Kundin, eine Gegenprüfung in verschiedenen Systemen erfordern. Einheitliche Systeme schließen diese Lücken, da sie den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion abwickeln – vom Zeitpunkt der Erstellung einer Zahlung bis zu dem Moment, an dem das Geld auf Ihrem Konto eingeht.

Das macht auch für die Kundinnen und Kunden einen Unterschied. In einem einheitlichen System fühlen sich Rechnungs-E-Mails, Zahlungslinks und Transaktionsbestätigungen einheitlich an. Kundinnen und Kunden können mit einem Klick bezahlen, ihre Rechnungsinformationen aktualisieren, ohne den Support zu kontaktieren. So können Sie sicher sein, dass ihre Zahlungen eingegangen sind.

Welche Probleme verursacht eine fragmentierte Abrechnungs- und Zahlungsinfrastruktur?

Fragmentierte Abrechnungs- und Zahlungssysteme verursachen unnötigen Arbeitsaufwand, unklare Umsatzsignale und erschweren es Teams, schnell und sicher zu reagieren. Wenn Abrechnung und Zahlungen in getrennten Systemen abgewickelt werden, entstehen versteckte Kosten, Lücken in Ihren Daten und unnötige Belastungen für Ihr Team und Ihre Kundschaft. In der Praxis zeigen sich diese Probleme wie folgt.

Mehr Spielraum für Fehler

Die Fragmentierung zwingt Ihr Team dazu, die Lücken zwischen Tools zu schließen, die nicht für die Zusammenarbeit entwickelt wurden. Kundendaten werden an verschiedenen Stellen eingegeben, z. B. bei Abonnementsystemen, Rechnungsplattformen und Zahlungsabwicklern. Dies führt zu Inkonsistenzen. Das Abrechnungssystem erkennt nicht, wann Zahlungen eingehen. Daher müssen die Datensätze manuell abgeglichen werden. Finanzteams müssen Transaktionen über mehrere Systeme und Tabellen hinweg abgleichen, um zu verstehen, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche noch ausstehen.

Selbst Routineaufgaben, wie z. B. das Anwenden einer Gutschrift auf ein Konto oder das Anpassen eines Abonnements, können kompliziert werden, wenn sie manuell über mehrere Systeme hinweg repliziert werden müssen. Und je fragmentierter die Struktur ist, desto anfälliger wird der Prozess. Ein kleiner Fehler (z. B. wenn Sie vergessen, den Rechnungsstatus eines Kunden/einer Kundin in einem System zu aktualisieren) kann zu verspäteten Mitteilungen, doppelten Zahlungen oder falschen Berichten führen.

Höhere Kosten

Der Betrieb fragmentierter Systeme ist kostspieliger. Sie zahlen für jedes System einzeln: Abrechnungstools, Zahlungsgateways und oft auch Middleware, um alles zusammenzuhalten. Interne Teams widmen einen Teil ihrer Arbeitszeit der Aufrechterhaltung dieser Verbindungen: Sie beheben fehlerhafte Integrationen, lösen Versionskonflikte und aktualisieren Konfigurationen, wenn ein System sein Verhalten ändert.

Sie zahlen auch in Form von komplexen Prozessen: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen dauert länger, unternehmensinternes Wissen ist schwieriger zu dokumentieren, und selbst kleine Änderungen (z. B. die Einführung einer neuen Zahlungsmethode, die Aktualisierung Ihrer Abrechnungslogik) erfordern eine sorgfältige Koordination zwischen Systemen, die nicht miteinander kommunizieren können. Das Ergebnis ist ein fortlaufender Wartungsaufwand, der sich nur schwer skalieren lässt und von wichtigeren Aufgaben ablenkt.

Integrationslücken

Selbst bei Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) und Middleware schaffen getrennte Systeme strukturelle Lücken. Dies kann zu folgenden Problemen führen:

• Kundinnen und Kunden aktualisieren ihren Tarif. Diese Aktualisierung wird jedoch nicht im Abrechnungssystem berücksichtigt, sodass ein falscher Betrag in Rechnung gestellt wird.

• Eine Karte wird abgelehnt, aber der Zahlungsabwickler kann die Abrechnungsplattform nicht benachrichtigen, also wird der Kunde/die Kundin nicht benachrichtigt.

• Ein Abonnement wird in Ihrem Abrechnungssystem gekündigt, das Zahlungs-Gateway belastet den Kunden/die Kundin jedoch trotzdem.

Dies sind routinemäßige Reibungspunkte, wenn Systeme nicht eng integriert sind. Diese Probleme treten häufig auf Kosten des Umsatzes, der Kundenbindung oder beidem zutage.

Inkonsistente Kundenerlebnisse

Kundinnen und Kunden sehen nicht Ihre internen Systeme, aber sie erleben die Schnittstellen zwischen ihnen. Rechnungen können von einer E-Mail-Domain stammen und Zahlungslinks von einer anderen. Eine Zahlung kann ausgeführt worden sein, jedoch erhält der Kunde/die Kundin möglicherweise eine Mahnung, da das Abrechnungssystem die Aktualisierung nicht erhalten hat. Support-Teams haben möglicherweise nicht den vollständigen Überblick über beide Seiten des Prozesses, sodass die Lösung eines Abrechnungsproblems einen Wechsel zwischen verschiedenen Systemen oder die Eskalation an die Finanzabteilung erfordern kann.

Selbst wenn Ihr Kernprodukt hervorragend ist, kann eine fragmentierte Abrechnungs- und Zahlungsinfrastruktur dazu führen, dass sich die Kundinnen und Kunden schwerfällig, verzögert oder unkoordiniert anfühlen.

Unvollständige Transparenz

Wenn Rechnungsstellung und Zahlungen isoliert voneinander erfolgen, kann es mühsam sein, sich einen vollständigen Überblick über Ihre Umsatzzahlen zu verschaffen. Fragen zu Umsatz und Kundenzahlungen erfordern Datenabrufe aus mehreren Systemen. Finanzteams verbringen viel Zeit damit, Unstimmigkeiten zwischen Rechnungs- und Zahlungsbelegen abzugleichen, um die Bücher abzuschließen. Operative Metriken (z. B. Abwanderung, durchschnittliche Zahlungsverzögerung, Mahnerfolgsquoten) sind schwieriger zu extrahieren, da sich die erforderlichen Datenpunkte in verschiedenen Systemen und nach unterschiedlichen Schemata befinden.

Selbst wenn es Teams gelingt, darauf aufbauend Dashboards zu erstellen, erfolgt die Erkenntnisgewinnung häufig mit Verzögerung oder nur annäherungsweise.

Langsamerer und ungenauerer Zahlungseingang

Fragmentierung verlangsamt auch Ihre Fähigkeit, Umsatz zu generieren. Wenn Ihr Abrechnungssystem keine automatischen Zahlungswiederholungen auslösen kann, bleiben fehlgeschlagene Zahlungen unberücksichtigt. Wenn Erinnerungen und Belege nicht an das Zahlungsergebnis gebunden sind, wissen Kundinnen und Kunden möglicherweise nicht einmal, dass eine Zahlung fehlgeschlagen ist. Wenn das Fakturierungssystem gespeicherte Zahlungsmethoden nicht automatisch abbucht, müssen Sie die Zahlungen manuell nachverfolgen.

All dies führt zu Verzögerungen, die schwer zu verfolgen und zu beheben sind, wenn sich Abrechnungs- und Zahlungsstatus an unterschiedlichen Orten befinden. Im Laufe der Zeit können selbst kleine Verzögerungen zu einem unvorhersehbaren Cashflow führen.

Höheres Compliance-Risiko

Jedes Tool, das Sie Ihrem Abrechnungs- und Zahlungsprozess hinzufügen, stellt einen weiteren Ort dar, an dem sensible Daten möglicherweise unsachgemäß behandelt werden. Kartendaten können mehrere Systeme durchlaufen und Rechnungen und Zahlungsdaten können exportiert und zum Abgleich erneut hochgeladen werden, was das Risiko von Datenlecks erhöht. Wenn nur bestimmte Plattformen hohe Sicherheitsstandards für den Schutz der Zahlungsdaten von Kundinnen und Kunden haben, hängt die Gesamtsicherheit vom größten Schwachpunkt ab. Die Fragmentierung erschwert auch Ihre Fähigkeit, Compliance nachzuweisen, Kontrollen durchzusetzen oder bei einer Prüfung selbstbewusst zu reagieren.

Wie können einheitliche Systeme die Arbeitsabläufe im Finanzteam verbessern?

Wenn Abrechnung und Zahlungen über ein einziges System abgewickelt werden, müssen Finanzteams Daten nicht mehr nachverfolgen, sondern können darauf reagieren. So eliminieren Sie Aufwand, minimieren Fehler und erhalten einen Echtzeitüberblick über den Cashflow – und das alles, ohne Tabellenkalkulationen aneinanderreihen oder plattformübergreifend abgleichen zu müssen.

So sieht das in der Praxis aus.

Abgleich in Echtzeit ohne manuellen Aufwand

In einem einheitlichen System befinden sich Rechnungen, Abonnements und Zahlungen alle am selben Ort. Wenn eine Zahlung eingeht, wird sie automatisch mit der richtigen Rechnung synchronisiert. Wenn ein Abonnement verlängert wird, belastet das System den Kundinnen und Kunden, protokolliert die Transaktion und kennzeichnet sie als bezahlt – kein manueller Abgleich erforderlich.

Für Finanzteams bedeutet das:

• Kein Nachverfolgen mehr, welche Zahlungen welchen Rechnungen entsprechen

• Weniger Verzögerungen beim Abgleich am Monatsende

• Eine einzige Quelle der Wahrheit, die in Echtzeit aktualisiert wird

Automatisierung statt repetitiver Aufgaben

Einheitliche Systeme automatisieren die Aufgaben, die Finanzteams sonst manuell erledigen müssten. Rechnungen werden automatisch nach voreingestellten Regeln erstellt und versendet. Abonnements verlängern sich und berechnen den richtigen Betrag nach Zeitplan. Fehlgeschlagene Zahlungen lösen Wiederholungsversuche oder Dunning-Workflows ohne Eingreifen aus.

Anstatt Berichte zu lesen, um überfällige Konten zu finden oder manuell Zahlungen einzutreiben, kann Ihr Team automatisierte Tools wie Stripe Payments und Stripe Billing nutzen, um diese Arbeit hinter den Kulissen zu erledigen. Figma beispielsweise nutzt Stripe für die Zahlungsabwicklung für sein 10-Milliarden-Dollar-Geschäft mit einem Finanzteam von weniger als 5 Mitarbeitenden.

Schnellere Abschlüsse, übersichtlichere Bücher

Da Zahlungs- und Rechnungsdaten von Anfang an synchronisiert werden, muss Ihr Finanzteam nicht auf Daten aus unterschiedlichen Quellen warten oder Zeit damit verschwenden, Unstimmigkeiten zu beseitigen, nur um das Geschäftsjahr abzuschließen. Sie wissen bereits, was in Rechnung gestellt wurde, was bezahlt wurde und was noch aussteht. Einige Plattformen automatisieren sogar die Umsatzrealisierung gemäß den Buchhaltungsstandards, damit Ihre Bücher für Prüfungen bereit sind.

Echtzeiteinblicke in Bargeld und Inkasso

Einheitliche Systeme bieten Ihnen sofortigen Überblick darüber, wie viel Geld eingeht, woher es stammt und welche Zahlungen überfällig sind:

• Die Kennzahlen zu den ausstehenden Verkäufen (Days Sales Outstanding, DSO) sind korrekt und auf dem neuesten Stand.

• Bei Zahlungsverzug können Inkassoprozesse sofort gestartet werden.

• Sie können leicht Muster erkennen, beispielsweise welche Kundinnen und Kunden häufig zu spät zahlen und welche Produktlinien die höchste Abwanderungsrate aufweisen.

Anhand dieser Informationen können Finanzteams von der Nachverfolgung von Zahlungen zur proaktiven Verwaltung von Bargeld übergehen.

Weniger Fehler und Übergaben

Manuelle Prozesse sind langsamer und oft ungenauer als automatisierte. Wenn Daten manuell von der Rechnungsstellung in den Zahlungsverkehr oder vom Zahlungsverkehr in das Hauptbuch übertragen werden müssen, können Fehler bei der Dateneingabe auftreten.

Mit einem einheitlichen System:

• Abrechnungsregeln wenden automatisch die richtigen Steuern, Rabatte und Verrechnungslogik an

• Zahlungsbestätigungen aktualisieren Kundendatensätze sofort

• Rückerstattungen, Anpassungen und Gutschriften reibungsloser Ablauf

Weniger Übergaben bedeuten weniger Fehler und Support-Tickets.

Einfacherer funktionsübergreifender Support

Da sich alles an einem Ort befindet, können andere Teams bei Bedarf leichter einspringen. Kundensupport-Teams können Zahlungsverläufe und Rechnungsstatus einsehen, ohne die Finanzabteilung zu kontaktieren. Vertriebsteams können sich über den Rechnungsstatus einer Kundin/eines Kunden informieren, bevor sie Änderungen vorschlagen. Vertriebsabläufe können Preisexperimente durchführen, ohne dass mehrere Systeme neu konfiguriert werden müssen.

Dieses hohe Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit macht Finanzdaten für den Rest des Unternehmens zugänglicher.

Integrierte Skalierbarkeit

Wenn Ihr Unternehmen wächst – mit mehr Kundinnen und Kunden, mehr Zahlungsmethoden und mehr Preismodellen – kann ein einheitliches System skaliert werden, ohne den Prozess komplizierter zu machen. Sie können neue Produkte einführen oder in neue Regionen expandieren, ohne den Abrechnungsprozess neu aufbauen zu müssen, da das System mit Ihnen mitwächst.