La plupart des équipes financières ne pensent pas à mettre en place une configuration enchevêtrée de facturation et de paiement. Cela se produit tout simplement. Un outil d’abonnement est rattaché à une plateforme de facturation. Les paiements sont acheminés par l’intermédiaire de deux passerelles différentes. Les rapports sont générés sous forme de feuilles de calcul, car aucun système ne fournit à lui seul une image complète. Ce type de configuration peut fonctionner pendant un certain temps, mais pas pour toujours.

L’unification de la facturation et des paiements constitue un changement structurel dans la façon dont vous gérez vos revenus. Cela crée un processus plus simple, plus précis et moins chronophage pour votre équipe. Nous allons expliquer ci-dessous ce que signifie l’unification et les problèmes qu’elle résout pour les entreprises.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que l’unification de la facturation et des paiements?
  
• Quels sont les problèmes causés par la fragmentation de l’infrastructure de facturation et de paiement?
  
• Comment les systèmes unifiés peuvent-ils améliorer les processus des équipes financières?
  

Qu’est-ce que l’unification de la facturation et des paiements?

Pour unifier la facturation et les paiements, il faut les traiter comme un seul processus continu et connecté.

En pratique, cela signifie que votre logique de facturation (qui comprend les abonnements, les factures, les frais basés sur l’utilisation et les conditions de paiement) et votre infrastructure de paiement (qui comprend le traitement des cartes, les prélèvements automatiques et les portefeuilles numériques) sont intégrées :

• La facturation et les paiements proviennent de la même source de données.

• L’état des paiements est mis à jour en temps réel, directement dans le système de facturation.

• Les échecs de paiement peuvent déclencher automatiquement de nouvelles tentatives, des flux de relance ou des notifications destinées aux clients.

• Les équipes des services financiers, de produits et d’assistance utilisent la même source de vérité.

Cette configuration unifiée permet de créer un système plus précis, plus efficace et plus résilient. Lorsqu’un client effectue un achat, le système calcule le prix, applique les taxes ou les réductions éventuelles et traite son moyen de paiement. Le paiement est ensuite automatiquement rapproché et comptabilisé, à la fois comme un paiement réussi et comme l’exécution d’une obligation de facturation. Le client reçoit un reçu, et l’entreprise voit des rapports sur les revenus mis à jour.

Lorsque la facturation et les paiements sont fragmentés, même les tâches les plus simples, comme confirmer le paiement d’un client, peuvent nécessiter des vérifications croisées entre différents systèmes. Les systèmes unifiés comblent ces lacunes, car ils gèrent l’ensemble du cycle de vie d’une transaction, à partir du moment où un paiement est créé jusqu’au moment où les fonds arrivent sur votre compte.

Cela fait également la différence pour les clients. Dans un système unifié, les courriels de facturation, les liens de paiement et les confirmations de transaction semblent cohérents. Les clients peuvent payer en un clic, mettre à jour leurs informations de facturation sans contacter le service d’assistance et avoir la certitude que les fonds ont été transférés.

Quels sont les problèmes causés par la fragmentation de l’infrastructure de facturation et de paiement?

La fragmentation des systèmes de facturation et de paiement entraîne une charge de travail inutile, masque les signaux relatifs aux revenus et rend plus difficile pour les équipes de réagir rapidement ou en toute confiance. Lorsque la facturation et les paiements sont traités dans des systèmes distincts, vous introduisez des coûts masqués, créez des écarts dans vos données et exercez une pression inutile sur votre équipe et vos clients. Voici comment ces problèmes se manifestent dans la pratique.

Plus de marge d’erreur

La fragmentation oblige votre équipe à combler les écarts entre des outils qui n’ont pas été conçus pour fonctionner ensemble. Les données clients sont saisies à de multiples endroits, tels que les systèmes d’abonnement, les plateformes de facturation et les prestataires de services de paiement. Cela crée des incohérences. Le système de facturation ne signale pas à quel moment les paiements arrivent. Une personne doit donc effectuer un rapprochement manuel. Les équipes financières doivent croiser les transactions entre plusieurs systèmes et feuilles de calcul pour savoir qui a payé et qui n’a pas payé.

Même les tâches courantes, telles que l’application d’un crédit à un compte et le réajustement d’un abonnement, peuvent devenir compliquées si elles doivent être reproduites manuellement sur plusieurs systèmes. Et plus la suite d’outils est fragmentée, plus le processus devient fragile. Une petite erreur (comme oublier de mettre à jour l’état de facturation d’un client dans un système) peut entraîner des avis pour retard, une double facturation ou des rapports incorrects.

Coûts plus élevés

Les systèmes fragmentés coûtent plus cher à exécuter. Vous payez pour chaque système séparément : outils de facturation, passerelles de paiement et, souvent, intergiciel pour maintenir le tout ensemble. Les équipes internes passent du temps à maintenir ces connexions : elles corrigent les intégrations défaillantes, gèrent les conflits de versions et mettent à jour les configurations lorsqu’un système modifie son comportement.

Vous payez également selon la complexité du processus : la formation des nouvelles recrues prend plus de temps, les connaissances institutionnelles sont plus difficiles à documenter et même de petits changements (comme le déploiement d’un nouveau mode de paiement, la mise à jour de votre logique de facturation) nécessitent une coordination minutieuse entre des systèmes qui ne parlent pas le même langage. Il en résulte une charge de maintenance continue qui évolue défavorablement et détourne l’attention des tâches prioritaires.

Lacunes en matière d’intégration

Même avec des interfaces de programmation d’applications (API) et des intergiciels, les systèmes déconnectés créent des lacunes structurelles. Cela peut entraîner les types de problèmes suivants :

• Un client met à jour son offre, mais cette mise à jour ne s’étend pas au système de facturation, de sorte qu’un montant erroné lui est facturé.

• Une carte est refusée, mais le prestataire de services de paiement ne peut pas en informer la plateforme de facturation, donc le client n’en est pas informé.

• Un abonnement est annulé dans votre système de facturation, mais la passerelle de paiement débite tout de même le compte du client.

Il s’agit de points de friction courants lorsque les systèmes ne sont pas étroitement intégrés. Et ils apparaissent généralement au détriment des revenus, de la fidélisation des clients, ou des deux.

Expériences client incohérentes

Les clients ne voient pas vos systèmes internes, mais ils en subissent les failles. Les factures peuvent provenir d’un domaine de messagerie et les liens de paiement d’un autre. Un client pourrait recevoir un rappel pour paiement en retard même si son paiement a abouti, parce que le système de facturation n’a jamais reçu la mise à jour. Les équipes du service d’assistance pourraient ne pas bénéficier d’une visibilité totale sur les opérations réalisées de part et d’autre du processus, de sorte que la résolution d’un problème de facturation peut nécessiter de passer d’un système à l’autre ou de faire remonter la question au service financier.

Même si votre produit de base est excellent, une infrastructure de facturation et de paiement fragmentée peut créer une expérience compliquée, obsolète ou non coordonnée.

Visibilité incomplète

Lorsque la facturation et les paiements sont cloisonnés, il peut s’avérer fastidieux d’obtenir une vue d’ensemble de vos revenus. Les questions relatives aux revenus et aux paiements des clients nécessitent l’extraction de données à partir de plusieurs systèmes. Les équipes financières passent des heures à rapprocher les écarts entre la facturation et les enregistrements de paiement juste pour clôturer les comptes. Les indicateurs opérationnels (p. ex., le taux d’attrition, le délai moyen de paiement, les taux de réussite des relances) sont plus difficiles à extraire, car les points de données nécessaires se trouvent dans différents systèmes, selon des schémas différents.

Même lorsque les équipes parviennent malgré tout à créer des tableaux de bord, les informations sont souvent obsolètes ou approximatives.

Encaissement d’argent plus lent et imprévisible

La fragmentation ralentit également votre capacité à percevoir les revenus. Si votre système de facturation ne peut pas déclencher des relances automatiques de paiements, les échecs de paiement ne seront pas traités. Si les rappels et les reçus ne sont pas liés aux résultats des paiements, les clients risquent même ne pas savoir qu’un paiement a échoué. Si le système de facturation ne débite pas automatiquement les modes de paiement enregistrés, votre équipe finira par chercher les paiements manuellement.

Tout cela entraîne des retards, qui deviennent plus difficiles à suivre et à résoudre lorsque les statuts de facturation et de paiement se trouvent à des endroits distincts. Au fil du temps, même de petits retards peuvent se traduire par des flux de trésorerie imprévisibles.

Plus de risques de non-conformité

Chaque outil que vous ajoutez à votre suite d’outils de facturation et de paiement devient un nouvel endroit où les données sensibles sont susceptibles d’être mal gérées. Les informations de carte peuvent transiter par plusieurs systèmes, et les factures et les données de paiement peuvent être exportées et téléversées à nouveau à des fins de rapprochement, ce qui augmente les risques de fuites de données. Si seules certaines plateformes ont des normes de sécurité élevées en matière de protection des informations de paiement des clients, la sécurité globale dépendra en grande partie du maillon le plus faible. La fragmentation complique également votre capacité à prouver la conformité, à appliquer des contrôles ou à réagir en toute confiance lors d’un audit.

Comment les systèmes unifiés peuvent-ils améliorer les processus des équipes financières?

Lorsque la facturation et les paiements passent par un système unique, les équipes financières peuvent cesser de rechercher des données et commencer à agir en conséquence. Vous pouvez éliminer les tâches fastidieuses, réduire au minimum les erreurs et obtenir une vue des flux de trésorerie en temps réel, le tout sans avoir à assembler des feuilles de calcul ou à effectuer des rapprochements sur plusieurs plateformes.

Voici à quoi cela ressemble en pratique.

Rapprochement en temps réel, sans travail manuel

Dans un système unifié, les factures, les abonnements et les paiements sont regroupés au même endroit. Lorsqu’un paiement arrive, il est automatiquement associé à la bonne facture. Lors du renouvellement d’un abonnement, le système débite le compte du client, enregistre la transaction et la marque comme étant payée, sans qu’aucun rapprochement manuel ne soit nécessaire.

Pour les équipes financières, cela signifie :

• Plus besoin de faire correspondre les paiements aux bonnes factures

• Moins de retards liés au rapprochement à la fin du mois

• Une source de vérité claire, mise à jour en temps réel

L’automatisation au lieu de tâches répétitives

Les systèmes unifiés automatisent les tâches que les équipes financières auraient autrement besoin d’effectuer manuellement. Les factures sont générées et envoyées automatiquement en fonction de règles prédéfinies. Les abonnements sont renouvelés et le bon montant est facturé aux clients dans les délais prévus. Les échecs de paiement déclenchent de nouvelles tentatives ou des processus de relance sans intervention.

Au lieu d’examiner les rapports pour identifier les comptes en souffrance ou de rechercher manuellement des paiements, votre équipe peut utiliser des outils automatisés tels que Stripe Payments et Stripe Billing pour effectuer ce travail en arrière-plan. Figma, par exemple, utilise Stripe pour traiter les paiements pour son activité à 10 milliards de dollars avec une équipe financière de moins de 5 personnes.

Des transactions rapides, des livres précis

Dans la mesure où les données de paiement et de facturation sont synchronisées dès le départ, votre équipe financière n’a pas besoin d’attendre que les données de plusieurs autres sources arrivent, ni de perdre du temps à résoudre les incohérences, simplement pour clôturer les comptes. Vous savez déjà ce qui a été facturé, ce qui a été payé et ce qui reste à payer. Certaines plateformes automatisent même la comptabilisation des revenus conformément aux normes comptables, de sorte que vos livres comptables sont prêts pour les audits.

Aperçu en temps réel de la trésorerie et des recouvrements

Les systèmes unifiés vous donnent une visibilité instantanée sur les entrées d’argent, leur provenance et les retards :

• Les indicateurs du délai moyen de recouvrement des créances clients sont précis et à jour.

• Les processus de recouvrement peuvent démarrer immédiatement en cas de retard.

• Vous pouvez facilement repérer des schémas telles que les clients qui ont tendance à payer en retard et les gammes de produits qui connaissent le plus d’attrition.

Ces informations permettent aux équipes financières de passer du suivi des paiements à la gestion proactive de la trésorerie.

Moins d’erreurs et de transferts

Les processus manuels sont plus lents et souvent moins précis que les processus automatisés. Lorsque quelqu’un doit copier manuellement des données de facturation vers les paiements ou des paiements vers le grand livre, des erreurs de saisie de données peuvent se produire.

Avec un système unifié :

• Les règles de facturation appliquent automatiquement les taxes, les réductions et la logique de calcul au prorata appropriées.

• Les confirmations de paiement mettent instantanément à jour les dossiers des clients.

• Les remboursements, les réajustements et les crédits s’effectuent sans problème.

Moins de transferts, c’est moins d’erreurs et de billets d’assistance.

Assistance transverse simplifiée

Comme tout est au même endroit, il est plus facile pour les autres équipes d’intervenir en cas de besoin. Les équipes du service d’assistance à la clientèle peuvent voir l’historique des paiements et l’état des factures sans passer par le service financier. Les équipes commerciales peuvent vérifier l’état de facturation d’un client avant de proposer des modifications. L’équipe des opérations financières peut effectuer des tests A/B en matière de tarification sans avoir à moderniser plusieurs systèmes.

Ce haut niveau de sécurité et de fiabilité rend les données financières plus accessibles au reste de l’entreprise.

Évolutivité intégrée

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, avec plus de clients, plus de modes de paiement et plus de modèles de tarification, un système unifié peut évoluer sans compliquer le processus. Vous pouvez lancer de nouveaux produits ou vous développer dans de nouvelles régions sans avoir à reconstruire le processus de facturation à partir de zéro, car le système évolue avec vous.