De flesta ekonomiteam har inte för avsikt att bygga en trasslig fakturerings- och betalningslösning – det bara händer. Ett abonnemangsverktyg kopplas till en faktureringsplattform. Betalningar dirigeras genom två olika gateways. Rapporteringen finns i kalkylblad eftersom inget system har en helhetsbild. Den här typen av arbetsflöde kan fungera ett tag, men inte för alltid.

Enhetlig fakturering och enhetliga betalningar innebär en strukturell förändring i hur du hanterar intäkter. Det skapar en enklare process för ditt team, som är mer exakt och mindre tidskrävande. Nedan förklarar vi vad sammanslagning innebär och vilka problem det löser för företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad innebär det att fakturering och betalningar är enhetliga?
  
• Vilka problem orsakar fragmenterad fakturerings- och betalningsinfrastruktur?
  
• Hur kan enhetliga system förbättra arbetsflöden för ekonomiteam?
  

Vad innebär det att fakturering och betalningar är enhetliga?

Att förena fakturering och betalningar innebär att behandla dem som ett kontinuerligt, sammanhängande arbetsflöde.

I praktiken innebär det att din faktureringslogik (som inkluderar abonnemang, fakturor, användningsbaserade avgifter och betalningsvillkor) och din betalningsinfrastruktur (som inkluderar korthantering, autogiro och digitala plånböcker) är integrerade:

• Fakturering och betalningar hämtas från samma datakälla.

• Uppdateringar av betalningsstatus i realtid, direkt i faktureringssystemet.

• Misslyckade betalningar kan automatiskt utlösa nya försök, dunning-flöden eller kundaviseringar.

• Ekonomi-, produkt- och supportteam har samma sanningskälla.

Den här enhetliga konfigurationen skapar ett system som är mer exakt, effektivare och mer motståndskraftigt. När en kund gör ett köp beräknar systemet priset, tillämpar eventuella skatter eller rabatter och behandlar betalningsmetoden. Betalningen stäms sedan av och registreras automatiskt, både som en genomförd betalning och som ett fullgörande av en faktureringsskyldighet. Kunden får ett kvitto och företaget ser uppdaterade intäktsrapporter.

När fakturering och betalningar är fragmenterade kan till och med enkla saker, som att bekräfta att en kund har betalat, kräva dubbelkontroller av olika system. Enhetliga system eliminerar dessa luckor eftersom de hanterar hela livscykeln för en transaktion – från det att en debitering skapas till det ögonblick då pengarna kommer in på ditt konto.

Detta gör skillnad även för kunderna. I ett enhetligt system känns e-postmeddelanden för fakturering, betalningslänkar och transaktionsbekräftelser konsekventa. Kunderna kan betala med ett klick, uppdatera sina faktureringsuppgifter utan att kontakta supporten och lita på att deras betalningar har tagits emot.

Vilka problem orsakar fragmenterad fakturerings- och betalningsinfrastruktur?

Fragmenterade fakturerings- och betalningssystem skapar onödigt arbete, otydliga intäktssignaler och gör det svårare för team att reagera snabbt eller säkert. När fakturering och betalningar hanteras i separata system introducerar du dolda kostnader, skapar luckor i dina data och belastar ditt team och dina kunder i onödan. Så här visar sig dessa problem i praktiken.

Mer utrymme för fel

Fragmentering tvingar ditt team att täcka luckorna mellan verktyg som inte har skapats för att fungera tillsammans. Kunddata matas in på flera ställen, till exempel i abonnemangssystem, på faktureringsplattformar och hos betalleverantörer. Detta skapar inkonsekvenser. Faktureringssystemet vet inte när betalningar kommer in, så någon måste stämma av bokföringen manuellt. Ekonomiteam måste korsreferera transaktioner i flera system och kalkylblad för att förstå vem som har betalat och vem som inte har betalat.

Även rutinuppgifter, som att tillämpa en kredit på ett konto och justera ett abonnemang, kan bli komplicerade om de måste replikeras över flera system för hand. Och ju mer fragmenterad stacken är, desto skörare blir processen. Ett litet misstag (t.ex. att glömma att uppdatera en kunds faktureringsstatus i ett system) kan leda till sena aviseringar, dubbla avgifter eller felaktig rapportering.

Högre kostnader

Fragmenterade system kostar mer att köra. Du betalar för varje system separat: faktureringsverktyg, betalningsgateways och, ofta, mellanprogram för att hålla ihop allt. Interna team lägger tid på att underhålla dessa anslutningar: korrigera trasiga integrationer, hantera versionskonflikter och uppdatera konfigurationer när ett system ändrar sitt beteende.

Du betalar också i form av komplexa processer: att utbilda nyanställda tar längre tid, institutionell kunskap är svårare att dokumentera och även små ändringar (t.ex. att införa en ny betalningsmetod, eller uppdatera faktureringslogiken kräver noggrann samordning mellan system som inte talar samma språk. Resultatet är ett ständigt underhållsarbete med dåliga förutsättningar för expansion som avleder uppmärksamheten från högre prioriterat arbete.

Luckor i integrationen

Även med API:er (Application Programming Interfaces) och mellanprogram skapar frånkopplade system strukturella luckor. Detta kan orsaka följande typer av problem:

• En kund uppdaterar sin plan, men den uppdateringen kommer inte fram till faktureringssystemet, så fel belopp faktureras.

• Ett kort nekas, men betalleverantören kan inte meddela faktureringsplattformen, så kunden meddelas inte.

• Ett abonnemang sägs upp i ditt faktureringssystem, men betalningsgatewayen debiterar fortfarande kunden.

Det här är rutinmässiga friktionspunkter när systemen inte är tätt integrerade. Och de tenderar att avslöja sig själva på bekostnad av intäkter, kundretention eller både och.

Ej enhetlig kundupplevelse

Kunderna ser inte dina interna system, men de upplever sömmarna mellan dem. Fakturor kan komma från en e-postdomän och betalningslänkar från en annan. En betalning kan gå igenom, men kunden kan få en påminnelse eftersom faktureringssystemet aldrig fick uppdateringen. Supportteam kanske inte har full insyn i båda sidor av processen, så för att lösa ett faktureringsproblem kan det krävas att man hoppar mellan olika system eller eskalerar till ekonomiavdelningen.

Även om din kärnprodukt är utmärkt kan fragmenterad fakturerings- och betalningsinfrastruktur ge kunderna en upplevelse som känns klumpig, försenad eller okoordinerad.

Ofullständig synlighet

När fakturering och betalningar är isolerade kan det vara svårt att få en fullständig bild av dina intäkter. Frågor om intäkter och kundbetalningar kräver att data hämtas från flera system. Ekonomiteam ägnar timmar åt att stämma av avvikelser mellan fakturerings- och betalningsposter bara för att göra bokslut. Operativa mätvärden (t.ex. kundbortfall, genomsnittlig betalningsfördröjning, andel genomförda dunning-betalningar) är svårare att extrahera eftersom de nödvändiga datapunkterna finns i olika system och enligt olika scheman.

Även när team lyckas bygga dashboards ovanpå detta är insikten ofta försenad eller ungefärlig.

Långsammare, dåligt fungerande inkassering

Fragmentering gör också att det går långsammare att samla in intäkter. Om ditt faktureringssystem inte kan utlösa automatiska nya betalningsförsök åtgärdas inte misslyckade betalningar. Om påminnelser och kvitton inte är kopplade till betalningsresultat kanske kunderna inte ens vet att en betalning har misslyckats. Om faktureringssystemet inte debiterar sparade betalningsmetoder automatiskt slutar det med att ditt team får hålla koll på betalningar manuellt.

Allt detta skapar förseningar som blir svårare att spåra och lösa när fakturerings- och betalningsstatus finns på olika platser. Med tiden kan även små förseningar förvärras till ett oförutsägbart kassaflöde.

Ökad efterlevnadsrisk

Varje verktyg du lägger till i din fakturerings- och betalningsstack blir ytterligare en plats där känsliga uppgifter kan hanteras felaktigt. Kortuppgifter kan passera genom flera system, och fakturor och betalningsdata kan exporteras och laddas upp igen för avstämning, vilket ökar risken för dataläckor. Om endast vissa plattformar har höga säkerhetsstandarder för att skydda kundernas betalningsuppgifter är den övergripande säkerheten den svagaste länken. Fragmentering komplicerar också din förmåga att bevisa efterlevnad, genomdriva kontroller eller agera säkert under en revision.

Hur kan enhetliga system förbättra arbetsflödet för ekonomiteam?

När fakturering och betalningar körs genom ett enda system slipper ekonomiteam leta efter data och börja agera utifrån dem. Du kan eliminera rutinarbete, minimera fel och få en realtidsvy över kassaflödet, allt utan att behöva lappa ihop kalkylblad eller stämma av på olika plattformar.

Så här ser det ut i praktiken.

Avstämning i realtid, utan manuellt arbete

I ett enhetligt system finns fakturor, abonnemang och betalningar på samma plats. När en betalning kommer in synkroniseras den automatiskt med rätt faktura. När ett abonnemang förnyas debiterar systemet kunden, loggar transaktionen och markerar den som betald – ingen manuell matchning krävs.

För ekonomiteam innebär detta:

• Du behöver inte längre hålla koll på vilka betalningar som motsvarar vilka fakturor

• Färre avstämningsfördröjningar i slutet av månaden

• En tydlig källa till sanning, uppdaterad i realtid

Automatisering istället för repetitiva uppgifter

Enhetliga system automatiserar de uppgifter som ekonomiteamen annars skulle behöva göra för hand. Fakturor genereras och skickas automatiskt baserat på förinställda regler. Abonnemang förnyas och debiterar rätt belopp enligt schemat. Misslyckade betalningar utlöser nya försök eller dunning-arbetsflöden utan att du behöver göra något.

Istället för att läsa rapporter för att hitta förfallna konton eller manuellt övervaka betalningar kan ditt team använda automatiserade verktyg som Stripe Payments och Stripe Billing för att göra det arbetet bakom kulisserna. Figma, till exempel, använder Stripe för att hantera betalningar för sin verksamhet som omsätter 10 miljarder dollar och har ett ekonomiteam på färre än fem personer.

Snabbare erbjudanden, tydligare bokföring

Eftersom betalnings- och faktureringsdata synkroniseras redan från början behöver ditt ekonomiteam inte vänta på data från flera källor eller slösa tid på att lösa felaktigheter bara för att göra bokslut. Du vet redan vad som har fakturerats, vad som har betalats och vad som fortfarande är utestående. Vissa plattformar automatiserar till och med intäktsredovisning i enlighet med redovisningsstandarder så att din bokföring är redo för revision.

Insikt i realtid om likvida medel och debiteringar

Enhetliga system ger dig omedelbar insyn i hur mycket pengar som kommer in, var de kommer ifrån och vad som är försenat:

• Nyckeltal för utestående dagar är korrekta och uppdaterade.

• Arbetsflöden för inkassering kan starta omedelbart när något är försenat.

• Du kan enkelt upptäcka mönster, t ex vilka kunder som tenderar att betala sent och vilka produktlinjer som faller bort mest.

Den här informationen gör det möjligt för ekonomiteam att gå från att spåra betalningar till att hantera kontanter proaktivt.

Färre fel och överlämningar

Manuella processer är långsammare och ofta mindre exakta än automatiserade. När någon måste manuellt kopiera data från fakturering till betalningar eller från betalningar till huvudboken kan datainmatningsfel uppstå.

Med ett enhetligt system:

• Faktureringsregler tillämpar automatiskt rätt skatter, rabatter och proportionell fördelningslogik

• Betalningsbekräftelser uppdaterar kundregister omedelbart

• Återbetalningar, justeringar och krediter fungerar utan problem

Färre överlämningar innebär färre misstag och supportärenden.

Enklare tvärfunktionellt stöd

Eftersom allt finns på ett ställe är det lättare för andra team att kliva in när det behövs. Kundsupportteam kan se betalningshistorik och fakturastatus utan att behöva eskalera till ekonomiavdelningen. Säljteam kan förstå en kunds faktureringsstatus innan de föreslår ändringar. Revenue Operations kan köra prissättningsexperiment utan att behöva koppla om flera system.

Denna höga nivå av säkerhet och tillförlitlighet gör finansiella data mer tillgängliga för resten av verksamheten.

Inbyggd skalbarhet

I takt med att ditt företag växer – med fler kunder, fler betalningsmetoder och fler prismodeller – kan ett enhetligt system skalas upp utan att göra processen mer komplicerad. Du kan lansera nya produkter eller expandera till nya regioner utan att bygga om faktureringsprocessen från grunden eftersom systemet växer med dig.