In genere, i team finanziari non mirano a creare un sistema di addebito e pagamento complicato, succede e basta. Uno strumento di abbonamento viene collegato a una piattaforma di fatturazione. I pagamenti vengono instradati attraverso due gateway diversi. I report finiscono in fogli di calcolo dato che nessun sistema detiene tutte le informazioni. Una simile impostazione può andare bene per un certo periodo, ma non può durare per sempre.

L'opzione unificata di addebiti e pagamenti rappresenta un cambiamento strutturale nella gestione dei ricavi. Crea un processo più semplice per il tuo team, più accurato e meno dispendioso in termini di tempo. Di seguito, approfondiremo il concetto di unificazione e spiegheremo quali problemi risolve per le attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cosa significa unificare addebiti e pagamenti?
  
• Quali problemi provoca la frammentazione dell'infrastruttura di addebito e pagamento?
  
• In che modo i sistemi unificati possono migliorare i flussi di lavoro dei team finanziari?
  

Che cosa significa unificare addebiti e pagamenti?

Unificare addebiti e pagamenti significa trattarli come un unico flusso di lavoro continuo e interconnesso.

In pratica, ciò significa che la logica di addebito (che comprende abbonamenti, fatture, commissioni basate sull'utilizzo e termini di pagamento) e l'infrastruttura di pagamento (che include elaborazione delle carte, addebiti diretti e wallet) sono integrate:

• Addebiti e pagamenti attingono dalla stessa fonte di dati.

• Aggiornamenti sullo stato dei pagamenti in tempo reale, direttamente all'interno del sistema di addebito.

• I pagamenti non riusciti possono attivare automaticamente nuovi tentativi, flussi di sollecito o notifiche ai clienti.

• I team finanziari, di prodotto e di assistenza si basano tutti sulla stessa fonte di dati.

Questa configurazione unificata crea un sistema più accurato, più efficiente e più resiliente. Quando un cliente completa un acquisto, il sistema calcola il prezzo, applica eventuali imposte o sconti ed elabora il metodo di pagamento. Il pagamento viene quindi riconciliato e registrato automaticamente, sia come pagamento andato a buon fine che come adempimento di un obbligo di fatturazione. Il cliente riceve una ricevuta e l'attività vede i report sui ricavi aggiornati.

Quando addebiti e pagamenti sono frammentati, anche operazioni semplici, come la conferma dell'avvenuto pagamento da parte di un cliente, possono richiedere controlli incrociati tra sistemi diversi. I sistemi unificati eliminano queste lacune perché gestiscono l'intero ciclo di vita di una transazione, dal momento in cui viene creato un addebito al momento in cui il denaro arriva sul tuo conto.

Questo fa la differenza anche per i clienti. In un sistema unificato, le email di addebito, i link di pagamento e le conferme delle transazioni sono coerenti. I clienti possono pagare con un clic, aggiornare i dati di fatturazione senza contattare l'assistenza e avere la certezza che i loro pagamenti siano stati ricevuti.

Quali problemi provoca la frammentazione dell'infrastruttura di addebito e pagamento?

La frammentazione dei sistemi di addebito e pagamento genera attività superflue, offusca i segnali di ricavo e rende più difficile per i team reagire con prontezza e sicurezza. Quando addebiti e pagamenti vengono gestiti in sistemi separati, introduci costi nascosti, crei lacune nei tuoi dati e metti inutilmente a dura prova il tuo team e i tuoi clienti. Ecco come questi problemi si manifestano nella pratica.

Più margine di errore

La frammentazione costringe il team a colmare le lacune tra strumenti che non sono stati creati per funzionare insieme. I dati dei clienti vengono inseriti in più posti, come sistemi di abbonamento, piattaforme di fatturazione ed elaboratori di pagamento. Questo crea incoerenze. Il sistema di addebito non sa quando arrivano i pagamenti, quindi qualcuno deve riconciliare manualmente i record. I team finanziari devono incrociare le transazioni tra più sistemi e fogli di calcolo solo per capire chi ha pagato e chi non lo ha fatto.

Anche le attività di routine, come l'applicazione di un credito a un account e la rettifica di un abbonamento, possono diventare complicate se devono essere replicate manualmente su più sistemi. E più lo stack è frammentato, più fragile diventa il processo. Anche un piccolo errore, come la dimenticanza di aggiornare lo stato di fatturazione di un cliente in un unico sistema, può causare ritardi nei pagamenti, doppi addebiti o rendicontazioni errate.

Costi più elevati

La gestione di sistemi frammentati costa di più. Ogni sistema viene pagato a parte: i software di fatturazione, i gateway di pagamento e, spesso, anche il middleware che li tiene insieme. I team interni dedicano tempo prezioso alla gestione di queste connessioni: applicano patch a integrazioni danneggiate, gestiscono conflitti di controllo di versione e aggiornano le configurazioni ogni volta che un sistema modifica il suo comportamento.

Si paga anche in termini di complessità delle procedure: la formazione dei nuovi assunti richiede più tempo, le conoscenze istituzionali sono più difficili da documentare e anche piccoli cambiamenti (ad esempio l'implementazione di un nuovo metodo di pagamento, l'aggiornamento della logica di addebito) richiedono un attento coordinamento tra sistemi che non parlano la stessa lingua. Ciò si traduce in un carico di manutenzione continuo che cresce in modo sproporzionato, distogliendo l'attenzione da attività a più alta priorità.

Lacune nell'integrazione

Anche con le interfacce di programmazione delle applicazioni (API) e il middleware, i sistemi disconnessi continuano a creare lacune strutturali. Ciò può causare i seguenti tipi di problemi:

• Un cliente aggiorna il piano, ma tale aggiornamento non si estende al sistema di fatturazione, quindi viene addebitato l'importo errato.

• Una carta viene rifiutata, ma l'elaboratore di pagamento non può avvisare la piattaforma di fatturazione, quindi il cliente non viene avvisato.

• Un abbonamento viene annullato nel sistema di addebito, ma il gateway di pagamento effettua comunque l'addebito al cliente.

Questi sono i tipici punti di attrito che emergono quando i sistemi non sono strettamente integrati. E di solito si manifestano a discapito dei ricavi, della fidelizzazione dei clienti o di entrambi.

Esperienze cliente incoerenti

I clienti non vedono i tuoi sistemi interni, ma ne avvertono le divisioni. Le fatture potrebbero provenire da un dominio email e i link di pagamento da un altro. Un pagamento potrebbe essere liquidato, ma il cliente potrebbe ricevere un promemoria in ritardo perché il sistema di addebito non ha mai ricevuto l'aggiornamento. I team di assistenza potrebbero non avere piena visibilità su entrambi gli aspetti del processo, pertanto la risoluzione di un problema di fatturazione può richiedere di passare da un sistema all'altro o di rivolgersi al reparto finanziario.

Anche se il tuo prodotto principale è eccellente, un'infrastruttura di addebito e pagamento frammentata può lasciare ai clienti un'esperienza macchinosa, ritardata o scoordinata.

Visibilità incompleta

Quando addebiti e pagamenti sono separati, avere un quadro completo dei ricavi può essere noioso. Per rispondere alle domande sui ricavi e sui pagamenti dei clienti, è necessario estrarre dati da più sistemi. I team finanziari dedicano ore a riconciliare le discrepanze tra i registri delle fatture e quelli dei pagamenti solo per chiudere i registri contabili. Le metriche operative (come l'abbandono, il ritardo medio dei pagamenti o i tassi di successo dei solleciti) sono più complesse da estrarre perché i dati necessari si trovano in sistemi e formati differenti.

Anche quando i team riescono a creare delle dashboard, le informazioni sono spesso datate o poco precise.

Riscossione del contante più lenta e con più perdite

La frammentazione rallenta anche la capacità di riscuotere ricavi. Se il tuo sistema di addebito non è in grado di attivare la ripetizione automatica dei tentativi di pagamento, i pagamenti non riusciti non vengono presi in considerazione. Se promemoria e ricevute non sono correlati agli esiti del pagamento, i clienti potrebbero anche non sapere che un pagamento non è andato a buon fine. Se il sistema di fatturazione non addebita automaticamente i metodi di pagamento salvati, il tuo team finisce per dover rintracciare manualmente i pagamenti.

Tutto ciò genera ritardi, il cui monitoraggio e la cui risoluzione diventano più complessi quando lo stato di addebito e quello di pagamento si trovano in sistemi o luoghi diversi. Nel corso del tempo, anche piccoli ritardi possono aggravarsi in un flusso di cassa imprevedibile.

Maggiore rischio per la conformità

Ogni strumento che aggiungi alle tue risorse per addebiti e pagamenti diventa un altro luogo in cui i dati sensibili potrebbero essere gestiti in modo improprio. I dati delle carte potrebbero passare attraverso più sistemi e le fatture e i dati di pagamento potrebbero essere esportati e ricaricati per la riconciliazione, aumentando la possibilità di fughe di dati. Se solo alcune piattaforme adottano elevati standard di sicurezza per i dati di pagamento dei clienti, la sicurezza generale è compromessa dall'anello più debole. La frammentazione complica anche la capacità di dimostrare la conformità, applicare i controlli o rispondere con sicurezza durante un audit.

In che modo i sistemi unificati possono migliorare i flussi di lavoro dei team finanziari?

Quando addebiti e pagamenti vengono eseguiti attraverso un unico sistema, i team finanziari possono smettere di inseguire i dati e iniziare ad agire di conseguenza. Puoi eliminare il lavoro manuale, ridurre al minimo gli errori e avere una visione in tempo reale del flusso di cassa, il tutto senza dover unire fogli di calcolo o effettuare riconciliazioni tra diverse piattaforme.

Ecco alcuni esempi concreti di come ciò si traduce nella pratica.

Riconciliazione in tempo reale, senza interventi manuali

In un sistema unificato, fatture, abbonamenti e pagamenti operano tutti nello stesso posto. Quando viene effettuato un pagamento, viene sincronizzato automaticamente con la fattura corretta. Quando un abbonamento si rinnova, il sistema addebita l'importo al cliente, registra la transazione e la contrassegna come pagata, senza che sia necessario alcun intervento manuale.

Per i team finanziari, questo significa:

• Non è più necessario abbinare i pagamenti alle rispettive fatture

• Avere ritardi minori nella riconciliazione a fine mese

• Avere un'unica fonte di dati chiara, aggiornata in tempo reale

Automazione al posto di attività ripetitive

I sistemi unificati automatizzano le attività che altrimenti i team finanziari dovrebbero svolgere manualmente. Le fatture vengono generate e inviate automaticamente in base a regole preimpostate. Gli abbonamenti si rinnovano e addebitano l'importo corretto nei tempi previsti. I pagamenti non riusciti attivano nuovi tentativi o solleciti senza alcun intervento.

Invece di consultare report per individuare i conti scaduti o tracciare manualmente i pagamenti, il tuo team può affidarsi a strumenti automatizzati come Stripe Payments e Stripe Billing per gestire queste operazioni in background. Figma, ad esempio, utilizza Stripe per gestire i pagamenti per un'attività da 10 miliardi di dollari con un team finanziario di meno di 5 persone.

Offerte più veloci, libri contabili più puliti

Poiché i dati di pagamento e addebito vengono sincronizzati fin dall'inizio, il team finanziario non deve attendere i dati provenienti da più fonti o perdere tempo a risolvere le mancate corrispondenze solo per chiudere la contabilità. Sai già cosa è stato fatturato, cosa è stato pagato e cosa c'è ancora da pagare. Alcune piattaforme automatizzano anche il riconoscimento dei ricavi in linea con gli standard contabili in modo che i libri contabili siano pronti per le revisioni.

Informazioni in tempo reale su liquidità e riscossioni

I sistemi unificati ti offrono una visibilità istantanea sulla quantità di denaro in entrata, da dove proviene e su ciò che è scaduto:

• Le metriche relative ai giorni di insoluto (DSO) sono accurate e aggiornate.

• I flussi di lavoro per la riscossione possono iniziare immediatamente quando qualcosa è in ritardo.

• Puoi individuare facilmente modelli comportamentali, come ad esempio i clienti che tendono a pagare in ritardo e le linee di prodotti con il maggior tasso di abbandono.

Queste informazioni consentono ai team finanziari di passare dal monitoraggio dei pagamenti alla gestione proattiva della liquidità.

Meno errori e passaggi di consegne

I processi manuali sono più lenti e spesso meno accurati di quelli automatizzati. Quando qualcuno deve copiare manualmente i dati dalla fatturazione ai pagamenti o dai pagamenti al libro mastro, possono verificarsi errori di immissione dei dati.

Con un sistema unificato:

• Le regole di addebito applicano automaticamente le imposte, gli sconti e la logica di ripartizione proporzionale corretti

• Le conferme di pagamento aggiornano istantaneamente i record dei clienti

• Rimborsi, rettifiche e accrediti sono senza intoppi

Meno passaggi di consegne significa meno errori e ticket di assistenza.

Supporto interfunzionale più semplice

Poiché tutto è in un unico posto, è più facile per altri team intervenire quando necessario. I team di assistenza possono visualizzare la cronologia dei pagamenti e lo stato delle fatture senza rivolgersi al reparto finanziario. I team di vendita possono comprendere lo stato dell'addebito di un cliente prima di proporre modifiche. Le operazioni legate ai ricavi possono eseguire esperimenti sulle tariffe senza dover riorganizzare più sistemi.

Questo elevato livello di sicurezza e affidabilità rende i dati finanziari più accessibili al resto dell'attività.

Possibilità di crescita integrata

Man mano che l'attività cresce, con più clienti, più metodi di pagamento e più modelli tariffari, un sistema unificato può essere scalato senza complicare la procedura. Puoi lanciare nuovi prodotti o espanderti in nuove aree geografiche senza dover riprogettare da zero la procedura di addebito perché il sistema cresce con te.