La mayoría de los equipos financieros no tienen la intención de crear una configuración de facturación y pagos compleja. Eso es algo que simplemente sucede. Una herramienta de suscripción se adjunta a una plataforma de facturación. Los pagos se enrutan a través de dos pasarelas diferentes. La elaboración de informes se realiza en hojas de cálculo porque ningún sistema tiene el panorama completo. Este tipo de configuración puede funcionar por un tiempo, pero no para siempre.

El sistema unificado de pagos y cobros representa un cambio estructural en la forma de gestionar los ingresos. Crea un proceso más sencillo para tu equipo, más preciso y que requiere menos tiempo. A continuación, explicaremos qué significa la unificación y qué problemas resuelve para las empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa unificar los pagos y los cobros?
  
• ¿Qué problemas causa la fragmentación de la infraestructura de pagos y cobros?
  
• ¿Cómo pueden los sistemas unificados mejorar los flujos de trabajo de los equipos financieros?
  

¿Qué significa unificar los pagos y los cobros?

Unificar los pagos y cobros significa tratarlos como un flujo de trabajo continuo y conectado.

En la práctica, eso significa que tu lógica de facturación (que incluye suscripciones, facturas, las comisiones basadas en el consumo y las condiciones de pago) y tu infraestructura de pagos (que incluye el procesamiento de tarjetas, los débitos directos y las carteras digitales) están integradas:

• La gestión de cobros y los pagos se extraen de la misma fuente de datos.

• Actualizaciones del estado de los pagos en tiempo real, desde el sistema de gestión de cobros.

• Los pagos fallidos pueden activar automáticamente reintentos, flujos de reclamación de pagos o notificaciones al cliente.

• Los equipos de finanzas, productos y soporte analizan la misma fuente de información.

Esta configuración unificada crea un sistema más preciso, más eficiente y más resistente. Cuando un cliente realiza una compra, el sistema calcula el precio, aplica los impuestos o descuentos y procesa su método de pago. Luego, el pago se concilia y registra automáticamente, tanto como un pago exitoso como el cumplimiento de una obligación de cobro. El cliente obtiene un recibo y la empresa ve los informes de ingresos actualizados.

Cuando los cobros y los pagos están fragmentados, incluso cosas simples, como confirmar que un cliente pagó, pueden requerir la verificación cruzada de diferentes sistemas. Los sistemas unificados eliminan esas brechas porque manejan el ciclo de vida completo de una transacción, desde el momento en que se crea un cargo hasta el momento en que el dinero llega a tu cuenta.

Esto también marca la diferencia para los clientes. En un sistema unificado, los correos electrónicos de cobros, los enlaces de pago y las confirmaciones de transacciones son coherentes. Los clientes pueden pagar en un solo clic, actualizar su información de facturación sin ponerse en contacto con el servicio de soporte y confiar en que se recibieron sus pagos.

¿Qué problemas causa la fragmentación de la infraestructura de pagos y cobros?

La fragmentación de los sistemas de pagos y cobros crean trabajo innecesario, ocultan las señales de ingresos y dificultan que los equipos respondan con rapidez o confianza. Cuando la gestión de cobros y los pagos se administran en sistemas separados, se introducen costos ocultos, se crean lagunas en los datos y se ejerce una presión innecesaria sobre el equipo y los clientes. A continuación te contamos cómo se manifiestan estos problemas en la práctica.

Más margen de errores

La fragmentación obliga a tu equipo a cubrir las brechas entre herramientas que no se diseñaron para trabajar juntas. Los datos del cliente se introducen en varios lugares, como en sistemas de suscripción, plataformas de facturación y procesadores de pagos. Esto crea inconsistencias. El sistema de cobros no sabe cuándo llegan los pagos, por lo que alguien tiene que conciliar manualmente los registros. Los equipos financieros tienen que hacer referencias cruzadas de las transacciones en varios sistemas y hojas de cálculo para entender quién ha pagado y quién no.

Incluso las tareas rutinarias, como aplicar un crédito a una cuenta y ajustar una suscripción, pueden complicarse si hay que replicarlas a mano en varios sistemas. Y cuanto más fragmentada es la pila, más frágil se vuelve el proceso. Un pequeño error (por ejemplo, olvidarse de actualizar el estado de pagos de un cliente en un sistema) puede derivar en avisos tardíos, cargos duplicados o informes incorrectos.

Costos más altos

El funcionamiento de los sistemas fragmentados es más costoso. Pagas por cada sistema por separado: herramientas de gestión de cobros, pasarelas de pago y, a menudo, middleware para mantenerlo todo unido. Los equipos internos dedican tiempo al mantenimiento de esas conexiones: aplican parches a integraciones rotas, gestionan los conflictos de control de versiones y actualizan las configuraciones cuando un sistema cambia su comportamiento.

También pagas en función de la complejidad del proceso: la capacitación de los nuevos empleados lleva más tiempo, el conocimiento institucional es más difícil de documentar e incluso los pequeños cambios (p. ej., implementar un nuevo método de pago, actualizar tu lógica de facturación) requieren una coordinación cuidadosa entre sistemas que no hablan el mismo idioma. El resultado es una carga de mantenimiento continua que escala de manera deficiente y desvía la atención del trabajo de mayor prioridad.

Brechas de integración

Incluso con interfaces de programación de aplicaciones (API) y middleware, los sistemas desconectados crean brechas estructurales. Esto puede causar los siguientes tipos de problemas:

• Un cliente actualiza su plan, pero esa actualización no se extiende al sistema de gestión de cobros, por lo que se cobra un importe incorrecto.

• Se rechaza una tarjeta, pero el procesador de pagos no puede notificar a la plataforma de facturación, por lo que no se notifica al cliente.

• Se cancela una suscripción en tu sistema de gestión de cobros, pero la pasarela de pago sigue cobrando al cliente.

Estos son puntos de fricción rutinarios cuando los sistemas no están estrechamente integrados. Y tienden a revelarse a expensas de los ingresos, la retención de clientes o ambos.

Experiencias inconsistentes de los clientes

Los clientes no ven tus sistemas internos, pero sí experimentan las costuras entre ellos. Las facturas pueden provenir de un dominio de correo electrónico y los enlaces de pago de otro. Es posible que un pago se complete, pero que el cliente reciba un recordatorio tardío porque el sistema de gestión de cobros nunca recibió la actualización. Es posible que los equipos de soporte no tengan una visibilidad completa de ambos lados del proceso, por lo que resolver un problema de facturación puede requerir cambiar de un sistema a otro o escalar a finanzas.

Incluso si tu producto principal es excelente, una infraestructura de facturación y pagos fragmentada puede hacer que los clientes tengan una experiencia inadecuada, retrasada o descoordinada.

Visibilidad incompleta

Cuando la facturación y los pagos están aislados, obtener una imagen completa de tus ingresos puede ser tedioso. Las preguntas sobre ingresos y pagos de clientes requieren la extracción de datos de varios sistemas. Los equipos de finanzas pasan horas conciliando las discrepancias entre los registros de facturación y de pago solo para cerrar los libros. Las métricas operativas (por ejemplo, pérdida de clientes, retraso medio en los pagos, tasas de éxito de las reclamaciones de pagos) son más difíciles de extraer porque los puntos de datos necesarios residen en diferentes sistemas, bajo diferentes esquemas.

Incluso cuando los equipos logran crear dashboards sobre esto, la información a menudo se retrasa o es aproximada.

Cobro en efectivo más lento y con mayores fugas

La fragmentación también ralentiza tu capacidad para recaudar ingresos. Si tu sistema de gestión de cobros no puede activar los reintentos automáticos de pago, los pagos fallidos no se atenderán. Si los recordatorios y los recibos no están vinculados a los resultados de los pagos, es posible que los clientes ni siquiera sepan que un pago falló. Si el sistema de gestión de cobros no cobra automáticamente a los métodos de pago guardados, tu equipo termina persiguiendo los pagos manualmente.

Todo esto genera demoras que se vuelven más difíciles de rastrear y resolver cuando los estados de facturación y pago se encuentran en lugares separados. Con el tiempo, incluso los pequeños retrasos pueden convertirse en un flujo de caja impredecible.

Más riesgo de cumplimiento de la normativa

Cada herramienta que agregas a tu pila de cobros y pagos se convierte en otro lugar donde los datos confidenciales podrían manejarse mal. Los datos de la tarjeta pueden pasar por varios sistemas, y las facturas y los datos de pago pueden exportarse y volver a cargarse para su conciliación, lo que aumenta la posibilidad de que se filtren los datos. Si solo ciertas plataformas tienen altos estándares de seguridad para proteger los datos de pago de los clientes, la seguridad general se reduce al eslabón más débil. La fragmentación también complica tu capacidad para demostrar el cumplimiento de la normativa, aplicar controles o responder con confianza durante una auditoría.

¿Cómo pueden los sistemas unificados mejorar los flujos de trabajo de los equipos financieros?

Cuando la gestión de cobros y los pagos se ejecutan a través de un único sistema, los equipos de finanzas pueden dejar de perseguir datos y comenzar a actuar en consecuencia. Puedes eliminar el trabajo pesado, minimizar los errores y obtener una visión en tiempo real del flujo de caja, todo ello sin unir hojas de cálculo ni realizar conciliaciones entre diferentes plataformas.

Así es como se ve en la práctica.

Conciliación en tiempo real, sin necesidad de cargas manuales

En un sistema unificado, las facturas, las suscripciones y los pagos se encuentran en el mismo lugar. Cuando llega un pago, se sincroniza automáticamente con la factura correcta. Cuando se renueva una suscripción, el sistema le cobra al cliente, registra la transacción y la marca como pagada, sin necesidad de trabajo manual.

Para los equipos financieros, esto significa lo siguiente:

• Ya no hay que rastrear qué pagos corresponden a qué facturas

• Hay menos retrasos en la conciliación al final del mes

• Una fuente clara de verdad que se actualiza en tiempo real.

Automatización en lugar de tareas repetitivas

Los sistemas unificados automatizan las tareas que, de otro modo, los equipos financieros tendrían que hacer a mano. Las facturas se generan y envían automáticamente según reglas preestablecidas. Las suscripciones se renuevan y cobran el importe correcto según lo programado. Los pagos fallidos desencadenan reintentos o flujos de trabajo de reclamación de pagos sin intervención.

En lugar de leer informes para encontrar cuentas vencidas o perseguir pagos manualmente, tu equipo puede usar herramientas automatizadas como Stripe Payments y Stripe Billing para hacer ese trabajo en segundo plano. Figma, por ejemplo, utiliza Stripe para gestionar los pagos para su negocio de 10.000 millones de dólares con un equipo financiero de menos de 5 personas.

Ofertas más rápidas, libros más ordenados

Dado que los datos de pagos y gestión de cobros se sincronizan desde el principio, tu equipo de finanzas no tiene que esperar datos de varias fuentes ni perder tiempo resolviendo discrepancias, solo para cerrar los libros. Ya sabes lo que se ha cobrado, lo que se ha pagado y lo que aún está pendiente. Algunas plataformas incluso automatizan el reconocimiento de ingresos de acuerdo con las normas contables para que tus libros estén listos para las auditorías.

Información en tiempo real sobre el efectivo y los cobros

Los sistemas unificados te brindan una visibilidad instantánea de la cantidad de efectivo que ingresa, de su procedencia y de los vencimientos:

• Las métricas de días de ventas pendientes de cobro (DSO) son precisas y están actualizadas.

• Los flujos de trabajo de cobro pueden comenzar de inmediato cuando algo se retrasa.

• Puedes detectar fácilmente patrones como qué clientes tienden a pagar tarde y qué líneas de productos están perdiendo más clientes.

Esta información les permite a los equipos financieros pasar del seguimiento de los pagos a la gestión del efectivo de forma proactiva.

Menos errores y transferencias

Los procesos manuales son más lentos y, a menudo, menos precisos que los automatizados. Cuando alguien tiene que copiar manualmente datos de la gestión de cobros a los pagos o de los pagos al libro mayor, pueden producirse errores de ingreso de datos.

Con un sistema unificado:

• Las reglas de facturación aplican automáticamente los impuestos, los descuentos y la lógica de prorrateo correctos

• Las confirmaciones de pago actualizan los registros de clientes al instante

• Los reembolsos, los ajustes y los créditos fluyen de manera ordenada

Menos transferencias implican menos errores y tickets de soporte.

Soporte multifuncional más fácil

Debido a que todo está en un solo lugar, es más fácil para otros equipos intervenir cuando es necesario. Los equipos de atención al cliente pueden ver los historiales de pagos y los estados de las facturas sin necesidad de escalar a finanzas. Los equipos de ventas pueden comprender el estado de facturación de un cliente antes de proponer cambios. Las operaciones de ingresos pueden ejecutar experimentos de precios sin necesidad de volver a cablear varios sistemas.

Este alto nivel de seguridad y fiabilidad hace que los datos financieros sean más accesibles para el resto de la empresa.

Escalabilidad incorporada

A medida que tu empresa crece, con más clientes, más métodos de pago y más modelos de precios, un sistema unificado puede ampliarse sin complicar el proceso. Puedes lanzar nuevos productos o expandirte a nuevas regiones sin tener que volver a construir el proceso de facturación desde cero, porque el sistema crece contigo.