Desafío

Un equipo financiero de alto rendimiento se dedica a prestar servicios a toda la organización y es responsable de medir el desempeño de cada departamento en función de los objetivos clave, de identificar los aspectos que van bien o mal y de corregir la trayectoria en caso de ser necesario. Esto significa que el éxito del departamento de finanzas está supeditado a la recopilación de datos precisos y detallados en un solo lugar y al uso de esa información para mejorar la toma de decisiones de cada departamento.

«Sin datos coherentes y claros, se pierden oportunidades», afirma Praveer Melwani, jefe de Operaciones Financieras y Comerciales de Figma. «Si la conversión se retrasa y no se tiene una visión clara de los datos de las ventas y las oportunidades en curso, no se verán los indicadores preliminares y no se sabrá cómo responder. Garantizar la coherencia en todos los sistemas de registro [Salesforce, Marketo, presentaciones para la junta directiva, etc.] permite una rápida toma de decisiones cuando trabajamos con las partes interesadas tanto internas como externas».

Para garantizar que Figma pudiera ampliar un equipo reducido sin perder la excelente calidad de los datos y su buena reputación, Praveer debía automatizar los procesos financieros y seleccionar una solución de pagos que:

• Aceptara pagos de suscripciones y ofreciera una función de facturación tanto para los clientes de autogestión como para grandes empresas.
  
• Ofreciera informes sobre los datos de pagos casi en tiempo real.
  
• Tuviera informes flexibles con parámetros de metadatos para almacenar información estructurada adicional y garantizar la coherencia de los datos en todos los sistemas de registro.
  

Solución

En un principio, Figma estudió la posibilidad de conectar soluciones independientes, heredadas para la aceptación de pagos, las suscripciones y la facturación, pero le preocupaban los recursos necesarios para integrar y mantener continuamente varios sistemas, a fin de garantizar datos de alta calidad en tiempo real.

Figma eligió Stripe por su plataforma integral de pagos, que les permite a los clientes pagar suscripciones y facturas personalizadas con tarjetas, ACH o transferencias bancarias. A través del Dashboard de Stripe, el equipo de Praveer clasifica los datos de los pagos con parámetros de metadatos y los envía a Snowflake a intervalos de una hora, a través de Segment. En Snowflake, se da formato a los datos etiquetados para que sean comprensibles para el resto de las aplicaciones empresariales y el modelado interno. Una vez reformulados, los datos de los pagos se distribuyen a través de Census a las siguientes aplicaciones empresariales para dar mayor contexto:

• Salesforce: Figma utiliza Stripe para enriquecer las cuentas y oportunidades de Salesforce con información de pagos y actividades, lo que puede utilizarse para el cálculo de comisiones y la captación de clientes.
  
• Marketo, audiencias de Facebook y Google Ads: Figma asigna los datos de Stripe a los usuarios, equipos y organizaciones para adaptar los mensajes de marketing a las diferentes audiencias.
  
• Presentaciones para la junta directiva: Figma utiliza los informes y análisis de Stripe para elaborar una presentación con rapidez y precisión, inmediatamente después del cierre de cada período, y proporcionar a los inversores informes detallados sobre las divisiones geográficas, la retención neta y los ingresos recurrentes anuales por tipo de transacción.
  
• Métricas y previsiones de la empresa: Figma aprovecha los datos de pago y facturación de Stripe para crear paneles de valor vitalicio del cliente en tiempo real y análisis de retención y abandono de clientes, e ilustrar los patrones de crecimiento.
  
• Proceso de cierre del mes: Figma utiliza los pagos de Stripe y los datos de facturación como aportes a su modelo de reconocimiento de ingresos, impuestos y saldo de ingresos diferidos a través de SuiteSync.
  

«Nuestro pequeño equipo aprovecha los recursos de Stripe para automatizar operaciones como los cobros y la facturación, de modo que pueden dedicar más tiempo a actividades más importantes», agregó Praveer. «También estamos impulsando otras aplicaciones empresariales con datos de Stripe para poder añadir de manera rápida y repetida nuevos tipos de productos, funciones y planes, y ver cómo evoluciona nuestro producto».

Resultados

Al integrar la plataforma adecuada de pagos en su pila tecnológica, Praveer se aseguró de que todas las aplicaciones empresariales de la organización se nutrieran de los datos de las transacciones de los clientes casi en tiempo real, con precisión y confiabilidad. A su vez, Praveer ayudó a Figma a alcanzar su valuación de 10,000 millones de dólares con un equipo financiero reducido gracias a la automatización de los sistemas y la generación de datos claros a partir de los cuales tomar decisiones importantes en toda la empresa.

Praveer afirmó: «La sencillez y la minuciosidad del producto de Stripe han sido fundamentales para poder expandirnos con poca gente. Sin la integración de Stripe, estoy seguro de que hubiéramos necesitado al menos cinco personas más para gestionar una serie de procesos manuales como la gestión del proceso de cierre, la conciliación de las transacciones entre los diferentes sistemas, el control del saldo de las cuentas por cobrar y la resolución de problemas de conjuntos de datos incorrectos».

Con Stripe, el equipo de Praveer puede:

• Predecir las métricas empresariales con confiabilidad: «Uno quiere una solución flexible que permita segmentar los datos de diferentes maneras rápidamente. Hemos integrado la lógica empresarial en nuestro sistema utilizando los datos de Stripe como única fuente de datos. Esto se traduce en datos en tiempo real que indican cómo la gente decide hacer una compra y cómo cambian con el tiempo», señaló Praveer.
  
• Generar confianza dentro de la organización con datos confiables: «Puedo cimentar una reputación de credibilidad y confianza dentro de la empresa en general y entre nuestros accionistas con la seguridad de que nuestro conjunto de datos y los sistemas subyacentes son transparentes y precisos», señaló Praveer.
  
• Mantener al equipo de finanzas centrado en tareas más importantes: «El tiempo que se dedica, por ejemplo, a los pagos, la facturación y la conciliación es tiempo que el equipo no dedica a pensar sobre la empresa y a actuar estratégicamente para el futuro», comentó Praveer.