La plupart des équipes financières ne prévoient pas de mettre en place une configuration conjointe de facturation et de paiement. Cela se produit naturellement. Un outil d'abonnement est rattaché à une plateforme de facturation. Les paiements transitent par deux plateformes différentes. Les rapports sont générés sous forme de feuilles de calcul, car aucun système ne dispose à lui seul d'une vue d'ensemble. Ce type de configuration peut fonctionner pendant un certain temps, mais pas pour toujours.

L'unification de la facturation et des paiements constitue un changement structurel dans la façon dont vous gérez vos revenus. Cela crée un processus plus simple, plus précis et moins chronophage pour votre équipe. Nous allons vous expliquer ce que signifie l'unification et les problèmes qu'elle résout pour les entreprises.

Sommaire

• L'unification de la facturation et des paiements, qu'est-ce que c'est ?
  
• Quels sont les problèmes causés par la fragmentation de l'infrastructure de facturation et de paiement ?
  
• Comment les systèmes unifiés peuvent-ils améliorer les flux de travail des équipes financières ?
  

L'unification de la facturation et des paiements, qu'est-ce que c'est ?

Pour unifier la facturation et les paiements, il faut les traiter comme un seul flux de travail continu et connecté.

En pratique, cela signifie que votre logique de facturation (qui comprend les abonnements, les factures, les frais basés sur l'utilisation et les conditions de paiement) et votre infrastructure de paiement (qui comprend le traitement des cartes, les prélèvements automatiques et les wallets) sont intégrées :

• La facturation et les paiements proviennent de la même source de données.

• L'état de chaque paiement est mis à jour en temps réel, directement dans le système de facturation.

• Les échecs de paiement peuvent déclencher automatiquement des relances, des flux de relance ou des notifications client.

• Les équipes finance, produits et support utilisent la même source de vérité pour effectuer leurs recherches.

Cette configuration unifiée permet de créer un système plus précis, plus efficace et plus résilient. Lorsqu'un client effectue un achat, le système calcule le prix, applique les taxes ou les réductions éventuelles et traite son moyen de paiement. Le paiement fait l'objet d'un rapprochement et d'un enregistrement automatiques, à la fois comme un paiement réussi et comme l'exécution d'une obligation de facturation. Le client reçoit un reçu, et l'entreprise dispose de rapports sur les revenus mis à jour.

Lorsque la facturation et les paiements sont fragmentés, même des choses simples, comme le fait de confirmer qu'un client a payé, peuvent nécessiter des vérifications croisées entre différents systèmes. Les systèmes unifiés éliminent ces lacunes, car ils gèrent l'ensemble du cycle de vie d'une transaction, à partir du moment où un paiement est créé jusqu'au moment où l'argent arrive sur votre compte.

Cela change également les choses pour les clients. Dans un système unifié, les e-mails de facturation, les liens de paiement et les confirmations de transaction semblent cohérents. Les clients peuvent payer en un clic, mettre à jour leurs informations de facturation sans contacter le service de support et avoir la certitude d'avoir reçu leurs paiements.

Quels sont les problèmes causés par la fragmentation de l'infrastructure de facturation et de paiement ?

La fragmentation des systèmes de facturation et de paiement entraîne une charge de travail inutile, trouble les signaux relatifs aux revenus et empêche les équipes de réagir rapidement ou en toute confiance. Lorsque la facturation et les paiements sont traités dans des systèmes distincts, vous introduisez des coûts cachés, créez des lacunes dans vos données et exercez une pression inutile sur votre équipe et vos clients. Voici comment ces problèmes se manifestent concrètement.

Augmentation du risque d'erreur

La fragmentation oblige votre équipe à combler les écarts entre des outils qui n'ont pas été conçus pour fonctionner ensemble. Les données clients sont saisies à de multiples endroits, tels que les systèmes d'abonnement, les plateformes de facturation et les prestataires de services de paiement. Cela crée des incohérences. Le système de facturation ne sachant pas quand les paiements arrivent, une personne doit effectuer un rapprochement manuel entre les différents enregistrements. Les équipes financières doivent croiser les transactions entre plusieurs systèmes et feuilles de calcul simplement pour vérifier qui a payé et qui n'a pas payé.

Même les tâches de routine, telles que l'application d'un crédit à un compte et l'ajustement d'un abonnement, peuvent devenir compliquées si elles doivent être reproduites manuellement sur plusieurs systèmes. Et plus la suite d'outils de paiement est fragmentée, plus le processus devient fragile. Une petite erreur (par exemple, oublier de mettre à jour l'état de facturation d'un client dans un système) peut entraîner des avis de retard, des doubles paiements ou des rapports incorrects.

Coûts plus élevés

Le fonctionnement de systèmes fragmentés coûte plus cher. Vous payez pour chaque système séparément : outils de facturation, plateformes de paiement et, souvent, intergiciel pour maintenir la cohésion de l'ensemble. Les équipes internes passent du temps à maintenir ces connexions : en corrigeant les intégrations rompues, en gérant les conflits de versions et en mettant à jour les configurations lorsqu'un système modifie son comportement.

La complexité du processus a également un coût : la formation des nouvelles recrues prend plus de temps, les connaissances institutionnelles sont plus difficiles à documenter et même de petits changements (par exemple, le déploiement d'un nouveau moyen de paiement, la mise à jour de votre logique de facturation) nécessitent une coordination minutieuse entre des systèmes qui ne parlent pas le même langage. Il en résulte une charge de maintenance continue, difficile à faire évoluer et qui détourne l'attention des tâches plus prioritaires.

Lacunes en matière d'intégration

Même avec des interfaces de programmation d'applications (API) et des intergiciels, des systèmes déconnectés créent des lacunes structurelles. Cela peut entraîner les types de problèmes suivants :

• Un client effectue une mise à jour de son offre qui n'est pas prise en compte par le système de facturation, ce qui entraîne la facturation d'un montant erroné.

• Une carte est refusée, mais le prestataire de services de paiement ne peut pas en informer la plateforme de facturation, donc le client n'en est pas informé.

• Un abonnement est annulé dans votre système de facturation, mais la plateforme de paiement facture tout de même le client.

Ces dysfonctionnements sont courants lorsque les systèmes ne sont pas étroitement intégrés. Et ils ont tendance à se produire au détriment des revenus, de la fidélisation des clients, ou des deux.

Expériences client incohérentes

Les clients ne voient pas vos systèmes internes, mais ils en subissent les failles. Les factures peuvent provenir d'un domaine de messagerie donné, et les liens de paiement d'un autre. Il est possible qu'un paiement soit réglé, mais que le client reçoive un rappel tardif parce que le système de facturation n'a jamais reçu la mise à jour. Les équipes de support ont une visibilité parfois limitée des deux côtés du processus, de sorte que la résolution d'un problème de facturation peut nécessiter de passer d'un système à l'autre ou de solliciter le service financier.

Même si votre produit de base est excellent, une infrastructure de facturation et de paiement fragmentée peut donner aux clients l'impression d'une expérience maladroite, retardée ou non coordonnée.

Visibilité incomplète

Lorsque la facturation et les paiements sont cloisonnés, il peut s'avérer fastidieux d'obtenir une vue d'ensemble de vos revenus. Les questions relatives aux revenus et aux paiements des clients nécessitent l'extraction de données à partir de plusieurs systèmes. Les équipes financières passent des heures à rectifier les contradictions entre la facturation et les enregistrements de paiement simplement pour clôturer les comptes. Les indicateurs opérationnels (p. ex. le taux d'attrition, le délai moyen de paiement, les taux de réussite des relances) sont plus difficiles à extraire, car les points de données nécessaires se trouvent dans différents systèmes, et obéissent à des schémas différents.

Même lorsque les équipes parviennent à créer des tableaux de bord pour les relier, les informations sont souvent retardées ou approximatives.

Encaissement d'argent plus lent et moins fiable

La fragmentation ralentit également votre capacité à percevoir des revenus. Si votre système de facturation ne peut pas déclencher des relances automatiques de paiement, les échecs de paiement ne seront pas traités. Si les rappels et les reçus ne sont pas liés à l'issue des paiements, les clients peuvent même ne pas savoir qu'un paiement a échoué. Si le système de facturation ne débite pas automatiquement les moyens de paiement enregistrés, votre équipe finit par rechercher les paiements manuellement.

Tout cela entraîne des retards, qui deviennent plus difficiles à suivre et à résoudre lorsque les états de facturation et de paiement ne sont pas gérés au même emplacement. Au fil du temps, même de petits retards peuvent se traduire par des flux de trésorerie imprévisibles.

Augmentation des risques de non-conformité

Chaque outil que vous ajoutez à votre suite d'outils de facturation et de paiement devient un nouvel endroit où les données sensibles peuvent être mal gérées. Les informations de carte peuvent transiter par plusieurs systèmes, et les données de facturation et de paiement peuvent être exportées et téléversées à nouveau à des fins de rapprochement, ce qui augmente les risques de fuites de données. Si seules certaines plateformes obéissent des normes de sécurité exigeantes pour protéger les informations de paiement des clients, le niveau de sécurité global correspondra au maillon le plus faible. La fragmentation complique également votre capacité à démontrer votre conformité, à appliquer des contrôles ou à réagir en toute confiance lors d'un audit.

Comment les systèmes unifiés peuvent-ils améliorer les flux de travail des équipes financières ?

Lorsque la facturation et les paiements passent par un système unique, les équipes financières n'ont plus besoin de rechercher des données et peuvent immédiatement prendre les mesures nécessaires. Vous pouvez éliminer les tâches fastidieuses, limiter les erreurs et obtenir une vue en temps réel des flux de trésorerie, le tout sans avoir à assembler des feuilles de calcul ou à effectuer des rapprochements entre plusieurs plateformes.

Voici quelques mesures concrètes.

Rapprochement en temps réel, sans ascenseur manuel

Dans un système unifié, les factures, les abonnements et les paiements sont regroupés au même endroit. Lorsqu'un paiement arrive, il est automatiquement synchronisé avec la bonne facture. Lors du renouvellement d'un abonnement, le système débite le client, enregistre la transaction et la marque comme payée, sans qu'aucun rapprochement manuel ne soit nécessaire.

Pour les équipes financières, cela signifie :

• Plus besoin de rechercher quels paiements correspondent à quelles factures

• Moins de retards liés aux rapprochements à la fin du mois

• Une source de vérité claire, mise à jour en temps réel

L'automatisation au lieu de tâches répétitives

Les systèmes unifiés automatisent les tâches que les équipes financières auraient normalement besoin d'exécuter manuellement. Les factures sont générées et envoyées automatiquement en fonction de règles prédéfinies. Les abonnements se renouvellent et facturent le bon montant dans les délais prévus. Les échecs de paiement déclenchent de nouvelles tentatives ou des flux de relance sans intervention.

Au lieu de lire des rapports pour trouver des comptes en retard ou de rechercher manuellement des paiements, votre équipe peut utiliser des outils automatisés comme Stripe Payments et Stripe Billing pour effectuer ce travail en arrière-plan. Figma, par exemple, utilise Stripe pour traiter les paiements dans le cadre de son activité à 10 milliards $ avec une équipe financière de moins de 5 personnes.

Rapidité des transactions et exactitude comptable

Les données de paiement et de facturation étant synchronisées en amont, votre équipe financière n'a pas besoin d'attendre des données provenant de plusieurs sources ni ne perd de temps à résoudre les incohérences, simplement pour clôturer les comptes. Vous savez déjà ce qui a été facturé, ce qui a été payé et ce qui reste à payer. Certaines plateformes automatisent même la comptabilisation des revenus conformément aux normes comptables, et génèrent ainsi des livres comptables prêts pour les audits.

Aperçu en temps réel des fonds et des recouvrements

Les systèmes unifiés vous donnent une visibilité instantanée sur les entrées d'argent, leur provenance et les retards :

• Les indicateurs liés au délai de recouvrement des créances (DSO) sont exacts et actualisés.

• Les flux de recouvrement sont immédiatement lancés en cas de retard.

• Vous pouvez facilement identifier certaines tendances, p. ex. les clients qui ont l'habitude de payer en retard et les gammes de produits qui souffrent le plus de l'attrition.

Ces informations permettent aux équipes financières de passer du suivi des paiements à la gestion proactive de la trésorerie.

Moins d'erreurs et de transferts

Les processus manuels sont plus lents et souvent moins précis que les processus automatisés. Lorsque quelqu'un doit copier manuellement des données de facturation vers les paiements ou des paiements vers le grand livre, des erreurs de saisie de données peuvent se produire.

Avec un système unifié :

• Les règles de facturation appliquent automatiquement les taxes, les réductions et la logique de calcul au prorata appropriées

• Les confirmations de paiement mettent instantanément à jour les dossiers des clients

• Les remboursements, les réajustements et les crédits s'effectuent sans problème.

Moins de transferts, c'est moins d'erreurs et de demandes de support.

Un support transversal simplifié

Comme tout est centralisé, il est plus facile pour les autres équipes d'intervenir en cas de besoin. Les équipes du service de support peuvent consulter l'historique des paiements et l'état des factures sans passer par le service financier. Les équipes commerciales peuvent vérifier l'état de facturation d'un client avant de proposer des modifications. L'équipe des opérations sur les revenus peut mener des essais tarifaires sans avoir à recâbler plusieurs systèmes.

Ce haut niveau de sécurité et de fiabilité rend les données financières plus accessibles au reste de l'entreprise.

Évolutivité intégrée

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, avec plus de clients, plus de moyens de paiement et plus de modèles de tarification, un système unifié peut évoluer sans compliquer le processus. Vous pouvez lancer de nouveaux produits ou vous développer dans de nouvelles régions sans avoir à reconstruire le processus de facturation de A à Z, car le système évolue avec vous.