La mayoría de los equipos financieros no pretenden desarrollar una configuración de facturación y pago complicada; simplemente ocurre. Se asocia una herramienta de suscripción a una plataforma de facturación. Los pagos se enrutan a través de dos pasarelas diferentes. Los informes se hacen en hojas de cálculo porque ningún sistema ofrece una visión completa. Este tipo de configuración puede funcionar por un tiempo, pero no para siempre.

La unificación de la facturación y los pagos supone un cambio estructural en la forma de gestionar los ingresos. Crea un proceso más simple para tu equipo que es más preciso y requiere menos tiempo. A continuación, explicaremos qué significa la unificación y qué problemas resuelve para las empresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué significa unificar la facturación y los pagos?
  
• ¿Qué problemas causa la fragmentación de la infraestructura de la facturación y los pagos?
  
• ¿Cómo pueden los sistemas unificados mejorar los flujos de trabajo de los equipos financieros?
  

¿Qué significa unificar la facturación y los pagos?

Unificar la facturación y los pagos significa tratarlos como un flujo de trabajo continuo y conectado.

En la práctica, eso significa que tu lógica de facturación (que incluye suscripciones, facturas, tarifas basadas en el uso y condiciones de pago) y tu infraestructura de pagos (que incluye procesamiento de tarjetas, adeudos directos y monederos digitales) están integradas:

• La facturación y los pagos se extraen de la misma fuente de datos.

• Actualizaciones del estado de pago en tiempo real, desde el sistema de facturación.

• Los pagos fallidos pueden activar automáticamente reintentos, flujos de reclamación de pagos o notificaciones al cliente.

• Los equipos de finanzas, productos y soporte están buscando la misma fuente de verdad.

Esta configuración unificada crea un sistema más preciso, más eficiente y más resistente. Cuando un cliente realiza una compra, el sistema calcula el precio, aplica los impuestos o descuentos y procesa su método de pago. El pago se concilia y registra automáticamente, tanto como un pago correcto como el cumplimiento de una obligación de facturación. El cliente obtiene un recibo y la empresa ve los informes de ingresos actualizados.

Cuando la facturación y los pagos están fragmentados, incluso cosas simples, como confirmar que un cliente ha pagado, pueden requerir la verificación cruzada de diferentes sistemas. Los sistemas unificados eliminan estas lagunas porque gestionan el ciclo de vida completo de una transacción, desde el momento en el que se crea un cargo hasta el momento en el que el dinero llega a tu cuenta.

Esto también marca la diferencia para los clientes. En un sistema unificado, los correos electrónicos de facturación, los enlaces de pago y las confirmaciones de transacciones son coherentes. Los clientes pueden pagar en un clic, actualizar su información de facturación sin tener que contactar con soporte y confiar en que han recibido sus pagos.

¿Qué problemas causa la fragmentación de la infraestructura de la facturación y los pagos?

Los sistemas de facturación y pago fragmentados generan trabajo innecesario, ocultan las señales de ingresos y dificultan que los equipos respondan con rapidez o confianza. Cuando la facturación y los pagos se gestionan en sistemas separados, se introducen costes ocultos, se crean lagunas en los datos y se ejerce una presión innecesaria sobre tu equipo y tus clientes. Así es como estos problemas se manifiestan en la práctica.

Más margen de error

La fragmentación obliga a tu equipo a cubrir los vacíos entre herramientas que no fueron diseñadas para funcionar juntas. Los datos del cliente se introducen en varios lugares, como sistemas de suscripción, plataformas de facturación y procesadores de pagos. Esto crea inconsistencias. El sistema de facturación no sabe cuándo llegan los pagos, por lo que alguien tiene que conciliar manualmente los registros. Los equipos financieros tienen que cruzar las transacciones en múltiples sistemas y hojas de cálculo solo para comprender quién ha pagado y quién no.

Incluso las tareas rutinarias, como aplicar un crédito a una cuenta y ajustar una suscripción, pueden complicarse si tienen que replicarse manualmente en varios sistemas. Y cuanto más fragmentado esté el conjunto de herramientas, más frágil se vuelve el proceso. Un pequeño error (p. ej., olvidarse de actualizar el estado de facturación de un cliente en un sistema) puede derivar en avisos tardíos, cargos duplicados o informes incorrectos.

Costes más altos

Los sistemas fragmentados son más costosos de operar. Pagas por cada sistema por separado: herramientas de facturación, pasarelas de pago y, a menudo, middleware para mantenerlo todo unido. Los equipos internos dedican tiempo a mantener esas conexiones: parcheando integraciones rotas, gestionando conflictos de versiones y actualizando las configuraciones cuando un sistema cambia su comportamiento.

También pagas por la complejidad del proceso: la formación de los nuevos empleados lleva más tiempo, el conocimiento institucional es más difícil de documentar e incluso los pequeños cambios (por ejemplo, la implementación de un nuevo método de pago requieren una coordinación cuidadosa entre sistemas que no hablan el mismo idioma. El resultado es una carga de mantenimiento continuo que escala mal y desvía la atención del trabajo de mayor prioridad.

Lagunas de integración

Incluso con las interfaces de programación de aplicaciones (API) y el middleware, los sistemas desconectados crean brechas estructurales. Esto puede causar los siguientes tipos de problemas:

• Un cliente actualiza su plan, pero esa actualización no se extiende al sistema de facturación, por lo que se factura un importe incorrecto.

• Se rechaza una tarjeta, pero el procesador de pagos no puede notificar a la plataforma de facturación, por lo que el cliente no recibe notificaciones.

• Se cancela una suscripción en tu sistema de facturación, pero la pasarela de pago sigue cobrando al cliente.

Estos son puntos de fricción rutinarios cuando los sistemas no están estrictamente integrados. Y tienden a revelarse a expensas de los ingresos, la retención de clientes o ambos.

Experiencias de cliente incoherentes

Los clientes no ven tus sistemas internos, pero sí experimentan las diferencias que hay entre ellos. Las facturas pueden proceder de un dominio de correo electrónico y los enlaces de pago de otro. Un pago puede liquidarse, pero el cliente puede recibir un recordatorio tardío porque el sistema de facturación nunca recibió la actualización. Es posible que los equipos de soporte no tengan visibilidad completa de ambos lados del proceso, por lo que resolver un problema de facturación puede requerir alternar entre sistemas o escalar el caso al departamento financiero.

Incluso si tu producto principal es excelente, una infraestructura de facturación y pagos fragmentada puede hacer que los clientes perciban una experiencia torpe, lenta o descoordinada.

Visibilidad incompleta

Cuando la facturación y los pagos están aislados, obtener una imagen completa de tus ingresos puede ser tedioso. Las preguntas sobre ingresos y pagos de clientes requieren la extracción de datos de varios sistemas. Los equipos financieros dedican horas a conciliar las discrepancias entre los registros de facturación y de pago solo para cerrar los libros. Las métricas operativas (p. ej., abandono de clientes, retraso medio en los pagos, tasas de éxito en la reclamación de pagos) son más difíciles de extraer porque los puntos de datos necesarios residen en diferentes sistemas y bajo diferentes esquemas.

Incluso cuando los equipos logran crear dashboards sobre esto, la información a menudo se retrasa o se aproxima.

Cobro de efectivo más lento y con más fugas

La fragmentación también ralentiza tu capacidad para recaudar ingresos. Si tu sistema de facturación no puede activar reintentos automáticos de pago, los pagos fallidos no se solucionarán. Si los recordatorios y los recibos no están vinculados a los resultados de los pagos, es posible que los clientes ni siquiera sepan que un pago ha fallado. Si el sistema de facturación no cobra automáticamente los métodos de pago guardados, tu equipo acaba persiguiendo los pagos manualmente.

Todo esto crea retrasos, que se vuelven más difíciles de rastrear y resolver cuando los estados de facturación y pago residen en lugares separados. Con el tiempo, incluso los pequeños retrasos pueden convertirse en un flujo de caja impredecible.

Mayor riesgo de incumplimiento normativo

Cada herramienta que añades a tu infraestructura de facturación y pagos se convierte en otro lugar en el que los datos confidenciales pueden gestionarse incorrectamente. Los datos de las tarjetas pueden pasar por varios sistemas y las facturas y los datos de pago pueden exportarse y cargarse para su conciliación, lo que aumenta la posibilidad de fugas de datos. Si solo ciertas plataformas tienen estándares de seguridad altos para proteger los datos de pago de los clientes, la seguridad general se reduce al eslabón más débil. La fragmentación también complica tu capacidad para demostrar el cumplimiento de la normativa, aplicar controles o responder con confianza durante una auditoría.

¿Cómo pueden los sistemas unificados mejorar los flujos de trabajo de los equipos financieros?

Cuando la facturación y los pagos se ejecutan a través de un único sistema, los equipos financieros pueden dejar de perseguir datos y empezar a actuar en consecuencia. Puedes eliminar el trabajo pesado, minimizar los errores y obtener una visión en tiempo real del flujo de caja, todo sin unir hojas de cálculo ni conciliar entre plataformas.

En la práctica, esto es lo que debes tener en cuenta.

Conciliación en tiempo real, sin esfuerzo manual

En un sistema unificado, las facturas, las suscripciones y los pagos se encuentran en el mismo lugar. Cuando llega un pago, se sincroniza automáticamente con la factura correcta. Cuando se renueva una suscripción, el sistema le cobra al cliente, registra la transacción y la marca como pagada, sin necesidad de cotejo manual.

Para los equipos financieros, esto significa lo siguiente:

• Ya no tendrás que rastrear qué pagos corresponden a qué facturas.

• Menos retrasos en la conciliación a fin de mes.

• Una fuente de información clara, actualizada en tiempo real.

Automatización en lugar de tareas repetitivas

Los sistemas unificados automatizan las tareas que, de otro modo, los equipos financieros tendrían que hacer manualmente. Las facturas se generan y envían automáticamente en función de reglas preestablecidas. Las suscripciones se renuevan y cobran el importe correcto según lo programado. Los pagos fallidos desencadenan reintentos o flujos de trabajo de reclamación de pago sin intervención.

En lugar de leer informes para encontrar cuentas vencidas o perseguir pagos pendientes manualmente, tu equipo puede usar herramientas automatizadas como Stripe Payments y Stripe Billing para hacer ese trabajo en segundo plano. Figma, por ejemplo, utiliza Stripe para gestionar los pagos para su negocio de 10.000 millones de dólares con un equipo de finanzas de menos de 5 personas.

Acuerdos más rápidos, cuentas más claras

Como los datos de pagos y facturación están sincronizados desde el principio, el equipo financiero no tiene que esperar información de múltiples fuentes ni perder tiempo resolviendo discrepancias solo para cerrar los libros contables. Ya sabes lo que se ha facturado, lo que se ha pagado y lo que aún está pendiente. Algunas plataformas incluso automatizan el reconocimiento de ingresos de acuerdo con los estándares contables para que tus libros estén listos para las auditorías.

Información en tiempo real sobre efectivo y cobros

Los sistemas unificados te ofrecen una visibilidad instantánea de la cantidad de efectivo que entra, de dónde viene y lo que está atrasado:

• Las métricas de los días de ventas pendientes (DSO) son precisas y están actualizadas.

• Los flujos de trabajo de cobro pueden comenzar inmediatamente cuando algo se retrasa.

• Puedes detectar fácilmente patrones como qué clientes tienden a pagar tarde y qué líneas de productos están experimentando la mayor pérdida de clientes.

Esta información permite a los equipos financieros pasar del seguimiento de los pagos a la gestión del efectivo de forma proactiva.

Menos errores y transferencias

Los procesos manuales son más lentos y, a menudo, menos precisos que los automatizados. Cuando alguien tiene que copiar manualmente datos de la facturación a los pagos o de los pagos al libro mayor, pueden producirse errores en la introducción de datos.

Con un sistema unificado sucede lo siguiente:

• Las reglas de facturación aplican automáticamente los impuestos, descuentos y la lógica de prorrateo correctos.

• Las confirmaciones de pago actualizan los registros de clientes al instante.

• Los reembolsos, los ajustes y los créditos se procesan sin complicaciones.

Menos traspasos significan menos errores y solicitudes de soporte.

Soporte multifuncional más sencillo

Debido a que todo está en un solo lugar, es más fácil para otros equipos intervenir cuando sea necesario. Los equipos de soporte al cliente pueden ver los historiales de pago y los estados de las facturas sin tener que escalar a finanzas. Los equipos de ventas pueden conocer el estado de facturación de un cliente antes de proponer cambios. Las operaciones de ingresos pueden realizar experimentos de precios sin tener que reconfigurar varios sistemas.

Este alto nivel de seguridad y fiabilidad hace que los datos financieros sean más accesibles para el resto de la empresa.

Escalabilidad integrada

A medida que tu empresa crece, con más clientes, más métodos de pago y más modelos de precios, un sistema unificado puede escalar sin complicar el proceso. Puedes lanzar nuevos productos o expandirte a nuevas regiones sin tener que rediseñar el proceso de facturación desde cero porque el sistema crece contigo.