Direkthantering av betalningar (straight-through processing, STP) är en helautomatiserad metod för att genomföra transaktioner. Processen används inom finansbranschen för att påskynda verksamheten och eliminera behovet av manuella åtgärder. Denna typ av automatisering hjälper till att upptäcka och förhindra bedräglig aktivitet och förluster från bedrägerier: Amerikanska finansexperter rapporterade 2022 en genomsnittlig förlust på 300 000 USD per år på grund av fakturabedrägerier.

I den här artikeln förklarar vi hur STP fungerar, dess fördelar, hur det används, vanliga utmaningar och bästa praxis för implementering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar direkthantering av betalningar (STP)?
  
• Traditionell betalningshantering kontra STP
  
• För vilka typer av företag passar STP bäst?
  
• Fördelar med STP
  
• Så här används STP
  
• Utmaningar vid implementering av STP och hur man hanterar dem
  
• Bästa praxis för att implementera STP
  

Hur fungerar direkthantering av betalningar (STP)?

STP automatiserar livscykeln för en finansiell transaktion, från initiering till slutförande, och eliminerar behovet av manuella åtgärder som datainmatning, verifiering eller avstämning. Denna automatisering leder till kortare behandlingstider, färre fel och lägre driftskostnader. Så här fungerar det:

• Initiering: En transaktion, t.ex. en betalning eller köp- eller säljorder, initieras elektroniskt. Detta kan vara via en internetbank, en plattform för värdepappershandel eller andra digitala kanaler.

• Validering: Systemet validerar automatiskt transaktionsuppgifterna, inklusive kontoinformation, belopp och eventuella relevanta instruktioner.

• Berikning: Eventuell ytterligare information som krävs för behandlingen (t.ex. valutakurser, säkerhetsdetaljer) hämtas automatiskt och läggs till transaktionen.

• Riskbedömning: Baserat på regler eller algoritmer kan systemet utföra riskkontroller för att identifiera bedrägeri eller andra potentiella problem.

• Godkännande: Om transaktionen klarar valideringen och riskbedömningen är den automatiskt godkänd och går vidare till nästa steg.

• Dirigering: Transaktionen dirigeras till lämplig destination för transaktionstypen och instruktionerna. Det kan vara en clearingorganisation, en betalleverantör eller en börs.

• Avräkning: Transaktionen avräknas elektroniskt. Medel överförs mellan konton och eventuella uppdateringar görs i relevanta system.

• Bekräftelse: Parterna som är involverade i transaktionen får en elektronisk bekräftelse på att den har slutförts.

Traditionell betalningshantering kontra STP

Här är en sammanfattning av skillnaderna mellan traditionell betalningshantering och STP:

Traditionell betalningshantering

Traditionell betalningshantering bygger på manuell inmatning, verifiering och avstämning av data, där flera personer är inblandade i varje steg av processen. Processen involverar ofta fysiska dokument som checkar, fakturor och kvitton, och behandlingstiderna kan variera från timmar till dagar på grund av de manuella stegen och potentiella fördröjningar i dokumentutbytet.

Manuell datainmatning skapar också en ökad risk för fel, vilket kan leda till avvikelser, korrigerande åtgärder och ökade driftskostnader för det arbete som krävs för att slutföra processen. Att hålla koll på statusen för en betalning kräver ytterligare manuella kontroller och kommunikation mellan olika parter.

STP

STP är en elektronisk och helautomatiserad process. Den bygger på elektroniskt datautbyte och elektronisk kommunikation, vilket eliminerar behovet av fysiska dokument. Behandlingstiderna minskar avsevärt: transaktioner kan ta minuter eller till och med sekunder att slutföra.

Automatiseringen som ingår i STP minimerar risken för fel, minskar manuella arbets- och driftskostnader och ger insyn i betalningsstatus och historik i realtid, vilket möjliggör bättre kontroll och enklare avstämning.

Exempel på de båda processerna

Traditionell

• Skicka en check via post

• Fakturauppgifter anges manuellt i ett system

• Ringa en bank för att verifiera en transaktion

STP

• Betala online med kreditkort

• Ställa in återkommande fakturabetalningar

• Överföringar via Automated Clearing House (ACH)

För vilka typer av företag passar STP bäst?

Företag i hårt reglerade branscher, företag med höga transaktionsvolymer och de som hanterar känsliga personuppgifter är väl lämpade att använda STP.

STP kan hjälpa företag med efterlevnad eftersom regler verkställs och verifieringskedjor registreras automatiskt, transaktionerna går snabbare och processen hjälper till att skydda känsliga uppgifter med större precision och mindre risk för mänskliga fel. För dessa typer av företag kan STP innebära en stor fördel:

• Banker och finansinstitut: STP används i stor utsträckning för betalningshantering, handelsavräkningar, kontoavstämning och skydd av känsliga finansiella uppgifter.

• Försäkringsbolag: STP förenklar anspråkshantering, utfärdande av försäkringsbrev och betalningar av premier.

• E-handelsplattformar: Med STP sker onlinebetalningar och orderexpediering snabbt och säkert.

• Hälso- och sjukvårdstjänster STP underlättar patientregistrering, fakturering och behandling av försäkringsanspråk och skyddar patientens hälsoinformation.

• Myndigheter: STP används för skatteuppbörd, utbetalning av sociala förmåner och handläggning av tillstånd och skyddar medborgarnas känsliga personuppgifter.

Fördelar med STP

STP ger företag följande fördelar:

Finjusterade operativa funktioner

• Minskat behov av manuellt arbete: STP eliminerar repetitiva uppgifter som datainmatning, verifiering och avstämning, vilket frigör mänskliga resurser för viktiga aktiviteter.

• Snabbare behandling: STP automatiserar arbetsflöden och snabbar upp transaktioner.

• Skalbarhet: STP-system kan hantera ökade transaktionsvolymer utan att det behövs ytterligare manuella resurser.

Lägre kostnader

• Lägre arbetskostnader: Automatisering minskar behovet av manuellt arbete, vilket leder till besparingar på lönekostnader.

• Färre fel: STP minimerar kostsamma fel i samband med manuell datainmatning, t.ex. felaktig information eller dubbletter.

• Minskad pappersanvändning: STP sparar in på utskrifts-, lagrings- och postkostnader som uppstår vid pappersbaserade processer.

Mer precisa data

• Färre mänskliga fel: Automatisering minskar risken för bristande överensstämmelse och avvikelser som orsakas av manuell datainmatning.

• Förbättrad efterlevnad: STP-system kan konfigureras för att kräva efterlevnad av regler och förordningar, vilket säkerställer korrekta data och minskar risken för påföljder för bristande efterlevnad.

• Dataintegritet: STP upprätthåller dataintegriteten under hela transaktionslivscykeln.

Bättre kundupplevelse

• Snabbare transaktioner: STP möjliggör nästan omedelbar transaktionsbehandling, vilket leder till förbättrad kundnöjdhet och lojalitet.

• Transparens: Bevakning och statusuppdateringar i realtid ger kunderna insyn i hur deras transaktioner fortskrider.

• Färre fel: Färre fel innebär färre klagomål och förfrågningar från kunder, vilket leder till smidigare interaktioner och ökad kundnöjdhet.

Riskminimering

• Identifiering av bedrägerier: STP-system kan införliva riskbedömningsmodeller och algoritmer för upptäckt av bedrägerier för att identifiera och förhindra bedrägliga aktiviteter.

• Verifieringskedjor: STP-system genererar automatiskt verifieringskedjor, vilket underlättar regelefterlevnad och intern kontroll.

Så här används STP

STP har flera användningsområden. Så här används det:

Betalningsbehandling

STP slutför transaktioner från initiering till avräkning. STP gör följande automatiskt:

• Verifierar betalningsuppgifter

• Kontrollerar att det finns tillräckliga medel

• Godkänner eller avvisar transaktioner i realtid

• Dirigerar betalningar genom de mest effektiva och kostnadseffektiva kanalerna baserat på transaktionens parametrar

• Överför medel mellan betalarens och betalningsmottagarens konton

• Stämmer av saldon och uppdaterar uppgifter

STP kan också användas för lönehantering, automatisering av löneberäkningar, skatteavdrag och direktinsättningar.

Värdepappershandel

STP hanterar avvecklingen av värdepappershandel. STP gör följande automatiskt:

• Verkställer handelstransaktioner, matchar köp- och säljorder på finansmarknaderna

• Gör clearing och avveckling av handelstransaktionerna, överför värdepapper och medel mellan parterna

• Stämmer av uppgifter och avvikelser för handelstransaktionerna

Behandling av försäkringsanspråk

STP automatiserar behandlingen av försäkringsanspråk. STP:

• Gör det möjligt för kunder eller vårdleverantörer att skicka in anspråk elektroniskt

• Verifierar försäkringsuppgifter, behörighet och anspråkets riktighet

• Bedömer och godkänner anspråk baserat på fördefinierade regler och medicinska riktlinjer

Kundkännedom

STP hjälper företag med kundkännedomsprocesser. STP gör följande automatiskt:

• Verifierar kundens identitet med hjälp av digitala dokument, biometriska data och databaser från tredje part

• Slutför onboarding, insamling och validering av data samt riskbedömning

• Övervakar kontinuerligt kundtransaktioner och aktiviteter för att upptäcka misstänkta mönster

STP kan också spela en roll i handläggning av lån och hantering av leveranskedjan. STP automatiserar handläggningen av låneansökningar, riskbedömning och godkännande och möjliggör utbyte av inköpsorder, fakturor och frakthandlingar för leveranskedjeprocesser.

Utmaningar vid implementering av STP och hur man hanterar dem

Att implementera STP kan innebära utmaningar. Här är vad du kan förvänta dig och hur du arbetar dig igenom det:

Föråldrade system

Många organisationer har föråldrade system som inte är kompatibla med STP:s automatiserade processer. Att integrera ny teknik med dessa system kan vara komplicerat och kostsamt.

Lösningar

• Implementering i etapper: Ersätt gradvis äldre system med STP-kompatibla lösningar.

• Mellanprogram: Använd mellanprogram för att överbrygga klyftan mellan äldre och nya system.

• API-integration: Utveckla API:er för att ansluta äldre system till STP-plattformar.

Kostnad

Att implementera STP kan kräva betydande inledande investeringar i ny programvara, hårdvara och utbildning.

Lösningar

• Stegvis implementering: Implementera STP i etapper. Börja med områden med hög påverkan och expandera gradvis till andra processer.

• Molnbaserade lösningar: Överväg molnbaserade STP-plattformar – de är skalbara och har lägre startkostnader.

Motstånd i organisationen

Personalen kan motsätta sig förändringar på grund av rädsla för att förlora jobbet eller att de inte är bekanta med den nya tekniken.

Lösningar

• Förändringshantering: Implementera en omfattande förändringshanteringsplan som har tydlig kommunikation, utbildning och stöd för anställda under hela övergången.

• Engagemang av intressenter: Involvera viktiga intressenter i beslutsprocessen och bemöt deras frågeställningar för att få deras stöd.

• Incitament: Ge incitament och erkännande till anställda som anammar och förespråkar införandet av STP.

Datakvalitet och datastandardisering

Osamstämmiga dataformat och ojämn datakvalitet i olika system kan utgöra ett hinder för STP-implementeringen.

Lösningar

• Rensning av data: Rensa och standardisera befintliga data noggrant för att säkerställa kompatibilitet med STP-processer.

• Datastyrning: Upprätta principer och procedurer för datastyrning för att upprätthålla kvalitet och samstämmighet för data.

• Validering av data: Implementera datavalideringsmekanismer så att endast korrekta och fullständiga data kommer in i STP-systemet.

Efterlevnad av gällande bestämmelser

STP-implementeringen måste följa relevanta branschregler och dataskyddslagar.

Lösningar

• Expertis inom efterlevnad: Anlita juridiska experter och efterlevnadsexperter för att säkerställa att STP-processerna följer alla tillämpliga regler.

• Verifieringskedjor: Upprätthåll starka verifieringskedjor för att spåra och dokumentera alla STP-aktiviteter för lagstadgad rapportering och efterlevnadsändamål.

• Säkerhetsåtgärder: Implementera robusta säkerhetskontroller för att skydda känsliga data och förhindra obehörig åtkomst eller intrång.

Bästa praxis för att implementera STP

Dessa rekommendationer utgör bästa praxis som kan hjälpa ditt företag att implementera STP på ett effektivt sätt:

Datakvalitet

• Utför regelbunden dataprofilering för att identifiera bristande överensstämmelse, saknade värden och extremvärden.

• Implementera automatiserade datarensningsrutiner för att korrigera fel, standardisera format och berika data med saknad information.

• Tillämpa strikta datavalideringsregler när data matas in i STP-systemet för att förhindra att felaktiga eller ofullständiga data kommer in.

Hantera undantag

• Definiera tydliga regler och trösklar för att identifiera undantag som kräver manuella åtgärder, till exempel ovanliga transaktionsbelopp eller högriskkunder.

• Automatisera dirigering och eskalering av undantag till lämplig personal för snabb lösning.

• Analysera undantagsdata för att identifiera mönster och rotorsaker. Använd dessa insikter för att förbättra regler och processer för STP.

Optimering av arbetsflöde

• Använd processutvinningsverktyg för att visualisera och analysera transaktionsflödet genom STP-systemet och identifiera flaskhalsar och ineffektivitet.

• Implementera robotiserad processautomatisering (RPA) för att automatisera rutinartade uppgifter inom STP-arbetsflödet, t.ex. extraktion, validering och avstämning av data.

• Använd maskininlärningsalgoritmer för att förbättra beslutsprocesser inom STP, t.ex. identifiering av bedrägerier, riskbedömning och dirigering.

Systemintegration

• Använd API:er för att ansluta olika system och program, vilket underlättar datautbyte och synkronisering i realtid.

• Dela upp komplexa STP-processer i mindre, oberoende mikrotjänster som kan utvecklas, distribueras och skalas upp oberoende av varandra.

• Designa STP-systemet för att reagera på händelser och utlösande faktorer för realtidsbearbetning och beslutsfattande.

Övervakning och analys

• Implementera instrumentpaneler som ger insyn i STP-systemets prestanda i realtid, inklusive transaktionsvolymer, behandlingstider, felfrekvenser och undantagstrender.

• Använd prediktiv analys för att förutse potentiella problem och åtgärda dem proaktivt innan de påverkar prestanda för STP.

• Genomför rotorsaksanalys av fel och undantag för att identifiera underliggande problem och implementera korrigerande åtgärder.

Kontinuerlig förbättring

• Genomför regelbundna granskningar av STP-processer och prestanda för att identifiera områden som kan förbättras.

• Använd agila metoder för utveckling och implementering av STP, vilket möjliggör flexibilitet och anpassningsförmåga till förändrade verksamhetsbehov.

• Främja samarbete mellan IT-, operativa och affärsteam för att anpassa STP-lösningar till verksamhetens mål och leverera konkreta resultat.