'Straight through processing' (STP) is een geautomatiseerde methode voor het voltooien van transacties die in de financiële sector wordt gebruikt om operaties te versnellen en de noodzaak van handmatige interventie te elimineren. Dit type automatisering helpt frauduleuze activiteiten en verliezen als gevolg van fraude op te sporen en te voorkomen: Amerikaanse financiële professionals rapporteerden vanaf 2022 een gemiddeld verlies van $ 300.000 per jaar door factuurfraude.

Hieronder leggen we uit hoe STP werkt, wat de voordelen zijn, hoe het wordt gebruikt, veelvoorkomende STP-uitdagingen en best practices voor implementatie.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt straight through processing (STP)?
  
• Traditionele vs. STP-betalingsverwerking
  
• Welke soorten ondernemingen zijn het meest geschikt voor STP-implementatie?
  
• Voordelen van STP
  
• Hoe STP wordt gebruikt
  
• Uitdagingen bij het gebruik van STP en hoe je deze benadert
  
• Best practices voor het implementeren van STP
  

Hoe werkt STP (straight through processing)?

STP automatiseert de levenscyclus van een financiële transactie, van initiatie tot voltooiing, en elimineert de noodzaak van handmatige interventies zoals gegevensinvoer, verificatie of reconciliatie. Deze automatisering leidt tot snellere verwerkingstijden, minder fouten en lagere bedrijfskosten. Zo werkt het:

• Starten: Een transactie, zoals een betaling of handelsorder, wordt elektronisch geïnitieerd. Dit kan zijn via online bankieren, een handelsplatform of andere digitale kanalen.

• Validatie: Het systeem valideert automatisch de transactiegegevens, inclusief de rekeninggegevens, het bedrag en eventuele relevante instructies.

• Verrijking: Alle aanvullende informatie die nodig is voor de verwerking (bijv. wisselkoersen, beveiligingsgegevens) wordt automatisch opgehaald en aan de transactie toegevoegd.

• Risicobeoordeling: Op basis van regels of algoritmen kan het systeem risicocontroles uitvoeren om fraude te detecteren of andere potentiële problemen.

• Goedkeuring: Als de transactie de validatie en risicobeoordeling doorstaat, wordt deze automatisch goedgekeurd en gaat deze door naar de volgende fase.

• Routering: De transactie wordt gerouteerd naar de juiste bestemming voor het transactietype en de instructies. Dit kan een clearinghouse, een betalingsverwerker of een beurs zijn.

• Afwikkeling: De transactie wordt elektronisch afgewikkeld. Geld wordt overgeschreven tussen accounts en eventuele updates worden uitgevoerd in relevante systemen.

• Bevestiging: De partijen die bij de transactie betrokken zijn, ontvangen een elektronische bevestiging dat deze succesvol is afgerond.

Traditionele vs. STP-betalingsverwerking

Hier volgt een overzicht van de verschillen tussen traditionele betalingsverwerking en STP:

Traditionele verwerking van betalingen

Traditionele betalingsverwerking is gebaseerd op handmatige gegevensinvoer, verificatie en reconciliatie, waarbij meerdere mensen betrokken zijn bij elke stap van het proces. Het proces omvat vaak fysieke documenten zoals cheques, facturen en bonnen, en de verwerkingstijden kunnen variëren van uren tot dagen vanwege de handmatige stappen en mogelijke vertragingen bij de uitwisseling van documenten.

Handmatige gegevensinvoer zorgt ook voor een verhoogd risico op fouten, wat kan leiden tot discrepanties, corrigerende maatregelen en hogere bedrijfskosten voor de arbeid die nodig is om dit proces te voltooien. Het volgen van de status van een betaling vereist verdere handmatige controles en communicatie tussen verschillende partijen.

STP

STP is elektronisch en geautomatiseerd. Het proces is gebaseerd op elektronische gegevensuitwisseling en communicatie, waardoor er geen fysieke documenten nodig zijn. De verwerkingstijden worden aanzienlijk verkort: transacties kunnen minuten of zelfs seconden in beslag nemen.

De automatisering van STP minimaliseert het risico op fouten, vermindert handmatige arbeid en bedrijfskosten, en biedt inzicht in real time in de status en geschiedenis van betalingen, waardoor betere tracking en eenvoudigere reconciliatie mogelijk zijn.

Voorbeelden van elk type verwerking

Traditioneel

• Een cheque per post versturen

• Het handmatig invoeren van factuurgegevens in een systeem

• Een bank bellen om een transactie te verifiëren

STP

• Online betalen met een creditcard

• Instellen van terugkerende factuurbetalingen

• Automated Clearing House-overschrijvingen (ACH

Welke soorten ondernemingen zijn het meest geschikt voor STP-implementatie?

Ondernemingen in sterk gereguleerde sectoren, ondernemingen met hoge transactievolumes en ondernemingen die gevoelige persoonsgegevens verwerken, zijn zeer geschikt om STP toe te passen.

STP kan ondernemingen helpen met compliance door regels automatisch af te dwingen en audittrails vast te leggen, transacties te versnellen en gevoelige gegevens nauwkeuriger en minder risico op menselijke fouten te beschermen. Deze ondernemingen kunnen aanzienlijke voordelen zien van STP:

• Banken en financiële instellingen: STP wordt veel gebruikt voor betalingsverwerking, handelsvereffeningen, rekeningreconciliatie en het beschermen van gevoelige financiële gegevens.

• Verzekeringsmaatschappijen: STP vereenvoudigt de verwerking van claims, de uitgifte van polissen en het innen van premies.

• E-commerceplatforms: STP maakt snelle en veilige online betalingen en het afhandelen van bestellingen mogelijk.

• Zorgverleners: STP vergemakkelijkt de registratie van patiënten, facturering en verwerking van verzekeringsclaims en beschermt de gezondheidsinformatie van de patiënt.

• Overheidsinstellingen: STP wordt gebruikt voor het innen van belastingen, uitkeringen en licentieverwerking, en beschermt gevoelige burgerdossiers.

Voordelen van STP

STP heeft de volgende voordelen voor ondernemingen:

Verfijnde bedrijfsvoering

• Minder handmatige inspanningen: STP elimineert repetitieve taken zoals gegevensinvoer, verificatie en reconciliatie, waardoor er personeel vrijkomt voor belangrijke activiteiten.

• Versnelde verwerking: STP automatiseert workflows en versnelt transacties.

• Schaalbaarheid: STP-systemen kunnen grotere transactievolumes verwerken zonder dat er extra handmatige middelen nodig zijn.

Lagere kosten

• Lagere arbeidskosten: Automatisering vermindert de behoefte aan handmatige arbeid, wat leidt tot besparingen op loonkosten.

• Vermindering van fouten: STP minimaliseert kostbare fouten die gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer, zoals onjuiste informatie of dubbele invoer.

• Verminderd papierverbruik: STP bespaart op print-, opslag- en verzendkosten die worden gemaakt door op papier gebaseerde processen.

Nauwkeurigere gegevens

• Minder menselijke fouten: Automatisering vermindert het risico op inconsistenties en discrepanties veroorzaakt door handmatige gegevensinvoer.

• Verbeterde naleving: STP-systemen kunnen worden geconfigureerd om nalevingsregels en -voorschriften af te dwingen, de nauwkeurigheid van gegevens te waarborgen en het risico op boetes voor niet-naleving te verminderen.

• Integriteit van de gegevens: STP handhaaft de gegevensintegriteit gedurende de hele levenscyclus van de transactie.

Een betere klantervaring

• Snellere transacties: STP maakt een vrijwel onmiddellijke transactieverwerking mogelijk, wat leidt tot een betere klanttevredenheid en -loyaliteit.

• Transparantie: Tracking en statusupdates in real time bieden klanten inzicht in de voortgang van hun transacties.

• Minder fouten: Minder fouten betekent minder klachten en vragen van klanten, wat leidt tot vlottere interacties en meer tevredenheid.

Risicobeperking

• Fraudedetectie: STP-systemen kunnen risicobeoordelingsmodellen en algoritmen voor fraudedetectie bevatten om frauduleuze activiteiten te identificeren en voorkomen.

• Audittrails: STP-systemen genereren automatisch audittrails, waardoor de naleving van de regelgeving en de interne controle worden vergemakkelijkt.

Hoe STP wordt gebruikt

STP heeft verschillende toepassingen. Dit is hoe het wordt gebruikt:

Betalingsverwerking

STP voltooit transacties vanaf de start tot de afwikkeling. STP doet het volgende automatisch:

• Verifieert betalingsgegevens

• Controleert of er voldoende geld is

• Keurt transacties in real time goed of af

• Routeert betalingen via de meest efficiënte en kosteneffectieve kanalen op basis van transactieparameters

• Schrijft geld over tussen de rekeningen van de betaler en de begunstigde

• Reconcilieert saldo's en werkt records bij

STP kan ook worden gebruikt voor salarisverwerking, het automatiseren van salarisberekeningen, belastinginhoudingen en directe storting.

Handelsverkeer

STP zorgt voor de afwikkeling van transacties. STP doet het volgende automatisch:

• Voert transacties uit, matcht koop- en verkooporders op financiële markten

• Vereffent en wikkelt transacties af, waarbij effecten en fondsen tussen handelspartijen worden overgedragen

• Reconcilieert handelsdetails en discrepanties

Verwerking van verzekeringsclaims

STP automatiseert de verwerking van verzekeringsclaims. STP:

• Stelt klanten of zorgverleners in staat om elektronisch declaraties in te dienen

• Verifieert polisdetails, geschiktheid voor dekking en nauwkeurigheid van claims

• Beoordeelt en keurt claims goed op basis van vooraf gedefinieerde regels en medische richtlijnen

KYC (ken je klant)

STP helpt bedrijven met KYC-processen. STP doet het volgende automatisch:

• Verifieert de identiteit van klanten met behulp van digitale documenten, biometrische gegevens en databases van derden

• Voltooit de onboarding, het verzamelen en valideren van gegevens, en het beoordelen van risico's

• Controleert continu klanttransacties en -activiteiten op verdachte patronen

STP kan ook een rol spelen bij de verwerking van leningen en het beheer van de toeleveringsketen. STP automatiseert de verwerking van leningaanvragen, risico-evaluatie en goedkeuring, en vergemakkelijkt de uitwisseling van inkooporders, facturen en verzenddocumenten voor supply chain-processen.

Uitdagingen bij het gebruik van STP en hoe je deze benadert

Het gebruik van STP kan uitdagingen met zich meebrengen. Dit is wat je kunt verwachten en hoe je een oplossing kunt vinden:

Verouderde systemen

Veel organisaties hebben verouderde systemen die niet compatibel zijn met de geautomatiseerde processen van STP. Het integreren van nieuwe technologie met deze systemen kan complex en kostbaar zijn.

Oplossingen

• Gefaseerde implementatie: Vervang verouderde systemen geleidelijk door STP-compatibele oplossingen.

• Middleware: Gebruik middleware-software om de kloof tussen verouderde en nieuwe systemen te overbruggen.

• API-integratie: Ontwikkel Application Programming Interfaces (API's) om verouderde systemen te verbinden met STP-platforms.

Kosten

Het implementeren van STP kan aanzienlijke investeringen vooraf in nieuwe software, hardware en training vergen.

Oplossingen

• Gefaseerde aanpak: Implementeer STP in fasen. Begin met gebieden met een hoge impact en breid geleidelijk uit naar andere processen.

• Cloudgebaseerde oplossingen: Overweeg cloudgebaseerde STP-platforms met lagere initiële kosten en schaalbaarheid.

Organisatorische weerstand

Werknemers kunnen zich verzetten tegen verandering uit angst voor ontslagen of onbekendheid met nieuwe technologie.

Oplossingen

• Verandermanagement: Implementeer een uitgebreid plan voor verandermanagement met duidelijke communicatie, training en ondersteuning voor werknemers tijdens de overgang.

• Betrokkenheid van belanghebbenden: Betrek de belangrijkste belanghebbenden bij het besluitvormingsproces en pak hun zorgen aan om buy-in te krijgen.

• Stimulansen: Geef stimulansen en erkenning aan werknemers die de invoering van STP omarmen en verdedigen.

Datakwaliteit en standaardisatie

Inconsistente gegevensindelingen en -kwaliteit tussen systemen kunnen de implementatie van STP's belemmeren.

Oplossingen

• Gegevens opschonen: Reinig en standaardiseer bestaande gegevens grondig om compatibiliteit met STP-processen te garanderen.

• Gegevens beheren: Stel beleid en procedures voor gegevensbeheer op om de kwaliteit en consistentie van gegevens te behouden.

• Gegevens valideren: Implementeer gegevensvalidatiemechanismen zodat alleen nauwkeurige en volledige gegevens het STP-systeem binnenkomen.

Wettelijke compliance

STP-implementatie moet voldoen aan relevante branchevoorschriften en wetten op het gebied van gegevensprivacy.

Oplossingen

• Compliance-expertise: Schakel juridische en compliance-experts in om ervoor te zorgen dat STP-processen voldoen aan alle toepasselijke regelgeving.

• Audittrails: Zorg voor sterke audittrails om alle STP-activiteiten te volgen en te documenteren voor wettelijke rapportage en nalevingsdoeleinden.

• Beveiligingsmaatregelen: Implementeer krachtige beveiligingscontroles om gevoelige gegevens te beschermen en ongeoorloofde toegang of inbreuken te voorkomen.

Best practices voor het implementeren van STP

Deze best practices kunnen je onderneming helpen om STP effectief te implementeren:

Datakwaliteit

• Voer regelmatig gegevensprofilering uit om inconsistenties, ontbrekende waarden en uitschieters te identificeren.

• Implementeer geautomatiseerde routines voor het opschonen van gegevens om fouten te corrigeren, indelingen te standaardiseren en gegevens te verrijken met ontbrekende informatie.

• Handhaaf strikte regels voor gegevensvalidatie op het punt van binnenkomst om te voorkomen dat onnauwkeurige of onvolledige gegevens het STP-systeem binnenkomen.

Uitzonderingen verwerken

• Definieer duidelijke regels en drempels voor het identificeren van uitzonderingen die handmatig ingrijpen vereisen, zoals ongebruikelijke transactiebedragen of klanten met een hoog risico.

• Automatiseer de routering en escalatie van uitzonderingen naar het juiste personeel voor een tijdige oplossing.

• Analyseer uitzonderingsgegevens om patronen en hoofdoorzaken te identificeren en gebruik deze inzichten om STP-regels en -processen te verbeteren.

Optimalisatie van je workflow

• Gebruik process mining-tools om de stroom van transacties door het STP-systeem te visualiseren en te analyseren en knelpunten en inefficiënties te identificeren.

• Implementeer Robotic Process Automation (RPA) om repetitieve taken binnen de STP-workflow te automatiseren, zoals de extractie, validatie en reconciliatie van gegevens.

• Gebruik machine learning-algoritmen om besluitvormingsprocessen binnen STP te verbeteren, zoals fraudedetectie, risicobeoordeling en routering.

Systeemintegratie

• Gebruik API's om gescheiden systemen en applicaties met elkaar te verbinden, waardoor gegevensuitwisseling en synchronisatie in real time mogelijk worden.

• Splits complexe STP-processen op in kleinere, onafhankelijke microservices die onafhankelijk kunnen worden ontwikkeld, geïmplementeerd en geschaald.

• Ontwerp het STP-systeem om te reageren op gebeurtenissen en triggers voor verwerking en besluitvorming in real time

Monitoring en analyse

• Implementeer dashboards die actuele inzichten bieden in STP-prestaties, inclusief transactievolumes, verwerkingstijden, foutpercentages en uitzonderingstrends.

• Gebruik voorspellende analyses om te anticiperen op potentiële problemen en deze proactief aan te pakken voordat ze de STP-prestaties beïnvloeden.

• Voer een analyse van de hoofdoorzaak uit van fouten en uitzonderingen om onderliggende problemen te identificeren en corrigerende maatregelen te implementeren.

Continu verbeteren

• Voer regelmatig beoordelingen uit van STP-processen en -prestaties om verbeterpunten te identificeren.

• Pas een flexibel STP-ontwikkelings- en implementatieproces toe, waardoor flexibiliteit en aanpassingsvermogen aan veranderende bedrijfsbehoeften mogelijk is.

• Bevorder de samenwerking tussen IT-, operationele en bedrijfsteams om STP-oplossingen af te stemmen op bedrijfsdoelstellingen en tastbare resultaten te leveren.