El procesamiento directo (en inglés, «straight through processing» o STP) es un método automatizado para completar transacciones que se utiliza en el sector financiero para acelerar las operaciones y eliminar la necesidad de intervención manual. Este tipo de automatización ayuda a detectar y prevenir las actividades fraudulentas y las pérdidas derivadas del fraude: Los profesionales de finanzas de EE. UU. reportaron, desde 2022, una pérdida media de 300.000 $ por año debido al fraude en las facturas.

A continuación, explicaremos cómo funciona el STP, sus ventajas, cómo se usa, los desafíos que suele plantear y las prácticas recomendadas para su implementación.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona el procesamiento directo (STP)?
  
• Procesamiento de pagos tradicional vs. STP
  
• ¿Qué tipos de empresas son las más adecuadas para la implementación del STP?
  
• Ventajas del STP
  
• Cómo se utiliza el STP
  
• Desafíos en la adopción del STP y cómo manejarlos
  
• Prácticas recomendadas para implementar el procesamiento directo
  

¿Cómo funciona el procesamiento directo (STP)?

El STP automatiza el ciclo de vida de una transacción financiera, desde el inicio hasta su finalización, eliminando la necesidad de intervención manual como la entrada de datos, la verificación o la conciliación. Esta automatización conduce a tiempos de procesamiento más rápidos, menos errores y menores costes operativos. Así es como funciona:

• Iniciación: Una transacción (por ejemplo, un pago o una orden comercial), se inicia electrónicamente. Esto podría ser a través de la banca en línea, una plataforma comercial u otros canales digitales.

• Validación: El sistema valida automáticamente los detalles de la transacción, incluida la información de la cuenta, el importe y cualquier instrucción relevante.

• Enriquecimiento: Toda la información adicional necesaria para el procesamiento (p. ej., tipos de cambio de divisas, datos de seguridad) se recupera automáticamente y se añade a la transacción.

• Evaluación de riesgos: Basándose en reglas o algoritmos, el sistema puede realizar comprobaciones de riesgo para detectar fraudes u otros problemas potenciales.

• Aprobación: Si la transacción pasa la validación y la evaluación de riesgos, se aprueba automáticamente y pasa a la siguiente etapa.

• Enrutamiento: La transacción se enruta al destino apropiado para el tipo de transacción y las instrucciones. Puede ser una cámara de compensación, un procesador de pagos o una bolsa de valores.

• Cobro: La transacción se liquida electrónicamente. Los fondos se transfieren entre cuentas y las actualizaciones se realizan en los sistemas correspondientes.

• Confirmación: Las partes involucradas en la transacción reciben confirmación electrónica de que la misma se ha completado con éxito.

Procesamiento de pagos tradicional vs. STP

A continuación se desglosan las diferencias entre el procesamiento de pagos tradicional y el procesamiento directo o STP:

Procesamiento de pagos tradicional

El procesamiento de pagos tradicional se basa en la entrada manual de datos, la verificación y la conciliación, con la participación de varias personas en cada paso del proceso. El proceso a menudo involucra documentos físicos como cheques, facturas y recibos, y los tiempos de procesamiento pueden variar de horas a días debido a los pasos manuales y los posibles retrasos en el intercambio de documentos involucrados.

La entrada manual de datos también crea un mayor riesgo de errores, lo que puede dar lugar a discrepancias, medidas correctivas y mayores costes operativos para la mano de obra necesaria para completar este proceso. Para hacer el seguimiento del estado de un pago es necesario realizar comprobaciones manuales adicionales y establecer comunicación entre las diferentes partes.

STP

El STP es electrónico y automatizado. El proceso se basa en el intercambio y la comunicación electrónica de datos, lo que elimina la necesidad de documentos físicos. Los tiempos de procesamiento se reducen sustancialmente: las transacciones pueden tardar minutos o incluso segundos en completarse.

La automatización que implica el STP minimiza el riesgo de errores, reduce la mano de obra y los costes operativos, y proporciona visibilidad en tiempo real del estado y el historial de pagos, lo que permite un mejor seguimiento y una conciliación más fácil.

Ejemplos de cada tipo de tratamiento

Tradicional

• Envío de un cheque por correo

• Introducir manualmente los datos de la factura en un sistema

• Llamar a un banco para verificar una transacción

STP

• Pagar en línea con tarjeta de crédito

• Configurar pagos de facturas recurrentes

• Transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH)

¿Qué tipos de empresas son las más adecuadas para la implementación del STP?

Las empresas de sectores muy regulados, las que tienen un alto volumen de transacciones y las que manejan datos personales sensibles están bien preparadas para adoptar el STP.

El procesamiento directo puede ayudar a las empresas con el cumplimiento normativo mediante la aplicación automática de reglas y la captura de registros de auditoría, a acelerar las transacciones y a proteger los datos confidenciales con mayor precisión y menor riesgo de error humano. Este tipo de empresas pueden obtener beneficios significativos de aplicar el STP:

• Bancos y entidades financieras: El STP se usa de forma generalizada para el procesamiento de pagos, liquidaciones comerciales, conciliación de cuentas y protección de datos financieros confidenciales.

• Compañías de seguros: El STP simplifica el procesamiento de reclamaciones, la emisión de pólizas y el cobro de primas.

• Plataformas de e-commerce: El STP permite realizar pagos en línea y completar pedidos de forma rápida y segura.

• Proveedores de atención médica: El STP facilita el registro de pacientes, la facturación y el procesamiento de reclamaciones de seguros y protege la información de salud del paciente.

• Organismos gubernamentales: El STP se utiliza para la recaudación de impuestos, los desembolsos de prestaciones y el procesamiento de licencias, y protege los registros confidenciales de los ciudadanos.

Ventajas del STP

El STP genera estas ventajas para las empresas:

Operaciones precisas

• Reducción del esfuerzo manual: El STP elimina tareas repetitivas como la entrada de datos, la verificación y la conciliación, liberando recursos humanos para actividades importantes.

• Procesamiento acelerado: El STP automatiza los flujos de trabajo y acelera las transacciones.

• Escalabilidad: Los sistemas STP pueden manejar mayores volúmenes de transacciones sin necesidad de recursos manuales adicionales.

Reducción de costes

• Menores costes de mano de obra: La automatización reduce la necesidad de mano de obra, lo que supone un ahorro en los gastos de nómina.

• Reducción de errores: El STP minimiza los costosos errores asociados con la entrada manual de datos, como información incorrecta o entradas duplicadas.

• Reducción del uso de papel: El STP ahorra en costos de impresión, almacenamiento y envío incurridos por los procesos basados en papel.

Datos más precisos

• Menos errores humanos: La automatización reduce el riesgo de inconsistencias y discrepancias causadas por la entrada manual de datos.

• Mejora del cumplimiento normativo: Los sistemas STP se pueden configurar para hacer cumplir la normativa y los reglamentos, lo que garantiza la precisión de los datos y reduce el riesgo de sanciones por incumplimiento.

• Integridad de los datos: El STP mantiene la integridad de los datos durante todo el ciclo de vida de la transacción.

Mejor experiencia del cliente

• Transacciones más rápidas: El STP permite un procesamiento de transacciones casi instantáneo, lo que mejora la satisfacción y la fidelidad del cliente.

• Transparencia: El seguimiento en tiempo real y las actualizaciones de estado brindan a los clientes visibilidad del progreso de sus transacciones.

• Reducción de errores: Menos errores significan menos quejas y consultas de los clientes, lo que conlleva interacciones más fluidas y una mayor satisfacción.

Mitigación de riesgos

• Detección del fraude: Los sistemas STP pueden incorporar modelos de evaluación de riesgos y algoritmos de detección de fraude para identificar y prevenir actividades fraudulentas.

• Registros de auditoría: Los sistemas STP generan automáticamente pistas de auditoría, lo que facilita el cumplimiento normativo y el control interno.

Cómo se usa el STP

El procesamiento directo tiene varias aplicaciones. Así es como se usa:

Procesamiento de pagos

El STP completa las transacciones desde el inicio hasta la liquidación. El STP automáticamente:

• Verifica los detalles del pago

• Verifica que haya fondos suficientes

• Aprueba o rechaza transacciones en tiempo real

• Dirige los pagos a través de los canales más eficientes y rentables en función de los parámetros de las transacciones

• Transfiere fondos entre las cuentas del pagador y del beneficiario

• Concilia los saldos y actualiza los registros

El STP también se puede utilizar para el procesamiento de nóminas, la automatización de cálculos salariales, las deducciones fiscales y la domiciliación bancaria.

Liquidación de operaciones

El STP se encarga de la liquidación de las operaciones. El STP automáticamente:

• Ejecuta operaciones, haciendo coincidir las órdenes de compra y venta en los mercados financieros

• Compensa y liquida operaciones, transfiriendo valores y fondos entre las partes negociadoras

• Concilia los detalles comerciales y las discrepancias

Tramitación de siniestros de seguros

El STP automatiza el procesamiento de reclamaciones de seguros. El STP:

• Permite a los clientes o proveedores de atención médica presentar reclamaciones electrónicamente

• Verifica los detalles de la póliza, la elegibilidad para la cobertura y la precisión de las reclamaciones

• Evalúa y aprueba las reclamaciones en función de reglas predefinidas y pautas médicas

KYC (Conocimiento del cliente)

El STP ayuda a las empresas con los procesos de KYC. El STP automáticamente:

• Verifica las identidades de los clientes mediante documentos digitales, datos biométricos y bases de datos de terceros.

• Completa la incorporación, la recopilación y validación de datos y la evaluación de riesgos

• Supervisa continuamente las transacciones y actividades de los clientes en busca de patrones sospechosos

El STP también puede desempeñar un papel en el procesamiento de préstamos y la gestión de la cadena de suministro. El STP automatiza el procesamiento de solicitudes de préstamos, la suscripción y la aprobación, y facilita el intercambio de órdenes de compra, facturas y documentos de envío para los procesos de la cadena de suministro.

Desafíos de la adopción del STP y cómo manejarlos

La adopción del STP puede plantear algunas dificultades. A continuación te contamos qué puedes encontrarte y cómo solucionarlo:

Sistemas heredados

Muchas organizaciones tienen sistemas heredados obsoletos que no son compatibles con los procesos automatizados del STP. La integración de nuevas tecnologías con estos sistemas puede ser compleja y costosa.

Soluciones

• Implementación por fases: Sustituye gradualmente los sistemas heredados por soluciones compatibles con el procesamiento directo.

• Middleware: Utiliza software de middleware para cerrar la brecha entre los sistemas heredados y los nuevos.

• Integración de la API: Desarrolla interfaces de programación de aplicaciones (API) para conectar sistemas heredados con plataformas STP.

Coste

La implementación del STP puede requerir una inversión inicial sustancial en nuevo software, hardware y capacitación.

Soluciones

• Enfoque por fases: Implementa el STP por etapas, comenzando con áreas de alto impacto y ampliando poco a poco a otros procesos.

• Soluciones basadas en la nube: Considera plataformas STP basadas en la nube con costes iniciales y escalabilidad más bajos.

Resistencia organizativa

Los empleados pueden resistirse al cambio por miedo a la pérdida de trabajo o por no estar familiarizados con las nuevas tecnologías.

Soluciones

• Gestión del cambio: Implementa un plan integral de gestión del cambio que implique una comunicación clara, capacitación y apoyo para los empleados durante toda la transición.

• Participación de las partes interesadas: Implica a las partes interesadas clave en el proceso de toma de decisiones y aborda sus preocupaciones para obtener su aceptación.

• Incentivos: Ofrece incentivos y reconocimiento a los empleados que adopten y defiendan la adopción del STP.

Calidad y estandarización de los datos

La inconsistencia en los formatos y la calidad de los datos en todos los sistemas pueden dificultar la implementación del STP.

Soluciones

• Limpieza de datos: Limpia y estandariza a fondo los datos existentes para garantizar la compatibilidad con los procesos STP.

• Gobernanza de datos: Establece políticas y procedimientos de gobernanza de datos para mantener la calidad y la coherencia de los datos.

• Validación de datos: Implementa mecanismos de validación de datos para que solo los datos precisos y completos ingresen en el sistema STP.

Cumplimiento de la normativa

La implementación del STP debe cumplir con las regulaciones relevantes del sector y las leyes en materia de privacidad de datos.

Soluciones

• Experiencia en materia de cumplimiento normativo: Contrata a expertos legales y de cumplimiento normativo para garantizar que los procesos STP cumplan con todas las regulaciones aplicables.

• Registros de auditoría: Aplica pistas de auditoría sólidas para rastrear y documentar todas las actividades de STP con fines de informes normativos y cumplimiento.

• Medidas de seguridad: Implementa controles de seguridad sólidos para proteger los datos confidenciales y evitar el acceso no autorizado o las filtraciones.

Prácticas recomendadas para implementar el procesamiento directo

Estas prácticas recomendadas pueden ayudar a tu empresa a implementar el STP de manera efectiva:

Calidad de los datos

• Lleva a cabo perfiles de datos regulares para identificar inconsistencias, valores ausentes y valores atípicos.

• Implementa rutinas automatizadas de limpieza de datos para corregir errores, estandarizar formatos y enriquecer los datos con la información que falta.

• Aplica reglas estrictas de validación de datos en el punto de entrada para evitar que los datos inexactos o incompletos entren en el sistema STP.

Gestión de excepciones

• Define reglas y umbrales claros para identificar las excepciones que requieren intervención manual, como importes de transacción inusuales o clientes de alto riesgo.

• Automatiza el enrutamiento y la derivación de las excepciones al personal adecuado para su resolución oportuna.

• Analiza los datos de excepción para identificar patrones y causas raíz, y utiliza esta información para mejorar las reglas y los procesos de STP.

Optimización del flujo de trabajo

• Utiliza herramientas de minería de procesos para visualizar y analizar el flujo de transacciones a través del sistema STP, identificando cuellos de botella e ineficiencias.

• Implementa la automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar las tareas repetitivas dentro del flujo de trabajo de STP, como la extracción, validación y conciliación de datos.

• Utiliza algoritmos de aprendizaje automático para mejorar los procesos de toma de decisiones dentro de STP, como la detección de fraudes, la evaluación de riesgos y el enrutamiento.

Integración de sistemas

• Utiliza las API para conectar sistemas y aplicaciones dispares, facilitando el intercambio y la sincronización de datos en tiempo real.

• Divide los procesos STP complejos en microservicios más pequeños e independientes que se puedan desarrollar, implementar y escalar de forma independiente.

• Diseña el sistema STP para reaccionar a eventos y desencadenantes para el procesamiento y la toma de decisiones en tiempo real.

Monitorización y análisis

• Implementa paneles de control que proporcionen visibilidad en tiempo real del rendimiento del STP, incluidos los volúmenes de transacciones, los tiempos de procesamiento, las tasas de error y las tendencias de excepción.

• Utiliza el análisis predictivo para anticiparte a posibles problemas y abordarlos de forma proactiva antes de que afecten al rendimiento del STP.

• Realiza un análisis de la causa raíz de los errores y las excepciones para identificar los problemas subyacentes e implementar acciones correctivas.

Mejora continua

• Lleva a cabo revisiones periódicas de los procesos y el desempeño del STP para identificar áreas de mejora.

• Adopta un proceso ágil de desarrollo e implementación del STP, que permita flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades cambiantes del negocio.

• Fomenta la colaboración entre los equipos de tecnología de la información (TI), operaciones y negocios para alinear las soluciones STP con los objetivos comerciales y ofrecer resultados tangibles.