O processamento direto (STP) é um método automatizado de conclusão de transações usado no setor financeiro para acelerar as operações e eliminar a necessidade de intervenção manual. Esse tipo de automação ajuda a detectar e prevenir atividades fraudulentas e perdas por fraudes: os profissionais de finanças dos EUA relataram, em 2022, uma perda média de US$ 300.000 por ano devido a fraudes em faturas.

Vamos explicar a seguir como o STP funciona, suas vantagens, como ele é usado, os desafios comuns do STP e as práticas recomendadas para implementação.

Neste artigo:

• Como funciona o processamento direto (STP)?
  
• Processamento de pagamentos tradicional x STP
  
• Quais tipos de empresas são mais adequados para a implementação de STP?
  
• Vantagens do STP
  
• Como o STP é usado
  
• Desafios da adoção de STP, e como lidar com eles
  
• Práticas recomendadas para implementação de STP
  

Como funciona o processamento direto (STP)?

O STP automatiza o ciclo de vida de uma transação financeira, do início à conclusão, eliminando a necessidade de intervenções manuais como entrada, verificação ou reconciliação de dados. Essa automação leva a tempos de processamento mais rápidos, menos erros e menores custos operacionais. Funciona assim:

• Início: uma transação, como um pagamento ou ordem de negociação, é iniciada eletronicamente. Isso pode ser feito usando o online banking, uma plataforma de negociação ou outros canais digitais.

• Validação: o sistema valida automaticamente os dados da transação, incluindo os dados da conta, o valor e todas as instruções relevantes.

• Enriquecimento: todos os dados adicionais necessários para o processamento (por exemplo, taxas de câmbio, dados de segurança) são recuperados e adicionados automaticamente à transação.

• Avaliação de risco: com base em regras ou algoritmos, o sistema pode executar verificações de risco para detectar fraude ou outros possíveis problemas.

• Aprovação: se a transação passar pela validação e avaliação de risco, será automaticamente aprovada e seguirá para a próxima etapa.

• Direcionamento: a transação é direcionada para o destino apropriado, de acordo com o tipo e as instruções da transação. Pode ser uma câmara de compensação, um processador de pagamentos ou uma bolsa.

• Liquidação: a transação é liquidada eletronicamente. Os fundos são transferidos entre as contas e todas as atualizações são feitas nos sistemas relevantes.

• Confirmação: as partes envolvidas na transação recebem confirmação eletrônica de que ela foi concluída com sucesso.

Processamento de pagamentos tradicional x STP

Veja a seguir um detalhamento das diferenças entre o processamento de pagamentos tradicional e o STP:

Processamento de pagamentos tradicional

O processamento de pagamentos tradicional depende da inserção, verificação e reconciliação manuais de dados, com várias pessoas envolvidas em cada etapa do processo. Geralmente, o processo envolve documentos físicos, como cheques, faturas e recibos, e os tempos de processamento podem variar de horas a dias devido às etapas manuais e aos possíveis atrasos na troca de documentos.

A entrada manual de dados também aumenta o risco de erros, o que pode gerar discrepâncias, a necessidade de medidas corretivas e o aumento dos custos operacionais devido à mão de obra necessária para concluir esse processo. O acompanhamento do status de um pagamento exige mais verificações manuais e comunicação entre as diversas partes.

STP

O STP é eletrônico e automatizado. O processo utiliza a troca de dados e a comunicação eletrônicas, eliminando a necessidade de documentos físicos. Os tempos de processamento são substancialmente reduzidos: as transações podem levar minutos ou até segundos para serem concluídas.

A automação envolvida no STP minimiza o risco de erros e reduz o trabalho manual e os custos operacionais, além de fornecer visibilidade em tempo real do status e do histórico do pagamento, permitindo um melhor rastreamento e uma reconciliação mais fácil.

Exemplos de cada tipo de processamento

Tradicional

• Enviar um cheque pelo correio

• Inserir manualmente os dados da fatura em um sistema

• Ligar para um banco para verificar uma transação

STP

• Pagar online com cartão de crédito

• Configurar o pagamento de contas recorrentes

• Transferência Automated Clearing House (ACH)

Quais tipos de empresas são mais adequados para a implementação de STP?

Empresas em setores altamente regulamentados, com altos volumes de transações e que lidam com dados pessoais confidenciais são as mais adequadas para adotar o STP.

O STP pode ajudar as empresas a manter a conformidade ao automatizar a aplicação de regras e a captura de trilhas de auditoria, acelerar as transações e proteger dados confidenciais com maior precisão e menor risco de erro humano. Os tipos de empresa a seguir podem obter vantagens significativas com o STP:

• Bancos e instituições financeiras: o STP é muito utilizado para processamento de pagamentos, liquidações de operações, reconciliação de contas e proteção de dados financeiros sigilosos.

• Seguradoras: o STP simplifica o processamento de sinistros, a emissão de apólices e a cobrança de prêmios.

• Plataformas de e-commerce: o STP oferece pagamentos online e execução de pedidos de forma rápida e segura.

• Prestadores de serviços de saúde: o STP facilita o registro, a cobrança e o processamento de sinistros de seguro saúde e protege as informações de saúde dos pacientes.

• Órgãos governamentais: o STP é usado para recolhimento de impostos, desembolsos de benefícios e processamento de licenças, além de proteger os registros confidenciais dos cidadãos.

Vantagens do STP

O STP oferece estas vantagens para as empresas:

Operações ajustadas

• Redução do esforço manual: o STP elimina tarefas repetitivas como entrada, verificação e reconciliação de dados, liberando recursos humanos para atividades importantes.

• Processamento acelerado: o STP automatiza fluxos de trabalho e acelera as transações.

• Escalabilidade: os sistemas de STP podem lidar com volumes de transações maiores sem exigir recursos manuais adicionais.

Custos mais baixos

• Menores custos trabalhistas: a automação reduz a necessidade de mão de obra manual, levando à economia nas despesas com folha de pagamento.

• Redução de erros: o STP minimiza os erros dispendiosos associados à entrada manual de dados, como informações incorretas ou duplicadas.

• Redução do uso de papel: o STP reduz os custos de impressão, armazenamento e envio nos processos baseados em papel.

Dados mais precisos

• Menos erros humanos: a automação reduz o risco de inconsistências e discrepâncias causadas pela inserção manual de dados.

• Melhoria da conformidade: os sistemas de STP podem ser configurados para aplicar regras e regulamentos de conformidade, garantindo a precisão dos dados e reduzindo o risco de penalidades por não conformidade.

• Integridade dos dados: o STP mantém a integridade dos dados durante todo o ciclo de vida da transação.

Melhor experiência do cliente

• Transações mais rápidas: o STP permite o processamento praticamente instantâneo de transações, aumentando a satisfação e a fidelidade do cliente.

• Transparência: o rastreamento e as atualizações de status em tempo real oferecem aos clientes visibilidade sobre o andamento de suas transações.

• Redução de erros: menos erros resultam em menos reclamações e consultas de clientes, promovendo interações mais tranquilas e maior satisfação.

Mitigação de riscos

• Detecção de fraudes: os sistemas de STP podem incorporar modelos de avaliação de risco e algoritmos de detecção de fraude para identificar e prevenir atividades fraudulentas.

• Trilhas de auditoria: os sistemas de STP geram automaticamente trilhas de auditoria, facilitando a conformidade regulatória e o controle interno.

Como o STP é usado

O STP tem várias aplicações. Veja como ele é usado:

Processamento de pagamentos

O STP executa as transações do início até a liquidação. O STP automatiza:

• A verificação dos dados de pagamento

• A verificação de suficiência de fundos

• A aprovação ou recusa de transações em tempo real

• O direcionamento de pagamentos pelos canais mais eficientes e econômicos de acordo com os parâmetros da transação

• A transferência de fundos entre as contas do pagador e do beneficiário

• A reconciliação de saldos e a atualização de registros

O STP também pode ser usado para processamento de folha de pagamento, automatização de cálculos salariais, deduções fiscais e depósitos diretos.

Liquidação de operações

O STP lida com a liquidação de operações. O STP automatiza:

• A execução de negociações e a correspondência de ordens de compra e venda em mercados financeiros

• A compensação e liquidação de operações, transferindo valores mobiliários e fundos entre as partes da negociação

• A reconciliação de dados e discrepâncias das operações

Processamento de sinistros de seguros

O STP automatiza o processamento de sinistros de seguros. O STP:

• Permite que clientes ou prestadores de serviços de saúde enviem sinistros eletronicamente

• Verifica os detalhes da apólice, a qualificação para a cobertura e a precisão do sinistro

• Avalia e aprova sinistros com base em regras e diretrizes médicas predefinidas

KYC (conheça seu cliente)

O STP ajuda as empresas nos processos de KYC. O STP automatiza:

• A verificação da identidade dos clientes usando documentos digitais, dados biométricos e bancos de dados de terceiros

• O onboarding, a coleta, a validação de dados e avaliação de riscos

• O monitoramento contínuo de transações e atividades do cliente em busca de padrões suspeitos

O STP também pode desempenhar um papel no processamento de empréstimos e no gerenciamento da cadeia de suprimentos. O STP automatiza o processamento, a avaliação de riscos e a aprovação de solicitações de empréstimo e facilita a troca de pedidos de compra, faturas e documentos de envio para os processos de cadeia de suprimentos.

Desafios da adoção de STP, e como lidar com eles

A adoção do STP apresenta desafios. Veja o que esperar e como resolver:

Sistemas obsoletos

Muitas organizações têm sistemas obsoletos que não são compatíveis com os processos automatizados do STP. A integração de novas tecnologias com esses sistemas pode ser complexa e cara.

Soluções

• Implementação em fases: substitua gradualmente os sistemas obsoletos por soluções compatíveis com STP.

• Middleware: use um software de middleware para conectar sistemas obsoletos e novos.

• Integração por API: desenvolva interfaces de programação de aplicativos (APIs) para conectar sistemas obsoletos com plataformas de STP.

Custo

A implementação de STP pode exigir um investimento inicial substancial em novo software, hardware e treinamento.

Soluções

• Abordagem em fases: implemente o STP em etapas, começando com áreas de alto impacto e expandindo gradualmente para outros processos.

• Soluções na nuvem: considere as plataformas de STP baseadas na nuvem, que oferecem custos iniciais mais baixos e escalabilidade.

Resistência organizacional

Os funcionários podem resistir à mudança por medo de deslocamento profissional ou desconhecimento de novas tecnologias.

Soluções

• Gerenciamento de mudanças: implemente um plano abrangente de gerenciamento de mudanças envolvendo comunicação clara, treinamento e suporte aos funcionários durante toda a transição.

• Envolvimento das partes interessadas: envolva as principais partes interessadas no processo de tomada de decisão e aborde suas preocupações para obter adesão.

• Incentivos: incentive e reconheça os funcionários que adotam e defendem a adoção do STP.

Qualidade e padronização dos dados

Formatos de dados e qualidade inconsistentes entre os sistemas podem dificultar a implementação do STP.

Soluções

• Limpeza de dados: limpe e padronize completamente os dados existentes para garantir a compatibilidade com os processos de STP.

• Governança de dados: estabeleça políticas e procedimentos de governança de dados para manter a qualidade e a consistência dos dados.

• Validação de dados: implemente mecanismos de validação de dados para que apenas dados precisos e completos ingressem no sistema de STP.

Conformidade regulatória

A implementação do STP deve cumprir as regulamentações relevantes do setor e as leis de privacidade de dados.

Soluções

• Experiência em conformidade: contrate especialistas jurídicos e de conformidade para garantir que os processos de STP estejam em conformidade com todos os regulamentos aplicáveis.

• Trilhas de auditoria: mantenha trilhas de auditoria sólidas para rastrear e documentar todas as atividades de STP para fins de relatórios regulatórios e conformidade.

• Medidas de segurança: implemente controles de segurança robustos para proteger dados confidenciais e evitar acessos não autorizados ou violações.

Práticas recomendadas para implementação de STP

Estas práticas recomendadas podem ajudar sua empresa a implementar o STP de forma eficiente:

Qualidade dos dados

• Avalie regularmente os perfis de dados para identificar inconsistências, valores ausentes e discrepâncias.

• Implemente rotinas automatizadas de limpeza de dados para corrigir erros, padronizar formatos e enriquecer dados com informações faltantes.

• Aplique regras rigorosas de validação de dados no ponto de entrada para evitar que dados imprecisos ou incompletos ingressem no sistema de STP.

Gerenciamento de exceções

• Defina regras e limites claros para identificar exceções que exigem intervenção manual, como valores de transação atípicos ou clientes de alto risco.

• Automatize o direcionamento e encaminhamento de exceções para resolução oportuna pelo pessoal apropriado.

• Analise os dados de exceção para identificar padrões e causas-raiz e use esses insights para melhorar as regras e processos de STP.

Otimização do fluxo de trabalho

• Utilize ferramentas de mineração de processos para visualizar e analisar o fluxo de transações pelo sistema de STP, identificando gargalos e ineficiências.

• Implemente a automação robótica de processos (RPA) para automatizar tarefas repetitivas dentro do fluxo de trabalho do STP, como extração, validação e reconciliação de dados.

• Use algoritmos de machine learning para melhorar os processos de tomada de decisão dentro do STP, como detecção de fraudes, avaliação de risco e direcionamento.

Integração de sistemas

• Use APIs para conectar sistemas e aplicativos diferentes, facilitando a troca e sincronização de dados em tempo real.

• Divida processos complexos de STP em microsserviços menores e independentes que podem ser desenvolvidos, implantados e expandidos de forma independente.

• Projete o sistema de STP para reagir a eventos e gatilhos para proporcionar processamento e tomada de decisões em tempo real.

Monitoramento e análise

• Implemente painéis que fornecem visibilidade em tempo real do desempenho do STP, incluindo volumes de transação, tempos de processamento, taxas de erros e tendências de exceção.

• Use a análise preditiva para prever possíveis problemas e resolvê-los proativamente antes que eles afetem o desempenho do STP.

• Analise a causa-raiz de erros e exceções para identificar problemas subjacentes e implementar ações corretivas.

Melhoria contínua

• Realize revisões regulares dos processos e desempenho do STP para identificar áreas de melhoria.

• Adote um processo ágil de desenvolvimento e implementação de STP, permitindo flexibilidade e capacidade de adaptação à evolução das necessidades da empresa.

• Promova a colaboração entre as equipes de tecnologia da informação (TI), operações e negócios para alinhar as soluções de STP com os objetivos da empresa e entregar resultados tangíveis.