L'elaborazione diretta (STP) è un metodo automatizzato di completamento delle transazioni utilizzato nel settore finanziario per accelerare le operazioni ed eliminare la necessità di interventi manuali. Questo tipo di automazione consente di rilevare e prevenire le attività fraudolente e le perdite dovute alle frodi: I professionisti finanziari statunitensi hanno segnalato, nel 2022, una perdita media di 300.000 $ all'anno a causa di frodi sulle fatture.

Di seguito, spiegheremo come funziona il metodo STP, i suoi vantaggi, come si usa, le sfide più comuni e le best practice per l'implementazione.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona l'elaborazione diretta (STP)?
  
• Confronto tra elaborazione dei pagamenti tradizionale e STP
  
• Quali tipologie di attività sono più adatte per l'implementazione dell'elaborazione STP?
  
• Vantaggi dell'elaborazione STP
  
• Come si usa l'elaborazione STP
  
• Sfide nell'adozione del metodo STP e come gestirle
  
• Pratiche ottimali per l'implementazione dell'elaborazione STP
  

Come funziona l'elaborazione diretta (STP)?

Il metodo STP automatizza il ciclo di vita di una transazione finanziaria, dall'avvio al completamento, eliminando la necessità di interventi manuali come l'inserimento dei dati, la verifica o la riconciliazione. Questa automazione porta a tempi di elaborazione più rapidi, meno errori e costi operativi inferiori. Ecco come funziona:

• Avvio: Una transazione, ad esempio un pagamento o un ordine commerciale, viene avviata elettronicamente. Ciò potrebbe avvenire tramite online banking, una piattaforma di trading o altri canali digitali.

• Convalida: Il sistema convalida automaticamente i dettagli della transazione, tra cui le informazioni sul conto, l'importo ed eventuali istruzioni pertinenti.

• Arricchimento: Qualsiasi informazione aggiuntiva richiesta per l'elaborazione (ad esempio, tassi di cambio, dettagli di sicurezza) viene recuperata automaticamente e aggiunta alla transazione.

• Valutazione del rischio: In base a regole o algoritmi, il sistema potrebbe eseguire controlli del rischio per rilevare frodi o altri potenziali problemi.

• Approvazione: Se la transazione supera la convalida e la valutazione del rischio, viene automaticamente approvata e procede alla fase successiva.

• Routing: La transazione viene indirizzata alla destinazione appropriata in base al tipo di transazione e alle istruzioni. Potrebbe trattarsi di una camera di compensazione, di un elaboratore di pagamenti o di un exchange.

• Regolamento: La transazione viene regolata elettronicamente. I fondi vengono trasferiti da un conto all'altro e vengono effettuati eventuali aggiornamenti ai sistemi pertinenti.

• Conferma: Le parti coinvolte nella transazione ricevono una conferma elettronica che la transazione è stata andata a buon fine.

Confronto tra elaborazione dei pagamenti tradizionale e STP

Ecco un dettaglio delle differenze tra l'elaborazione dei pagamenti tradizionale e l'elaborazione STP:

Elaborazione dei pagamenti tradizionale

L'elaborazione dei pagamenti tradizionale si basa sull'inserimento, la verifica e la riconciliazione manuali dei dati, con più persone coinvolte in ogni fase del processo. Il processo spesso coinvolge documenti fisici come assegni, fatture e ricevute e i tempi di elaborazione possono variare da ore a giorni a causa dei passaggi manuali e dei potenziali ritardi nello scambio dei documenti.

L'immissione manuale dei dati crea anche un maggiore rischio di errori, il che può portare a discrepanze, misure correttive e aumento dei costi operativi per la manodopera necessaria per completare questa procedura. Il monitoraggio dello stato di un pagamento richiede ulteriori controlli manuali e la comunicazione tra diverse parti.

STP

L'elaborazione STP è elettronica e automatizzata. Il processo si basa sullo scambio e la comunicazione elettronica dei dati, con conseguente eliminazione dei documenti fisici. I tempi di elaborazione sono notevolmente ridotti: il completamento delle transazioni può richiedere minuti o addirittura secondi.

L'automazione del metodo STP riduce al minimo il rischio di errori, il lavoro manuale e i costi operativi e fornisce visibilità in tempo reale sullo stato e sulla cronologia dei pagamenti, consentendo un migliore monitoraggio e una riconciliazione più semplice.

Esempi di ogni tipo di elaborazione

Tradizionale

• Invio di un assegno per posta

• Inserimento manuale dei dati della fattura in un sistema

• Chiamare una banca per verificare una transazione

STP

• Pagamento online con carta di credito

• Impostazione dei pagamenti ricorrenti delle bollette

• Trasferimenti ACH (Automated Clearing House)

Quali tipologie di attività sono più adatte per l'implementazione dell'elaborazione STP?

Le attività che operano in settori altamente regolamentati, quelle con volumi di transazioni elevati e quelle che gestiscono dati personali sensibili sono adatte ad adottare il metodo STP.

L'STP può aiutare le attività con la conformità applicando automaticamente le regole e acquisendo audit trail, velocizzando le transazioni e aiutando a proteggere i dati sensibili con maggiore precisione e ridotto rischio di errore umano. Questi tipi di attività possono trarre vantaggi significativi dall'elaborazione STP:

• Banche e istituti finanziari: Il metodo STP è ampiamente utilizzato per l'elaborazione dei pagamenti, i regolamenti commerciali, la riconciliazione dei conti e la protezione dei dati finanziari sensibili.

• Compagnie di assicurazione: Il metodo STP semplifica l'elaborazione dei sinistri, l'emissione delle polizze e la riscossione dei premi.

• Piattaforme di e-commerce: Il metodo STP consente di evadere gli ordini e di pagare online in modo rapido e sicuro.

• Fornitori di servizi sanitari: Il metodo STP facilita la registrazione dei pazienti, la fatturazione e l'elaborazione delle richieste di risarcimento assicurativo e protegge le informazioni sanitarie dei pazienti.

• Agenzie governative: Il metodo STP viene utilizzato per la riscossione delle imposte, l'erogazione dei sussidi e l'elaborazione delle licenze e protegge i documenti sensibili dei cittadini.

Vantaggi dell'elaborazione STP

L'STP crea i seguenti vantaggi per le attività:

Ottimizzazione delle operazioni

• Riduzione degli interventi manuali: Il metodo STP elimina le attività ripetitive come l'inserimento dei dati, la verifica e la riconciliazione, liberando risorse umane che possono quindi dedicarsi ad attività importanti.

• Elaborazione accelerata: Il metodo STP automatizza i flussi di lavoro e velocizza le transazioni.

• Possibilità di crescita: I sistemi STP sono in grado di gestire l'aumento dei volumi di transazioni senza richiedere ulteriori risorse manuali.

Riduzione dei costi

• Riduzione dei costi di manodopera: L'automazione riduce la necessità di lavoro manuale, il che comporta un risparmio sulle spese per le buste paga.

• Riduzione degli errori: Il metodo STP riduce al minimo i costosi errori associati all'inserimento manuale dei dati, come informazioni errate o voci duplicate.

• Riduzione dell'uso di carta: Il metodo STP consente di risparmiare sui costi di stampa, archiviazione e spedizione sostenuti per i processi basati su documenti cartacei.

Dati più accurati

• Riduzione dell'errore umano: L'automazione riduce il rischio di incongruenze e discrepanze causate dall'inserimento manuale dei dati.

• Miglioramento della conformità: I sistemi STP possono essere configurati in modo da applicare le regole e i regolamenti di conformità, garantendo l'accuratezza dei dati e riducendo il rischio di sanzioni per non conformità.

• Integrità dei dati: Il metodo STP mantiene l'integrità dei dati durante l'intero ciclo di vita della transazione.

Migliore esperienza del cliente

• Transazioni più veloci: Il metodo STP consente un'elaborazione quasi istantanea delle transazioni, con conseguente miglioramento della soddisfazione e della fedeltà dei clienti.

• Trasparenza: Il monitoraggio in tempo reale e gli aggiornamenti di stato offrono ai clienti visibilità sullo stato di avanzamento delle loro transazioni.

• Riduzione degli errori: A un minor numero di errori corrispondono meno reclami e richieste da parte dei clienti, il che porta a interazioni più fluide e a una maggiore soddisfazione.

Mitigazione del rischio

• Rilevamento delle frodi: I sistemi STP possono incorporare modelli di valutazione del rischio e algoritmi di rilevamento delle frodi per identificare e prevenire le attività fraudolente.

• Audit trail: I sistemi STP generano automaticamente audit trail, facilitando la conformità normativa e il controllo interno.

Come si usa l'elaborazione STP

Il metodo STP ha diverse applicazioni. Ecco come si usa:

Elaborazione dei pagamenti

L'STP completa le transazioni dall'avvio al regolamento. L'STP automaticamente:

• Verifica i dati di pagamento

• Verifica la disponibilità di fondi sufficienti

• Approva o rifiuta le transazioni in tempo reale

• Instrada i pagamenti attraverso i canali più efficienti e convenienti in base ai parametri delle transazioni

• Trasferisce i fondi tra i conti del pagatore e del beneficiario

• Riconcilia i saldi e aggiorna i record

Il metodo STP può essere utilizzato anche per l'elaborazione delle buste paga, automatizzando i calcoli degli stipendi, le detrazioni fiscali e il deposito diretto.

Regolamento commerciale

L'STP gestisce il regolamento commerciale. L'STP automaticamente:

• Esegue operazioni commerciali, abbinando ordini di acquisto e vendita nei mercati finanziari

• Compensa e regola le operazioni commerciali, trasferendo titoli e fondi tra le parti coinvolte nella negoziazione

• Riconcilia i dettagli dell'operazione e le discrepanze

Elaborazione delle richieste di risarcimento assicurativo

Il metodo STP automatizza l'elaborazione delle richieste di risarcimento assicurativo. STP:

• Consente ai clienti o agli operatori sanitari di inviare le richieste di risarcimento elettronicamente

• Verifica i dettagli della polizza, l'idoneità alla copertura e l'accuratezza della richiesta di risarcimento

• Valuta e approva le richieste di risarcimento sulla base di regole predefinite e linee guida mediche

Adeguata verifica della clientela (KYC)

L'elaborazione STP aiuta le attività con i processi KYC. L'STP automaticamente:

• Verifica l'identità dei clienti utilizzando documenti digitali, dati biometrici e database di terze parti

• Completa l'attivazione, la raccolta e la convalida dei dati e la valutazione dei rischi

• Monitora continuamente le transazioni e le attività dei clienti alla ricerca di modelli sospetti

Il modello STP può anche svolgere un ruolo nell'elaborazione dei prestiti e nella gestione della catena di approvvigionamento. L'STP automatizza l'elaborazione, la valutazione del rischio e l'approvazione delle richieste di prestito e facilita lo scambio di ordini di acquisto, fatture e documenti di spedizione per i processi della supply chain.

Sfide nell'adozione del metodo STP e come gestirle

L'adozione del metodo STP può presentare delle sfide. Ecco cosa aspettarsi e come risolverle:

Sistemi esistenti

Molte organizzazioni dispongono di sistemi esistenti obsoleti che non sono compatibili con i processi automatizzati dell'elaborazione STP. L'integrazione di nuove tecnologie con questi sistemi può essere complessa e costosa.

Soluzioni

• Implementazione graduale: Sostituisci gradualmente i sistemi esistenti con soluzioni compatibili con l'STP.

• Middleware: Utilizza software middleware per colmare il divario tra i sistemi precedenti e quelli nuovi.

• Integrazione API: Sviluppa API (Application Programming Interface) per connettere i sistemi esistenti alle piattaforme STP.

Costo

L'implementazione dell'elaborazione STP può richiedere ingenti investimenti iniziali in nuovi software, hardware e formazione.

Soluzioni

• Approccio graduale: Implementa l'STP in più fasi, iniziando con le aree ad alto impatto e passando gradualmente ad altri processi.

• Soluzioni basate su cloud: Prendi in considerazione le piattaforme STP basate su cloud con scalabilità e costi iniziali inferiori.

Resistenza organizzativa

I dipendenti potrebbero resistere al cambiamento a causa della paura della perdita del lavoro o della mancanza di familiarità con le nuove tecnologie.

Soluzioni

• Gestione del cambiamento: Implementa un piano completo di gestione del cambiamento che preveda una comunicazione chiara, formazione e il supporto per i dipendenti durante la transizione.

• Coinvolgimento delle parti interessate: Coinvolgi le principali parti interessate nel processo decisionale e affronta le loro preoccupazioni per ottenere il consenso.

• Incentivi: Offri incentivi e riconoscimenti ai dipendenti che accolgono e sostengono l'adozione dell'STP.

Qualità e standardizzazione dei dati

Formati di dati e qualità incoerenti tra i sistemi possono ostacolare l'implementazione dell'elaborazione STP.

Soluzioni

• Pulizia dei dati: Pulisci a fondo i dati esistenti e standardizzali per garantire la compatibilità con i processi STP.

• Governance dei dati: Stabilisci politiche e procedure di governance dei dati per mantenere la qualità e la coerenza dei dati.

• Convalida dei dati: Implementa meccanismi di convalida dei dati in modo che solo i dati accurati e completi entrino nel sistema STP.

Conformità normativa

L'implementazione dell'STP deve rispettare le normative di settore pertinenti e le leggi sulla privacy dei dati.

Soluzioni

• Competenza in materia di conformità: Coinvolgi esperti legali e di conformità per garantire che i processi STP siano conformi a tutte le normative applicabili.

• Audit trail: Mantieni solidi audit trail per monitorare e documentare tutte le attività STP ai fini della reportistica normativa e della conformità.

• Misure di sicurezza: Implementa controlli di sicurezza rigorosi per proteggere i dati sensibili e prevenire accessi non autorizzati o violazioni.

Pratiche ottimali per l'implementazione dell'elaborazione STP

Queste best practice possono aiutare la tua attività a implementare in modo efficace il metodo STP:

Qualità dei dati

• Esegui regolarmente la profilazione dei dati per individuare incongruenze, valori mancanti e valori anomali.

• Implementa routine automatizzate di pulizia dei dati per correggere gli errori, standardizzare i formati e arricchire i dati con le informazioni mancanti.

• Applica regole rigorose di convalida dei dati al momento dell'inserimento per evitare che dati imprecisi o incompleti entrino nel sistema STP.

Gestione delle eccezioni

• Definisci regole e soglie chiare per identificare le eccezioni che richiedono un intervento manuale, come importi di transazioni insoliti o clienti ad alto rischio.

• Automatizza il routing e l'escalation delle eccezioni al personale appropriato per una risoluzione tempestiva.

• Analizza i dati delle eccezioni per identificare i modelli e le cause principali e utilizza queste informazioni per migliorare le regole e i processi STP.

Ottimizzazione del flusso di lavoro

• Utilizza strumenti di process mining per visualizzare e analizzare il flusso delle transazioni attraverso il sistema STP, identificando colli di bottiglia e inefficienze.

• Implementa l'automazione dei processi tramite robot (RPA) per automatizzare le attività ripetitive all'interno del flusso di lavoro STP come l'estrazione, la convalida e la riconciliazione dei dati.

• Utilizza algoritmi di machine learning per migliorare i processi decisionali nell'ambito dell'STP, come il rilevamento delle frodi, la valutazione del rischio e il routing.

Integrazione dei sistemi

• Utilizza le API per connettere sistemi e applicazioni differenti, facilitando lo scambio e la sincronizzazione dei dati in tempo reale.

• Suddividi i processi STP complessi in microservizi più piccoli e indipendenti da sviluppare, distribuire e scalare in modo indipendente.

• Progetta il sistema STP in modo che reagisca agli eventi e ai trigger per l'elaborazione e il processo decisionale in tempo reale.

Monitoraggio e analisi

• Implementa dashboard che forniscano visibilità in tempo reale sulle prestazioni STP, inclusi i volumi delle transazioni, i tempi di elaborazione, i tassi di errore e le tendenze delle eccezioni.

• Utilizza l'analisi predittiva per anticipare i potenziali problemi e affrontarli in modo proattivo prima che influiscano sulle prestazioni STP.

• Conduci un'analisi delle cause principali degli errori e delle eccezioni per identificare i problemi sottostanti e implementare azioni correttive.

Miglioramento continuo

• Conduci revisioni periodiche dei processi e delle prestazioni STP per identificare le aree di miglioramento.

• Adotta un processo di sviluppo e implementazione dell'STP agile, che consenta flessibilità e adattabilità alle mutevoli esigenze aziendali.

• Promuovi la collaborazione tra i team IT, operativi e aziendali per allineare le soluzioni STP agli obiettivi dell'attività e fornire risultati tangibili.