El procesamiento directo (STP) es un método automatizado para completar transacciones que se utiliza en el sector financiero para acelerar las operaciones y eliminar la necesidad de intervención manual. Este tipo de automatización ayuda a detectar y prevenir actividades fraudulentas y las pérdidas por fraude: los profesionales de finanzas de los EE. UU. informaron, a partir de 2022, una pérdida promedio de $300,000 por año debido al fraude de facturas.

A continuación, explicaremos cómo funciona el STP, sus beneficios, cómo se usa, los desafíos comunes del STP y las mejores prácticas para su implementación.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona el procesamiento directo (STP)?
  
• Procesamiento de pagos tradicional frente a STP
  
• ¿Qué tipos de negocios son los más adecuados para la implementación del STP?
  
• Beneficios del STP
  
• Cómo se usa el STP
  
• Desafíos de la adopción del STP y cómo manejarlos
  
• Prácticas recomendadas para implementar el STP
  

¿Cómo funciona el procesamiento directo (STP)?

El STP automatiza el ciclo de vida de una transacción financiera, desde el inicio hasta la finalización, y elimina la necesidad de intervención manual, como la entrada de datos, la verificación o la conciliación. Esta automatización conduce a tiempos de procesamiento más rápidos, menos errores y menores costos operativos. Así es como funciona:

• Inicio: una transacción, como un pago o una orden comercial, se inicia electrónicamente. Esto podría ser a través de la banca en línea, una plataforma de negociación u otros canales digitales.

• Validación: el sistema valida automáticamente los detalles de la transacción, incluidos la información de la cuenta, el importe y las instrucciones pertinentes.

• Enriquecimiento: cualquier información adicional requerida para el procesamiento (por ejemplo, tipos de cambio de divisas, datos de seguridad) se recupera automáticamente y se agrega a la transacción.

• Evaluación de riesgos: en función de reglas o algoritmos, el sistema puede realizar comprobaciones de riesgo para detectar fraude u otros posibles problemas.

• Aprobación: si la transacción pasa la validación y la evaluación de riesgos, se aprueba automáticamente y pasa a la siguiente etapa.

• Enrutamiento: la transacción se enruta al destino adecuado para el tipo de transacción y las instrucciones. Puede ser una cámara de compensación, un procesador de pagos o una bolsa de valores.

• Liquidación: la transacción se liquida electrónicamente. Los fondos se transfieren entre cuentas, y las actualizaciones se realizan en los sistemas pertinentes.

• Confirmación: las partes involucradas en la transacción reciben una confirmación electrónica de que esta se ha completado con éxito.

Procesamiento de pagos tradicional frente a STP

A continuación, ofrecemos un desglose de las diferencias entre el procesamiento de pagos tradicional y el STP:

Procesamiento de pagos tradicional

El procesamiento de pagos tradicional se basa en la entrada manual de datos, la verificación y la conciliación, con la participación de varias personas en cada paso del proceso. El proceso a menudo involucra documentos físicos como cheques, facturas y recibos, y los tiempos de procesamiento pueden variar de horas a días debido a los pasos manuales y los posibles retrasos en el intercambio de documentos.

La entrada manual de datos también crea un mayor riesgo de errores, lo que puede dar lugar a discrepancias, medidas correctivas y mayores costos operativos de la mano de obra necesaria para completar este proceso. El seguimiento del estado de un pago requiere más comprobaciones manuales y comunicación entre las diferentes partes.

STP

El STP es electrónico y automatizado. El proceso se basa en el intercambio y la comunicación de datos electrónicos, lo que elimina la necesidad de documentos físicos. Los tiempos de procesamiento se reducen sustancialmente: las transacciones pueden tardar minutos o, incluso, segundos en completarse.

La automatización involucrada en el STP minimiza el riesgo de errores, reduce la mano de obra y los costos operativos, y proporciona visibilidad en tiempo real del estado y del historial de pagos, lo que permite un mejor seguimiento y una conciliación más fácil.

Ejemplos de cada tipo de procesamiento

Tradicional

• Enviar un cheque por correo.

• Introducción manual de los datos de una factura en un sistema.

• Llamar a un banco para verificar una transacción.

STP

• Pagar en línea con tarjeta de crédito.

• Configuración de pagos recurrentes de facturas.

• Transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH).

¿Qué tipos de negocios son los más adecuados para la implementación del STP?

Las empresas en sectores altamente regulados, aquellas con altos volúmenes de transacciones y aquellas que manejan datos personales confidenciales están bien preparadas para adoptar el STP.

El STP puede ayudar a las empresas con el cumplimiento normativo al aplicar reglas automáticamente y capturar registros de auditoría, acelerar las transacciones y ayudar a proteger los datos sensibles con mayor precisión y menor riesgo de error humano. Este tipo de empresas pueden ver beneficios significativos del STP:

• Bancos e instituciones financieras: el STP se usa ampliamente para el procesamiento de pagos, liquidaciones comerciales, conciliación de cuentas y protección de datos financieros confidenciales.

• Compañías de seguros: el STP simplifica el procesamiento de reclamos, la emisión de pólizas y el cobro de primas.

• Plataformas de comercio electrónico: el STP permite realizar pagos en línea y llevar a cabo la gestión logística de forma rápida y segura.

• Proveedores de atención médica: el STP facilita el registro de pacientes, la facturación y el procesamiento de reclamos de seguros y protege la información de salud del paciente.

• Agencias gubernamentales: el STP se utiliza para la recaudación de impuestos, los desembolsos de beneficios y el procesamiento de licencias y protege los registros confidenciales de los ciudadanos.

Beneficios del STP

El STP crea estos beneficios para las empresas:

Operaciones ajustadas

• Reducción del esfuerzo manual: el STP elimina las tareas repetitivas, como la entrada de datos, la verificación y la conciliación, lo que libera recursos humanos para actividades importantes.

• Procesamiento acelerado: el STP automatiza los flujos de trabajo y acelera las transacciones.

• Escalabilidad: los sistemas de STP pueden manejar mayores volúmenes de transacciones sin necesidad de recursos manuales adicionales.

Menores costos

• Menores costos de mano de obra: la automatización reduce la necesidad de mano de obra, lo que supone un ahorro en los gastos de nómina.

• Reducción de errores: el STP minimiza los costosos errores asociados con la entrada manual de datos, como información incorrecta o entradas duplicadas.

• Reducción del uso de papel: el STP ahorra en costos de impresión, almacenamiento y envío en los que incurren los procesos basados en papel.

Datos más precisos

• Menos errores humanos: la automatización reduce el riesgo de inconsistencias y discrepancias causadas por la entrada manual de datos.

• Mejora del cumplimiento normativo: los sistemas de STP se pueden configurar para hacer cumplir las reglas y normativas, lo que garantiza la precisión de los datos y reduce el riesgo de sanciones por incumplimiento.

• Integridad de los datos: el STP mantiene la integridad de los datos durante todo el ciclo de vida de la transacción.

Mejor experiencia del cliente

• Transacciones más rápidas: el STP permite el procesamiento de transacciones casi instantáneo, lo que mejora la satisfacción y la lealtad del cliente.

• Transparencia: el seguimiento en tiempo real y las actualizaciones de estado brindan a los clientes visibilidad del progreso de tus transacciones.

• Reducción de errores: Menos errores significan menos quejas y consultas de los clientes, lo que lleva a interacciones más fluidas y una mayor satisfacción.

Mitigación de riesgos

• Detección de fraudes: los sistemas de STP pueden incorporar modelos de evaluación de riesgos y algoritmos de detección de fraudes para identificar y prevenir actividades fraudulentas.

• Registros de auditoría: los sistemas de STP generan automáticamente registros de auditoría, lo que facilita el cumplimiento normativo y el control interno.

Cómo se usa el STP

El STP tiene varias aplicaciones. Aquí te mostramos cómo se usa:

Procesamiento de pagos

El STP completa las transacciones desde el inicio hasta la liquidación. El STP realiza lo siguiente automáticamente:

• Verifica los detalles de pago.

• Verifica si hay fondos suficientes.

• Aprueba o rechaza transacciones en tiempo real.

• Enruta los pagos a través de los canales más eficientes y rentables en función de los parámetros de la transacción.

• Transfiere fondos entre las cuentas del pagador y del beneficiario.

• Concilia saldos y actualización de registros.

El STP también se puede utilizar para el procesamiento de nóminas, la automatización de cálculos salariales, las deducciones fiscales y el depósito directo.

Liquidación de operaciones

El STP se encarga de la liquidación de las operaciones. El STP realiza lo siguiente automáticamente:

• Ejecuta operaciones y hace coincidir las órdenes de compra y venta en los mercados financieros.

• Compensa y liquida operaciones, y transfiere valores y fondos entre las partes comerciales.

• Concilia los detalles comerciales y las discrepancias.

Procesamiento de reclamos de seguros

El STP automatiza el procesamiento de reclamos de seguros. El STP:

• Permite a los clientes o proveedores de atención médica presentar reclamos electrónicamente.

• Verifica los detalles de la póliza, la elegibilidad para la cobertura y la precisión de los reclamos.

• Evalúa y aprueba los reclamos en función de reglas y pautas médicas predefinidas.

Conoce a tu cliente (KYC)

El STP ayuda a las empresas con los procesos de KYC. El STP realiza lo siguiente automáticamente:

• Verifica las identidades de los clientes mediante documentos digitales, datos biométricos y bases de datos de terceros.

• Completa el onboarding, la recopilación y validación de datos, y la evaluación de riesgos.

• Monitorea continuamente las transacciones y actividades de los clientes en busca de patrones sospechosos.

El STP también puede desempeñar un papel en el procesamiento de préstamos y la gestión de la cadena de suministro. El STP automatiza el procesamiento de solicitudes de préstamos, la suscripción y aprobación, y facilita el intercambio de órdenes de compra, facturas y documentos de envío para los procesos de la cadena de suministro.

Desafíos de la adopción del STP y cómo manejarlos

La adopción del STP puede tener desafíos. Esto es lo que puedes esperar y cómo puedes resolverlo:

Sistemas heredados

Muchas organizaciones tienen sistemas heredados obsoletos que no son compatibles con los procesos automatizados del STP. La integración de nuevas tecnologías con estos sistemas puede ser compleja y costosa.

Soluciones

• Implementación por fases: sustituye gradualmente los sistemas heredados por soluciones compatibles con STP.

• Middleware: utiliza software de middleware para cerrar la brecha entre los sistemas heredados y los nuevos.

• Integración de API: desarrolla interfaces de programación de aplicaciones (API) para conectar sistemas heredados con plataformas de STP.

Costo

La implementación del STP puede requerir una inversión inicial sustancial en nuevo software, hardware y capacitación.

Soluciones

• Enfoque por fases: implementa el STP en etapas; comienza con áreas de alto impacto y expándete gradualmente a otros procesos.

• Soluciones basadas en la nube: considera plataformas de STP basadas en la nube con menores costos iniciales y escalabilidad.

Resistencia organizativa

Es posible que los empleados se resistan al cambio por miedo al reemplazo laboral o por falta de familiaridad con las nuevas tecnologías.

Soluciones

• Gestión del cambio: implementa un plan integral de gestión del cambio que incluya una comunicación clara, capacitación y apoyo para los empleados durante toda la transición.

• Participación de las partes interesadas: involucra a las partes interesadas clave en el proceso de toma de decisiones y aborda sus preocupaciones para obtener la aceptación.

• Incentivos: ofrece incentivos y reconocimiento a los empleados que incorporen el STP y defiendan la adopción de este.

Calidad y estandarización de los datos

Los formatos y la calidad de datos inconsistentes en todos los sistemas pueden dificultar la implementación del STP.

Soluciones

• Limpieza de datos: limpia y estandariza en su totalidad los datos existentes para garantizar la compatibilidad con los procesos del STP.

• Gobernanza de datos: establece políticas y procedimientos de gobernanza de datos para mantener la calidad y la coherencia de los datos.

• Validación de datos: implementa mecanismos de validación de datos para que solo los datos precisos y completos ingresen al sistema de STP.

Cumplimiento normativo

La implementación del STP debe cumplir con las normativas relevantes del sector y las leyes de privacidad de datos.

Soluciones

• Experiencia en cumplimiento de la normativa: contrata a expertos legales y de cumplimiento de la normativa para garantizar que los procesos del STP cumplan con todas las normativas vigentes.

• Registros de auditoría: lleva registros de auditoría sólidos para rastrear y documentar todas las actividades de STP con fines de informes normativos y de cumplimiento.

• Medidas de seguridad: implementa controles de seguridad sólidos para proteger los datos sensibles y evitar accesos no autorizados o violaciones de su seguridad.

Prácticas recomendadas para implementar el STP

Estas prácticas recomendadas pueden ayudar a tu empresa a implementar el STP de manera efectiva:

Calidad de los datos

• Realiza perfiles de datos periódicos para identificar inconsistencias, valores faltantes y valores atípicos.

• Implementa rutinas automatizadas de limpieza de datos para corregir errores, estandarizar formatos y enriquecer los datos con la información faltante.

• Aplica reglas estrictas de validación de datos en el punto de entrada para evitar que los datos inexactos o incompletos ingresen al sistema de STP.

Manejo de excepciones

• Define reglas y umbrales claros para identificar las excepciones que requieren intervención manual, como los importes de transacciones inusuales o los clientes de alto riesgo.

• Automatiza el enrutamiento y la derivación de las excepciones al personal adecuado para su resolución oportuna.

• Analiza los datos de las excepciones para identificar patrones y causas raíz, y utiliza esta información para mejorar las reglas y los procesos de STP.

Optimización del flujo de trabajo

• Utiliza herramientas de minería de procesos para visualizar y analizar el flujo de transacciones a través del sistema de STP e identifica cuellos de botella e ineficiencias.

• Implementa la automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar tareas repetitivas dentro del flujo de trabajo del STP, como la extracción, validación y conciliación de datos.

• Utiliza algoritmos de machine learning para mejorar los procesos de toma de decisiones dentro del STP, como la detección de fraudes, la evaluación de riesgos y el enrutamiento.

Integración del sistema

• Utiliza API para conectar sistemas y aplicaciones dispares, lo que facilita el intercambio y la sincronización de datos en tiempo real.

• Divide los procesos complejos de STP en microservicios más pequeños e independientes que se puedan desarrollar, implementar y escalar de forma independiente.

• Diseña el sistema de STP para que reaccione a eventos y disparadores para el procesamiento y la toma de decisiones en tiempo real.

Monitoreo y análisis

• Implementa dashboards que brinden visibilidad en tiempo real del rendimiento del STP, incluidos los volúmenes de transacciones, los tiempos de procesamiento, las tasas de error y las tendencias de excepciones.

• Utiliza el análisis predictivo para anticiparse a posibles problemas y abordarlos de forma proactiva antes de que afecten al rendimiento de STP.

• Realiza un análisis de la causa raíz de los errores y las excepciones para identificar los problemas subyacentes e implementar acciones correctivas.

Mejora continua

• Lleva a cabo revisiones periódicas de los procesos y del rendimiento del STP para identificar áreas de mejora.

• Adopta un proceso ágil de desarrollo e implementación de STP, que permita flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades cambiantes de la empresa.

• Promueve la colaboración entre los equipos de tecnología de la información (TI), operaciones y negocios para alinear las soluciones de STP con los objetivos comerciales y ofrecer resultados tangibles.