När du startar ditt eget företag finns det några byråkratiska bitar du måste ta hand om. För företagare i Tyskland är det särskilt ett dokument som spelar en nyckelroll: handelslicensen.

Den här artikeln förklarar vad en handelslicens är, vem som behöver den i landet och går igenom ansökningsprocessen steg för steg. Vi kommer också att svara på några av de viktigaste frågorna kring kostnader, handläggningstider och giltighet.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en handelslicens?
  
• Vad behöver företag i Tyskland en handelslicens för?
  
• Hur kan jag ansöka om en handelslicens?
  
• Vad du ska göra efter att du har fått din handelslicens
  
• Hur mycket kostar en handelslicens?
  
• Hur snabbt får jag min handelslicens efter registreringen?
  
• Hur länge är en handelslicens giltig?
  
• Hur kan jag få en dubblett av min handelslicens?
  

Vad är en handelslicens?

En handelslicens är ett officiellt dokument som intygar att en handels- eller egenanställningsverksamhet är registrerad – i vardagligt tal kallas det ofta helt enkelt för ett tillstånd. Det fungerar som ett officiellt bevis på att en kommersiell verksamhet har registrerats och godkänts i enlighet med den tyska branschlagen (GewO). Det är därför ett krav för att bedriva kommersiell verksamhet som frilansare eller företag i Tyskland. Utan det skulle egenföretagare inom industri, hantverk och handel, såväl som företag som ett företag med begränsat ansvar (Gmbh) eller aktiebolag (AG), inte få erbjuda varor eller tjänster mot en avgift.

Licensen visas vanligtvis på en formell A4-mall. Den innehåller viktiga detaljer om företagsägarna och den kommersiella verksamheten. En tydlig beskrivning av arbetet är särskilt relevant eftersom den vägleder klassificeringen hos skattekontoret, skrån eller industri- och handelskammare och lämpliga yrkesorganisationer. Licensen namnger vidare företagets huvudkontor, antal anställda och om det drivs som en huvud- eller bisyssla.

Vad behöver företag i Tyskland en handelslicens för?

Över hela landet måste alla företag som vill bedriva kommersiell verksamhet inneha en handelslicens. Detta gäller särskilt för verksamhet från fasta lokaler, inklusive alla så kallade ”stehende Gewerbe”, som är företag med ett fast driftställe.

Ett företag måste få tillstånd så snart verksamheten inleds, oavsett om det är nybildat, öppnar en ny filial eller tar över befintlig verksamhet. Du måste också ansöka om en handelslicens när du konverterar en enskild firma till en annan rättslig struktur. En övergång från en offentlig myndighets jurisdiktion till en annan utlöser samma skyldighet. I en sådan situation erkänner den förstnämnda myndigheten verksamheten som nedlagd och den nya registrerar den som nyregistrerad.

Det finns dock undantag. Vissa jordbruksaktiviteter, såväl som klassiska liberala yrken som läkare, advokater och arkitekter, kräver ingen handelslicens. Den som bara förvaltar sina egna tillgångar är inte heller skyldig att lämna in en handelsregistrering. Det beror på att dessa utgör privat arbete eller frilansarbete, snarare än handel, och faller utanför handelslagen.

Hur kan jag ansöka om en handelslicens?

Företag i Tyskland ansöker om licenser från det relevanta handelskontoret i den stad eller kommun där de har sin hemvist. Sökande begär ett registreringsdokument från lämpligt kontor. Detta hanteras ofta online, via e-post eller via telefon. Ge nödvändiga uppgifter om den sökande, platsen för verksamheten och typen av verksamhet.

Lämna in din ansökan

Nuförtiden ger många städer och kommuner dig möjligheten att fylla i ansökan via en portal. För att fortsätta, skicka den ifyllda ansökan, tillsammans med eventuellt ytterligare begärt pappersarbete, via e-post eller relevant webbportal.

Alternativt är det möjligt att lämna in på plats på ditt lokala handelskontor. För att göra detta, boka en tid och ta med följande dokument:

• Ett ifyllt registreringsformulär
  
• En giltig form av ID eller pass för att verifiera identiteten
  
• Eventuella särskilda tillstånd eller godkännanden, till exempel ett mästardiplom för specifika hantverksföretag eller ett tillstånd för licensierade gastronomiföretag
  
• Ett körkort, i förekommande fall
  
• Eventuella relevanta uppgifter från Gewerbezentralregister (centrala handelsregistret)
  

Betala avgiften

Att registrera en handel medför en avgift som betalas i slutet av processen. Betalning sker vanligtvis direkt på plats, antingen kontant eller med kort.

Din handelslicens granskas och utfärdas

När inlämningen väl är inne kontrollerar handelskontoret att all information är korrekt och att det inte finns några juridiska hinder för att utfärda en licens. Om granskningen inte ger upphov till några problem får du din licens, som officiellt godkänner kommersiell verksamhet.

Vad du ska göra efter att du fått din handelslicens

Du har nu din handelslicens, även om registreringsprotokollet fortsätter. Handelskontoret vidarebefordrar ofta uppgifterna automatiskt till följande organ:

• Skattekontor: Du kommer att få ett skatteregistreringsformulär som används för att ge information om det planerade arbetet och om din förväntade omsättning och vinst. Du måste också bestämma dig för om du vill välja vanlig beskattning eller registrera dig enligt regeln för småföretagare.

• IHK eller HWK: Företagare måste vara medlemmar i handels- och industrikammaren (IHK) eller hantverkskammaren (HWK). Registreringen sker automatiskt.

• Yrkesorganisation: Registrering hos den relevanta föreningen för arbetsolycksfallsförsäkring (Berufsgenossenschaften), samordnad av den tyska socialförsäkringen för olycksfall (DGUV (DGUV)) krävs för lagstadgad olycksfallsförsäkring. Anmäl dig inom en vecka efter att du har lämnat in din ansökan. Även om handelskontoret kommer att meddela den berörda DGUV är det klokt att kontakta organet direkt för att undvika att missa tidsfristen. Medlemmarna får ett frågeformulär och ett ansökningsformulär. Paraplyorganisationen ger en översikt över den relevanta DGUV för lagstadgad olycksfallsförsäkring.

Se över vilka försäkringar ditt företag behöver, öppna ett dedikerat konto och upprätta ett ordentligt bokföringssystem. När dessa grunder är täckta är det viktigt att förenkla de dagliga arbetsflödena också. Stripe hjälper till att automatisera dessa: förenkla faktureringen med Stripe Invoicing– en lösning som gör att du kan generera och skicka fakturor och andra dokument online med bara några klick. Om det behövs snabb tillgång till tillväxtkapital kan Stripe Capital hjälpa dig att säkra ett lån på bara några minuter, utan de vanliga formaliteterna för traditionella banklån. Återbetalningen anpassas till dina intäkter, så varje betalning skalas upp med resultatet.

Hur mycket kostar en handelslicens?

Kostnaderna för handelslicenser i Tyskland är inte standardiserade eftersom varje stad eller kommun sätter sina egna priser. I praktiken tenderar avgifterna att förbli rimliga och debiteras en gång under ansökningsförfarandet.

Privatpersoner och personbolag betalar ofta avgifter som liknar dem för juridiska personer, även om det exakta beloppet kan variera beroende på vilket organ som är ansvarigt. Ytterligare representanter kan också medföra en separat avgift.

Alla som vill ansöka om en handelslicens måste rådgöra med sitt lokala licenskontor eller webbplatsen för sin stad eller kommun för att ta reda på specifika kostnader.

Hur snabbt får jag min handelslicens efter registrering?

Om du registrerar din handel personligen på handelskontoret kommer du vanligtvis att få licensen omedelbart. Om den skickas in elektroniskt eller skriftligt kommer den i allmänhet inom några dagar. Den exakta tidslinjen beror på handläggningstiderna på det aktuella kontoret. Varaktigheten kan förlängas om ytterligare handlingar eller information begärs.

Hur länge är en handelslicens giltig?

En handelslicens förblir giltig så länge verksamheten fortsätter, vilket gör den till ett öppet godkännande. Innehavarna ska anmäla ändringar i verksamheten till handelskontoret. Det inkluderar saker som flytt av huvudkontoret eller ändring av arbetets omfattning. Rapportera ändringar som dessa till myndigheterna direkt, eller riskera att licensen blir ogiltigförklarad.

Meddela om handeln upphör till handelskontoret. Om du inte gör det förblir posten aktiv, vilket innebär att du fortfarande kommer att vara ansvarig för skattemässiga och juridiska skyldigheter.

Hur kan jag få en dubblett av min handelslicens?

Om originalet försvinner, eller om det av någon annan anledning blir skadat eller oanvändbart, kan du ansöka om en dubblett. Kontakta det kontor som utfärdade originalet. Att ansöka om en kopia är enkelt och möjligt på plats, skriftligt eller online.

Ett giltigt ID-kort räcker vanligtvis för att bevisa identiteten, tillsammans med datumet för den ursprungliga registreringen. I vissa fall begär handelskontoret också en skriftlig förklaring som bekräftar att originalet inte längre är i din besittning. Dubbletter är i allmänhet föremål för en avgift, som varierar beroende på stad eller kommun.