A la hora de constituir tu propia empresa, debes ocuparte de algunos aspectos burocráticos. Para los titulares de empresas en Alemania, un documento en particular desempeña una función clave: la licencia comercial.

En este artículo, se explica qué es una licencia comercial, quién la necesita en el país y cómo procesar la solicitud paso a paso. También responderemos algunas de las preguntas más importantes sobre costos, tiempos de procesamiento y validez.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una licencia comercial?
  
• ¿Para qué necesitan las empresas en Alemania una licencia comercial?
  
• ¿Cómo puedo solicitar una licencia comercial?
  
• Qué hacer después de recibir la licencia comercial
  
• ¿Cuánto cuesta una licencia comercial?
  
• ¿Con qué rapidez obtendré mi licencia comercial después de registrarme?
  
• ¿Durante cuánto tiempo es válida una licencia comercial?
  
• ¿Cómo puedo obtener un duplicado de mi licencia comercial?
  

¿Qué es una licencia comercial?

Una licencia comercial es un documento oficial que certifica que una empresa comercial o autónoma está registrada, lo que coloquialmente suele denominarse permiso y sirve como prueba oficial de que una actividad comercial se ha registrado y autorizado de conformidad con el Código Industrial alemán (GewO), por lo que es un requisito para ejercer actividades comerciales como profesional independiente o empresa en Alemania. Sin ella, los profesionales autónomos del sector, la artesanía y el comercio, así como las sociedades, por ejemplo, empresas de responsabilidad limitada (GmbH) o sociedades por acciones (AG), no pueden ofrecer bienes o servicios a cambio de una comisión.

La licencia suele aparecer en una plantilla formal A4, en la que se indican los datos clave sobre los propietarios de la empresa y la actividad comercial. Es especialmente pertinente una descripción clara del trabajo porque sirve de guía para la clasificación por parte de la agencia fiscal, los gremios o las cámaras de sector y comercio, y las organizaciones profesionales correspondientes. La licencia nombra además la sede de la empresa, el número de empleados y si se dirige como un trabajo principal o secundario.

¿Para qué necesitan las empresas en Alemania una licencia comercial?

En todo el país, todos los emprendimientos que deseen dedicarse a actividades comerciales deben tener una licencia comercial, lo que es especialmente cierto para las operaciones desde locales fijos, incluidas las llamadas «stehende Gewerbe», que son empresas con un lugar fijo de negocios.

Una empresa debe obtener un permiso tan pronto como comience sus operaciones, ya sea que se trate de una nueva constitución, de la apertura de una nueva sucursal o de la adquisición de actividades existentes. También debes solicitar una licencia comercial cuando conviertas una empresa unipersonal en una estructura legal diferente. El traslado de la jurisdicción de una autoridad pública a otra genera la misma obligación. En esta situación, la primera autoridad reconoce que la empresa se disolvió y la nueva la registra como reciente.

Sin embargo, hay exenciones. Ciertas actividades agrícolas, así como las profesiones liberales clásicas, por ejemplo, médicos, abogados y arquitectos, no requieren una licencia comercial. Cualquier persona que simplemente administre sus propios activos tampoco está obligada a presentar una inscripción comercial. Eso se debe a que constituyen un trabajo privado o independiente, en lugar de comercial, y quedan fuera del Código de Comercio.

¿Cómo puedo solicitar una licencia comercial?

Las empresas en Alemania buscan licencias en la oficina comercial correspondiente de la ciudad o municipio donde están domiciliadas. Los solicitantes piden un documento de registro en la oficina correspondiente. Esto a menudo se maneja en línea, por correo electrónico o por teléfono. Proporciona los detalles necesarios relativos al solicitante, el lugar de operaciones y el tipo de empresa.

Presenta tu solicitud

Hoy en día, muchas ciudades y municipios te dan la opción de completar la declaración fiscal a través de un portal. Para continuar, envía la solicitud completa, junto con cualquier papeleo adicional solicitado, por correo electrónico o el portal web correspondiente.

Como alternativa, puedes presentar la solicitud en tu oficina de comercio local. Para ello, reserva una cita y lleva los siguientes documentos:

• Un formulario de registro completado
  
• Una forma válida de identificación o pasaporte para verificar la identidad
  
• Cualquier permiso o aprobación especial, como un diploma de maestro artesano para empresas artesanales específicas o un permiso para empresas de gastronomía con licencia
  
• Una licencia de conducir, cuando corresponda
  
• Cualquier dato pertinente del Gewerbezentralregister (Registro Central de Comercio)
  

Paga la comisión

El registro de un comercio incurre en una comisión pagadera al final del proceso. Por lo general, el pago se realiza de inmediato en el lugar, ya sea en efectivo o con tarjeta.

Tu licencia comercial se revisa y emite

Una vez hecha la presentación, la oficina de comercio comprueba que toda la información es correcta y que no existen impedimentos legales de emisión de licencia. Si la revisión no genera inquietudes, recibes tu licencia, autorizando oficialmente la actividad comercial.

Qué hacer después de recibir la licencia comercial

Ahora tienes tu licencia comercial, aunque el protocolo de registro continúa. La oficina de comercio a menudo reenvía los detalles automáticamente a los siguientes organismos:

• Agencia fiscal: recibirás un formulario de registro fiscal, que se utilizará para proporcionar información sobre el trabajo previsto y sobre tu facturación y beneficios previstos. También tienes que decidir si optas por la tributación ordinaria o te inscribes en la norma del pequeño empresario que crece.

• IHK o HWK: los propietarios de empresas deben ser miembros de la Cámara de Comercio e Industria (IHK) o de la Cámara de Oficios (HWK). La inscripción se efectúa automáticamente.

• Organización profesional: es obligatorio el registro en la Asociación de Seguros de Accidentes Laborales (Berufsgenossenschaften) correspondiente, coordinada por el Seguro Social Alemán de Accidentes (DGUV) para el seguro legal de accidentes. Crea cuentas en el plazo de una semana a partir de la declaración fiscal. Si bien la oficina de comercio notificará al DGUV correspondiente, es aconsejable ponerse en contacto directamente con el organismo para evitar que se cumpla el plazo. Los miembros reciben un cuestionario y un formulario de solicitud. La organización general proporciona un resumen del DGUV pertinente para el seguro legal de accidentes.

Revisa qué pólizas de seguros necesita tu empresa, abre una cuenta dedicada y establece un sistema contable adecuado. Una vez cubiertos esos conceptos básicos, también es importante simplificar los flujos de trabajo diarios. Stripe ayuda a automatizarlos: simplifica la facturación con Stripe Invoicing, una solución que te permite generar y enviar facturas y otros documentos en línea en solo unos clics. Si se necesita un acceso rápido a capital creciente, Stripe Capital te ayuda a asegurar un préstamo en solo unos minutos, sin las formalidades habituales de los préstamos bancarios tradicionales. La devolución se ajusta a tus ingresos, por lo que cada pago aumenta con el rendimiento.

¿Cuánto cuesta una licencia comercial?

Los costos de las licencias comerciales en Alemania no están estandarizados porque cada ciudad o municipio fija sus propios precios. En la práctica, las tasas tienden a seguir siendo razonables y se cobran una vez durante el procedimiento de declaración fiscal.

Los particulares y las sociedades colectivas a menudo pagan comisiones similares a las de las entidades legales, aunque el importe exacto puede variar según el organismo responsable. También es posible que otros representantes incurran en pagos separados.

Cualquier persona que desee solicitar una licencia comercial debe consultar con su oficina de licencias local o el sitio web de su ciudad o municipio para averiguar los costos específicos.

¿Con qué rapidez obtendré mi licencia comercial después de registrarme?

Si estás registrando tu comercio en persona en la oficina de comercio, por lo general recibirás la licencia de inmediato. Si la presentas electrónicamente o por escrito, generalmente llega en unos días. El historial exacto depende de los tiempos de procesamiento en la oficina correspondiente. La duración podría extenderse si se solicitan más documentos o información.

¿Durante cuánto tiempo es válida una licencia comercial?

Una licencia comercial sigue siendo válida mientras continúen las operaciones, lo que la convierte en una aprobación abierta. Los titulares tienen que notificar a la oficina de comercio cualquier cambio en las operaciones. Eso incluye el traslado de la sede o la alteración del alcance del trabajo. Informa cambios como estos a las autoridades de inmediato o corres el riesgo de invalidar la licencia.

Proporciona un aviso si cesa el comercio. De nuevo, notifica a la oficina de comercio. Si no lo haces, el ingreso permanece activo, lo que significa que seguirás siendo responsable de las obligaciones fiscales y legales.

¿Cómo puedo obtener un duplicado de mi licencia comercial?

Si el original desaparece, o si se daña o se vuelve inutilizable por cualquier otro motivo, puedes solicitar un duplicado. Ponte en contacto con la oficina que emitió el original. Solicitar una copia es sencillo y posible in situ, por escrito o en línea.

Una identificación válida suele ser suficiente para probar la identidad, junto con la fecha del registro original. En algunos casos, la oficina de comercio también solicita una declaración escrita que confirme que el original ya no está en posesión. Por lo general, los duplicados están sujetos a una comisión, que varía según la ciudad o el municipio.