A la hora de crear tu propia empresa, debes ocuparte de algunos aspectos burocráticos. Para los propietarios de empresas en Alemania, hay un documento en particular que desempeña una función clave: la licencia comercial.

Este artículo explica qué es una licencia comercial, quién la necesita en este país y te explica paso a paso cómo realizar la solicitud de acceso. También responderemos algunas de las preguntas más importantes sobre costes, tiempos de procesamiento y validez.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una licencia comercial?
  
• ¿Para qué necesitan una licencia comercial las empresas de Alemania?
  
• ¿Cómo puedo solicitar una licencia comercial?
  
• Qué hacer después de recibir tu licencia comercial
  
• ¿Cuánto cuesta una licencia comercial?
  
• ¿Con qué rapidez obtendré mi licencia comercial después de registrarme?
  
• ¿Por cuánto tiempo es válida una licencia comercial?
  
• ¿Cómo puedo obtener un duplicado de mi licencia comercial?
  

¿Qué es una licencia comercial?

Una licencia comercial es un documento oficial que certifica que una empresa comercial o por cuenta propia está registrada; coloquialmente, a menudo se denomina simplemente permiso, y sirve como prueba oficial de que una actividad comercial se ha registrado y autorizado de conformidad con el Código Industrial alemán (GewO), por lo que es un requisito para dedicarse a actividades comerciales como profesional autónomo o empresa en Alemania. Sin ella, los profesionales autónomos del sector, la artesanía y el comercio, así como las sociedades anónimas como las sociedades de responsabilidad limitada (GmbH) o las sociedades anónimas (AG), no pueden ofrecer bienes o servicios a cambio de una comisión.

La licencia suele mostrarse en una plantilla formal A4. Indica los detalles clave sobre los propietarios de la empresa y la actividad comercial. Una descripción clara del trabajo es particularmente relevante porque guía cómo la clasificará la oficina fiscal, los gremios o las cámaras de sector y comercio, y las organizaciones profesionales correspondientes. La licencia nombra además la sede de la empresa, el número de empleados y si se trata de un trabajo principal o secundario.

¿Para qué necesitan una licencia comercial las empresas de Alemania?

En todo el país, todas las empresas que deseen dedicarse a cualquier actividad comercial deben tener una licencia comercial, especialmente para aquellas que operan desde locales fijos, incluidas todas las llamadas «stehende Gewerbe», que son empresas con un lugar fijo de negocios.

Una empresa debe obtener un permiso tan pronto como comiencen a operar, ya sea recién constituida, al abrir una nueva sucursal o al asumir actividades ya existentes. También debes solicitar una licencia comercial al convertir una empresa unipersonal en una estructura jurídica diferente. El paso de la jurisdicción de una autoridad pública a otra desencadena la misma obligación. En esa situación, la primera autoridad reconoce la empresa como discontinuada y la nueva la registra como recién registrada.

Sin embargo, hay exenciones. Ciertas actividades agrícolas, así como las profesiones liberales clásicas, como médicos, abogados y arquitectos, no requieren una licencia comercial. Cualquiera que se limite a administrar sus propios activos tampoco está obligado a presentar una inscripción comercial. Esto se debe a que constituyen trabajo privado o autónomo, en lugar de comercial, y quedan fuera del Código de Comercio.

¿Cómo puedo solicitar una licencia comercial?

Las empresas en Alemania solicitan licencias a la oficina comercial correspondiente de la ciudad o municipio donde están domiciliadas. Los solicitantes solicitan un documento de registro en la oficina correspondiente. Esto a menudo se gestiona por Internet, por correo electrónico o por teléfono. Se deben facilitar los detalles necesarios relativos al solicitante, el lugar en el que se realizarán las operaciones y el tipo de empresa.

Presenta tu solicitud

Hoy en día, muchas ciudades y municipios te dan la opción de completar esta presentación a través de un portal. Para continuar, envía la solicitud de acceso cubierta, junto con cualquier documentación adicional solicitada, por correo electrónico o en el portal web correspondiente.

Como alternativa, puedes presentar la solicitud en tu oficina comercial local. Para ello, pide una cita y lleva contigo los siguientes documentos:

• Un formulario de registro cubierto
  
• Una documento de identidad o pasaporte válidos para verificar la identidad
  
• Cualquier permiso o aprobación especial, como un diploma de maestro artesano para empresas artesanales específicas o un permiso para empresas gastronómicas con licencia
  
• Un permiso de conducir, cuando corresponda
  
• Cualquier dato pertinente del Gewerbezentralregister (Registro Central de Comercio)
  

Paga la comisión

El registro de un comercio conlleva una comisión, que se paga al finalizar el proceso. Por lo general, el pago se realiza de inmediato ya sea en efectivo o con tarjeta.

Tu licencia comercial se revisa y emite

Una vez realizada la presentación, la oficina comercial comprueba que toda la información sea correcta y que no haya impedimentos jurídicos para emitir la licencia. Si la revisión no destapa algo preocupante, recibes tu licencia y quedas autorizado oficialmente para la actividad comercial.

Qué hacer después de recibir tu licencia comercial

Ya tienes tu licencia comercial, aunque el protocolo de registro continúa. La oficina comercial a menudo envía los detalles automáticamente a los siguientes organismos:

• Oficina fiscal: recibirás un formulario de registro de impuestos, que se utiliza para proporcionar información sobre el trabajo previsto, y sobre tu facturación y beneficios previstos. También tienes que decidir si optas por la tributación ordinaria o te registras en el régimen de tributación para empresarios a pequeña escala.

• IHK o HWK: los propietarios de empresas deben ser miembros de la Cámara de Comercio e Industria (IHK) o de la Cámara de Artesanos (HWK). La inscripción se realiza automáticamente.

• Organización profesional: es obligatorio el registro en la asociación de seguros de accidentes laborales (Berufsgenossenschaften) correspondiente, coordinado por la DGUV alemana, crea tu cuenta en el plazo de una semana desde la presentación. Si bien la oficina comercial se lo notificará a la DGUV correspondiente, es aconsejable ponerse en contacto directamente con el organismo para evitar que se pase el plazo. Los miembros reciben un cuestionario y un formulario de solicitud de acceso. La organización coordinadora proporciona un resumen de la DGUV pertinente para el seguro de accidentes legal.

Revisa qué pólizas de seguros necesita tu empresa, abre una cuenta para ello y establece un sistema contable adecuado. Una vez cubiertos esos aspectos básicos, también es importante simplificar los flujos de trabajo diarios. Stripe ayuda a automatizarlos: simplifica la facturación con Stripe Invoicing, una solución que te permite generar y enviar facturas y otros documentos en línea con tan solo unos clics. Si se necesita un acceso rápido a capital de crecimiento, Stripe Capital te ayuda a obtener un préstamo en unos minutos, sin las formalidades habituales de los préstamos bancarios tradicionales. La devolución se ajusta a tus ingresos, por lo que cada pago escala con el rendimiento.

¿Cuánto cuesta una licencia comercial?

Los costes de las licencias comerciales en Alemania no están estandarizados porque cada ciudad o municipio establece sus propios precios. En la práctica, las tasas tienden a ser razonables y se cobran una vez durante el procedimiento de presentación.

Las personas físicas y las sociedades colectivas suelen pagar comisiones similares a las de las entidades jurídicas, aunque el importe exacto puede variar en función del organismo responsable. Es posible que otros representantes también repercutan un pago por separado.

Cualquier persona que desee solicitar una licencia comercial debe consultar con su oficina local de licencias o con el sitio web de su ciudad o municipio para informarse sobre los costes específicos.

¿Con qué rapidez obtendré mi licencia comercial después de registrarme?

Si estás registrando tu comercio en persona en la oficina comercial, por lo general recibirás la licencia de inmediato. Si se envía electrónicamente o por escrito, generalmente llega en unos días. El plazo exacto depende de los tiempos de procesamiento en la oficina correspondiente. La duración podría extenderse si se solicitan más documentos o información.

¿Por cuánto tiempo es válida una licencia comercial?

Una licencia comercial sigue siendo válida mientras continúen las operaciones, por lo que es una aprobación abierta. Los titulares tienen que notificar a la oficina comercial cualquier cambio en las operaciones. Esto incluye el traslado de la sede o la alteración del alcance del trabajo. Informa de inmediato de cambios como estos a las autoridades o correrás el riesgo de que la licencia quede invalidada.

Avisa si cesa el negocio. De nuevo, avisa a la oficina comercial. Si no lo haces, la entrada permanece activa, lo que significa que seguirás siendo responsable de las obligaciones fiscales y jurídicas.

¿Cómo puedo obtener un duplicado de mi licencia comercial?

Si el original se pierde, o si se daña o se vuelve inutilizable por cualquier otro motivo, puedes solicitar un duplicado. Ponte en contacto con la oficina que emitió el original. Solicitar una copia es sencillo y posible in persona, por escrito o en línea.

Suele ser suficiente presentar un documento de identificación válido para demostrar la identidad, junto con la fecha del registro original. En algunos casos, la oficina comercial también solicita una declaración por escrito confirmando que ya no se está en posesión del original. Por lo general, los duplicados están sujetos a una comisión, que varía según la ciudad o el municipio.