Als je een eigen bedrijf start, zijn er een paar bureaucratische zaken die je moet regelen. Voor ondernemers in Duitsland speelt één document een belangrijke rol: de handelsvergunning.

In dit artikel leggen we uit wat een handelsvergunning is, wie deze in het land nodig heeft, en begeleiden we je stap voor stap door het aanvraagproces. We beantwoorden ook enkele van de belangrijkste vragen over kosten, verwerkingstijden en geldigheid.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een handelsvergunning?
  
• Waarvoor hebben bedrijven in Duitsland een handelsvergunning nodig?
  
• Hoe kan ik een handelsvergunning aanvragen?
  
• Wat moet je doen nadat je je handelsvergunning hebt ontvangen?
  
• Hoeveel kost een handelsvergunning?
  
• Hoe snel krijg je je handelsvergunning na registratie?
  
• Hoe lang is een handelsvergunning geldig?
  
• Hoe kun je een duplicaat van je handelsvergunning krijgen?
  

Wat is een handelsvergunning?

Een handelsvergunning is een officieel document dat laat zien dat een bedrijf of zelfstandige onderneming is geregistreerd. In de volksmond wordt het vaak gewoon een vergunning genoemd. Het is een officieel bewijs dat een commerciële activiteit is geregistreerd en goedgekeurd volgens de Duitse wet op het bedrijfsleven (GewO). Het is dus een vereiste om als freelancer, uitoefenaar van een vrij beroep of bedrijf commerciële activiteiten te doen in Duitsland. Zonder deze vergunning mogen zelfstandigen in de industrie, ambachten en handel, evenals bedrijven zoals een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (GmbH) of naamloze vennootschap (AG), geen goederen of diensten tegen betaling aanbieden.

De vergunning wordt meestal op een officieel A4-formulier afgegeven. Hierop staan belangrijke gegevens over de bedrijfseigenaren en de commerciële activiteit. Een duidelijke omschrijving van het werk is vooral belangrijk omdat deze als leidraad dient voor de classificatie door het belastingkantoor, gilden of kamers van koophandel en de betreffende beroepsorganisaties. Op de vergunning staan verder de hoofdvestiging van het bedrijf, het aantal werknemers en of het om een hoofd- of nevenactiviteit gaat.

Waarvoor hebben bedrijven in Duitsland een handelsvergunning nodig?

In het hele land moeten alle ondernemingen die commerciële activiteiten willen ontplooien, in het bezit zijn van een handelsvergunning. Dit geldt met name voor activiteiten vanuit vaste bedrijfsruimten, met inbegrip van alle zogenaamde “stehende Gewerbe”, dat wil zeggen bedrijven met een vaste vestigingsplaats.

Een bedrijf moet een vergunning aanvragen zodra het van start gaat, of het nu gaat om een nieuw opgerichte onderneming, een nieuwe vestiging of de overname van bestaande activiteiten. Je moet ook een handelsvergunning aanvragen wanneer je een eenmanszaak omzet in een andere rechtsvorm. Een verhuizing van het rechtsgebied van de ene overheidsinstantie naar de andere brengt dezelfde verplichting met zich mee. In dat geval erkent de vorige instantie het bedrijf als beëindigd en registreert de nieuwe instantie het als nieuw geregistreerd.

Er zijn echter uitzonderingen. Voor bepaalde landbouwactiviteiten en klassieke vrije beroepen zoals artsen, advocaten en architecten is geen handelsvergunning nodig. Ook wie alleen zijn eigen vermogen beheert, hoeft geen handelsregistratie aan te vragen. Dit komt omdat het hier gaat om privé- of freelancewerk en niet om handel, en deze activiteiten vallen dus buiten het Wetboek van Koophandel.

Hoe kan ik een handelsvergunning aanvragen?

Bedrijven in Duitsland vragen een vergunning aan bij het bevoegde handelsbureau in de stad of gemeente waar ze gevestigd zijn. Aanvragers vragen een registratiedocument aan bij het bevoegde bureau. Dit gebeurt vaak online, via e-mail of telefonisch. Geef de nodige gegevens door over de aanvrager, de plaats van vestiging en het soort bedrijf.

Dien je aanvraag in

Tegenwoordig bieden veel steden en gemeenten de mogelijkheid om de aanvraag via een portaal in te dienen. Stuur de ingevulde aanvraag, samen met eventuele aanvullende documenten, per e-mail of via het betreffende webportaal.

Je kunt de aanvraag ook ter plaatse bij je lokale handelsbureau indienen. Maak hiervoor een afspraak en neem de volgende documenten mee:

• Een ingevuld registratieformulier
  
• Een geldig identiteitsbewijs of paspoort om je identiteit te verifiëren
  
• Eventuele speciale vergunningen of goedkeuringen, zoals een meester-vakmansdiploma voor specifieke ambachtelijke ondernemingen of een vergunning voor erkende gastronomische bedrijven
  
• Een rijbewijs, indien van toepassing
  
• Alle relevante gegevens uit het Gewerbezentralregister (centraal register van beroepen)
  

Betaal de kosten

Voor het registreren van een bedrijf moet je kosten betalen, die je aan het einde van het proces betaalt. Meestal kun je ter plekke contant of met een kaart betalen.

Je bedrijfsvergunning wordt beoordeeld en afgegeven

Zodra je je aanvraag hebt ingediend, checkt het handelsbureau of alle info klopt en of er geen juridische belemmeringen zijn voor het afgeven van een vergunning. Als er geen problemen zijn, krijg je je vergunning, waarmee je officieel toestemming hebt om je bedrijf te runnen.

Wat te doen nadat je je bedrijfsvergunning hebt ontvangen

Je hebt nu je bedrijfsvergunning, maar het registratieproces gaat nog door. Het handelsbureau stuurt de gegevens vaak automatisch door naar de volgende instanties:

• Belastingkantoor: Je krijgt een belastingregistratieformulier, dat je gebruikt om informatie te verstrekken over het geplande werk en over je verwachte omzet en winst. Je moet ook beslissen of je kiest voor gewone belastingheffing of dat je je wilt registreren voor de regeling voor kleine ondernemers .

• IHK of HWK: Ondernemers moeten lid zijn van de Kamer van Koophandel en Industrie (IHK) of de Kamer van Ambachten (HWK). De inschrijving gebeurt automatisch.

• Beroepsorganisatie: Registratie bij de relevante beroepsongevallenverzekeringsvereniging (Berufsgenossenschaften), gecoördineerd door de Duitse sociale ongevallenverzekering (DGUV), is verplicht voor de wettelijke ongevallenverzekering. Meld je binnen een week na indiening aan. Hoewel het handelsbureau de relevante DGUV op de hoogte stelt, is het slim om zelf contact op te nemen met de instantie om te voorkomen dat je de deadline mist. Leden krijgen een vragenlijst en een aanvraagformulier. De overkoepelende organisatie biedt een overzicht van de relevante DGUV voor de wettelijke ongevallenverzekering.

Bekijk welke verzekeringen je bedrijf nodig heeft, open een speciale rekening en zet een goed boekhoudsysteem op. Als die basis eenmaal is gelegd, is het belangrijk om ook de dagelijkse werkprocessen te vereenvoudigen. Stripe helpt je hierbij: vereenvoudig je facturatie met Stripe Invoicing, een oplossing waarmee je met een paar klikken online facturen en andere documenten kunt genereren en versturen. Als je snel toegang tot groeikapitaal nodig hebt, helpt Stripe Capital je om binnen een paar minuten een lening te krijgen, zonder de gebruikelijke formaliteiten van traditionele bankleningen. De aflossing wordt aangepast aan je inkomsten, zodat elke betaling wordt afgestemd op je prestaties.

Hoeveel kost een handelsvergunning?

De kosten voor een handelsvergunning in Duitsland zijn niet gestandaardiseerd, omdat elke stad of gemeente zijn eigen prijzen vaststelt. In de praktijk blijven de tarieven meestal redelijk en worden ze eenmaal in rekening gebracht tijdens de aanvraagprocedure.

Natuurlijke personen en partnerschappen betalen vaak vergelijkbare vergoedingen als juridische entiteiten, hoewel het exacte bedrag kan variëren afhankelijk van de verantwoordelijke instantie. Voor extra vertegenwoordigers kunnen ook aparte kosten in rekening worden gebracht.

Iedereen die een handelsvergunning wil aanvragen, moet contact opnemen met het lokale vergunningenkantoor of de website van zijn stad of gemeente raadplegen voor informatie over de specifieke kosten.

Hoe snel krijg ik mijn handelsvergunning na registratie?

Als je je bedrijf persoonlijk registreert bij het handelskantoor, ontvang je de vergunning doorgaans onmiddellijk. Als je je aanvraag elektronisch of schriftelijk indient, ontvang je deze meestal binnen een paar dagen. De exacte termijn is afhankelijk van de verwerkingstijd bij het betreffende kantoor. De duur kan langer zijn als er aanvullende documenten of informatie worden gevraagd.

Hoe lang is een handelsvergunning geldig?

Een handelsvergunning blijft geldig zolang de activiteiten worden voortgezet, waardoor het een goedkeuring voor onbepaalde tijd is. Houders moeten het handelskantoor op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen in de activiteiten. Dat geldt ook voor het verhuizen van het hoofdkantoor of het wijzigen van de reikwijdte van de werkzaamheden. Meld dergelijke wijzigingen onmiddellijk aan de autoriteiten, anders loop je het risico dat de vergunning ongeldig wordt.

Geef een kennisgeving als de handel wordt stopgezet. Breng ook in dit geval het handelsbureau op de hoogte. Als je dat niet doet, blijft de inschrijving actief, wat betekent dat je nog steeds fiscaal en wettelijk aansprakelijk bent.

Hoe kan ik een duplicaat van mijn handelsvergunning krijgen?

Als het origineel zoekraakt, beschadigd raakt of om een andere reden onbruikbaar wordt, kun je een duplicaat aanvragen. Neem contact op met het kantoor dat het origineel heeft afgegeven. Het aanvragen van een kopie is eenvoudig en kan ter plaatse, schriftelijk of online.

Een geldig identiteitsbewijs is meestal voldoende om je identiteit aan te tonen, samen met de datum van de oorspronkelijke registratie. In sommige gevallen vraagt het handelskantoor ook om een schriftelijke verklaring waarin wordt bevestigd dat het origineel niet meer in je bezit is. Voor duplicaten wordt meestal een vergoeding gevraagd, die per stad of gemeente verschilt.