Lorsque vous créez votre propre entreprise, vous devez vous acquitter de certaines formalités administratives. Pour les chefs d’entreprise en Allemagne, un document en particulier joue un rôle clé : la licence commerciale.

Cet article explique ce qu’est une licence d’exploitation, qui en a besoin dans le pays, et vous guide pas à pas dans le processus de demande. Nous répondrons également à certaines des questions les plus importantes concernant les coûts, les délais de traitement et la validité.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’une licence d’exploitation?
  
• Pour quoi les entreprises allemandes ont-elles besoin d’une licence d’exploitation?
  
• Comment puis-je demander une licence d’exploitation?
  
• Que faire après avoir reçu votre licence d’exploitation?
  
• Combien coûte une licence d’exploitation?
  
• Dans quel délai vais-je obtenir ma licence d’exploitation après mon inscription?
  
• Quelle est la durée de validité d’une licence d’exploitation?
  
• Comment puis-je obtenir un duplicata de ma licence d’exploitation?
  

Qu’est-ce qu’une licence d’exploitation?

Une licence d’exploitation est un document officiel certifiant qu’une activité commerciale ou indépendante est enregistrée. Dans le langage courant, on l’appelle souvent simplement « permis ». Elle est la preuve officielle qu’une activité commerciale a été enregistrée et autorisée conformément au Code allemand du commerce et de l’industrie (GewO). Elle est donc obligatoire pour exercer une activité commerciale en tant que professionnel indépendant ou entreprise en Allemagne. Sans ce document, les professionnels indépendants dans l’industrie, l’artisanat et le commerce, ainsi que les sociétés, telles que les sociétés à responsabilité limitée (GmbH) ou les sociétés anonymes (AG), ne sont pas autorisés à proposer des biens ou des services payants.

La licence apparaît généralement sur un modèle officiel au format A4. Elle contient des informations essentielles sur les propriétaires de l’entreprise et l’activité commerciale. Une description claire de l’activité est particulièrement importante, car elle sert de base à la classification par l’administration fiscale, les corporations ou les chambres de commerce et d’industrie, ainsi que les organisations professionnelles compétentes. La licence indique également le siège social de l’entreprise, le nombre d’employés et s’il s’agit d’une activité principale ou secondaire.

Pourquoi les entreprises allemandes ont-elles besoin d’une licence d’exploitation?

Dans tout le pays, toutes les entreprises souhaitant exercer une activité commerciale doivent être titulaires d’une licence d’exploitation. Cela vaut en particulier pour les activités exercées depuis un établissement stable, y compris toutes les activités dites « stehende Gewerbe », qui sont des entreprises disposant d’une installation commerciale fixe.

Une entreprise doit obtenir un permis dès le début de ses activités, qu’il s’agisse d’une nouvelle constitution, de l’ouverture d’une nouvelle succursale ou de la reprise d’activités existantes. Vous devez également demander une licence d’exploitation lorsque vous transformez une entreprise individuelle en une structure juridique différente. Le transfert d’une juridiction d’une autorité publique à une autre entraîne la même obligation. Dans ce cas, l’ancienne autorité reconnaît l’entreprise comme ayant cessé ses activités et la nouvelle l’enregistre comme nouvellement enregistrée.

Il existe toutefois des exceptions. Certaines activités agricoles, ainsi que les professions libérales classiques telles que les médecins, les avocats et les architectes, ne nécessitent pas de licence d’exploitation. Toute personne qui se contente de gérer ses propres actifs n’est pas non plus tenue de déposer une déclaration d’activité commerciale. En effet, ces activités relèvent du domaine privé ou indépendant, plutôt que du commerce, et ne sont pas soumises au Code de commerce.

Comment puis-je demander une licence d’exploitation?

En Allemagne, les entreprises doivent demander une licence auprès du bureau du commerce compétent de la ville ou de la commune où elles sont domiciliées. Les demandeurs doivent demander un document d’inscription auprès du bureau compétent. Cette démarche s’effectue souvent en ligne, par courriel ou par téléphone. Il convient de fournir les informations nécessaires concernant le demandeur, le lieu d’activité et le type d’entreprise.

Déposez votre formulaire d’inscription

De nos jours, de nombreuses villes et municipalités vous donnent la possibilité d’effectuer votre déclaration via un portail en ligne. Pour ce faire, envoyez le formulaire dûment rempli, accompagné de tous les documents supplémentaires demandés, par courriel ou sur le portail Web correspondant.

Vous pouvez également déposer votre déclaration sur place auprès de votre bureau du commerce local. Pour ce faire, prenez rendez-vous et munissez-vous des documents suivants :

• Un formulaire d’inscription rempli
  
• Une pièce d’identité ou passeport valide pour confirmer votre identité
  
• Tout permis ou autorisation spéciale, tel qu’un diplôme de maître artisan pour certaines activités artisanales spécifiques, ou une autorisation pour les établissements de restauration agréés.
  
• Un permis de conduire, le cas échéant
  
• Toute information pertinente provenant du Gewerbezentralregister (Registre central des entreprises)
  

Payer les frais

L’enregistrement d’un commerce entraîne des frais, payables à la fin du processus. Le paiement est généralement effectué immédiatement sur place, en espèces ou par carte.

Votre licence d’exploitation est vérifiée et délivrée

Une fois la demande soumise, le bureau du commerce vérifie que toutes les informations sont correctes et qu’il n’existe aucun obstacle juridique à la délivrance d’une licence. Si l’examen ne soulève aucune objection, vous recevez votre licence, qui vous autorise officiellement à exercer une activité commerciale.

Que faire après avoir reçu votre licence d’exploitation?

Vous êtes désormais en possession de votre licence d’exploitation, bien que le protocole d’inscription continue. Le bureau du commerce transmet souvent les détails automatiquement aux organismes suivants :

• *Bureau des services fiscaux : * vous recevrez un formulaire d’inscription fiscale, utilisé pour fournir des informations sur les travaux prévus, qui vous permettra de fournir des informations sur les travaux prévus, ainsi que sur votre chiffre d’affaires et vos bénéfices prévisionnels. Vous devrez également choisir entre l’imposition normale et l’enregistrement au titre de la réglementation applicable aux petits entrepreneurs.

• *IHK ou HWK : * Les propriétaires d’entreprise doivent être membres de la Chambre de commerce et de l’industrie (IHK) ou de la Chambre des métiers (HWK). L’inscription se fait automatiquement.

• *Organisation professionnelle : * l’inscription auprès de l’association d’assurance accident du travail compétente (Berufsgenossenschaften), coordonnée par l’assurance accident sociale allemande (DGUV), est obligatoire pour bénéficier du régime de l’assurance accident obligatoire. L’inscription doit être effectuée dans un délai d’une semaine à compter du dépôt de la demande. Bien que le bureau du commerce informe la DGUV compétente, il est recommandé de contacter directement l’organisme afin d’éviter tout retard. Les membres reçoivent un questionnaire et un formulaire de demande. L’organisation faîtière fournit une vue d’ensemble des DGUV compétentes en matière d’assurance accident obligatoire.

Examinez les polices d’assurance dont votre entreprise a besoin, ouvrez un compte dédié et mettez en place un système de comptabilité adéquat. Une fois ces bases couvertes, il est également important de simplifier les flux de travail quotidiens. Stripe vous aide à automatiser ces tâches : simplifiez votre facturation avec Stripe Invoicing, une solution qui vous permet de générer et d’envoyer les factures et les autres documents en ligne en quelques clics seulement. Si vous avez besoin d’accéder rapidement à des capitaux de croissance, Stripe Capital vous aide à obtenir un prêt en quelques minutes, sans les formalités habituelles des prêts bancaires traditionnels. Le remboursement s’adapte à vos revenus, de sorte que chaque paiement est proportionnel à vos performances.

Combien coûte une licence d’exploitation?

Les coûts des licences d’exploitation en Allemagne ne sont pas standardisés, car chaque ville ou municipalité fixe ses propres tarifs. En pratique, les tarifs restent généralement raisonnables et sont facturés une seule fois lors de la procédure de dépôt.

Les particuliers et les sociétés de personnes paient souvent des frais similaires à ceux des personnes morales, bien que le montant exact puisse varier en fonction de l’organisme responsable. Des représentants supplémentaires peuvent également faire l’objet de frais distincts.

Toute personne souhaitant demander une licence d’exploitation doit consulter son bureau local des licences ou le site Web de sa ville ou municipalité pour connaître les coûts spécifiques.

Dans quel délai vais-je obtenir ma licence d’exploitation après mon inscription?

Si vous enregistrez votre commerce en personne au bureau du commerce, vous recevrez généralement la licence immédiatement. Si vous soumettez votre demande par voie électronique ou par écrit, vous la recevrez généralement dans les jours qui suivent. Le délai exact dépend des délais de traitement du bureau compétent. La durée peut être prolongée en cas de demande de documents ou d’informations supplémentaires.

Quelle est la durée de validité d’une licence d’exploitation?

Une licence d’exploitation reste valide tant que l’activité se poursuit, ce qui en fait une autorisation à durée indéterminée. Les titulaires doivent informer le bureau du commerce de toute modification apportée à leurs activités. Cela inclut le déménagement du siège social ou la modification du champ d’activité. Il est impératif de signaler immédiatement ces changements aux autorités, sous peine de voir la licence invalidée.

Si vous cessez vos activités commerciales, veuillez nous en informer. Là encore, veuillez en informer le bureau du commerce. Dans le cas contraire, votre inscription restera active, ce qui signifie que vous resterez redevable de vos obligations fiscales et juridiques.

Comment puis-je obtenir un duplicata de ma licence d’exploitation?

Si le document original est perdu, endommagé ou inutilisable pour toute autre raison, vous pouvez demander un duplicata. Contactez le service qui l’a délivré. La demande de duplicata est simple et peut être effectuée sur place, par écrit ou en ligne.

Une pièce d’identité valide suffit généralement à prouver son identité, ainsi que la date d’inscription initiale. Dans certains cas, le bureau du commerce exige également une déclaration écrite confirmant que l’original n’est plus en possession du demandeur. L’obtention d’un duplicata est généralement soumise à des frais, dont le montant varie selon la ville ou la commune.