Om du är ett utländskt företag som funderar på att expandera till Italien kan det vara bra att starta en italiensk filial till ditt företag. Det gör det möjligt för dig att bedriva permanent verksamhet i landet samtidigt som du bibehåller juridiska band till ditt moderbolag utomlands. För att kunna följa italiensk lagstiftning till fullo är det dock viktigt att förstå varje byråkratiskt och skattemässigt steg.

I den här artikeln kommer vi att utforska vad det innebär att ha en italiensk filial till ett utländskt företag, hur du kan starta en i Italien, vilka skatter du skulle behöva betala och vilka återkommande krav du behöver följa.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en filial?
  
• Vad är en italiensk filial till ett utländskt företag?
  
• Hur man etablerar en filial till ett utländskt företag i Italien
  
• Hur beskattning fungerar för italienska filialer till ett utländskt företag
  
• Stripes lösningar för hantering av filialer i Italien
  
• Återkommande krav
  
• Skillnader mellan en filial och ett representationskontor
  

Vad är en filial?

En filial är helt enkelt ett dotterbolag, vilket är en stadigvarande verksamhetsplats genom vilken ett företag kan bedriva sin ekonomiska verksamhet i ett annat område. En filial är inte en separat juridisk person (dvs. autonom), utan omfattas av skatte- och redovisningsskyldigheter för verksamhet som bedrivs lokalt.

Vad är en italiensk filial till ett utländskt företag?

En italiensk filial till ett utländskt företag är ett dotterbolag till det företaget. Den är inte en självständig juridisk person och den är direkt beroende av sitt huvudkontor utomlands. Filialen är inte en separat juridisk enhet utan representerar moderbolaget i Italien och bedriver operativ verksamhet, kommersiell verksamhet eller produktionsverksamhet.

Genom att etablera en filial till ett utländskt företag i Italien kan moderbolaget expandera till en annan marknad utan att etablera ett nytt företag. Ur ett skatteperspektiv betraktas en italiensk filial till ett utländskt företag som ett fast driftställe enligt artikel 162 i den konsoliderade lagen om inkomstskatt (TUIR). Detta innebär att filialen, trots att den inte har juridisk autonomi, är skyldig att följa italienska skatteskyldigheter när det gäller inkomster som genereras inom landet. Utländska företag måste därför registrera sig för mervärdesskatt (moms) och efterleva bokförings-, skatte- och anställningsskyldigheter, precis som alla andra personer som har skattehemvist i Italien.

Hur man etablerar en filial till ett utländskt företag i Italien

För att starta en filial till ett utländskt företag i Italien måste du följa en rad specifika byråkratiska steg, som vi kommer att diskutera i detalj nedan.

Utarbeta ett förslag till beslut om att etablera filialen

Företagets utländska huvudkontor måste formellt godkänna etableringen av en filial i Italien genom ett beslut av styrelsen eller ett annat behörigt organ. Detta dokument måste ange adressen till filialen och namnet på den juridisk representanten med ledningsbefogenheter över filial. Den juridisk representanten behöver inte vara bosatt i Italien, men det är bättre att de har sin skattehemvist i Italien för att underlätta hanteringen av efterlevnad och relationerna med lokala myndigheter.

Översätt alla dokument och få dem certifierade

Bolagsordning, stadgar och protokoll från styrelsemötet måste översättas till italienska. Samma översättare måste få handlingarna antingen bestyrkta av domstol eller bestyrkta inför en offentlig tjänsteman (vanligtvis en domstolstjänsteman eller notarie). Med den edsvurna översättningen försäkrar översättaren under ed att översättningen är en korrekt återgivning av originaltexten. Detta ger handlingarna juridisk giltighet i Italien.

Detta steg är viktigt eftersom det gör det möjligt för de italienska myndigheterna – särskilt företagsregistret – att officiellt verifiera innehållet och den juridiska ramen för ditt utländska företag. Det rekommenderas att du kontaktar professionella företag som är specialiserade på auktoriserade översättningar för att undvika förseningar eller fel i förfarandet. Du måste sedan bifoga de bestyrkta dokumenten till ansökan om registrering av filialen hos den relevanta handelskammaren.

Skaffa ett italienskt momsregistreringsnummer

För att starta en italiensk filial till ett utländskt företag måste du skaffa ett italienskt momsregistreringsnummer. Detta steg måste genomföras med den italienska skattemyndigheten genom att fylla i formulär AA7/10, som är särskilt avsett för andra enheter än privatpersoner. Du kan skicka in din ansökan online eller gå direkt till det relevanta distriktskontoret.

På blanketten ska du ange uppgifter om moderbolaget, adressen till filialen i Italien, koden för klassifikation av ekonomisk aktivitet (ATECO) som motsvarar verksamhetstypen och namnet på det juridiska ombudet i Italien. Det är viktigt att välja rätt ATECO-kod, eftersom det avgör vilka skatte- och socialförsäkringskrav som gäller för ditt företag.

När du har fått ditt momsregistreringsnummer kan du börja utfärda fakturor, registrera transaktioner och uppfylla alla skattekrav enligt italiensk lag, till exempel göra periodiska momsbetalningar och deklarera skatt varje år.

Registrera filialen i företagsregistret

Detta är ett grundläggande steg för att säkerställa att filialen till ditt utländska företag är helt verksam i Italien. Du måste fylla i formulär S1 genom att gå in på företagsregisterportalen och följa instruktionerna för ComUnica-förfarandet. Följande dokument måste bifogas:

• En bestyrkt och översatt kopia av stiftelseurkund och stadgar
  
• En kopia av den juridiska representantens id-handling
  
• Registerkoden (dvs. registrering i motsvarande utländska företagsregister)
  
• Uppgifter om filialen
  
• Utnämningsbevis för representanten i Italien
  
• En EUID-kod – en unik europeisk identifierare som fastställs genom direktiv 2012/17/EU och som används för att identifiera utländska företag i europeiska register och underlätta deras sammankoppling
  
• Betalning av avgifter till handelskammaren och stämpelskatt
  

Registrera dig hos INPS och INAIL

Om ditt företags filial avser att anställa personal i Italien måste du registrera dig hos det nationella institutet för social trygghet (INPS) och det nationella institutet för försäkring mot olycksfall i arbetet (INAIL).

Registrering hos INPS är nödvändigt för att betala sociala avgifter för dina anställda. Under registreringen blir du ombedd att ange ditt företagsområde (dvs. typ av handel, bransch eller typ av tjänster), antalet arbetstagare du förväntar dig att anställa och det nationella kollektivavtal du avser att tillämpa.

När det gäller INAIL måste du försäkra dina anställda mot olycksfall i arbetet och arbetssjukdomar. När du registrerar dig kommer du att tilldelas en lokal försäkringsposition. En försäkringspremie – som du måste betala regelbundet – beräknas också baserat på ditt företags karaktär och risknivå.

Du kan registrera dig hos både INPS och INAIL online via deras respektive institutionella portaler. Observera att det är viktigt att slutföra dessa steg innan du påbörjar ett anställningsförhållande, för att säkerställa överensstämmelse med italienska regler och skydda både din filial och dina anställda.

Skaffa en certifierad anmälan om företagsstart (SCIA)

SCIA är ett krav för att starta nästan alla företag i Italien. Det måste lämnas in till One Stop Shop for Production Activities (SUAP) i den kommun där filialen är belägen, vilket också görs online. Baserat på din typ av företag kan ytterligare dokumentation eller tillstånd krävas (t.ex. yrkeskvalifikationer, efterlevnad av detaljplan, hälso- eller miljötillstånd).

Det kan vara fördelaktigt att rådfråga en erfaren rådgivare som kan hjälpa till att förenkla processen med att etablera en utländsk filial i Italien och se till att du följer alla juridisk och administrativa krav.

Hur beskattning fungerar för italienska filialer till ett utländskt företag

Även om filialen inte har separat juridisk autonomi är den lokala filialen till ett utländskt företag föremål för beskattning i Italien för inkomster som genereras inom landet. Det innebär att filialen behandlas som ett fast driftställe i skattehänseende.

Låt oss titta på de viktigaste skatterna som din italienska filial kommer att behöva betala.

Bolagsskatt (IRES)

IRES är den huvudsakliga skatten som tillämpas på bolagets vinster. I detta fall tillämpas en skattesats på 24 % på nettovinsten från en filial i Italien.

Regional produktionsskatt (IRAP)

IRAP är en lokal skatt som tas ut på nettovärdet av den utländska filialens produktion. Standard är 3,9 %, men den kan variera beroende på region. För kommersiella företag är skatteplikten skillnaden mellan intäkter och produktionskostnader, exklusive vissa poster som ränta som ska betalas eller ersättning till tillfälliga egenföretagare.

Mervärdesskatt (moms):

Din filial måste hantera sin egen moms i Italien, utfärda fakturor med moms och uppfylla periodiska krav (dvs. månatliga eller kvartalsvisa betalningar, årliga deklarationer). Momsmekanismen inkluderar:

• Utgående moms: Utgående moms är den skatt som filialen tar ut av kunderna på försäljning av varor och tjänster.
  
• Ingående moms: Omvänt är ingående moms den moms som filialen betalar till leverantörer på inköp.
  

Filialen ska betala mellanskillnaden mellan utgående moms och ingående moms till skattekontoret. Om den ingående momsen är högre kan den överföras till efterföljande perioder eller hävdas som återbetalning.

Källskatt

Detta är ett skattekrav som innebär att filialen – när den gör betalningar till anställda, samarbetspartner eller frilansare – måste hålla inne en del av det belopp som ska betalas och betala det direkt till den italienska staten. I den här rollen betalar filialen inte skatt för sig själv, utan drar snarare av en del av den inkomst som motsvarar dess anställda (eller andra förmånstagare) och betalar in den till skattekontoret för deras räkning. Den fungerar därför som en mellanhand mellan dem som får inkomst och staten.

Beskattning av en filial följer principerna i italiensk skattelagstiftning och kräver separat redovisning från det utländska moderbolagets. Om du vill etablera en filial till ett utländskt företag i Italien måste du därför skapa ett redovisningssystem som uppfyller kraven och rådfråga en auktoriserad revisor som är verksam i Italien.

För att undvika dubbel beskattning måste du dessutom kontrollera om det finns ett avtal för att undvika dubbel beskattning mellan Italien och det land där ditt moderbolag är beläget.

Stripes lösningar för hantering av utländska filialer i Italien

Om du håller på att etablera en filial till ett utländskt företag i Italien är det viktigt att ha rätt verktyg för hantering av betalningar, fakturering och efterlevnad av skatteregler för att kunna bedriva en effektiv verksamhet. Stripes lösningar erbjuder en solid, integrerad infrastruktur som stöttar alla operativa faser av ditt företag i Italien.

Med Stripe Payments kan du ta emot onlinebetalningar på ett säkert och skalbart sätt. Om du planerar att ha ett fysiskt POS-system kan du med Stripe Terminal ta emot kortbetalningar i fysisk miljö i flera länder. Med Terminal kan du också effektivisera hanteringen av betalningar online och i fysisk miljö genom att se dem i en enda dashboard och på så sätt förenkla rapportering, avstämning och dataanalys.

För att hantera fakturor kan du använda Stripe Invoicing, som gör att du kan skapa och skicka fakturor för både engångsfakturor och återkommande fakturor – utan att behöva skriva en enda rad kod. Med det här verktyget kan du spara tid och få betalningar snabbare (87 % av Stripe-fakturor betalas inom 24 timmar). Och tack vare samarbete med tredjepartspartners som A-Cube kan du också använda Invoicing för obligatorisk elektronisk fakturering.

Den italienska filialen till ditt utländska företag kommer också vara skyldig att betala moms. Stripe Tax kan hjälpa dig att beräkna, tillämpa och betala moms korrekt och säkerställa efterlevnad i Italien och mer än 100 andra länder. Om du hanterar prenumerationer eller återkommande intäkter kan du med Stripe Revenue Recognition dessutom redovisa intäkter i enlighet med internationella redovisningsstandarder.

Återkommande krav

Efter grundandet måste den italienska filialen till ett utländskt företag uppfylla en rad löpande krav, liknande dem som gäller för italienska företag.

Bokföring

Du måste införa ett bokföringssystem för filialen som följer italienska regler och som gör det möjligt att kronologiskt och systematiskt registrera transaktioner. Du måste också förbereda de obligatoriska bokföringarna (t.ex. journaler, varulager, momsregister) och spara dem i minst 10 år.

Lämna in skattedeklarationer

Varje år måste du lämna in deklarationer för IRES, IRAP och moms samt eventuella Intrastat-formulär för transaktioner med andra EU-länder. Dessutom måste filialen rapportera periodiska momsbetalningar och betala skatt inom de relevanta tidsfristerna.

Betala skatter och avgifter

Förutom inkomstskatt och moms ska filialen betala källskatt på löner som betalas till anställda och samarbetspartner. Om du har anställda ska du också betala socialförsäkrings- (INPS) och försäkringsavgifter (INAIL) enligt de månatliga förfallodagarna.

Deklaration av moderbolagets bokslut

Även om filialen inte upprättar separata finansiella rapporter måste den lämna in en kopia av moderbolagets finansiella rapporter – översatta till italienska – till företagsregistret. Detta måste göras inom 30 dagar efter det att rapporterna har godkänts.

Efterlevnad av anställningsregler

När filialen anställer personal måste den upprätta avtal, skicka obligatoriska meddelanden (UniLav), upprätta lönebesked, tillämpa kollektivavtal för branschen och följa arbetsmiljöbestämmelser.

Uppdatering av företagsregistret

Eventuella ändringar avseende säte, företag, juridiskt ombud eller andra relevanta uppgifter måste omedelbart meddelas till lämplig handelskammare.

Skillnader mellan en filial och ett representationskontor

Om du har för avsikt att bedriva verksamhet i Italien har du två alternativ: starta en filial till ditt företag eller ett representationskontor. Ett representationskontor är en mycket annorlunda juridisk enhet som lämpar sig för olika operativa ändamål.

Så fungerar ett representationskontor

Ett representationskontor är en liten anläggning som används för förberedande verksamhet eller sidoverksamhet, t.ex. marknadsundersökningar, marknadsföringskontakter, kommersiell support eller teknisk support. Det kan inte bedriva produktionsverksamhet, utfärda fakturor eller ingå avtal för moderbolagets räkning. Det kan inte generera inkomster i Italien och är därför inte föremål för IRES eller moms. Registrering i företagsregistret är dock fortfarande obligatorisk – om än som ett sekundärt kontor utan någon ekonomisk verksamhet. Du måste också begära en skattekod för att uppfylla administrativa minimikrav.

Hur en filial fungerar

En filial är ett fast driftställe för det utländska företaget, med representation och verksamhet i Italien. Den bedriver ekonomisk verksamhet, genererar skattepliktiga inkomster, utfärdar fakturor och kan ingå avtal. En filial omfattas därför av alla skatte- och socialförsäkringsskyldigheter, precis som alla andra italienska företag: IRES, IRAP, moms, INPS, INAIL osv. Den är också skyldig att föra separata räkenskaper och ha ett lämpligt administrativt ramverk för att kunna verka på den lokala marknaden.

Vad kan ett representationskontor göra?

Ett representationskontor i Italien kan endast utföra stödjande funktioner för det utländska moderbolaget, utan att generera inkomster. Mer specifikt kan det hantera:

• Marknadsundersökningsaktiviteter
  
• Varumärkes- eller produktkampanj
  
• Icke-operativ kommersiell support
  
• Tekniskt stöd till italienska kunder
  
• Institutionell representation
  

Ett representationskontor kan däremot inte sälja varor eller tjänster, utfärda fakturor eller ingå avtal för det utländska företagets räkning. Det är en praktisk lösning om du vill testa den italienska marknaden utan att öppna en italiensk filial till ett utländskt företag.