För att starta en e-handel i Italien måste du uppfylla specifika administrativa skyldigheter, inklusive deklaration av ett certifierat meddelande om start av företag (SCIA), som officiellt meddelar den berörda kommunen att du startar ett företag. Låt oss titta på vad en SCIA är, hur den gäller för företag inom e-handel, i vilka fall den krävs och hur du deklarerar den online.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en SCIA?
  
• Är företag inom e-handel skyldiga att deklarera SCIA?
  
• Vad är poängen med en SCIA för ett företag inom e-handel?
  
• När ska du lämna in en SCIA för ett företag inom e-handel?
  
• Hur man deklarerar en SCIA för ett företag inom e-handel
  
• Så här fyller du i en SCIA-blankett online
  

Vad är en SCIA?

En SCIA för kommersiell verksamhet är ett meddelande som ska lämnas in till One Stop Shop for Business Activities (SUAP) i den kommun som ditt företag är baserat i eller som du bor i.

Artikel 19 i lag 241/90 skapade SCIA för att effektivisera den administrativa processen för att starta ett företag. Så snart en SCIA har deklarerats kan du börja driva ditt företag - tidigare kunde väntan ta veckor eller till och med månader.

Är företag inom e-handel skyldiga att deklarera SCIA?

Ett företag som bedriver e-handel betraktas som en kommersiell verksamhet i alla avseenden, vilket innebär att deklaration av SCIA normalt krävs. Mer specifikt krävs det om:

• Onlineförsäljning är företagets huvudsakliga verksamhet.
  
• Företaget inom e-handel säljer mat:
  
  • Om företaget säljer livsmedel online måste det deklarera en SCIA för hälsa tillsammans med den administrativa SCIA, enligt kraven i EG-förordning nr 852/2004.
    
• Det är ett företag inom business-to-business (B2B) e-handel.
  
• Webbutiken är öppen mer än 30 dagar per år (dvs. den är inte tillfällig):
  
  • Om webbutiken är öppen mindre än 30 dagar per år betraktas den som en tillfällig butik - en tillfällig verksamhet - och kräver varken momsregistreringsnummer eller SCIA.
    

Du behöver inte deklarera en SCIA för ett företag som bedriver e-handel om onlineverksamheten stöder en befintlig detaljhandel som redan rapporterats till SUAP och som omfattar samma varor som den primära verksamheten.

Vad är poängen med en SCIA för ett företag inom e-handel?

En SCIA tjänar olika syften för ett företag som bedriver e-handel, bland annat:

• För att informera kommunen om att företaget börjar sälja produkter eller tjänster online
  
• Att tillåta företaget att börja arbeta omedelbart, utan att behöva vänta på några auktoriseringar
  
• Att säkerställa att företagets verksamhet efterlever gällande bestämmelser, inklusive bestämmelser om skatter och hälsa
  

För att deklarera en SCIA måste du själv intyga att du uppfyller vissa krav, som beror på vilken typ av verksamhet du startar. De faller inom två kategorier:

• Subjektiva krav
  Det handlar om personliga och yrkesmässiga faktorer. De förstnämnda kan omfatta moraliska krav, t.ex. ett rent belastningsregister (dvs. avsaknad av fällande domar eller pågående juridiska åtgärder som kan hindra dig från att driva företag). De senare är särskilt viktiga för att sälja mat online och kan omfatta saker som obligatoriska specialkvalifikationer eller erfarenhet.

• Krav på målsättning
  Dessa avser de fysiska och strukturella aspekterna av företaget, t.ex. att ha registrerat sig i företagsregistret, uppfylla tillämpliga hälso- och hygienstandarder (som är viktiga för livsmedelsbutiker på nätet i synnerhet) och inneha alla nödvändiga miljötillstånd.

Hur lång tid har kommunen på sig att svara på en SCIA?

När du har deklarerat en SCIA för ett företag inom e-handel kan du börja arbeta direkt. Den relevanta myndigheten kommer att granska anmälan inom 60 dagar. Om några problem upptäcks (t.ex. om de juridiska kraven inte uppfylls) kan den relevanta myndigheten begära mer information eller tillfälligt avbryta ditt företags verksamhet. I så fall kan du ta itu med problemet inom en tidsram som fastställs av godkännandet - i allmänhet minst 30 dagar.

Hur mycket kostar det att deklarera en SCIA för ett företag inom e-handel?

Kostnaden för att deklarera en SCIA beror på flera faktorer, bland annat i vilken kommun företaget är etablerat och om företaget får hjälp av professionella. Kostnaden varierar dock vanligtvis från 46 till 1 000 EUR och kan omfatta:

• Kommunala administrativa avgifter: Dessa avgifter är vanligtvis mellan 30 och 100 EUR, men de kan vara högre i vissa kommuner.
  
• Avgifter för kvalificerade yrkesutövare (t.ex. lantmätare eller konton): Dessa avgifter varierar i allmänhet mellan 100 och 250 EUR, beroende på processens komplexitet och yrkesutövarnas priser.
  
• Stämpel-intäkter och andra relaterade kostnader: Dessa kostnader uppgår till mellan 16 och 32 EUR.
  

När ska du deklarera en SCIA för ett företag inom e-handel?

En SCIA måste deklareras innan du kan börja driva ditt företag inom e-handel. Du bör bara deklarera SCIA när du har uppfyllt alla krav för att starta ditt företag.

Hur man deklarerar en SCIA för ett företag inom e-handel

Du kan bara göra en SCIA-deklaration online. Så här gör du:

• Åtkomst till portalen: Du kan lämna in SCIA för din e-handel via portalen på Impresainungiorno.gov.it, Italiens enda kontaktpunkt för administrativa förfaranden som rör business-to-business och handel. Du kan också besöka webbplatsen för SUAP i den kommun där ditt företag är verksamt eller där du planerar att starta ditt företag.
  
• Fyll i onlineformuläret: När du har loggat in måste du ange information om företaget, om den verksamhet du tänker bedriva och om din orderhantering av eventuella juridiska krav.
  
• Bifoga dokumenten: Du måste bifoga alla dokument som krävs enligt lagen och av kommunen, i digitalt format. Dessa dokument kan omfatta en kopia av innehavarens eller den juridiska representantens ID-handling, registreringen hos handelskammaren (för befintliga företag) och planritningen (för företag med t.ex. ett lager). Beroende på typ av verksamhet kan andra dokument behövas.
  
• Signera elektroniskt: Innehavaren av företaget, den juridiska personen eller en godkänd tredje part, t.ex. en revisor med särskild auktorisering, måste signera SCIA elektroniskt - detta gör dokumentet giltigt ur juridisk synvinkel.
  
• Deklarera online: Du måste deklarera den undertecknade SCIA online via SUAP-portalen.
  
• Spara bekräftelsen för dina register: Portalen skapar automatiskt en elektronisk bekräftelse med datum och tid för inlämningen - det visar att SCIA har deklarerats och gör att du kan börja driva ditt företag omedelbart.
  

Deklaration av SCIA genom Comunicazione Unica

Enligt artikel 5.2 i presidentdekret 160/2010 kan du deklarera en SCIA till SUAP via den lokala handelskammaren genom att inkludera den i en enda skrivelse (Comunicazione Unica).

Detta gör du genom att använda Starweb - portalen för inlämning av Single Communications - och fylla i avsnittet "SCIA Submission" ("Invio SCIA").

När SCIA har deklarerats kommer handelskammaren att vidarebefordra den till relevant SUAP och förse dig med en bekräftelse som beskriver de åtgärder som vidtagits. Enligt artikel 5 i ministerdekretet av den 10 november 2011 godkänner denna bekräftelse att du startar ditt företag.

Vilka dokument krävs för en SCIA-ansökan?

En SCIA för ett företag som bedriver e-handel kräver vanligtvis färre dokument än för verksamheter med en fysisk plats som är öppen för allmänheten. Här är de vanligaste dokumenten som krävs, samt information som du kan bli ombedd att tillhandahålla:

• En kopia av giltig legitimation för den enskilda ägaren eller den juridiska personen
  
• En uppdaterad registrering hos Chamber of Commerce (om företaget redan är registrerat i Business Register)
  
• En kopia av innehavarens eller företagets skatteregistreringsnummer (codice fiscale)
  
• En fullmakt (om en tredje part, t.ex. en konto, lämnar in SCIA)
  
• En försäkran om intyg och en försäkran om personliga krav, t.ex. avsaknad av brottsdomar; för företag inom e-handel finns det vanligtvis inga specifika professionella krav, men du bör kontrollera lokala bestämmelser
  
• Adressen till den eller de domäner som används för e-handeln
  
• En beskrivning av den e-handel som du planerar att bedriva, inklusive de typer av varor som du avser att sälja
  
• Platsen där varorna sparas, om den skiljer sig från det registrerade kontoret, och om den är relevant för specifika regler, t.ex. hälso- och hygienbestämmelser för vissa produkter.
  

Deklaration av SCIA för företag inom e-handel med lager

En SCIA för ett e-handelsföretag med ett lager har ytterligare funktioner - du måste beskriva lagringsanläggningen och garantera dess efterlevnad. Lagringsanläggningen måste uppfylla följande krav:

• Kompabilitet med avsedd användning: Förvaringsutrymmet måste vara avsett för en användning som är förenlig med företagets verksamhet. Till exempel är det vanligtvis inte tillåtet att använda ett bostadshus som en förvaringsanläggning utan att ändra dess avsedda användning.
  
• Hälso- och hygienkrav: Förvaringsutrymmet måste efterleva alla gällande hälso- och hygienkrav.
  
• Överensstämmelse med bygg- och stadsplanering: Anläggningen måste efterleva lokala bygg- och stadsplaneringsbestämmelser.
  
• Säkerhet på arbetsplatsen: Anläggningen måste efterleva säkerhetsföreskrifterna, i enlighet med medgivande i lagdekret 81/2008.
  

Här är de dokument som ska bifogas SCIA för ett företag med en lagringsanläggning:

• En detaljerad planritning över anläggningen som anger ytor, åtkomstpunkter och förvaringsutrymmenas utformning
  
• En rapport från en kvalificerad tekniker som intygar att lagret efterlever alla stadsplanerings-, bygg-, hälso- och säkerhetsföreskrifter
  
• En kopia av eventuella tillstånd som rör anläggningen, om tillämpligt
  
• Ett hälsobesked (för förvaring av livsmedel)
  
• En SCIA för brandsäkerhet eller andra brandsäkerhetsdokument, om tillämpligt
  
• En bedömning av bullerpåverkan (för lagringsanläggningar som kan generera buller)
  

Reglerna varierar beroende på kommun; kontakta SUAP i den berörda kommunen för detaljerad och aktuell information.

Så här fyller du i ett SCIA-formulär online

När du har öppnat portalen impresaungiorno.gov.it väljer du SUAP i den kommun där du planerar att starta ditt företag och loggar in med någon av följande verksamhetsformer: det offentliga digitala identitetssystemet (SPID), det nationella servicekortet (Carta Nazionale dei Servizi eller CNS), ett italienskt elektroniskt identitetskort (CIE), Telemaco eller Electronic Identification, Authentication, and Trust Services (eIDAS), som är en form av digitalt ID i andra EU-länder. Fyll sedan i SCIA-formuläret online genom att ange följande information:

• Personuppgifter: Ange personuppgifterna för företagets innehavare eller juridiska ombud.
  
• Beskrivning av företaget: Ange att det är ett företag som bedriver e-handel och specificera de produkter eller tjänster som erbjuds och den plattform som används.
  
• Typ av meddelande: Ange om det är ett nytt meddelande eller en ändring av ett befintligt meddelande och fyll sedan i relevant avsnitt.
  
• Adress: Ange adressen till det registrerade kontoret eller den lokala filialen, även om det är ett business-to-business som bara finns online.
  
• Lageranläggning: Ange om ni har en lageranläggning och dess plats, om tillämpligt.
  
• Personliga och yrkesmässiga krav: Bekräfta att du har orderhantering för att utföra aktiviteten.
  
• Bilagor: Samla ihop och bifoga de dokument som krävs, till exempel en kopia av din legitimation, ditt registreringsbevis för moms och eventuella obligatoriska auktoriseringar.
  
• Elektronisk signatur: Använd en erkänd metod för elektronisk signatur för att underteckna.
  
• Online-ansökan: Skicka in SCIA via den relevanta kommunens SUAP-portal. Du kommer att få en bekräftelse som gör att du kan börja driva ditt företag omedelbart, med förbehåll för den behöriga myndighetens senare granskning.
  

Om du planerar att starta ett företag inom e-handel är det viktigt att välja en betaltjänstleverantör. Genom att välja rätt leverantör kan du hantera betalningar effektivt och snabbt och stödja de mest lämpliga betalningsmetoderna för ditt företag. Genom att använda en lösning som Stripe Payments, med Optimized Checkout Suite, kan du ta emot betalningar globalt, både online och i fysisk miljö, öka konverteringsgraden och säkerställa efterlevnad, vilket sparar timmar av tekniskt arbete.