Om een e-commercebedrijf in Italië te beginnen, moet je aan specifieke administratieve verplichtingen voldoen, waaronder aangifte van een Gecertificeerde Melding van Bedrijfsactiviteit (SCIA), waarmee de betreffende gemeente officieel wordt geïnformeerd dat je een bedrijf start. Laten we eens kijken wat een SCIA is, hoe deze van toepassing is op e-commercebedrijven, in welke gevallen deze vereist is, en hoe je deze online kunt indienen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een SCIA?
  
• Zijn e-commercebedrijven verplicht om SCIA's in te dienen?
  
• Wat is het nut van een SCIA voor een e-commercebedrijf?
  
• Wanneer moet je een SCIA indienen voor een e-commercebedrijf?
  
• Een SCIA indienen voor een e-commercebedrijf
  
• Online een SCIA-formulier invullen
  

Wat is een SCIA?

Een SCIA voor commerciële activiteiten is een kennisgeving die moet worden ingediend bij de One-Stop-Shop voor Productieve Activiteiten (SUAP) van de gemeente waarin je bedrijf is gevestigd of waar je woont.

Artikel 19 van wet 241/90 heeft de SCIA in het leven geroepen om het administratieve proces van het starten van een bedrijf te stroomlijnen. Zodra een SCIA is ingediend, kun je van start gaan met je bedrijf, terwijl dit in het verleden weken of zelfs maanden kon duren.

Zijn e-commercebedrijven verplicht om SCIA's in te dienen?

Een e-commercebedrijf wordt in alle opzichten beschouwd als een commerciële activiteit, wat betekent dat het indienen van een SCIA doorgaans vereist is. Meer specifiek is dit vereist als:

• Online verkoop de hoofdactiviteit van het bedrijf is.
  
• Het e-commercebedrijf levensmiddelen verkoopt:
  
  • Als het bedrijf online levensmiddelen verkoopt, moet dit samen met de administratieve SCIA een gezondheids-SCIA indienen, zoals vereist door EG-verordening nr. 852/2004.
    
• Het een business-to-business (B2B) e-commercebedrijf is.
  
• De online shop meer dan 30 dagen per jaar geopend is (d.w.z. niet tijdelijk is):
  
  • Als de online shop minder dan 30 dagen per jaar actief is, wordt deze beschouwd als een tijdelijke shop - een incidentele activiteit - en is er geen belasting toegevoegde waarde (btw) of SCIA vereist.
    

Je hoeft geen SCIA in te dienen voor een e-commercebedrijf als de online activiteit een bestaand retailbedrijf ondersteunt dat al bij de SUAP is gemeld en het dezelfde goederen betreft als het primaire bedrijf.

Wat is het nut van een SCIA voor een e-commercebedrijf?

Een SCIA dient verschillende doelen voor een e-commercebedrijf, waaronder:

• De gemeente informeren dat het bedrijf begint met de online verkoop van producten of diensten
  
• Het mogelijk maken dat het bedrijf onmiddellijk van start kan gaan, zonder te hoeven wachten op autorisaties
  
• Ervoor zorgen dat de activiteiten van het bedrijf voldoen aan de geldende regelgeving, waaronder belasting- en gezondheidsvoorschriften
  

Als je een SCIA wilt indienen, moet je zelf verklaren dat je voldoet aan specifieke vereisten, die afhankelijk zijn van het soort activiteit dat je gaat uitvoeren. Deze vereisten vallen uiteen in twee categorieën:

• Subjectieve vereisten
  Deze hebben betrekking op persoonlijke en professionele factoren. De eerste kunnen morele vereisten omvatten, zoals een blanco strafblad (d.w.z. het ontbreken van strafrechtelijke veroordelingen of lopende gerechtelijke procedures die je kunnen beletten een bedrijf te runnen). De laatste zijn vooral belangrijk voor de online verkoop van voedsel en kunnen zaken omvatten zoals verplichte gespecialiseerde kwalificaties of ervaring.

• Objectieve vereisten
  Deze hebben betrekking op de fysieke en structurele aspecten van het bedrijf, zoals geregistreerd zijn in het Handelsregister, het voldoen aan de toepasselijke gezondheids- en hygiënenormen (die met name essentieel zijn voor online levensmiddelenwinkels) en het bezitten van eventuele vereiste milieuvergunningen.

Hoelang heeft de gemeente de tijd om te reageren op een SCIA?

Zodra je een SCIA hebt ingediend voor een e-commercebedrijf, kun je direct aan de slag. De relevante autoriteit beoordeelt de melding binnen 60 dagen. Als er problemen worden gevonden (bijvoorbeeld als niet aan de juridische vereisten wordt voldaan), kan de betreffende autoriteit om meer informatie vragen of de activiteiten van je bedrijf tijdelijk opschorten. In dit geval kun je het probleem oplossen binnen een door de autoriteit bepaalde termijn, in het algemeen ten minste 30 dagen.

Hoeveel kost het om een SCIA in te dienen voor een e-commercebedrijf?

De kosten voor het indienen van een SCIA zijn afhankelijk van verschillende factoren, waaronder de gemeente waarin het bedrijf is gevestigd en of het bedrijf hulp krijgt van professionals. De kosten variëren echter doorgaans van € 46 tot € 1000 en kunnen bestaan uit:

• Gemeentelijke administratieve kosten: Deze kosten liggen meestal tussen € 30 en € 100, hoewel ze in sommige gemeenten hoger kunnen zijn.
  
• Honoraria van gekwalificeerde professionals (bijv. landmeters of accountants): Deze honoraria variëren over het algemeen van € 100 tot € 250, afhankelijk van de complexiteit van de procedure en de tarieven van de professionals.
  
• Fiscale zegels en andere gerelateerde kosten: Deze kosten variëren van € 16 tot € 32.
  

Wanneer moet je een SCIA indienen voor een e-commercebedrijf?

Je moet een SCIA indienen voordat je je e-commercebedrijf kunt starten. Je moet de SCIA pas indienen wanneer je aan alle vereisten voor het starten van je bedrijf voldoet.

Een SCIA indienen voor een e-commercebedrijf

Je kunt een SCIA alleen online indienen. Dit gaat als volgt:

• Toegang tot het portaal: Je kunt de SCIA voor je e-commercebedrijf indienen via het portaal op Impresainungiorno.gov.it, de Italiaanse One-Stop-Shop (OSS) voor administratieve procedures met betrekking tot bedrijven en handel. Je kunt ook naar de website gaan van de SUAP van de gemeente waarin je bedrijf actief is of waar je van plan bent je bedrijf te starten.
  
• Vul het online formulier in: Nadat je je hebt aangemeld, moet je informatie invoeren over het bedrijf, de activiteit die je van plan bent uit te voeren en het voldoen door jou aan eventuele juridische vereisten.
  
• Voeg de documenten bij: Je moet alle documenten die op grond van de wet en door de gemeente vereist zijn, in digitale vorm bijvoegen. Deze documenten kunnen een kopie zijn van het identiteitsbewijs van de bedrijfseigenaar of juridische vertegenwoordiger, de KvK-registratie (voor bestaande bedrijven) en de plattegrond (voor bedrijven met bijvoorbeeld een magazijn). Afhankelijk van het type activiteit kunnen andere documenten nodig zijn.
  
• Elektronische ondertekening: De bedrijfseigenaar, de wettige vertegenwoordiger of een gemachtigde derde, zoals een accountant met een specifieke volmacht, moet de SCIA elektronisch ondertekenen. Dit maakt het document juridisch geldig.
  
• Dien de SCIA online in: Je moet de ondertekende SCIA online indienen via het SUAP-portaal.
  
• Sla de bevestiging op voor je administratie: Het portaal genereert automatisch een elektronische bevestiging met de datum en tijd van indiening en een vermelding dat de SCIA is ingediend. Hiermee kun je onmiddellijk van start gaan met je bedrijf.
  

Indienen van een SCIA via de Comunicazione Unica

Op grond van artikel 5 lid 2 van presidentieel decreet 160/2010, kun je een SCIA indienen bij de SUAP via de lokale Kamer van Koophandel (KvK) door deze op te nemen in een Gecombineerde Mededeling (Comunicazione Unica).

Gebruik hiervoor Starweb, het portaal voor het indienen van Gecombineerde Mededelingen, en vul het onderdeel 'SCIA-indiening' ('Invio SCIA') in.

Zodra de SCIA is ingediend, stuurt de Kamer van Koophandel deze door naar de relevante SUAP en krijg je een bevestiging met informatie over de ondernomen acties. Op grond van artikel 5 van het ministerieel besluit van 10 november 2011, machtigt deze bevestiging je om je bedrijf te starten.

Welke documenten zijn vereist voor het indienen van een SCIA?

Voor een SCIA voor een e-commercebedrijf zijn doorgaans minder documenten vereist dan voor activiteiten met een openbaar toegankelijke fysieke locatie. Dit zijn de vaakst voorkomende vereiste documenten, evenals stukjes informatie die je kunt worden gevraagd te verstrekken:

• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs voor de eigenaar van de eenmanszaak of juridische vertegenwoordiger
  
• Een bijgewerkte KvK-registratie (als het bedrijf al is ingeschreven in het Handelsregister)
  
• Een kopie van het fiscaal identificatienummer (codice fiscale) van de eigenaar of het bedrijf
  
• Een volmacht (wanneer een derde, zoals een accountant, de SCIA indient)
  
• Een verklaring van certificeringen en beëdigde verklaring met betrekking tot persoonlijke vereisten, zoals het ontbreken van strafrechtelijke veroordelingen; voor e-commercebedrijven zijn er doorgaans geen specifieke professionele vereisten, maar je dient de lokale regelgeving hierop na te kijken
  
• Het adres van het domein of de domeinen die worden gebruikt voor de e-commerceactiviteit
  
• Een beschrijving van de e-commerceactiviteit die je van plan bent uit te voeren, inclusief de soorten goederen die je wilt verkopen
  
• De locatie waar de goederen worden opgeslagen, als deze anders is dan de maatschappelijke zetel en als deze relevant is voor specifieke regels, zoals gezondheids- en hygiënevoorschriften voor sommige producten
  

SCIA's indienen voor e-commercebedrijven met magazijnen

Voor een SCIA voor een e-commercebedrijf met een magazijn gelden aanvullende vereisten: je moet de opslagfaciliteit beschrijven en garanderen dat deze voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. De opslagfaciliteit moet aan de volgende vereisten voldoen:

• Verenigbaarheid met het beoogde gebruik: De opslagfaciliteit moet worden bestemd voor een gebruik dat verenigbaar is met de activiteit van het bedrijf. Een woongebouw als opslagfaciliteit gebruiken, bijvoorbeeld, is meestal niet toegestaan zonder het beoogde gebruik te wijzigen.
  
• Vereisten inzake gezondheid en hygiëne: De opslagfaciliteit moet voldoen aan alle geldende vereisten op het gebied van gezondheid en hygiëne.
  
• Naleving van voorschriften met betrekking tot bouw en stadsplanning: De faciliteit moet voldoen aan de lokale bouw- en stedenbouwkundige voorschriften.
  
• Veiligheid op de werkplek: De faciliteit moet voldoen aan de veiligheidsvoorschriften als vereist door Wetsbesluit 81/2008.
  

Dit zijn de documenten die bij de SCIA moeten worden gevoegd voor een bedrijf met een opslagfaciliteit:

• Een gedetailleerde plattegrond van de faciliteit met vermelding van de oppervlakten, toegangspunten en indeling van de opslagruimten
  
• Een rapport van een gekwalificeerde technicus waarin wordt verklaard dat het magazijn voldoet aan alle voorschriften op het gebied van stadsplanning, bouw, gezondheid en veiligheid
  
• Een kopie van eventuele vergunningen met betrekking tot de faciliteit, indien van toepassing
  
• Een gezondheidsverklaring (voor voedselopslag)
  
• Een brandveiligheids-SCIA of andere brandveiligheidsdocumenten, indien van toepassing
  
• Een geluidseffectbeoordeling (voor opslagfaciliteiten die geluid kunnen genereren)
  

De regels verschillen per gemeente. Neem contact op met de SUAP van de betreffende gemeente voor gedetailleerde en actuele informatie.

Online een SCIA-formulier invullen

Nadat je het portaal impresaungiorno.gov.it hebt geopend, kies je het SUAP van de gemeente waar je je bedrijf wilt starten en meld je je aan via een van de volgende soorten aanmeldgegevens: het openbare digitale identiteitssysteem (SPID), de nationale servicekaart (Carta Nazionale dei Servizi of CNS), een Italiaanse elektronische identiteitskaart (CIE), Telemaco of Electronic Identification, Authentication and Trust Services (eIDAS), een soort digitaal ID in andere EU-landen. Vul vervolgens het SCIA-formulier online in door de volgende gegevens in te voeren:

• Persoonlijke gegevens: Voer de persoonlijke gegevens in van de eigenaar of juridische vertegenwoordiger van het bedrijf.
  
• Beschrijving van het bedrijf: Geef aan dat het een e-commercebedrijf is, met vermelding van de aangeboden producten of diensten en het gebruikte platform.
  
• Type melding: Geef aan of het een nieuwe melding of een wijziging van een bestaande melding betreft en vul vervolgens het relevante gedeelte in.
  
• Adres: Geef het adres op van de statutaire zetel of het lokale filiaal, ook als het enkel een online bedrijf is.
  
• Opslagfaciliteit: Geef aan of je een magazijn hebt en vermeld de locatie ervan, indien van toepassing.
  
• Persoonlijke en professionele vereisten: Bevestig dat je voldoet aan de vereisten voor het uitvoeren van de activiteit.
  
• Bijlagen: Verzamel de vereiste documenten en voeg deze bij, zoals een kopie van je identiteitsbewijs, je bewijs van inschrijving voor de btw en eventuele verplichte machtigingen.
  
• Elektronische handtekening: Gebruik een erkende methode voor elektronische handtekeningen om te ondertekenen.
  
• Online indienen: Dien de SCIA in via het SUAP-portaal van de relevante gemeente. Je ontvangt een bevestiging waarmee je onmiddellijk met je bedrijf kunt beginnen, onder voorbehoud van beoordeling door de bevoegde autoriteit op een later tijdstip.
  

Als je van plan bent een e-commercebedrijf te beginnen, is het kiezen van een betaaldienst van essentieel belang. Door de juiste aanbieder te kiezen, kun je betalingen efficiënt en snel beheren en de meest geschikte betaalmethoden voor je bedrijf ondersteunen. Door het gebruik van een oplossing zoals Stripe Payments, met zijn Optimized Checkout Suite, kun je wereldwijd betalingen ontvangen, zowel online als fysiek, de conversiepercentages verhogen en naleving van wet- en regelgeving garanderen, waardoor je uren aan technisch werk bespaart.