Si eres propietario de una empresa extranjera y estás pensando en expandirte a Italia, establecer una sucursal italiana de tu empresa podría ser la opción adecuada, ya que te permitiría operar de forma permanente en el país mientras mantienes los vínculos legales con tu empresa matriz en el extranjero. Sin embargo, para cumplir plenamente con la legislación italiana, es importante comprender todos los trámites burocráticos y fiscales.

En este artículo, exploraremos qué significa tener una sucursal italiana de una empresa extranjera, cómo se puede establecer una en Italia, a qué impuestos estarías sujeto y qué requisitos periódicos tendrías que cumplir.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una sucursal?
  
• ¿Qué es una sucursal italiana de una empresa extranjera?
  
• Cómo establecer una sucursal de una empresa extranjera en Italia
  
• Cómo funciona la tributación para las sucursales italianas de una empresa extranjera
  
• Soluciones Stripe para gestionar sucursales en Italia
  
• Requisitos recurrentes
  
• Diferencias entre una sucursal y una oficina de representación
  

¿Qué es una sucursal?

Una sucursal es simplemente una filial, un lugar de negocios permanente a través del cual una empresa puede llevar a cabo sus actividades económicas en otra zona. Una sucursal no tiene personería jurídica propia (es decir, autonomía), pero está sujeta a obligaciones fiscales y contables por las actividades que realiza a nivel local.

¿Qué es una sucursal italiana de una empresa extranjera?

Una sucursal italiana de una empresa extranjera es una filial de dicha empresa; carece de personería jurídica independiente y depende directamente de su sede central en el extranjero. La sucursal no es una entidad jurídica independiente, sino que representa a la empresa matriz en Italia, llevando a cabo actividades operativas, comerciales o de producción.

El establecimiento de una sucursal de una empresa extranjera en Italia permite a la empresa matriz expandirse a otro mercado sin necesidad de crear una nueva empresa. Desde el punto de vista fiscal, una sucursal italiana de una empresa extranjera se considera un establecimiento permanente de conformidad con el artículo 162 de la Ley Consolidada del Impuesto sobre la Renta (TUIR). Esto significa que, a pesar de no tener autonomía jurídica, la sucursal está obligada a cumplir con las obligaciones fiscales italianas en lo que respecta a los ingresos generados en el país. Por lo tanto, los empresarios extranjeros deben registrarse a efectos del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y cumplir con las obligaciones contables, fiscales y laborales, al igual que cualquier otra persona que sea residente fiscal en Italia.

Cómo establecer una sucursal de una empresa extranjera en Italia

Para establecer una sucursal de una empresa extranjera en Italia, es necesario seguir una serie de trámites burocráticos específicos, que analizaremos en detalle a continuación.

Redactar una resolución para establecer la sucursal

La sede central extranjera de la empresa debe aprobar formalmente el establecimiento de una sucursal en Italia mediante una resolución del consejo de administración u otro órgano competente. Este documento debe indicar la dirección de la sucursal y el nombre del representante legal con poderes de gestión sobre la misma. El representante legal no tiene que ser residente en Italia, pero es preferible que tenga su domicilio fiscal en Italia para facilitar la gestión del cumplimiento normativo y las relaciones con las autoridades locales.

Traducir todos los documentos y certificarlos

El acta de constitución, los estatutos y las actas de la reunión del consejo de administración deben traducirse al italiano. El mismo traductor debe certificar los documentos ante un tribunal o ante un funcionario público (normalmente un funcionario judicial o un notario). Con la traducción jurada, el traductor declara bajo juramento que la traducción es una representación fiel del texto original. Esto confiere a los documentos validez legal en Italia.

Este paso es fundamental porque permite a las autoridades italianas, concretamente al Registro Mercantil, verificar oficialmente el contenido y el marco jurídico de tu empresa extranjera. Es recomendable que contactes con empresas profesionales especializadas en traducciones certificadas para evitar retrasos o errores en el procedimiento. A continuación, deberás adjuntar los documentos certificados a la solicitud de registro de la sucursal en la Cámara de Comercio correspondiente.

Obtener un número de IVA italiano

Para establecer una sucursal italiana de una empresa extranjera, debes obtener un número de IVA italiano. Este trámite debe realizarse ante la Agencia Tributaria italiana, rellenando el formulario AA7/10, específico para entidades distintas de las personas físicas. Puedes presentar tu solicitud en línea o acudir directamente a la oficina del distrito correspondiente.

En el formulario, deberás indicar los datos de tu empresa matriz, la dirección de la sucursal en Italia, el código de Clasificación de Actividades Económicas (ATECO) correspondiente al tipo de negocio y el nombre del representante legal en Italia. Es importante elegir el código ATECO correcto, ya que determina los requisitos fiscales y de seguridad social aplicables a tu negocio.

Una vez que hayas obtenido tu número de IVA, podrás empezar a emitir facturas, registrar transacciones y cumplir con todos los requisitos fiscales exigidos por la legislación italiana, como realizar pagos periódicos del IVA presentar declaraciones de impuestos anuales.

Inscribir la sucursal en el Registro Mercantil

Este es un paso fundamental para garantizar que la sucursal de tu empresa extranjera esté plenamente operativa en Italia. Debes rellenar el formulario S1 accediendo al portal del Registro Mercantil y siguiendo las instrucciones del procedimiento ComUnica. Se deben adjuntar los siguientes documentos:

• Una copia certificada y traducida del acta de constitución y los estatutos
  
• Una copia del documento de identidad del representante jurídico
  
• El código de registro (es decir, el registro en el Registro Mercantil extranjero correspondiente)
  
• Datos relativos a la sucursal
  
• El acta de nombramiento del representante en Italia
  
• Un código EUID: un identificador europeo único establecido por la Directiva 2012/17/UE que se utiliza para identificar a las empresas extranjeras en los registros europeos y facilitar su interconexión
  
• Pago de las tasas de la Cámara de Comercio y del impuesto de timbre
  

Registrarse en el INPS y el INAIL

Si la sucursal de tu empresa tiene intención de contratar personal en Italia, deberás registrarte en el Instituto Nacional de Seguridad Social (INPS) y en el Instituto Nacional de Seguros contra Accidentes de Trabajo (INAIL).

La inscripción en el INPS es necesaria para pagar las cotizaciones a la seguridad social de tus empleados. Durante la inscripción, se te pedirá que indiques tu área de actividad (es decir, el tipo de comercio, industria o tipo de servicios), el número de trabajadores que piensas contratar y el convenio colectivo nacional de trabajo que pretendes aplicar.

En lo que respecta al INAIL, deberás asegurar a tus empleados contra accidentes laborales y enfermedades profesionales. Cuando te registres, se te asignará una posición de seguro local. También se calculará una prima de seguro, que deberás pagar periódicamente, en función de la naturaleza de tu negocio y tu nivel de riesgo.

Puedes registrarte tanto en el INPS como en el INAIL por internet, a través de sus respectivos portales institucionales. Ten en cuenta que es importante completar estos pasos antes de iniciar cualquier relación laboral, para garantizar el pleno cumplimiento de la normativa italiana y proteger tanto a tu sucursal como a tus empleados.

Obtener una Notificación certificada de inicio de actividad (SCIA)

La SCIA es un requisito para constituir casi todas las empresas en Italia. Debe presentarse en la Ventanilla Única para las Actividades Productivas (SUAP) del municipio donde se encuentra la sucursal, lo que también se hace en línea. Según el tipo de negocio, es posible que se requieran documentos o permisos adicionales (por ejemplo, cualificaciones profesionales, cumplimiento de la normativa urbanística, permisos sanitarios o medioambientales).

Puede resultar conveniente consultar a un asesor con experiencia que pueda ayudarte a simplificar el proceso de establecimiento de una sucursal extranjera en Italia y garantizar que cumples con todos los requisitos legales y administrativos.

Cómo funciona la tributación para las sucursales italianas de una empresa extranjera

Aunque no tiene autonomía jurídica independiente, la sucursal local de una empresa extranjera está sujeta a tributación en Italia por los ingresos generados dentro del país. Esto significa que la sucursal se considera un establecimiento permanente a efectos fiscales.

Veamos los principales impuestos que tendrá que pagar tu sucursal italiana.

Impuesto sobre Sociedades nacional (IRES)

El IRES es el principal impuesto que grava los beneficios de las sociedades. En este caso, se aplica un tipo impositivo del 24 % a los beneficios netos generados por una sucursal en Italia.

Impuesto de Sociedades regional (IRAP)

El IRAP es un impuesto local que grava el valor neto de la producción generada por la sucursal extranjera. El tipo impositivo estándar es del 3,9 %, pero puede variar en función de la región. Para las empresas comerciales, la base imponible es la diferencia entre los ingresos y los costes de producción, excluyendo determinados conceptos como los intereses a pagar o las remuneraciones a trabajadores autónomos ocasionales.

Impuesto sobre el valor añadido (IVA)

Tu sucursal debe gestionar su propia situación en materia de IVA en Italia, emitiendo facturas con IVA y cumpliendo con los requisitos periódicos (es decir, pagos mensuales o trimestrales, declaraciones anuales). El mecanismo del IVA incluye:

• IVA repercutido: IVA repercutido es el gravamen que la sucursal recauda a los clientes sobre las ventas de bienes y servicios.
  
• IVA soportado: a la inversa, el IVA soportado es el IVA que la sucursal paga a los proveedores por las compras.
  

La sucursal debe pagar la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado a la oficina tributaria. Si el IVA soportado es superior, se puede trasladar a periodos posteriores o solicitar su devolución.

Retención de impuestos

Se trata de un requisito fiscal por el cual la sucursal, al realizar pagos a empleados, colaboradores o autónomos, debe retener una parte del importe adeudado y pagarlo directamente al Gobierno italiano. En esta función, la sucursal no paga impuestos por sí misma, sino que retiene una parte de los ingresos correspondientes a sus empleados (u otros beneficiarios) y la paga a la agencia tributaria en su nombre. Por lo tanto, actúa como intermediaria entre quienes perciben los ingresos y el Gobierno.

La tributación de una sucursal se rige por los principios de la legislación fiscal italiana y exige una contabilidad separada de la de la empresa matriz extranjera. Por lo tanto, si deseas establecer una sucursal de una empresa extranjera en Italia, debes crear un sistema contable que cumpla con la normativa y consultar a un contable certificado que ejerza en Italia.

Además, para evitar la doble imposición, debes comprobar si existe un convenio para evitar la doble imposición entre Italia y el país en el que se encuentra tu empresa matriz.

Soluciones Stripe para gestionar sucursales extranjeras en Italia

Si estás a punto de establecer una sucursal de una empresa extranjera en Italia, disponer de las herramientas adecuadas para la gestión de pagos, la facturación y el cumplimiento de las obligaciones fiscales es fundamental para operar de manera eficiente. Las soluciones de Stripe ofrecen una infraestructura sólida e integrada para respaldar todas las fases operativas de tu negocio en Italia.

Con Stripe Payments, puedes aceptar pagos por Internet de forma segura y escalable. Si tienes previsto tener un punto de venta físico, Stripe Terminal te permite aceptar pagos con tarjeta en persona en varios países. Terminal también te permite optimizar la gestión de pagos por Internet y en persona, mostrándolos en un único Dashboard y simplificando así la presentación de informes, conciliación de cuentas y análisis de datos.

Para gestionar la facturación, puedes usar Stripe Invoicing, que te permite crear y enviar facturas tanto puntuales como recurrentes, sin necesidad de escribir una sola línea de código. Con esta herramienta, puedes ahorrar tiempo y recibir los pagos más rápidamente (el 87 % de las facturas de Stripe se pagan en un plazo de 24 horas). Además, gracias a la colaboración con socios externos como A-Cube, también puedes utilizar Invoicing para la facturación electrónica obligatoria.

La sucursal italiana de tu empresa extranjera también estará sujeta a obligaciones en materia de IVA. Stripe Tax puede ayudarte a calcular, aplicar y pagar el IVA correctamente, garantizando el cumplimiento normativo en Italia y en más de 100 países. Además, si gestionas suscripciones o ingresos recurrentes, Stripe Revenue Recognition te permite registrar los ingresos de acuerdo con las normas internacionales de contabilidad.

Requisitos recurrentes

Tras su constitución, la sucursal italiana de una empresa extranjera está obligada a cumplir una serie de requisitos continuos, similares a los aplicables a las empresas italianas.

Contabilidad:

Tienes que usar un sistema de contabilidad para la sucursal que cumpla con las normas italianas y que te permita registrar las transacciones de forma cronológica y sistemática. También tienes que preparar los libros necesarios (por ejemplo, diario, inventarios, registros de IVA) y guardarlos por lo menos durante 10 años.

Presentación de declaraciones de impuestos

Cada año, tienes que presentar las declaraciones del IRES, el IRAP y el IVA, así como los formularios Intrastat para las transacciones con otros países de la UE. Además, la sucursal tiene que informar de los pagos periódicos del IVA y pagar los impuestos dentro de los plazos correspondientes.

Pago de impuestos y contribuciones

Además del impuesto sobre la renta y el IVA, la sucursal debe pagar retenciones fiscales sobre las remuneraciones pagadas a los empleados y colaboradores. Si tienes empleados, también debes pagar las cotizaciones a la seguridad social (INPS) y al seguro (INAIL) según las fechas de vencimiento mensuales.

Presentación de los estados financieros de la empresa matriz

Aunque la sucursal no elabore estados financieros separados, está obligada a presentar una copia de los estados financieros de la empresa matriz, traducidos al italiano, en el Registro Mercantil. Esto debe hacerse en un plazo de 30 días a partir de la aprobación de los estados financieros.

Cumplimiento de la normativa laboral

Al contratar personal, la sucursal debe redactar contratos, enviar comunicaciones obligatorias (UniLav), preparar nóminas, aplicar los convenios colectivos del sector y cumplir con la normativa de salud y seguridad.

Actualización del Registro Mercantil

Cualquier cambio relacionado con el domicilio social, la actividad comercial, el representante legal u otros datos relevantes deberá comunicarse sin demora a la Cámara de Comercio correspondiente.

Diferencias entre una sucursal y una oficina de representación

Si tienes previsto operar en Italia, tienes dos opciones: establecer una sucursal de tu empresa o crear una oficina de representación. Una oficina de representación es una entidad jurídica muy diferente, adecuada para fines operativos distintos.

Cómo funciona una oficina de representación

Una oficina de representación es una pequeña instalación utilizada para actividades preparatorias o auxiliares, como estudios de mercado, contactos promocionales, apoyo comercial o asistencia técnica. No puede realizar actividades productivas, emitir facturas ni celebrar contratos en nombre de la empresa matriz. No puede generar ingresos en Italia y, por lo tanto, no está sujeta al IRES ni al IVA. Sin embargo, sigue siendo obligatorio inscribirse en el Registro Mercantil, aunque sea como oficina secundaria sin actividades económicas. También debes solicitar un código fiscal para cumplir con los requisitos administrativos mínimos.

Cómo funciona una sucursal

Una sucursal es un establecimiento permanente de la empresa extranjera, con representación y operaciones en Italia. Realiza actividades económicas, genera ingresos imponibles, emite facturas y puede celebrar contratos. Como tal, una sucursal está sujeta a todas las obligaciones fiscales y de seguridad social, al igual que cualquier otra empresa italiana: IRES, IRAP, IVA, INPS, INAIL, etc. También está obligada a llevar una contabilidad separada y a disponer de un marco administrativo adecuado para operar en el mercado local.

¿Qué puede hacer una oficina de representación?

Una oficina de representación en Italia solo puede desempeñar funciones de apoyo a la empresa matriz extranjera, sin generar ingresos. En concreto, puede ocuparse de:

• Actividades de investigación de mercado
  
• Promoción de marca o producto
  
• Soporte comercial no operativo
  
• Asistencia técnica para clientes italianos
  
• Representación institucional
  

Por otro lado, una oficina de representación no puede vender bienes o servicios, emitir facturas o celebrar contratos en nombre de la empresa extranjera. Es una solución útil si quieres probar el mercado italiano de forma experimental, sin abrir una sucursal italiana de una empresa extranjera.