La implementación de la facturación electrónica obligatoria en Italia forma parte de un esfuerzo más amplio para combatir la evasión fiscal. Italia fue el primer país de Europa en implementar este requisito. Pero, ¿qué son las facturas electrónicas y quién tiene que usarlas? ¿Cómo emiten facturas electrónicas las empresas? ¿Y cuáles son las sanciones por no cumplir con los requisitos de facturación electrónica? Trataremos estos temas a continuación.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• ¿Quién tiene que emitir facturas electrónicas?
  
• ¿Quién no tiene que emitir facturas electrónicas?
  
• ¿Cómo se emite una factura electrónica?
  
• Obligación de conservar las facturas digitales
  
• Sanciones por incumplimiento de la normativa
  

¿Qué es una factura electrónica?

La facturación electrónica obligatoria en Italia entró en vigor el 1 de enero de 2019, en virtud de la Ley n.º 205, introducida el 27 de diciembre de 2017. Una factura electrónica es una factura digital creada mediante XML; en Italia, debe crearse de conformidad con las directivas de la Agenzia delle Entrate y transmitirse a través del Sistema de Intercambio (SdI) designado.

El Sistema de Intercambio verifica que la factura incluya la información fiscal obligatoria y la dirección electrónica, ya sea el código del destinatario o el correo electrónico certificado (Posta Elettronica Certificata o PEC), donde el cliente quiere que se envíe la factura. También valida tanto el número del impuesto sobre el valor añadido (IVA) del proveedor como el número del IVA o código fiscal del cliente. Si la verificación se completa correctamente, el Sistema de Intercambio entrega la factura al destinatario y envía a la empresa un recibo que indica la fecha y hora de entrega.

¿Quién tiene que emitir facturas electrónicas?

Desde el 1 de enero de 2024, la facturación electrónica obligatoria se aplica a todos los titulares del IVA (anteriormente, algunos estaban exentos), independientemente del régimen fiscal que adopten o del umbral de ingresos que alcancen. Inicialmente, con la Ley de Presupuesto de 2018 (Ley n.° 205 que entró en vigor el 27 de diciembre de 2017), las obligaciones de facturación electrónica se aplicaban únicamente a las entidades públicas. Sin embargo, las obligaciones se ampliaron el 1 de enero de 2019 para incluir el suministro de bienes y prestaciones de servicios entre personas o empresas que sean residentes, o estén establecidas o identificadas (es decir, registradas a efectos del IVA) en Italia.

Además, en 2023, el Decreto Legislativo 36/2022, por el que se desarrollan medidas del Plan Nacional de Recuperación y Resiliencia (PNRR), eliminó las exenciones a la facturación electrónica obligatoria para:

• Las personas físicas que posean una empresa bajo el «régimen de privilegio» o régimen mínimo (artículo 27, apartados 1 y 2, del Decreto Legislativo 98/201)
  
• Las personas físicas que tengan una actividad empresarial en régimen de tarifa plana (antiguo artículo 1, apartados 54 a 89, de la Ley n.º 190/2014)
  
• Las asociaciones deportivas amateurs, en concreto aquellas que hayan optado por las disposiciones recogidas en la Ley n.º 398/1991, artículos 1 y 2, y que, en el período impositivo anterior, hayan generado ingresos por actividades comerciales por un importe máximo de 65.000 € (artículo 10, apartado 1, del Decreto Legislativo n.º 119/2018)
  

¿Quién no tiene que emitir facturas electrónicas?

Los siguientes contribuyentes están exentos de la facturación obligatoria en 2024:

• Personas físicas que emiten facturas a otras personas que no son residentes ni están establecidas fiscalmente en Italia, específicamente de países extranjeros.
  
• Profesionales sanitarios que envían datos al Sistema de Seguro de Salud.
  
• Personas físicas que no envían datos al Sistema de Seguro de Salud, pero que prestan servicios de atención médica a personas físicas.
  

¿Cómo se emite una factura electrónica?

Para crear y emitir una factura electrónica, necesitarás un software especial. Hay varios tipos de herramientas disponibles en el mercado, así como recursos gratuitos proporcionados por la Agenzia delle Entrate. Estos recursos incluyen:

• Un proceso web para la preparación y el envío de facturas electrónicas, accesible a través del portal de facturas y recibos (Fatture e Corrispettivi)
  
• Software para PC disponible en el sitio web de la Agenzia delle Entrate que permite crear y guardar facturas electrónicas
  
• Una aplicación llamada «FatturAE» disponible para dispositivos iOS y Android, que puedes utilizar para enviar facturas electrónicas
  

Al rellenar una factura, debes introducir los datos del cliente, entre ellos:

• Nombre de la empresa
  
• Número de IVA o código fiscal, si es una persona física
  
• Dirección PEC o código de destinatario del cliente. El código de destinatario identifica al destinatario de la factura, lo que ayuda al Sistema de Intercambio a entregarla correctamente. Para las facturas entre particulares, ya sea B2B o B2C, el código consta de siete dígitos. Las facturas de entidades públicas tienen seis dígitos. Si el cliente es un particular contribuyente sin número de IVA, introduce el código estándar «0000000» en el campo «CodiceDestinatario» y proporciona el código fiscal.
  

Por último, debes incluir los datos de la factura:

• Número secuencial único
  
• Fecha
  
• Descripción de los productos o servicios, el número de unidades vendidas, el precio y el código de IVA
  
• Posible adición de un impuesto de timbre digital para transacciones en las que no se haya aplicado el IVA (por ejemplo, inversión del sujeto pasivo)
  
• Información de pago (p. ej., método de pago, fecha de vencimiento, datos bancarios, etc.)
  

El Sistema de Intercambio comprueba que la factura incluya la información fiscal necesaria y verifica la validez del número de IVA del proveedor, así como del número de IVA o código fiscal del cliente. Una vez completadas las comprobaciones, el SdI entrega la factura al cliente y envía un recibo de entrega al proveedor.

Si quieres emitir una factura, primero debes enviarla al Sistema de Intercambio. Asegúrate de no confundir la fecha de emisión con la fecha que aparece en el campo «Fecha» de la factura.

Obligación de conservar las facturas electrónicas

Debes almacenar las facturas electrónicas en formato digital (también llamado «conservazione sostitutiva» o «conservación sustitutiva», porque sustituye a la factura en papel). Esto debe hacerse durante un mínimo de 10 años, y el requisito se aplica tanto a los emisores como a los destinatarios. Ten en cuenta que se trata de un procedimiento específico regido por la ley (Código de Administración Digital o CAD), por lo que no basta con guardar el documento como un archivo PDF en el ordenador.

Los contribuyentes pueden utilizar el servicio proporcionado por la Agenzia delle Entrate a través del portal especializado «Facturas y recibos», que almacenará las facturas durante un período de 15 años. Como alternativa, pueden utilizar operadores privados certificados que gestionarán todo el proceso y almacenarán las facturas de acuerdo con el mínimo de 10 años establecido por la ley.

Sanciones por incumplimiento de la normativa

Sanciones por no emitir una factura electrónica o emitirla fuera de plazo

Los plazos para la emisión de facturas electrónicas difieren para las facturas inmediatas y diferidas.

• Para facturas inmediatas: 12 días a partir de la fecha en que se realizó la transacción
  
• Para facturas diferidas: A más tardar el día 15 del mes siguiente
  

Pero, ¿cuáles son las consecuencias de la emisión tardía de una factura electrónica, su omisión o la inclusión de errores? En estos casos, los contribuyentes pueden enfrentarse a sanciones administrativas.

El régimen sancionador se especifica en el artículo 6 del Decreto Legislativo n.° 471 del 18 de diciembre de 1997 (en la versión actualmente en vigor). Se muestra a continuación, en su versión modificada del 1 de septiembre de 2024:

• Si omites una factura, la emites tarde o si la factura contiene errores: el 70 % del IVA asociado a la base imponible que no documentaste o registraste debidamente, con una multa mínima de 300 €
  
  • Si la omisión o error no afecta a la correcta liquidación del IVA: un importe fijo que oscila entre los 250 € y los 2.000 €
    
• Para transacciones exentas, no sujetas a impuestos, no sujetas a IVA o inversión del sujeto pasivo: el 5 % del importe no documentado o no registrado, con una penalización mínima de 300 €
  
  • Si la infracción no afecta a la determinación de los ingresos: un importe fijo que oscila entre 250 € y 2.000 €
    
• Infracciones formales que no repercuten en el IVA ni en los ingresos: sin sanción
  

Para las sanciones incurridas por presentación tardía o falta de emisión de una factura electrónica, puedes utilizar la rectificación voluntaria («ravvedimento operoso»). Las sanciones se basan en la prontitud con la que se corrigen los errores u omisiones.

Sanciones por irregularidades en el almacenamiento de facturas electrónicas

También se aplican sanciones a las irregularidades relacionadas con el almacenamiento de facturas electrónicas. En este caso, la sanción oscila entre los 1.000 y los 8.000 €, similar a las sanciones establecidas para los documentos fiscales y los registros contables.

A medida que tu empresa se expande, la gestión del proceso de facturación puede ser cada vez más compleja. Algunas herramientas pueden ayudar a automatizar este proceso. Stripe Invoicing, por ejemplo, es una plataforma de facturación integral y escalable que te permite crear y enviar facturas para pagos únicos y recurrentes sin necesidad de escribir ningún código. Con Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos más rápidos, ya que el 87 % de las facturas de Stripe se pagan en un plazo de 24 horas. Gracias a la colaboración con socios externos, también puedes usar Invoicing para la facturación electrónica obligatoria.