De invoering van verplichte elektronische facturatie of e-facturatie in Italië maakt deel uit van een breder initiatief om belastingontduiking te bestrijden. Italië was het eerste land in Europa dat deze eis implementeerde. Maar wat zijn elektronische facturen en wie moet ze gebruiken? Hoe geven ondernemingen elektronische facturen uit? En wat zijn de sancties voor het niet naleven van de vereisten voor elektronische facturatie? We bespreken al deze onderwerpen hieronder.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een elektronische factuur?
  
• Wie moet elektronische facturen uitgeven?
  
• Wie hoeft er geen elektronische facturen uit te geven?
  
• Hoe geef je een elektronische factuur uit?
  
• Verplichting om elektronische facturen te bewaren
  
• Boetes voor niet-naleving
  

Wat is een elektronische factuur?

Verplichte elektronische facturatie in Italië is op 1 januari 2019 in werking getreden op grond van wet nr. 205, die op 27 december 2017 is ingevoerd. Een elektronische factuur is een digitale factuur die is gemaakt met behulp van XML. In Italië moet deze worden gemaakt in overeenstemming met de richtlijnen van de Agenzia delle Entrate en worden verzonden via het daarvoor bestemde uitwisselingssysteem (Sistema di Interscambio of SdI).

Het uitwisselingssysteem controleert of de factuur de verplichte belastinggegevens en het elektronische adres bevat (de ontvangerscode of aangetekende e-mail (Posta Elettronica Certificata of PEC) waar de klant de factuur naartoe wil sturen. Ook worden zowel het btw-nummer van de leverancier als het btw-nummer of de belastingcode van de klant gevalideerd. Als de verificatie is geslaagd, levert het uitwisselingssysteem de factuur aan de ontvanger en stuurt het een ontvangstbewijs met de datum en tijd van levering aan de onderneming.

Wie moet elektronische facturen uitgeven?

Vanaf 1 januari 2024 geldt de verplichte elektronische facturatie voor alle partijen met een btw-nummer (voorheen waren sommigen vrijgesteld), ongeacht het belastingregime dat ze hanteren of de omzetdrempel die ze bereiken. Aanvankelijk, met de begrotingswet 2018 (wet nr. 205 vastgesteld op 27 december 2017), waren de verplichtingen inzake elektronische facturatie alleen van toepassing op overheidsinstanties. De verplichtingen werden echter op 1 januari 2019 uitgebreid met de levering van goederen en diensten tussen particulieren/ondernemingen die ingezetenen zijn van, of gevestigd of geïdentificeerd zijn (d.w.z. geregistreerd zijn voor btw) in Italië.

Verder heeft wetsbesluit 36/2022, dat maatregelen uitvoert voor het nationale plan voor herstel en veerkracht (PNRR), met ingang van 2023 vrijstellingen van verplichte elektronische facturatie afgeschaft voor:

• Natuurlijke personen met een onderneming onder het 'privilege-regime' of minimumregime (artikel 27, paragrafen 1 en 2, van wetsbesluit 98/201)
  
• Natuurlijke personen met een onderneming in het het forfaitaire stelsel (oud artikel 1, punten 54 tot en met 89, van wet nr. 190/2014)
  
• Amateursportverenigingen, met name degene die hebben gekozen voor de bepalingen van wet nr. 398/1991, artikelen 1 en 2, en die in het voorgaande belastingtijdvak inkomsten uit commerciële activiteiten genereerden voor in totaal maximaal € 65.000 (artikel 10, paragraaf 1, van wetsbesluit nr. 119/2018)
  

Wie hoeft er geen elektronische facturen uit te geven?

De volgende belastingplichtigen zijn in 2024 vrijgesteld van verplichte facturatie:

• Personen die facturen uitgeven aan andere personen die geen Italiaans ingezetene zijn of daar niet fiscaal gevestigd zijn, met name uit het buitenland.
  
• Zorgverleners die gegevens naar het zorgverzekeringsstelsel sturen.
  
• Personen die geen gegevens naar het zorgverzekeringssysteem sturen, maar die gezondheidsdiensten verlenen aan individuen.
  

Hoe geef je een elektronische factuur uit?

Wil je een elektronische factuur maken en uitgeven, dan heb je speciale software nodig. Er zijn verschillende soorten tools op de markt, evenals gratis bronnen die worden aangeboden door de Agenzia delle Entrate. Voorbeelden van deze hulpbronnen zijn:

• Een webgebaseerd proces voor het opstellen en verzenden van elektronische facturen, toegankelijk via de portal voor facturen en ontvangstbewijzen (Fatture e Corrispettivi)
  
• Op de site van de Agenzia delle Entrate is pc-software beschikbaar waarmee je elektronische facturen kunt maken en opslaan
  
• Een app genaamd 'FatturAE' is beschikbaar voor iOS- en Android-apparaten, waarmee je elektronische facturen kunt verzenden
  

Bij het invullen van een factuur moet je de gegevens van de klant invoeren, waaronder:

• Bedrijfsnaam
  
• Btw nummer of belastingcode, als het een particulier is
  
• PEC-adres of ontvangerscode van de klant. De ontvangerscode identificeert de ontvanger van de factuur, waardoor het uitwisselingssysteem deze correct kan afleveren. Voor facturen tussen particulieren (B2B of B2C) bestaat de code uit zeven cijfers. Facturen van overheidsinstanties bestaan uit zes cijfers. Als de klant een individuele belastingplichtige is zonder btw-nummer, voer je de standaardcode '0000000' in het veld 'CodiceDestinatario' in en geef je de belastingcode op.
  

Tot slot moet je de factuurgegevens vermelden:

• Uniek opeenvolgend nummer
  
• Datum
  
• Beschrijving van producten of diensten, het aantal verkochte eenheden, prijs en btw-code
  
• Mogelijke toevoeging van een digitaal zegelrecht voor transacties waarbij geen btw in rekening is gebracht (bijv. verleggingsregeling)
  
• Betaalgegevens (bijv. betaalmethode, vervaldatum, eventuele bankgegevens, enz.)
  

Het uitwisselingssysteem controleert of de factuur de vereiste belastinggegevens bevat en controleert de geldigheid van het btw-nummer van de leverancier, evenals het btw-nummer of de belastingcode van de klant. Zodra de controles zijn voltooid, levert de SdI de factuur aan de klant en stuurt het een ontvangstbewijs naar de leverancier.

Als je een factuur wilt uitgeven, moet je deze eerst naar het uitwisselingssysteem sturen. Verwar de uitgiftedatum niet met de datum die wordt weergegeven in het veld 'Datum' op de factuur zelf.

Verplichting om elektronische facturen te bewaren

Je moet elektronische facturen opslaan in een digitale indeling (ook wel 'conservazione sostitutiva' of 'vervangende conservering' genoemd, omdat het papieren facturen vervangt). Dit moet minimaal 10 jaar duren en de vereiste geldt voor zowel uitgevers als ontvangers. Houd er rekening mee dat dit een specifieke procedure is die wettelijk is geregeld (voorschriften voor digitale administratie of CAD), dus het is niet voldoende om het document gewoon als PDF-bestand op je computer op te slaan.

Belastingplichtigen kunnen gebruikmaken van de dienst van de Agenzia delle Entrate via de speciale portal voor facturen en ontvangstbewijzen, die facturen voor een periode van 15 jaar zal opslaan. Als alternatief kunnen ze een beroep doen op gecertificeerde particuliere operators die het hele proces beheren en facturen opslaan volgens het wettelijk minimum van 10 jaar.

Boetes bij niet-naleving

Boetes voor het niet of te laat uitgeven van een elektronische factuur

De termijnen voor het uitgeven van elektronische facturen verschillen voor onmiddellijke en uitgestelde facturen.

• Voor onmiddellijke facturen: 12 dagen vanaf de datum waarop de transactie heeft plaatsgevonden
  
• Voor uitgestelde facturen: Uiterlijk op de 15e dag van de volgende maand
  

Maar wat zijn de gevolgen van een te late uitgifte van een elektronische factuur, overgeslagen facturen of fouten? In deze scenario's kunnen belastingplichtigen te maken krijgen met administratieve boetes.

De regels inzake sancties zijn gespecificeerd in artikel 6 van het wetsbesluit van 18 december 1997, nr. 471 (in de versie die momenteel van kracht is). Dit zijn ze, zoals gewijzigd vanaf 1 september 2024:

• Als je een factuur vergeet, te laat uitgeeft of als de factuur fouten bevat: 70% van de btw die verband houdt met de belastbare grondslag die je niet goed hebt gedocumenteerd of geregistreerd, met een minimale boete van € 300
  
  • Als het verzuim of de fout geen invloed heeft op de juiste vereffening van btw: een vast bedrag variërend van € 250 tot € 2000
    
• Voor vrijgestelde, niet-belastbare, niet-btw- of verleggingstransacties: 5% van het niet-gedocumenteerde of niet-geregistreerde bedrag, met een minimumboete van € 300
  
  • Als de overtreding geen invloed heeft op het vaststellen van het inkomen: een vast bedrag variërend van € 250 tot € 2000
    
• Formele overtredingen die geen invloed hebben op btw of inkomen: geen boete
  

Voor boetes die ontstaan als gevolg van te late indiening of het niet uitreiken van een elektronische factuur, kun je gebruikmaken van de vrijwillige correctie (ravvedimento operoso). Boetes zijn gebaseerd op hoe snel fouten of weglatingen worden gecorrigeerd.

Sancties voor onregelmatigheden bij de opslag van elektronische facturen

Sancties zijn ook van toepassing op onregelmatigheden bij de opslag van elektronische facturen. In dit geval varieert de boete van € 1000 tot € 8000, vergelijkbaar met de boetes die zijn vastgesteld voor belastingdocumenten en boekhoudkundige gegevens.

Naarmate je onderneming groeit, kan het beheer van het facturatieproces steeds ingewikkelder worden. Sommige tools kunnen helpen bij het automatiseren van dit proces. Stripe Invoicing is bijvoorbeeld een uitgebreid en schaalbaar facturatieplatform waarmee je facturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen kunt maken en versturen zonder dat je iets hoeft te programmeren. Met Invoicing bespaar je tijd en ontvang je sneller betalingen: 87% van Stripe-facturen wordt binnen 24 uur betaald. Dankzij de samenwerking met externe partners kun je Invoicing ook gebruiken voor verplichte elektronische facturatie.