La implementación de la facturación electrónica obligatoria en Italia forma parte de un esfuerzo más amplio para combatir la evasión fiscal. Italia fue el primer país de Europa en implementar este requisito. Pero, ¿qué son las facturas electrónicas y quién tiene que utilizarlas? ¿Cómo emiten las empresas facturas electrónicas? ¿Y cuáles son las sanciones por no cumplir con los requisitos de facturación electrónica? Analizaremos estos temas a continuación.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• ¿Quién tiene que emitir facturas electrónicas?
  
• ¿Quién no tiene la obligación de emitir facturas electrónicas?
  
• ¿Cómo se emite una factura electrónica?
  
• Obligación de conservar las facturas electrónicas
  
• Sanciones por incumplimiento
  

¿Qué es una factura electrónica?

La facturación electrónica obligatoria en Italia entró en vigor el 1 de enero de 2019 en virtud de la Ley n.º 205, que entró en vigor el 27 de diciembre de 2017. Una factura electrónica es una factura digital creada mediante XML. En Italia, debe crearse de conformidad con las directivas de la Agenzia delle Entrate y transmitirse a través del sistema de intercambio designado (Sistema di Interscambio o SdI).

El sistema de intercambio verifica que la factura incluya la información fiscal obligatoria y la dirección electrónica, ya sea el código de destinatario o el correo electrónico certificado (Posta Elettronica Certificata o PEC), donde el cliente desea que se envíe la factura. También valida tanto el número de impuesto al valor agregado (IVA) del proveedor como el número de IVA o código fiscal del cliente. Si la verificación es exitosa, el sistema de intercambio entrega la factura al destinatario y envía a la empresa un recibo que indica la fecha y hora de entrega.

¿Quién tiene que emitir facturas electrónicas?

A partir del 1 de enero de 2024, la facturación electrónica obligatoria se aplica a todos los titulares del IVA (anteriormente, algunos estaban exentos), independientemente del régimen fiscal que adopten o del umbral de ingresos que alcancen. Inicialmente, con la Ley de Presupuestos de 2018 (Ley n.° 205 reglamentada el 27 de diciembre de 2017), las obligaciones de facturación electrónica se aplicaban solo a las entidades públicas. Sin embargo, las obligaciones se ampliaron el 1 de enero de 2019 para incluir el suministro de bienes y la prestación de servicios entre particulares o empresas que sean residentes o estén establecidos o identificados (es decir, registrados a efectos del IVA) en Italia.

Además, a partir de 2023, el Decreto Legislativo 36/2022, por el que se desarrollan medidas para el Plan Nacional de Recuperación y Resiliencia (PNRR), eliminó las exenciones a la facturación electrónica obligatoria para:

• Personas físicas con una empresa acogida al "régimen de privilegio" o régimen mínimo (artículo 27, párrafos 1 y 2, del Decreto Legislativo 98/201)
  
• Personas físicas con una empresa acogida al régimen de tarifa plana (antiguo artículo 1, apartados 54 a 89, de la Ley n.º 190/2014)
  
• Las asociaciones deportivas amateurs, en concreto, aquellas que hayan optado por las disposiciones detalladas en la Ley n.º 398/1991, artículos 1 y 2, y que, en el período impositivo anterior, hayan generado ingresos procedentes de actividades comerciales por un importe máximo de €65,000 (artículo 10, párrafo 1, del Decreto Legislativo n.º 119/2018).
  

¿Quién no tiene la obligación de emitir facturas electrónicas?

Los siguientes contribuyentes están exentos de la facturación obligatoria en 2024:

• Personas físicas que emiten facturas a otras personas que no son residentes o no están establecidas fiscalmente en Italia, específicamente de países extranjeros.
  
• Proveedores de atención médica que envían datos al sistema de seguro de salud.
  
• Personas físicas que no envían datos al Sistema de Seguros de Salud, pero que prestan servicios de atención médica a las personas.
  

¿Cómo se emite una factura electrónica?

Para crear y emitir una factura electrónica, necesitarás un software especial. Hay varios tipos de herramientas disponibles en el mercado, así como recursos gratuitos proporcionados por la Agenzia delle Entrate. Estos recursos incluyen:

• Un proceso basado en la web para preparar y enviar facturas electrónicas, al que se puede acceder a través del portal de facturas y recibos (Fatture e Corrispettivi)
  
• Software para PC disponible en el sitio web de la Agenzia delle Entrate que te permite crear y guardar facturas electrónicas
  
• Una aplicación llamada "FatturAE" disponible para dispositivos iOS y Android, que puedes usar para enviar facturas electrónicas
  

Al completar una factura, debes ingresar los datos del cliente, entre ellos:

• Nombre de la empresa
  
• Número de IVA o código fiscal, si se trata de un particular
  
• Dirección PEC del cliente o código de destinatario. El código de destinatario identifica al destinatario de la factura, lo que ayuda al sistema de intercambio a entregarla correctamente. En el caso de las facturas entre particulares, ya sea B2B o B2C, el código consta de siete dígitos. Las facturas de entidades públicas tienen seis dígitos. Si el cliente es una persona física sin número de IVA, introduce el código estándar «0000000» en el campo «CodiceDestinatario» y proporciona el código fiscal.
  

Por último, debes incluir los datos de la factura:

• Número secuencial único.
  
• Fecha
  
• Descripción de los productos o servicios, número de unidades vendidas, precio y código de IVA
  
• Posible adición de un impuesto de timbre digital para transacciones que no cobraron IVA (por ejemplo, inversión del sujeto pasivo)
  
• Información de pago (p. ej., método de pago, fecha de vencimiento, datos bancarios, etc.)
  

El sistema de intercambio comprueba que la factura incluya la información fiscal necesaria y verifica la validez del número de IVA del proveedor, así como del número de IVA o el código fiscal del cliente. Una vez completadas las comprobaciones, el SdI entrega la factura al cliente y envía un recibo de entrega al proveedor.

Si deseas emitir una factura, primero debes enviarla al sistema de intercambio. Asegúrate de no confundir la fecha de emisión con la fecha que aparece en el campo "Fecha" de la factura.

Obligación de conservar las facturas electrónicas

Debes almacenar las facturas electrónicas en formato digital (también llamado "conservazione sostitutiva" o "conservación sustituta" porque es un sustituto de la factura en papel). Esto debe hacerse durante un mínimo de 10 años, y el requisito se aplica tanto a los emisores como a los destinatarios. Ten en cuenta que se trata de un procedimiento específico regulado por la ley (Código de Administración Digital o CAD), por lo que no basta con guardar el documento como archivo PDF en tu computadora.

Los contribuyentes pueden utilizar el servicio proporcionado por la Agenzia delle Entrate a través del portal dedicado "Facturas y recibos", que almacenará las facturas durante un período de 15 años. Alternativamente, pueden utilizar operadores privados certificados que gestionarán todo el proceso y almacenarán las facturas de acuerdo con el mínimo de 10 años que establece la ley.

Sanciones por incumplimiento

Sanciones por no emitir una factura electrónica o emitirla tarde

Los plazos para la emisión de facturas electrónicas difieren para las facturas inmediatas y diferidas.

• Para facturas inmediatas: 12 días a partir de la fecha en que se realizó la transacción
  
• Para facturas diferidas: A más tardar el día 15 del mes siguiente
  

Pero, ¿cuáles son las consecuencias de la emisión tardía de una factura electrónica, las facturas omitidas o los errores? En estos escenarios, los contribuyentes pueden enfrentar sanciones administrativas.

Las normas relativas a las sanciones se especifican en el artículo 6 del Decreto Legislativo n.º 471 del 18 de diciembre de 1997 (en su versión actualmente vigente). A continuación, te las contamos con sus modificaciones a partir del 1 de septiembre de 2024:

• Si omites una factura, la emites fuera de plazo o si la factura contiene errores: 70 % del IVA asociado a la base imponible que no documentaste o registraste correctamente, con una multa mínima de €300
  
  • Si la omisión o error no afecta a la liquidación precisa del IVA: un importe fijo que oscila entre €250 y €2000
    
• Para transacciones exentas, no sujetas a impuestos, sin IVA o con inversión del sujeto pasivo: 5 % del monto no documentado o no registrado, con una sanción mínima de €300
  
  • Si la infracción no afecta a la determinación de los ingresos: un importe fijo comprendido entre €250 y €2,000
    
• Infracciones formales que no afectan al IVA ni a los ingresos: sin sanción
  

Para las sanciones en que se incurra por presentación tardía o falta de emisión de una factura electrónica, puedes utilizar la corrección voluntaria (ravvedimento operoso). Las sanciones se basan en la rapidez con la que se corrigen los errores u omisiones.

Sanciones por irregularidades en el almacenamiento de facturas electrónicas

También se aplican sanciones a las irregularidades relacionadas con el almacenamiento de facturas electrónicas. En este caso, la sanción oscila entre los €1,000 y los €8,000, similar a las sanciones establecidas para los documentos fiscales y los registros contables.

A medida que tu empresa se expanda, la gestión del proceso de facturación puede volverse cada vez más compleja. Algunas herramientas pueden ayudar a automatizar este proceso. Stripe Invoicing, por ejemplo, es una plataforma de facturación integral y escalable que te permite crear y enviar facturas para pagos únicos y recurrentes sin necesidad de escribir código. Con Invoicing, puedes ahorrar tiempo y obtener pagos más rápidos, ya que el 87 % de las facturas de Stripe se pagan en un plazo de 24 horas. Gracias a la colaboración con socios externos, también puedes utilizar Invoicing para la facturación electrónica obligatoria.