Die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in Italien ist Teil umfassender Bemühungen zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung. Italien war das erste Land in Europa, das diese Anforderung umgesetzt hat. Doch was sind elektronische Rechnungen und wer muss sie nutzen? Wie stellen Unternehmen elektronische Rechnungen aus? Und welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung der Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung? Auf diese Themen gehen wir weiter unten ein.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine elektronische Rechnung?
  
• Wer muss elektronische Rechnungen ausstellen?
  
• Wer muss keine elektronischen Rechnungen ausstellen?
  
• Wie stellt man eine elektronische Rechnung aus?
  
• Aufbewahrungspflicht für elektronische Rechnungen
  
• Strafen bei Nichteinhaltung
  

Was ist eine elektronische Rechnung?

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Italien trat am 1. Januar 2019 gemäß dem am 27. Dezember 2017 eingeführten Gesetz Nr. 205 in Kraft. Eine elektronische Rechnung ist eine digitale Rechnung, die mithilfe von XML erstellt wird. In Italien muss sie gemäß den Richtlinien der Agenzia delle Entrate erstellt und über das vorgesehene Austauschsystem (Sistema di Interscambio oder SdI) übermittelt werden.

Das Austauschsystem prüft, ob die Rechnung die obligatorischen Steuerinformationen und die elektronische Adresse (entweder den Empfängercode oder zertifizierte E-Mail-Adresse (Posta Elettronica Certificata oder PEC)) enthält, an welche der Kunde/die Kundin die Rechnung gesendet haben möchte. Außerdem werden sowohl die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Lieferanten als auch die USt-IdNr. oder der Steuercode des Kunden/der Kundin validiert. Wenn die Verifizierung erfolgreich ist, übermittelt das Austauschsystem die Rechnung an den/die Empfänger/in und sendet dem Unternehmen einen Beleg mit Datum und Uhrzeit der Zustellung.

Wer muss elektronische Rechnungen ausstellen?

Seit dem 1. Januar 2024 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle USt-IdNr.-Inhaber/innen (zuvor waren einige davon befreit), unabhängig von ihrer Steuerregelung oder der erreichten Umsatzschwelle. Ursprünglich galten mit dem Haushaltsgesetz 2018 (Gesetz Nr. 205 vom 27. Dezember 2017) die Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung nur für öffentliche Einrichtungen. Die Verpflichtungen wurden jedoch am 1. Januar 2019 auf die Lieferung von Waren und Dienstleistungen zwischen natürlichen Personen/Unternehmen ausgeweitet, die in Italien ansässig sind oder in Italien niedergelassen oder identifiziert sind (d. h. für die USt. registriert sind).

Darüber hinaus wurden im Jahr 2023 mit dem Gesetzesdekret 36/2022 – mit dem die Maßnahmen für den Nationalen Plan für Wiederaufbau und Resilienz (PNRR) umgesetzt werden – Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für Folgendes aufgehoben:

• Einzelpersonen, deren Unternehmen unter die „Privilegienregelung“ oder die Mindestregelung fällt (Artikel 27, Absätze 1 und 2 des Gesetzesdekrets 98/201)
  
• Einzelpersonen mit einem Unternehmen, das der Pauschalbesteuerung unterliegt (ex-Artikel 1, Absätze 54–89 des Gesetzes Nr. 190/2014)
  
• Amateursportverbände, insbesondere solche, die sich für die Bestimmungen des Gesetzes Nr. 398/1991, Artikel 1 und 2 entschieden haben und die im vorangegangenen Steuerzeitraum Einkünfte aus gewerblichen Tätigkeiten in Höhe von insgesamt maximal 65.000 € erzielt haben (Artikel 10, Absatz 1 des Gesetzesdekrets Nr. 119/2018)
  

Wer muss keine elektronischen Rechnungen ausstellen?

Folgende Steuerpflichtige sind im Jahr 2024 von der Rechnungspflicht befreit:

• Personen, die Rechnungen an andere Personen ausstellen, die nicht in Italien ansässig sind oder steuerlich geführt werden, insbesondere aus dem Ausland.
  
• Gesundheitsdienstleister, die Daten an das Krankenversicherungssystem senden.
  
• Personen, die keine Daten an das Krankenversicherungssystem senden, aber Gesundheitsdienstleistungen für Einzelpersonen erbringen.
  

Wie stellt man eine elektronische Rechnung aus?

Um eine elektronische Rechnung zu erstellen und auszustellen, benötigen Sie eine spezielle Software. Es gibt verschiedene Arten von Tools auf dem Markt sowie kostenlose Ressourcen, die von der Agenzia delle Entrate zur Verfügung gestellt werden. Zu diesen Ressourcen gehören:

• Ein webbasiertes Verfahren für die Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen, das über das Portal für Rechnungen und Belege (Fatture e Corrispettivi) zugänglich ist.
  
• PC-Software, die auf der Website der Agenzia delle Entrate verfügbar ist und mit der Sie elektronische Rechnungen erstellen und speichern können
  
• Eine App namens „FatturAE“, die für iOS- und Android-Geräte verfügbar ist und mit der Sie elektronische Rechnungen versenden können
  

Beim Ausfüllen einer Rechnung müssen Sie unter anderem folgende Kundendaten eingeben:

• Firmenname
  
• USt-IdNr. oder Steuercode, wenn es sich um eine Einzelperson handelt
  
• PEC-Adresse oder Empfängercode des Kunden/der Kundin. Der Empfängercode identifiziert den Rechnungsempfänger, was dem Austauschsystem hilft, die Rechnung korrekt zuzustellen. Bei Rechnungen zwischen privaten Parteien – entweder B2B oder B2C – besteht der Code aus sieben Ziffern. Es gibt sechs Ziffern für Rechnungen öffentlicher Einrichtungen. Handelt es sich bei der Kundin/dem Kunden um eine/n Steuerzahler/in ohne USt-IdNr., geben Sie in das Feld „Codice Destinatario“ den Standardcode „0000000“ ein und geben den Steuercode an.
  

Abschließend müssen Sie noch die Rechnungsdaten angeben:

• Eindeutige fortlaufende Nummer
  
• Datum
  
• Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen, Anzahl der verkauften Einheiten, Preis und USt.-Code
  
• Mögliche Hinzufügung einer digitalen Stempelsteuer für Transaktionen, bei denen keine USt. berechnet wurde (z. B. Umkehrung der Steuerschuld)
  
• Zahlungsinformationen (z. B. Zahlungsmethode, Fälligkeitsdatum, etwaige Bankverbindung usw.)
  

Das Austauschsystem prüft, ob die Rechnung die erforderlichen Steuerinformationen enthält und verifiziert die Gültigkeit der USt-IdNr. des Lieferanten sowie der USt-IdNr. oder des Steuercodes der Kundin/des Kunden. Sobald die Prüfungen abgeschlossen sind, liefert das SdI die Rechnung an die Kundin/den Kunden und sendet eine Übermittlungsbestätigung an den Lieferanten.

Wenn Sie eine Rechnung ausstellen möchten, müssen Sie diese zunächst an das Austauschsystem übermitteln. Achten Sie darauf, das Ausstellungsdatum nicht mit dem Datum zu verwechseln, das im Feld „Datum“ auf der Rechnung selbst angegeben ist.

Verpflichtung zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Sie müssen elektronische Rechnungen in digitaler Form speichern (auch „conservazione sostitutiva“ oder „conservazione sostitutiva“ oder „conservationsubstitute conservation“ genannt, da es ein Ersatz für eine Papierrechnung ist). Dies muss mindestens 10 Jahre lang erfolgen und gilt sowohl für Aussteller/innen als auch für Empfänger/innen. Beachten Sie, dass es sich hierbei um ein gesetzlich vorgeschriebenes Verfahren handelt (Code für digitale Verwaltung oder CAD). Es reicht also nicht aus, das Dokument einfach als PDF-Datei auf Ihrem Computer zu speichern.

Die Steuerpflichtigen können den Service der Agenzia delle Entrate über das spezielle Portal „Rechnungen und Belege“ nutzen, auf dem die Rechnungen für einen Zeitraum von 15 Jahren gespeichert werden. Alternativ können sie auf zertifizierte private Betreiber zurückgreifen, die den gesamten Prozess verwalten und Rechnungen gemäß der gesetzlichen Mindestdauer von 10 Jahren aufbewahren.

Strafen bei Nichteinhaltung

Strafen bei Nicht- oder verspäteter Ausstellung einer elektronischen Rechnung

Die Fristen für die Ausstellung elektronischer Rechnungen unterscheiden sich für sofortige und aufgeschobene Rechnungen.

• Für sofortige Rechnungen: 12 Tage ab dem Datum, an dem die Transaktion erfolgt ist
  
• Für aufgeschobene Rechnungen: Bis zum 15. Tag des Folgemonats
  

Doch was sind die Folgen einer verspäteten Ausstellung einer elektronischen Rechnung, versäumter Rechnungen oder Fehler? In diesen Szenarien können Steuerpflichtige mit Verwaltungsstrafen rechnen.

Die Vorschriften über die Sanktionen sind in Artikel 6 des Gesetzesdekrets Nr. 471 vom 18. Dezember 1997 (in der derzeit geltenden Fassung) festgelegt. Hier sind sie, angepasst am 1. September 2024:

• Wenn Sie eine Rechnung auslassen, verspätet ausstellen oder wenn die Rechnung Fehler enthält: 70 % der USt. im Zusammenhang mit dem Steuerbetrag, den Sie nicht ordnungsgemäß dokumentiert oder eingetragen haben, mit einer Mindeststrafe von 300 €
  
  • Wenn das Versäumnis oder der Fehler keinen Einfluss auf die korrekte Abrechnung der USt. hat: ein Festbetrag zwischen 250 € und 2.000 €
    
• Für steuerbefreite, nicht steuerpflichtige, umsatzsteuerfreie oder Reverse-Charge-Transaktionen: 5 % des nicht dokumentierten oder nicht erfassten Betrags, mit einer Mindeststrafe von 300 €
  
  • Wenn sich der Verstoß nicht auf die Ermittlung des Einkommens auswirkt: ein Festbetrag zwischen 250 und 2.000 €
    
• Formverstöße, die sich nicht auf USt. oder Einkommen auswirken: keine Strafe
  

Für Strafen, die aufgrund der verspäteten Übermittlung oder Nichtausstellung einer elektronischen Rechnung entstehen, können Sie die freiwillige Berichtigung (ravvedimento operoso) nutzen. Die Strafen richten sich danach, wie schnell Fehler oder Versäumnisse korrigiert werden.

Strafen für Unregelmäßigkeiten bei der Speicherung elektronischer Rechnungen

Strafen werden auch bei Unregelmäßigkeiten bei der Speicherung elektronischer Rechnungen verhängt. In diesem Fall liegt die Strafe zwischen 1.000 und 8.000 €, ähnlich wie bei Steuerunterlagen und Buchhaltungsunterlagen.

Mit der Expansion Ihres Unternehmens wird auch die Verwaltung des Rechnungsstellungsprozesses immer komplexer. Es gibt einige Tools, die bei der Automatisierung dieses Prozesses helfen können. Stripe Invoicing ist beispielsweise eine umfassende und skalierbare Rechnungsplattform, mit der Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden können, ohne Code schreiben zu müssen. Mit Invoicing sparen Sie Zeit und erhalten Zahlungen schneller, da 87 % der Stripe-Rechnungen innerhalb von 24 Stunden bezahlt werden. Dank der Zusammenarbeit mit externen Partnern können Sie Invoicing auch für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung nutzen.