L'introduzione dell'obbligo della fatturazione elettronica in Italia rientra nel contesto generale della lotta all'evasione fiscale. L'Italia è stato il primo Paese europeo ad aver dato il via all'obbligo. Ma che cosa si intende esattamente per fattura elettronica? Per chi è obbligatoria? E come si emette una fattura elettronica? Quali sono le sanzioni previste in caso di mancata osservazione dei requisiti di fatturazione elettronica? In questo articolo risponderemo a tutte queste domande.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è la fattura elettronica?
  
• Per chi è obbligatoria la fattura elettronica?
  
• Chi non ha l'obbligo di fatturazione elettronica?
  
• Come emettere una fattura elettronica?
  
• Obbligo di conservazione della fattura elettronica
  
• Sanzioni per chi non rispetta gli obblighi
  

Che cos'è la fattura elettronica?

L'obbligo della fatturazione elettronica in Italia è entrato in vigore il 1° gennaio 2019, ai sensi della Legge n.205 del 27 dicembre 2017. Ma che cosa si intende esattamente per fattura elettronica? La fattura elettronica non rappresenta la semplice acquisizione digitale di un documento cartaceo, ma deve essere creata da zero in formato digitale in linguaggio XML secondo le direttive dell'Agenzia delle Entrate e deve essere obbligatoriamente trasmessa tramite l'apposito Sistema di Interscambio (SdI).

Il Sistema di Interscambio si occupa di verificare che nella fattura siano presenti i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l'indirizzo telematico ("codice destinatario" o indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura. Controlla inoltre che la partita Iva del fornitore e la partita Iva o il codice fiscale del cliente sia effettivamente esistente. In caso di esito positivo, il Sistema di Interscambio consegna la fattura al destinatario inviando al mittente una ricevuta di recapito con data e ora dell'avvenuta consegna.

Per chi è obbligatoria la fattura elettronica?

Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo di fattura elettronica è stato esteso a tutti i titolari di partita Iva, a prescindere dal regime fiscale adottato e dalla soglia dei ricavi prodotti. Infatti, Con la Legge di Bilancio 2018 (Legge n. 205 del 27 dicembre 2017) l'obbligo di fatturazione elettronica, che inizialmente riguardava solo le fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA), è stato esteso, a partire dal 1° gennaio 2019, alle cessioni di beni e alle prestazioni di servizi effettuate tra i soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato.

Fino al 2023 erano ancora esentate alcune categorie di contribuenti, ma il D.L. 36/2022, che attua le misure per il Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR), ha eliminato l'esonero dall'obbligo di fatturazione elettronica per:

• i soggetti che rientrano nel cosiddetto regime di vantaggio o regime dei minimi (art.27, co.1 e 2, del D.L.98/201);
  
• i soggetti che aderiscono al regime forfettario (ex art.1, co. da 54 a 89, della L.190/2014);
  
• le associazioni sportive dilettantistiche, cioè coloro che hanno esercitato l'opzione prevista dalla L.398/1991, art.1 e 2 e che, nel periodo d'imposta precedente, hanno ottenuto proventi da attività commerciali per un importo massimo di 65.000 euro.
  

Chi non ha l'obbligo di fatturazione elettronica?

Vediamo chi è esente dall'obbligo di fatturazione elettronica nel 2024; si tratta dei seguenti contribuenti:

• I soggetti che emettono fatture verso l'estero a soggetti non residenti o stabiliti fiscalmente in Italia
  
• Gli operatori sanitari che inviano dati al Sistema Tessera Sanitaria
  
• I soggetti che non sono tenuti all'invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, ma che effettuano prestazioni sanitarie nei confronti di persone fisiche
  

Come emettere una fattura elettronica?

Come si predispone praticamente una fattura elettronica? Prima di tutto, bisogna procurarsi un software apposito. Ne esistono di diversi tipi in commercio oppure è possibile avvalersi degli strumenti gratuiti messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, che sono i seguenti:

• Una procedura web che permette di predisporre e trasmettere le fatture elettroniche e a cui si accede tramite il portale "Fatture e Corrispettivi"
  
• Un software per PC disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate che consente solo di predisporre e salvare i file delle fatture elettroniche
  
• Un'app denominata "FatturAE" disponibile per dispositivi IOS o Android con cui è possibile anche trasmettere le fatture elettroniche
  

Dopodiché, si inseriscono i dati del cliente:

• Ragione sociale
  
• Numero di partita Iva o codice fiscale se si tratta di persona fisica
  
• Codice destinatario o indirizzo PEC del cliente. Il codice destinatario identifica il destinatario della fattura aiutando il Sistema di Interscambio a recapitarla facilmente. È composto da 7 cifre se si tratta di una fattura B2B o B2C (quindi tra soggetti privati) oppure 6 cifre se si tratta di una Pubblica Amministrazione. Se il cliente è un soggetto privato senza partita Iva, basterà inserire il codice convenzionale "0000000" nel campo "CodiceDestinatario" e indicare solo il codice fiscale.
  

Infine, occorre indicare i dati della fattura:

• Numero univoco e progressivo
  
• Data
  
• Descrizione di prodotti o servizi, con il numero di unità vendute, il prezzo e il codice natura Iva
  
• Eventuale aggiunta dell'imposta di bollo digitale per le operazioni senza addebito dell'IVA (es. reverse charge)
  
• Dati di pagamento (metodo di pagamento, scadenza, eventuali coordinate bancarie, ecc.)
  

Il Sistema di interscambio verifica che la fattura contenga i dati obbligatori ai fini fiscali e che la partita Iva del fornitore e la partita Iva o il codice fiscale del cliente siano esistenti. Una volta superate le verifiche, l'SdI si occupa di consegnare la fattura al cliente inviando una ricevuta di avvenuto recapito al fornitore.

Precisiamo che la fattura si considera emessa solo nel momento in cui viene inviata al Sistema di Interscambio. La data di emissione, infatti, non deve essere confusa con la data indicata nel campo "Data" nella fattura stessa.

Obbligo di conservazione della fattura elettronica

Le fatture elettroniche sono soggette all'obbligo di conservazione sostitutiva ("sostitutiva" in quanto "sostituisce" la fattura cartacea) per un minimo di dieci anni. L'obbligo di conservazione della fattura elettronica riguarda sia chi la emette che chi la riceve. Si tratta di una procedura specifica regolamentata tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell'Amministrazione Digitale): non è quindi sufficiente salvare il documento in un file PDF sul proprio computer.

Per la conservazione, i contribuenti possono rivolgersi al servizio messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate tramite l'apposito servizio all'interno del portale "Fatture e Corrispettivi" che conserverà le fatture per un periodo di 15 anni, oppure avvalersi di operatori privati certificati che si occuperanno dell'intero processo.

Sanzioni per chi non rispetta gli obblighi

Sanzioni per tardiva o mancata emissione della fattura elettronica

I termini per l'emissione delle fatture elettroniche variano per le fatture immediate e differite:

• 12 giorni dalla data in cui è stata effettuata l'operazione in caso di fattura immediata
  
• Entro il 15° giorno del mese successivo in caso di fattura differita
  

Ma cosa succede in caso di emissione tardiva della fattura elettronica, o in caso di omessa fattura oppure in presenza di errori? In questi casi i contribuenti vanno incontro a sanzioni amministrative.

Le norme in materia di sanzioni sono specificate nell'articolo 6 del Decreto legislativo del 18/12/1997 (nella versione attualmente in vigore). Ecco quali sono, come modificati dal 1° settembre 2024:

• In caso di fattura omessa, tardiva o con errori, la sanzione è pari al 70% dell'imposta (IVA) relativa all'imponibile non correttamente documentato o registrato, con un minimo di 300 euro.
  
• Se l'omissione o l'errore non incidono sulla corretta liquidazione dell'IVA, la sanzione si applica nella misura fissa compresa tra 250 e 2.000 euro.
  
• In caso di operazione esente, non imponibile, non soggetta a IVA o in regime di inversione contabile (reverse charge), la sanzione è pari al 5% dei corrispettivi non documentati o non registrati, con un minimo di 300 euro. Se la violazione non ha impatti sulla determinazione del reddito, si applica la sanzione fissa da 250 a 2.000 euro.
  
• In caso di violazioni solo formali, che non incidono sul fronte dell'IVA e del reddito, non sono dovute sanzioni.
  

In caso di sanzioni da pagare per invio tardivo o mancata emissione della fattura elettronica, è possibile fare ricorso al ravvedimento operoso per la riduzione delle sanzioni in base alla tempestività con cui si regolarizza l'irregolarità o l'omissione.

Sanzioni per irregolarità nella conservazione delle fatture elettroniche

Sono previste sanzioni anche in caso di irregolarità in merito alla conservazione della fattura elettronica. In questo caso la sanzione prevista è compresa tra 1.000 e 8.000 euro, così come previsto anche per documenti fiscali e scritture contabili.

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