Införandet av obligatorisk elektronisk fakturering, eller e-fakturering, i Italien är en del av en bredare insats för att bekämpa skatteflykt. Italien var det första landet i Europa som införde detta krav. Men vad är elektroniska fakturor och vem ska använda dem? Hur utfärdar företag e-fakturor? Vilka blir påföljderna kan företag som inte uppfyller kraven på elektronisk fakturering? Vi kommer att diskutera dessa ämnen nedan.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en e-faktura?
  
• Vem måste utfärda e-fakturor?
  
• Vem behöver inte utfärda e-fakturor?
  
• Hur utfärdar man en e-faktura?
  
• Skyldighet att spara e-fakturor
  
• Påföljder vid bristande efterlevnad
  

Vad är en e-faktura?

Obligatorisk elektronisk fakturering i Italien trädde i kraft den 1 januari 2019 enligt lag nr 205, som infördes den 27 december 2017. En elektronisk faktura är en digital faktura som skapats med hjälp av XML. I Italien måste den inrättas i enlighet med direktivet om Agenzia delle Entrate och överföras via det särskilda utbytessystemet (Sistema di Interscambio eller SdI).

Utbytessystemet kontrollerar att fakturan innehåller de obligatoriska skatteuppgifterna och den elektroniska adressen – antingen mottagarkoden eller rekommenderad e-postadress (Posta Elettronica Certificata eller PEC) – dit kunden vill att fakturan ska skickas. Systemet validerar också både leverantörens momsregistreringsnummer (moms) och kundens moms- eller skattekod. Om verifieringen lyckas levererar utbytessystemet fakturan till mottagaren och skickar ett kvitto till företaget som anger datum och tid för leverans.

Vem måste utfärda e-fakturor?

Från och med den 1 januari 2024 gäller obligatorisk elektronisk fakturering för alla innehavare av moms (tidigare var vissa undantagna), oavsett vilket skattesystem de antar eller vilken intäktsgräns de når. Till en början, med budgetlagen 2018 (lag nr 205 inrättad den 27 december 2017), gällde e-fakturering endast offentliga enheter. Skyldigheterna utökades dock den 1 januari 2019 till att omfatta leverans av varor och tillhandahållande av tjänster mellan privatpersoner/företag som är bosatta i, etablerade eller identifierade (dvs. är registrerade för moms) i Italien.

Från och med 2023 avskaffades dessutom undantagen från obligatorisk elektronisk fakturering för följande genom lagstiftningsdekret 36/2022 – som genomför åtgärder inom ramen för den nationella planen för återhämtning och resiliens

• Personer som driver ett företag som omfattas av "privilegiesystemet" eller minimiordningen (artikel 27.1 och 27.2 i lagdekret 98/201)
  
• Personer som driver ett företag som omfattas av schablonbeskattningssystemet (f.d. artikel 1.54–1.89 i lag nr 190/2014)
  
• Amatöridrottsföreningar, särskilt de som har valt bestämmelserna i lag nr 398/1991, artiklarna 1 och 2, och som under den föregående beskattningsperioden genererade inkomster från kommersiell verksamhet på totalt högst 65 000 euro (artikel 10.1 i lagstiftningsdekret nr 119/2018)
  

Vem behöver inte utfärda e-fakturor?

Följande skattebetalare är befriade från obligatorisk fakturering år 2024:

• Personer som utfärdar fakturor till andra personer som inte är bosatta eller skattemässigt etablerade i Italien, särskilt från utlandet.
  
• Vårdgivare som skickar uppgifter till sjukförsäkringssystemet.
  
• Personer som inte skickar uppgifter till sjukförsäkringssystemet, men som tillhandahåller hälso- och sjukvårdstjänster till enskilda personer.
  

Hur utfärdar man en e-faktura?

För att skapa och utfärda e-fakturor behöver du särskild programvara. Det finns olika typer av verktyg tillgängliga på marknaden, samt gratis resurser som tillhandahålls av Agenzia delle Entrate. Dessa resurser omfattar:

• En webbaserad process för att förbereda och skicka elektroniska fakturor, tillgänglig via portalen för fakturor och kvitton (Fatture e Corrispettivi)
  
• Programvara som finns tillgänglig på webbplatsen Agenzia delle Entrate och som gör det möjligt att skapa och spara elektroniska fakturor
  
• En app som heter "FatturAE”, för iOS- och Android-enheter, som du kan använda för att skicka e-fakturor
  

När du fyller i en faktura måste du ange kundens uppgifter, inklusive:

• Företagsnamn
  
• Momsnummer eller skattekod, om det är en fysisk person
  
• Kundens PEC-adress eller mottagarkod. Mottagarkoden identifierar fakturamottagaren, vilket hjälper Exchange-systemet att leverera den korrekt. För fakturor mellan privata parter – antingen B2B eller B2C – består koden av sju siffror. För offentliga enhetsfakturor är det sex siffror som gäller. Om kunden är en privatperson utan momsnummer anger du standardkoden "0000000" i fältet "CodiceDestinatario" följt av skattekoden.
  

Slutligen måste du inkludera fakturadata:

• Unikt löpnummer
  
• Datum
  
• Beskrivning av produkter eller tjänster, antal sålda enheter, pris och momskod
  
• Eventuellt tillägg av en digital stämpelskatt för transaktioner som inte debiterade moms (t.ex. omvänd skattskyldighet)
  
• Betalningsinformation (t.ex. betalningsmetod, förfallodag, eventuella bankuppgifter)
  

Utbytessystemet kontrollerar att fakturan innehåller nödvändig skatteinformation och verifierar giltigheten av leverantörens momsnummer, samt kundens momsnummer eller skattekod. När kontrollerna är klara levererar SdI fakturan till kunden och skickar ett leveranskvitto till leverantören.

Om du vill utfärda en faktura måste du först skicka den till Exchangesystemet. Var noga med att inte förväxla utfärdandedatumet med det datum som visas i fältet "Datum" på själva fakturan.

Skyldighet att lagra elektroniska fakturor

Du måste lagra alla e-fakturor i digitalt format (kallas även "conservazione sostitutiva" eller ”ersättningsbevaring" eftersom de ersätter pappersfakturor). De måste sparas i minst tio år och kravet gäller både utfärdare och mottagare. Observera att detta är ett specifikt förfarande som regleras i lag (Digital Administration Code eller CAD), så det räcker inte att bara spara dokumentet som en PDF-fil på din dator.

Skattebetalarna kan använda den tjänst som tillhandahålls av Agenzia delle Entrate via den särskilda portalen "Fakturor och kvitton", där fakturorna lagras i femton år. Alternativt kan de använda certifierade privata aktörer som hanterar hela processen och lagrar fakturor enligt lagens minimigräns på tio år.

Påföljder vid bristande efterlevnad

Påföljder vid utebliven eller försenad utfärdande av en elektronisk faktura

Tidsfristerna för utfärdande av e-fakturor skiljer sig åt för omedelbara fakturor och uppskjutna fakturor.

• För omedelbara fakturor: 12 dagar från det datum då transaktionen skedde
  
• För uppskjutna fakturor: Senast den femtode i följande månad
  

Men vilka är konsekvenserna av sent utfärdande av en e-faktura, utelämnade fakturor eller fel? I dessa scenarier kan skattebetalare drabbas av administrativa påföljder.

Bestämmelserna om påföljder anges i artikel 6 i lagstiftningsdekret nr 471 av den 18 december 1997 (i dess nuvarande lydelse). Här är de, med ändringar från 1 september 2024:

• Om du förbiser en faktura, utfärdar den för sent eller om fakturan innehåller fel: 70 % av momsen som är kopplad till beskattningsunderlaget som du inte har dokumenterat eller bokfört korrekt, med en minsta bötesavgift på 300 euro
  
  • Om försummelsen eller felet inte påverkar den korrekta avräkningen av momsen: ett fast belopp på mellan 250 och 2 000 euro.
    
• För skattebefriade, icke skattepliktiga, momsfria eller omvända skattetransaktioner: 5 % av det odokumenterade eller oregistrerade beloppet, med en minsta straffavgift på 300 euro
  
  • Om överträdelsen inte påverkar fastställandet av inkomsten: ett fast belopp på mellan 250 och 2 000 euro
    
• Formella överträdelser som inte påverkar moms eller inkomst: inget straff
  

För påföljder som uppstår på grund av sen inlämning eller underlåtenhet att utfärda en elektronisk faktura kan du använda frivillig korrigering (ravvedimento operoso). Påföljder baseras på hur snabbt fel eller försummelser korrigeras.

Påföljder vid lagring av elektroniska fakturor

Påföljder gäller också för oegentligheter i samband med lagring av elektroniska fakturor. I det här fallet varierar straffavgiften från 1 000 euro till 8 000 euro, liknande de påföljder som fastställs för skattedokument och bokföringsmaterial.

I takt med att ditt företag expanderar kan det bli allt mer komplicerat att hantera faktureringsprocessen. Vissa verktyg kan underlätta automatiseringen av denna process. Stripe Invoicing, till exempel, är en omfattande och skalbar faktureringsplattform som låter dig skapa och skicka fakturor för både engångsbetalningar och återkommande betalningar utan att behöva skriva någon kod. Med Invoicing kan du spara tid och få betalt snabbare, eftersom 87 % av Stripe-fakturorna betalas inom 24 timmar. Tack vare samarbetet med tredjepartspartner kan du även använda Invoicing för obligatorisk e-fakturering.