Wenn Sie Inhaber/in eines ausländischen Unternehmens sind und eine Expansion nach Italien planen, ist die Gründung einer italienischen Filiale Ihres Unternehmens möglicherweise die richtige Wahl. Damit sind Sie dauerhaft im Land tätig und gleichzeitig besteht eine rechtliche Verbindung zu Ihrem Mutterunternehmen im Ausland. Für uneingeschränkte Konformität mit italienischem Recht ist es dabei wichtig, alle bürokratischen und steuerrechtlichen Schritte zu kennen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was es bedeutet, eine italienische Filiale eines ausländischen Unternehmens zu haben. Außerdem gehen wir darauf ein, wie Sie eine Filiale in Italien gründen können, welche Steuern Sie zahlen müssen und welche wiederkehrenden Anforderungen zu erfüllen sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Filiale?
  
• Was ist eine italienische Filiale eines ausländischen Unternehmens?
  
• So gründen Sie eine Filiale eines ausländischen Unternehmens in Italien
  
• Funktionsweise der Besteuerung italienischer Filialen ausländischer Unternehmen
  
• Stripe-Lösungen für die Verwaltung von Filialen in Italien
  
• Wiederkehrende Anforderungen
  
• Unterschiede zwischen einer Filiale und einer Repräsentanz
  

Was ist eine Filiale?

Eine Filiale ist schlicht eine Tochtergesellschaft, ein dauerhafter Geschäftssitz eines Unternehmens, über den das Unternehmen seine wirtschaftlichen Tätigkeiten in einem anderen Gebiet ausüben kann. Eine Filiale hat keine separate Rechtspersönlichkeit (d. h. Autonomie), unterliegt aber Steuer- und Buchhaltungspflichten für Tätigkeiten, die vor Ort ausgeübt werden.

Was ist eine italienische Filiale eines ausländischen Unternehmens?

Eine italienische Filiale eines ausländischen Unternehmens ist eine Tochtergesellschaft dieses Unternehmens. Sie hat keine unabhängige Rechtspersönlichkeit und ist direkt von ihrem Hauptsitz im Ausland abhängig. Die Filiale ist keine eigenständige juristische Person, sondern vertritt das Mutterunternehmen in Italien und übt dort operative, kommerzielle oder Produktionstätigkeiten aus.

Durch die Gründung einer Filiale eines ausländischen Unternehmens in Italien kann das Mutterunternehmen in einen anderen Markt expandieren, ohne ein neues Unternehmen zu gründen. Aus steuerlicher Sicht gilt eine italienische Filiale eines ausländischen Unternehmens als Betriebsstätte gemäß Artikel 162 des konsolidierten Gesetzes über die Einkommensteuer (TUIR). Das bedeutet, dass die Filiale trotz fehlender rechtlicher Autonomie den italienischen Steuerpflichten in Bezug auf das im Land erwirtschaftete Einkommen unterliegt. Inhaber/innen ausländischer Unternehmen müssen sich daher für die Umsatzsteuer (USt.) registrieren lassen und Buchhaltungs-, Steuer- und Beschäftigungspflichten erfüllen, genau wie jede andere Person, die ihren steuerlichen Wohnsitz in Italien hat.

So gründen Sie eine Filiale eines ausländischen Unternehmens in Italien

Um eine Filiale eines ausländischen Unternehmens in Italien zu gründen, sind verschiedene spezifische bürokratische Schritte erforderlich, auf die wir im Folgenden näher eingehen.

Beschluss zur Gründung der Filiale verfassen

Die ausländische Zentrale des Unternehmens muss die Gründung einer Filiale in Italien durch Beschluss des Vorstands oder einer anderen zuständigen Stelle formell genehmigen. In diesem Dokument müssen die Adresse der Filiale und der Name der rechtlichen Vertreterin bzw. des rechtlichen Vertreters mit Leitungsbefugnissen über die Filiale angegeben sein. Der/die rechtliche Vertreter/in muss nicht in Italien ansässig sein. Um das Compliance-Management und die Beziehungen zu den lokalen Behörden zu erleichtern, ist ein steuerlicher Wohnsitz in Italien jedoch empfehlenswert.

Alle Dokumente übersetzen und beglaubigen lassen

Die Gründungsurkunde, die Satzung und das Protokoll der Vorstandssitzung müssen ins Italienische übersetzt werden. Derselbe/dieselbe Übersetzer/in muss die Dokumente entweder von einem Gericht oder einem Amtsträger (in der Regel einem Gerichtsbeamten oder Notar) beglaubigen lassen. Mit der beglaubigten Übersetzung erklärt der/die Übersetzer/in unter Eid, dass die Übersetzung eine genaue Widergabe des Originaltextes ist. Dadurch erhalten die Dokumente in Italien rechtliche Gültigkeit.

Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er die italienischen Behörden – insbesondere das Unternehmensregister – in die Lage versetzt, den Inhalt und den rechtlichen Rahmen Ihres ausländischen Unternehmens offiziell zu überprüfen. Um Verzögerungen oder Fehler im Verfahren zu vermeiden, sollten Sie sich an eine auf beglaubigte Übersetzungen spezialisierte Fachfirma wenden. Anschließend müssen Sie die beglaubigten Dokumente dem Antrag auf Registrierung der Filiale bei der zuständigen Handelskammer beifügen.

Italienische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen

Um eine italienische Filiale eines ausländischen Unternehmens zu gründen, müssen Sie eine italienische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Dazu müssen Sie bei der italienischen Behörde für Einnahmen Formular AA7/10 einreichen, das speziell für andere Einheiten als Einzelpersonen vorgesehen ist. Sie können Ihr Anmeldeformular online einreichen oder sich direkt an das zuständige Bezirksamt wenden.

Auf dem Formular müssen Sie die Daten Ihres Mutterunternehmens, die Adresse der Filiale in Italien, den ATECO-Code (Klassifizierung der wirtschaftlichen Tätigkeit) entsprechend der Art der Geschäftstätigkeit und sowie Namen der rechtlichen Vertreterin bzw. des rechtlichen Vertreters in Italien angeben. Die Wahl des richtigen ATECO-Codes ist wichtig, da er die für Ihr Unternehmen geltenden steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen bestimmt.

Sobald Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhalten haben, können Sie Rechnungen ausstellen, Transaktionen erfassen und alle steuerlichen Anforderungen nach italienischem Recht erfüllen. Dazu gehören regelmäßige USt.-Zahlungen und die Einreichung jährlicher Steuererklärungen.

Filiale ins Unternehmensregister eintragen lassen

Dies ist ein grundlegender Schritt für die uneingeschränkte Betriebsfähigkeit der Filiale Ihres ausländischen Unternehmens in Italien. Sie müssen Formular S1 ausfüllen, indem Sie auf das Portal des Unternehmensregisters zugreifen und die Anweisungen für das ComUnica-Verfahren befolgen. Die folgenden Dokumente sind beizufügen:

• Beglaubigte und übersetzte Kopie der Gründungsurkunde und der Satzung
  
• Kopie des Ausweisdokuments der rechtlichen Vertreterin oder des rechtlichen Vertreters
  
• Registernummer (d. h. Registrierung im entsprechenden ausländischen Unternehmensregister)
  
• Daten der Filiale
  
• Ernennungsurkunde der Vertreterin oder des Vertreters in Italien
  
• EUID-Code – eine durch Richtlinie 2012/17/EU festgelegte eindeutige europäische Kennung, die verwendet wird, damit ausländische Unternehmen in europäischen Registern identifiziert und zueinander in Verbindung gebracht werden können
  
• Zahlungsbeleg für Handelskammergebühren und Stempelsteuer
  

Bei INPS und INAIL registrieren

Wenn die Filiale Ihres Unternehmens beabsichtigt, in Italien Personal einzustellen, müssen Sie sich beim nationalen Institut für Sozialversicherung (INPS) und beim nationalen Institut für Versicherung gegen Arbeitsunfälle (INAIL) registrieren.

Die Registrierung beim INPS ist erforderlich, damit Sie Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeitenden zahlen können. Bei der Registrierung werden Sie aufgefordert, Ihr Geschäftsfeld (d. h. Art des Handels, Branche oder Dienstleistungsart), die Anzahl der Arbeitskräfte, die Sie voraussichtlich einstellen werden, und den nationalen Tarifvertrag, den Sie anwenden möchten, anzugeben.

Beim INAIL müssen Sie Ihre Mitarbeitenden gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten versichern. Bei der Registrierung wird Ihnen eine lokale Versicherungsstelle zugewiesen. Die Versicherungsprämie, die Sie regelmäßig zahlen müssen, wird abhängig von der Art Ihrer Geschäftstätigkeit und dem damit einhergehenden Risiko berechnet.

Die Registrierung können Sie sowohl beim INPS als auch beim INAIL über das jeweilige offizielle Portal online vornehmen. Bitte beachten Sie: Um die vollständige Einhaltung der italienischen Vorschriften zu gewährleisten und sowohl Ihre Filiale als auch Ihre Mitarbeitenden zu schützen, müssen Sie diese Schritte unbedingt vor Beginn eines Arbeitsverhältnisses abschließen.

Beglaubigte Bekanntmachung der Geschäftsaufnahme (SCIA) beantragen

Die SCIA ist eine Voraussetzung für die Gründung fast aller Unternehmen in Italien. Sie muss beim One-Stop-Shop für Produktionstätigkeiten (SUAP) der Gemeinde eingereicht werden, in der sich die Filiale befindet – auch in diesem Fall online. Je nach Art Ihrer Geschäftstätigkeit können zusätzliche Unterlagen oder Genehmigungen erforderlich sein (z. B. berufliche Qualifikationen, Einhaltung von Flächennutzungsregeln, Gesundheits- oder Umweltgenehmigungen).

Es kann von Vorteil sein, eine erfahrene Beratung zu konsultieren, die den Prozess der Gründung einer ausländischen Filiale in Italien vereinfachen und sicherstellen kann, dass Sie alle rechtlichen und administrativen Anforderungen erfüllen.

Funktionsweise der Besteuerung italienischer Filialen ausländischer Unternehmen

Obwohl die lokale Filiale eines ausländischen Unternehmens in Italien rechtlich nicht autonom ist, unterliegt ihr im Inland erzieltes Einkommen der dortigen Besteuerung. Das bedeutet, dass die Filiale für steuerliche Zwecke als Betriebsstätte behandelt wird.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Steuern, die Ihre italienische Filiale zahlen muss.

Körperschaftsteuer (IRES)

Die IRES ist die Hauptsteuer auf die Gewinne von Körperschaften. In diesem Fall wird ein Steuersatz von 24 % auf die von einer Filiale in Italien erzielten Nettogewinne angewandt.

Regionale Produktionssteuer (IRAP)

Die IRAP ist eine lokale Steuer, die auf den Nettoproduktionswert der ausländischen Filiale erhoben wird. Der Standardsteuersatz liegt bei 3,9 %, kann jedoch je nach Region variieren. Für Gewerbebetriebe dient die Differenz zwischen Umsatz und Produktionskosten als Steuerbemessungsgrundlage, ausschließlich bestimmter Posten wie Zinsaufwendungen oder Vergütung gelegentlich beauftragter selbständiger Arbeitskräfte.

Umsatzsteuer (USt.)

Ihre Filiale ist für ihre Umsatzsteuersituation in Italien selbst zuständig. Sie muss Rechnungen mit USt. ausstellen und regelmäßige Anforderungen erfüllen (d. h. monatliche oder vierteljährliche Zahlungen, jährliche Steuererklärungen). Der USt.-Mechanismus umfasst Folgendes:

• Ausgangsumsatzsteuer: Die Ausgangsumsatzsteuer ist die Steuer, die die Filiale von ihren Kundinnen und Kunden auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhebt.
  
• Vorsteuer: Umgekehrt ist die Vorsteuer die Umsatzsteuer, die die Filiale auf Einkäufe an Lieferanten zahlt.
  

Die Filiale muss die Differenz zwischen der Ausgangsumsatzsteuer und der Vorsteuer an das Finanzamt abführen. Ist die Vorsteuer höher, kann sie auf nachfolgende Zeiträume übertragen oder als Rückerstattung beansprucht werden.

Quellensteuern

Dabei handelt es sich um eine steuerliche Anforderung, nach der die Filiale bei Zahlungen an Mitarbeitende und selbständige Beauftragte oder Freiberufler/innen einen Teil des fälligen Betrags einbehalten und direkt an die italienische Regierung abführen muss. In dieser Funktion zahlt die Filiale keine Steuern in eigenem Namen. Vielmehr behält sie einen Teil des ihren Mitarbeitenden (oder sonstigen Begünstigten) zustehenden Einkommens ein und führt es im Namen dieser Personen ans Finanzamt ab. Sie übernimmt also eine Vermittlerrolle zwischen denjenigen, die Einkommen beziehen, und der Regierung.

Die Besteuerung einer Filiale erfolgt nach den Grundsätzen des italienischen Steuerrechts. Die Buchhaltung der Filiale muss von der des ausländischen Mutterunternehmens getrennt sein. Wenn Sie eine Filiale eines ausländischen Unternehmens in Italien gründen möchten, müssen Sie daher ein regelkonformes Buchhaltungssystem einrichten und eine/n in Italien tätige/n Wirtschaftsprüfer/in hinzuziehen.

Um Doppelbesteuerung zu vermeiden, müssen Sie außerdem prüfen, ob zwischen Italien und dem Land Ihres Mutterunternehmens ein Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung besteht.

Stripe-Lösungen für die Verwaltung ausländischer Filialen in Italien

Wenn Sie im Begriff sind, eine Filiale eines ausländischen Unternehmens in Italien zu gründen, sind die richtigen Tools für Zahlung, Rechnungsstellung und Steuerkonformität der Schlüssel für einen effizienten Betrieb. Stripe-Lösungen bieten eine solide, integrierte Infrastruktur, die jede Betriebsphase Ihres Unternehmens in Italien unterstützt.

Mit Stripe Payments können Sie Online-Zahlungen auf sichere und skalierbare Weise akzeptieren. Wenn Sie einen physischen Point of Sale planen, können Sie mit Stripe Terminal persönliche Kartenzahlungen in mehreren Ländern akzeptieren. Mit Terminal können Sie außerdem die Verwaltung von Online- und persönlichen Zahlungen optimieren und sie in einem einzigen Dashboard anzeigen. Das vereinfacht die Berichterstattung, den Abgleich von Konten und die Datenanalyse.

Für die Rechnungsstellung können Sie Stripe Invoicing verwenden. Damit können Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Mit diesem Tool sparen Sie Zeit und erhalten Zahlungen schneller (87 % der Stripe-Rechnungen werden innerhalb von 24 Stunden bezahlt). Und dank der Zusammenarbeit mit Drittanbietern wie A-Cube können Sie Invoicing auch für verpflichtende elektronische Rechnungsstellung verwenden.

Die italienische Filiale Ihres ausländischen Unternehmens hat auch Umsatzsteuerpflichten. Stripe Tax kann Ihnen bei der korrekten Berechnung, Anwendung und Zahlung der Umsatzsteuer helfen und so die Compliance in Italien und mehr als 100 weiteren Ländern sicherstellen. Wenn Sie Abos oder wiederkehrenden Umsatz verwalten, können Sie Ihren Umsatz mit Stripe Revenue Recognition internationalen Rechnungslegungsstandards entsprechend erfassen.

Wiederkehrende Anforderungen

Nach ihrer Gründung muss die italienische Filiale eines ausländischen Unternehmens eine Reihe laufender Anforderungen erfüllen, die den Anforderungen an italienische Unternehmen ähneln.

Buchhaltung

Sie müssen ein Buchhaltungssystem für die Filiale einführen, das den italienischen Vorschriften entspricht und mit dem Sie Transaktionen chronologisch und systematisch erfassen können. Außerdem müssen Sie die erforderlichen Bücher (z. B. Journal, Bestände, Umsatzsteuerregister) anlegen und mindestens 10 Jahre lang aufbewahren.

Steuererklärungen

Jedes Jahr müssen Sie IRES-, IRAP- und Umsatzsteuererklärungen sowie eventuell Intrastat-Formulare für Transaktionen mit anderen EU-Ländern einreichen. Darüber hinaus ist die Filiale verpflichtet, regelmäßige Umsatzsteuererklärungen abzugeben und Steuern fristgerecht zu zahlen.

Steuer- und Beitragszahlungen

Zusätzlich zu Einkommensteuer und Umsatzsteuer muss die Filiale Quellensteuern auf die an Mitarbeitende und selbständige Beauftragte gezahlten Vergütungen abführen. Wenn Sie Mitarbeitende haben, müssen Sie außerdem zu den jeweiligen monatlichen Fälligkeitsdaten Sozialversicherungsbeiträge (INPS) und Versicherungsbeiträge (INAIL) zahlen.

Einreichung des Jahresabschlusses des Mutterunternehmens

Auch wenn die Filiale keine separaten Finanzberichte erstellt, muss sie eine Kopie des Jahresabschlusses des Mutterunternehmens – in italienischer Übersetzung – beim Unternehmensregister einreichen. Das muss innerhalb von 30 Tagen nach Genehmigung des Jahresabschlusses erfolgen.

Einhaltung der Arbeitsbestimmungen

Beim Einstellen von Personal muss die Filiale Verträge ausarbeiten, obligatorische Mitteilungen (UniLav) versenden, Gehaltsabrechnungen erstellen, für die Branche geltende Tarifverträge anwenden und die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einhalten.

Aktualisieren des Unternehmensregisters

Alle Änderungen in Bezug auf den eingetragenen Sitz, das Unternehmen, die rechtlich Vertretung oder andere relevante Details müssen unverzüglich der zuständigen Handelskammer mitgeteilt werden.

Unterschiede zwischen einer Filiale und einer Repräsentanz

Wenn Sie in Italien tätig sein möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können eine Filiale Ihres Unternehmens oder eine Repräsentanz gründen. Eine Repräsentanz ist eine deutlich andere Art juristischer Person, die für verschiedene betriebliche Zwecke geeignet ist.

Funktionsweise einer Repräsentanz

Eine Repräsentanz ist eine kleine Einrichtung, die für Vorbereitungs- oder Nebentätigkeiten wie Marktforschung, Werbekontakte, kommerziellen Support oder technische Unterstützung genutzt wird. Sie ist nicht in der Lage, produktive Tätigkeiten auszuüben, Rechnungen zu stellen oder im Namen des Mutterunternehmens Verträge abzuschließen. Sie kann in Italien kein Einkommen erzielen und ist daher weder IRES- noch umsatzsteuerpflichtig. Die Eintragung ins Unternehmensregister ist jedoch auch für sie obligatorisch – wenn auch als Nebenstelle ohne wirtschaftliche Tätigkeiten. Außerdem müssen Sie eine Steuernummer anfordern, um die administrativen Mindestanforderungen zu erfüllen.

Funktionsweise einer Filiale

Eine Filiale ist eine Betriebsstätte des ausländischen Unternehmens mit Vertretung und Betrieb in Italien. Sie übt wirtschaftliche Tätigkeiten aus, erwirtschaftet steuerpflichtiges Einkommen, stellt Rechnungen und kann Verträge abschließen. Daher bestehen für eine Filiale die gleichen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen wie für jedes andere italienische Unternehmen auch: IRES, IRAP, USt., INPS, INAIL usw. Sie ist außerdem verpflichtet, getrennte Konten zu führen und über einen für die Tätigkeit auf dem lokalen Markt angemessenen Verwaltungsrahmen zu verfügen.

Was kann eine Repräsentanz tun?

Eine Repräsentanz kann in Italien für das ausländische Unternehmen nur unterstützend tätig sein, ohne Einkommen zu erzielen. Konkret kann sie sich mit Folgendem befassen:

• Marktforschungsaktivitäten
  
• Marken- oder Produktförderung
  
• Nicht-operative kommerzielle Unterstützung
  
• Technische Unterstützung für italienische Kundinnen und Kunden
  
• Institutionelle Vertretung
  

Dagegen kann eine Repräsentanz keine Waren oder Dienstleistungen verkaufen, Rechnungen stellen oder Verträge im Namen des ausländischen Unternehmens abschließen. Sie ist eine hilfreiche Lösung, wenn Sie den italienischen Markt probeweise erkunden möchten, ohne eine italienische Filiale eines ausländischen Unternehmens zu eröffnen.