Als je een buitenlandse ondernemer bent en je wilt uitbreiden naar Italië, dan kan het een goed idee zijn om een Italiaans filiaal van je bedrijf op te zetten. Zo kun je permanent in het land actief zijn en tegelijkertijd je juridische banden met je moederbedrijf in het buitenland behouden. Om helemaal aan de Italiaanse wet te voldoen, is het wel belangrijk om alle bureaucratische en fiscale stappen te begrijpen.

In dit artikel kijken we naar wat het betekent om een Italiaans filiaal van een buitenlands bedrijf te hebben, hoe je die in Italië kunt opzetten, welke belastingen je moet betalen en aan welke terugkerende vereisten je moet voldoen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een filiaal?
  
• Wat is een Italiaans filiaal van een buitenlands bedrijf?
  
• Hoe richt je een filiaal van een buitenlands bedrijf op in Italië?
  
• Hoe belasting werkt voor Italiaanse filialen van een buitenlands bedrijf
  
• Stripe-oplossingen voor het beheren van filialen in Italië
  
• Terugkerende vereisten
  
• Verschillen tussen een filiaal en een vertegenwoordigingskantoor
  

Wat is een filiaal?

Een filiaal is gewoon een dochteronderneming, een vaste plek waar een bedrijf zijn economische activiteiten in een ander gebied kan doen. Een filiaal heeft geen aparte rechtspersoonlijkheid (dus geen autonomie), maar moet wel belasting betalen en boekhouding doen voor de activiteiten die het daar doet.

Wat is een Italiaans filiaal van een buitenlands bedrijf?

Een Italiaans filiaal van een buitenlands bedrijf is een dochteronderneming van dat bedrijf; het heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid en valt rechtstreeks onder het hoofdkantoor in het buitenland. het filiaal is geen aparte juridische entiteit, maar vertegenwoordigt het moederbedrijf in Italië en doet operationele, commerciële of productieactiviteiten.

Door een filiaal van een buitenlands bedrijf in Italië op te zetten, kan het moederbedrijf uitbreiden naar een andere markt zonder een nieuw bedrijf te starten. Vanuit fiscaal oogpunt wordt een Italiaans filiaal van een buitenlands bedrijf beschouwd als een vaste inrichting volgens artikel 162 van de geconsolideerde wet op de inkomstenbelasting (TUIR). Dit betekent dat het filiaal, ondanks het feit dat ze geen juridische autonomie heeft, moet voldoen aan de Italiaanse belastingverplichtingen met betrekking tot inkomsten die in het land worden gegenereerd. Buitenlandse ondernemers moeten zich daarom registreren voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw) en voldoen aan boekhoudkundige, fiscale en arbeidsverplichtingen, net als elke andere persoon die fiscaal inwoner is van Italië.

Hoe richt je een filiaal van een buitenlands bedrijf op in Italië?

Om een filiaal van een buitenlands bedrijf in Italië op te zetten, moet je een aantal specifieke bureaucratische stappen volgen, die we hieronder in detail bespreken.

Stel een besluit op om het filiaal op te richten

Het buitenlandse hoofdkantoor van het bedrijf moet de oprichting van een filiaal in Italië officieel goedkeuren door middel van een besluit van de raad van bestuur of een andere bevoegde instantie. In dit document moeten het adres van het filiaal en de naam van de wettelijke vertegenwoordiger met leidinggevende bevoegdheden over het filiaal worden vermeld. De wettelijke vertegenwoordiger hoeft geen inwoner van Italië te zijn, maar het is wel handig als hij of zij zijn of haar fiscale woonplaats in Italië heeft om het beheer van de compliance en de relaties met lokale autoriteiten te vergemakkelijken.

Vertaal alle documenten en laat ze certificeren

De oprichtingsakte, statuten en notulen van de bestuursvergadering moeten in het Italiaans worden vertaald. Dezelfde vertaler moet de documenten laten certificeren door een rechtbank of door een openbaar ambtenaar (meestal een griffier of notaris). Met de beëdigde vertaling verklaart de vertaler onder ede dat de vertaling een nauwkeurige weergave is van de originele tekst. Hierdoor krijgen de documenten rechtsgeldigheid in Italië.

Deze stap is superbelangrijk omdat hierdoor de Italiaanse autoriteiten, met name het handelsregister, de inhoud en het juridische kader van je buitenlandse bedrijf officieel kunnen controleren. Het is een goed idee om contact op te nemen met professionele bedrijven die gespecialiseerd zijn in beëdigde vertalingen om vertragingen of fouten in de procedure te voorkomen. Vervolgens moet je de beëdigde documenten bijvoegen bij de aanvraag voor registratie van het filiaal bij de betreffende Kamer van Koophandel.

Een Italiaans btw-nummer aanvragen

Om een Italiaans filiaal van een buitenlands bedrijf op te zetten, moet je een Italiaans btw-nummer aanvragen. Dit doe je bij de Italiaanse belastingdienst door formulier AA7/10 in te vullen, dat speciaal bedoeld is voor bedrijven en niet voor particulieren. Je kunt je aanvraag online indienen of rechtstreeks naar het betreffende districtskantoor gaan.

Op het formulier moet je de gegevens van je moedermaatschappij invullen, het adres van het filiaal in Italië, de code van de economische activiteit (ATECO) die overeenkomt met het type bedrijf, en de naam van de wettelijke vertegenwoordiger in Italië. Het is belangrijk om de juiste ATECO-code te kiezen, omdat deze bepalend is voor de fiscale en sociale zekerheidsvereisten die op je bedrijf van toepassing zijn.

Zodra je je btw-nummer hebt gekregen, kun je beginnen met het uitreiken van facturen, het registreren van transacties en het voldoen aan alle fiscale vereisten volgens de Italiaanse wet, zoals het doen van periodieke btw-betalingen en het indienen van jaarlijkse belastingaangiften.

Registreer het filiaal in het handelsregister

Dit is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat het filiaal van je buitenlandse bedrijf helemaal klaar is om te werken in Italië. Je moet formulier S1 invullen door naar het portaal van het handelsregister te gaan en de instructies voor de ComUnica-procedure te volgen. Je moet de volgende documenten toevoegen:

• Een gecertificeerde en vertaalde kopie van de oprichtingsakte en de statuten
  
• Een kopie van het identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger
  
• De registratiecode (dus de registratie bij het buitenlandse handelsregister)
  
• Info over het filiaal
  
• De akte van benoeming van de vertegenwoordiger in Italië
  
• Een EUID-code – een unieke Europese identificatiecode die is ingesteld door Richtlijn 2012/17/EU en die wordt gebruikt om buitenlandse bedrijven in Europese registers te identificeren en hun onderlinge verbinding te vergemakkelijken
  
• Betaling van Kamer van Koophandel-kosten en zegelrecht
  

Registratie bij INPS en INAIL

Als je bedrijf van plan is om mensen in Italië aan te nemen, moet je je aanmelden bij het Nationaal Instituut voor Sociale Zekerheid (INPS) en het Nationaal Instituut voor Arbeidsongevallenverzekering (INAIL).

Registratie bij het INPS is nodig om de sociale zekerheidsbijdragen voor je werknemers te betalen . Tijdens de registratie moet je aangeven in welke sector je actief bent (d.w.z. het type handel, industrie of dienstverlening), hoeveel werknemers je verwacht aan te nemen en welke nationale collectieve arbeidsovereenkomst je van plan bent toe te passen.

Wat betreft de INAIL moet je je werknemers verzekeren tegen arbeidsongevallen en beroepsziekten. Bij je registratie krijg je een lokale verzekeringspositie toegewezen. Er wordt ook een verzekeringspremie berekend, die je periodiek moet betalen, op basis van de aard van je bedrijf en het risiconiveau ervan.

Je kunt je online registreren bij zowel de INPS als de INAIL, via hun respectievelijke institutionele portalen. Let op: het is belangrijk om deze stappen te voltooien voordat je een arbeidsrelatie aangaat, om ervoor te zorgen dat je volledig voldoet aan de Italiaanse regelgeving en zowel je vestiging als je werknemers beschermt.

Verkrijg een gecertificeerde kennisgeving van bedrijfsstart (SCIA)

De SCIA is een vereiste voor het opzetten van bijna alle bedrijven in Italië. Deze moet worden ingediend bij het One Stop Shop for Production Activities (SUAP) van de gemeente waar het filiaal is gevestigd, wat ook online kan worden gedaan. Afhankelijk van het type bedrijf kunnen aanvullende documenten of vergunningen nodig zijn (bijvoorbeeld beroepskwalificaties, compliance met bestemmingsplannen, gezondheids- of milieuvergunningen).

Het kan handig zijn om een ervaren adviseur te raadplegen die je kan helpen bij het opzetten van een buitenlands filiaal in Italië en ervoor zorgt dat je aan alle wettelijke en administratieve vereisten voldoet.

Hoe belasting werkt voor Italiaanse filialen van een buitenlands bedrijf

Hoewel het geen aparte juridische autonomie heeft, moet de lokale vestiging van een buitenlands bedrijf in Italië belasting betalen over inkomsten die in het land worden gegenereerd. Dit betekent dat het filiaal voor fiscale doeleinden wordt behandeld als een vaste inrichting.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste belastingen die je Italiaans filiaal moet betalen.

Vennootschapsbelasting (IRES)

IRES is de belangrijkste belasting die wordt geheven op de winst van bedrijven. In dit geval wordt een belastingtarief van 24% toegepast op de nettowinst die door een filiaal in Italië wordt gegenereerd.

Regionale productiebelasting (IRAP)

IRAP is een lokale belasting die wordt geheven over de nettowaarde van de productie van de buitenlands filiaal. Het standaardtarief is 3,9%, maar dit kan per regio verschillen. Voor commerciële ondernemingen is de belastbare grondslag het verschil tussen de inkomsten en de productiekosten, exclusief bepaalde posten zoals te betalen rente of vergoedingen aan incidentele zelfstandigen.

Belasting toegevoegde waarde (BTW)

Je vestiging moet zelf de btw-aangifte in Italië regelen, facturen met btw maken en aan periodieke verplichtingen voldoen (zoals maandelijkse of driemaandelijkse betalingen en jaarlijkse aangiften). Het btw-systeem omvat:

• Uitgaande btw: Uitgaande btw is de belasting die het filiaal bij klanten in rekening brengt over de verkoop van goederen en diensten.
  
• Voorbelasting: Omgekeerd is voorbelasting de btw die het filiaal aan leveranciers betaalt over aankopen.
  

Het filiaal moet het verschil tussen de af te dragen btw en de voorbelasting aan het belastingkantoor betalen. Als de voorbelasting hoger is, kan deze worden overgedragen naar volgende periodes of worden teruggevraagd.

Belasting inhouden

Dit is een fiscale verplichting waarbij het filiaal, bij het doen van betalingen aan werknemers, medewerkers of freelancers, een deel van het verschuldigde bedrag moet inhouden en rechtstreeks aan de Italiaanse overheid moet betalen. In deze rol betaalt het filiaal geen belasting voor zichzelf, maar houdt zij een deel van het inkomen van haar werknemers (of andere begunstigden) in en betaalt dit namens hen aan het belastingkantoor. Zij fungeert dus als tussenpersoon tussen degenen die inkomen ontvangen en de overheid.

De belastingheffing van een filiaal volgt de principes van de Italiaanse belastingwetgeving en vereist een afzonderlijke boekhouding van die van de buitenlandse moedermaatschappij. Als je een filiaal van een buitenlandse onderneming in Italië wilt oprichten, moet je daarom een conform boekhoudsysteem opzetten en een gecertificeerde accountant raadplegen die in Italië werkzaam is.

Om dubbele belasting te voorkomen, moet je bovendien controleren of er een verdrag ter voorkoming van dubbele belasting bestaat tussen Italië en het land waar je moedermaatschappij is gevestigd.

Stripe-oplossingen voor het beheer van buitenlandse filialen in Italië

Als je van plan bent om een buitenlands filiaal in Italië op te zetten, is het belangrijk om de juiste tools te hebben voor betalingsbeheer, facturatie en fiscale compliance om efficiënt te kunnen werken. Stripe-oplossingen bieden een solide, geïntegreerde infrastructuur om elke fase van je bedrijf in Italië te ondersteunen.

Met Stripe Payments kun je op een veilige en schaalbare manier online betalingen accepteren. Als je van plan bent om een fysiek verkooppunt te hebben, kun je met Stripe Terminal in verschillende landen persoonlijk kaartbetalingen accepteren. Met Terminal kun je ook het beheer van online en persoonlijke betalingen stroomlijnen door ze in één dashboard weer te geven, waardoor rapportage, afstemming van rekeningen en gegevensanalyse worden vereenvoudigd.

Voor het beheer van je facturatie kun je Stripe Invoicing gebruiken, waarmee je facturen voor eenmalige en terugkerende betalingen kunt maken en versturen, zonder ook maar één regel code te schrijven. Met deze tool bespaar je tijd en ontvang je betalingen sneller (87% van de Stripe-facturen wordt binnen 24 uur betaald). En dankzij de samenwerking met externe partners zoals A-Cube kun je Invoicing ook gebruiken voor verplichte elektronische facturatie.

De Italiaans filiaal van je buitenlandse bedrijf moet ook btw betalen. Stripe Tax helpt je om btw goed te berekenen, toe te passen en te betalen, zodat je voldoet aan de regels in Italië en meer dan 100 andere landen. Als je abonnementen of terugkerende inkomsten beheert, kun je met Stripe Revenue Recognition je inkomsten vastleggen volgens internationale boekhoudnormen.

Terugkerende vereisten

Na de oprichting moet de Italiaans filiaal van een buitenlands bedrijf aan een aantal doorlopende vereisten voldoen, vergelijkbaar met die welke gelden voor Italiaanse bedrijven.

Boekhouding

Je moet een boekhoudsysteem voor het filiaal gebruiken dat voldoet aan de Italiaanse regels en waarmee je transacties op een chronologische en systematische manier kunt vastleggen. Je moet ook de nodige boeken bijhouden (bijvoorbeeld een journaal, inventarissen, btw-registers) en deze minstens 10 jaar bewaren.

Belastingaangifte doen

Elk jaar moet je IRES-, IRAP- en btw-aangiften doen, en ook Intrastat-formulieren voor transacties met andere EU-landen. Daarnaast moet het filiaal regelmatig btw-betalingen melden en belastingen betalen voor de relevante deadlines.

Belastingen en bijdragen betalen

Naast inkomstenbelasting en btw moet het filiaal ook bronbelasting betalen over de beloning die aan werknemers en medewerkers wordt betaald. Als je werknemers hebt, moet je ook sociale zekerheidsbijdragen (INPS) en verzekeringspremies (INAIL) betalen volgens de maandelijkse vervaldata.

De jaarrekening van het moederbedrijf indienen

Zelfs als het filiaal geen aparte jaarrekening maakt, moet ze een kopie van de jaarrekening van het moederbedrijf – vertaald in het Italiaans – indienen bij het handelsregister. Dit moet binnen 30 dagen na goedkeuring van de jaarrekening gebeuren.

Compliance met arbeidsreglementen

Bij het aannemen van personeel moet het filiaal contracten opstellen, verplichte mededelingen versturen (UniLav), loonstrookjes maken, cao's voor de sector toepassen en voldoen aan gezondheids- en veiligheidsregels.

Het bedrijfsregister bijwerken

Als er iets verandert aan je hoofdkantoor, bedrijf, wettelijke vertegenwoordiger of andere belangrijke details, moet je dit snel doorgeven aan de juiste Kamer van Koophandel.

Verschillen tussen een filiaal en een vertegenwoordigingskantoor

Als je van plan bent om in Italië actief te worden, heb je twee opties: een filiaal van je bedrijf opzetten of een vertegenwoordigingskantoor. Een vertegenwoordigingskantoor is een heel andere rechtspersoon, geschikt voor andere operationele doeleinden.

Hoe een vertegenwoordigingskantoor werkt

Een vertegenwoordigingskantoor is een kleine plek waar je dingen kunt doen zoals marktonderzoek, promotie, commerciële ondersteuning of technische hulp. Je kunt er geen productieve dingen doen, facturen sturen of contracten sluiten voor het moederbedrijf. Je kunt er geen geld verdienen in Italië, dus je hoeft geen IRES of btw te betalen. Maar je moet je wel inschrijven in het handelsregister, als een soort extra kantoor zonder economische activiteiten. Je moet ook een belastingnummer aanvragen om aan de minimale administratieve vereisten te voldoen.

Hoe een filiaal werkt

Een filiaal is een vaste vestiging van een buitenlands bedrijf, met vertegenwoordiging en activiteiten in Italië. Het doet economische dingen, verdient geld, stuurt facturen en kan contracten sluiten. Daarom moet een filiaal net als elk ander Italiaans bedrijf aan alle fiscale en sociale zekerheidsverplichtingen voldoen: IRES, IRAP, btw, INPS, INAIL, enzovoort. Het moet ook aparte rekeningen bijhouden en een goed administratief systeem hebben om op de lokale markt te kunnen werken.

Wat kan een vertegenwoordigingskantoor doen?

Een vertegenwoordigingskantoor in Italië kan alleen ondersteunende taken doen voor het buitenlandse moederbedrijf, zonder inkomsten te genereren. Het kan zich met name bezighouden met:

• Marktonderzoek
  
• Merk- of productpromotie
  
• Niet-operationele commerciële ondersteuning
  
• Technische hulp voor Italiaanse klanten
  
• Institutionele vertegenwoordiging
  

Aan de andere kant kan een vertegenwoordigingskantoor geen goederen of diensten verkopen, facturen versturen of contracten sluiten namens het buitenlandse bedrijf. Het is een handige oplossing als je de Italiaanse markt wilt testen zonder een Italiaans filiaal van een buitenlands bedrijf te openen.