När du har ett startup är det en prioritet att skydda dina immateriella rättigheter och känslig information. Oavsett om du för diskussioner med potentiella investerare, anställer teammedlemmar eller arbetar med tredjepartsleverantörer, är sekretessavtal (NDA) ofta den första försvarslinjen för att skydda dina affärshemligheter.

Som nyföretagare är ett sekretessavtal ett strategiskt verktyg för att skydda din konkurrensfördel. Men inte alla sekretessavtal passar dina behov. Beroende på din situation kan du behöva skräddarsy avtalet så att det passar olika parter och scenarier. Nedan förklarar vi sekretessavtal för startups i närmare detalj: när och hur man använder dem, vad som ska ingå i dem och hur man undviker potentiella fallgropar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett sekretessavtal och varför behöver ditt startup ett sådant?
  
• Så här utarbetar du ett effektivt sekretessavtal för ditt startup
  
• Så här använder du sekretessavtal vid kapitalanskaffning till ett nystartat startup
  
• Ska du använda ett ömsesidigt eller ensidigt sekretessavtal för ditt startups?
  
• Vad händer om ett sekretessavtal överträds?
  
• Så här väger du transparens mot konfidentialitet i ett startup
  

Vad är ett sekretessavtal och varför behöver ditt startup ett sådant?

Ett sekretessavtal är ett juridiskt avtal som syftar till att hålla känslig information konfidentiell. Det undertecknas vanligtvis mellan två eller flera parter – ofta företag, entreprenörer eller potentiella investerare – innan viktiga diskussioner eller transaktioner som involverar proprietär information ska äga rum.

Framför allt startups behöver sekretessavtal och det av flera skäl.

• Skyddar immateriella rättigheter: Startups bygger ofta på nya idéer, processer eller ny teknik. Ett sekretessavtal bidrar till att förhindra att andra sprider, stjäl eller använder dessa innovationer utan tillstånd.

• Upprätthåller konkurrensfördelar: När ditt startup är i ett tidigt skede kommer du troligtvis att diskutera känsliga ämnen – som affärsstrategier, finansieringsplaner, produktutveckling eller kunddata – med flera parter. Att ha ett sekretessavtal säkerställer att de personer du pratar med om ditt företag inte kan avslöja eller använda denna information för egen vinning.

• Skapar förtroende hos samarbetspartner och investerare: Oavsett om du anställer medarbetare, samarbetar med andra företag eller försöker få investerare, sätter ett sekretessavtal tonen för professionell respekt och förtroende. Det signalerar att du menar allvar med att skydda ditt företag och förväntar dig detsamma från andra.

Så här utarbetar du ett effektivt sekretessavtal för ditt startup

När ett sekretessavtal utarbetas för ditt startup behöver det göras en noggrann avvägning mellan juridiska och affärsmässiga överväganden. Ett effektivt sekretessavtal bör skydda dina intressen och samtidigt inte överväldiga den andra parten med onödiga begränsningar. Det ska vara tydligt, kortfattat och specifikt för ditt startups behov. Det finns visserligen tillgängliga mallar för sekretessavtal på nätet, men överväg att anlita en jurist för att granska ditt sekretessavtal så att det täcker alla nödvändiga punkter och är i linje med lokal lagstiftning.

Genrellt sett bör sekretessavtal innehålla följande information:

• Namnen på båda parterna: Sekretessavtalet bör ange parten som lämnar ut informationen (du) och den mottagande parten (den person, det företag eller den enhet som du delar information med). Ange juridiska namn för att undvika oklarheter.

• Vilka uppgifter som kan betraktas som konfidentiella: Sekretessavtalet bör ange vilken information du vill skydda, vilket kan inkludera immateriella rättigheter, affärsplaner, kunddata, ekonomiska uppgifter med mera.

• Anledningen till att informationen delas: Oavsett om det gäller ett potentiellt partnerskap, investeringsdiskussioner, produktutveckling eller anlitande av en entreprenör behöver du ange varför informationen lämnas ut till en annan part. På så vis tydliggörs också att den information som delas är begränsad till en specifik användning och tidsram.

• På vilket sätt som uppgifterna ska skyddas: Ange den mottagande partens ansvar för att skydda informationen (till exempel att inte sprida informationen till andra att inte använda informationen för personlig vinning eller tillskansa sig informationen). Du kan också fastställa undantag, till exempel att tillåta den mottagande parten dela informationen med anställda eller samarbetspartner som också omfattas av sekretessavtalet.

• Hur länge informationen måste hållas konfidentiell: Vissa avtal gäller på obestämd tid, medan andra kan ha en fastställd tidsram (t.ex. ett år eller tre år). Tänk på vilken typ av information det rör sig om när du bestämmer hur länge den ska vara konfidentiell.

• Eventuella undantag från konfidentialitet: Ditt sekretessavtal kan exkludera exempelvis data som redan är offentliga, information som den mottagande parten redan kände till före undertecknandet eller information som lämnats ut lagligt av en tredje part.

• Konsekvenserna av att sekretessavtalet bryts: Beskriv eventuella konsekvenser av att sekretessavtalet inte följs, inklusive potentiella stämningar eller skadestånd som kan krävas. Detta kan ha en avskräckande effekt mot överträdelser.

• Vilken delstats eller vilket lands lagar som kommer att gälla för avtalet: Du måste ange vilken regions lagar som ska följas – den utlämnande eller mottagande partens lagar – särskilt om den mottagande parten finns i ett annat land. Detta är viktigt om det skulle uppstå rättsliga tvister.

• En klausul som anger hur sekretessavtalet kan ändras: Ofta krävs det skriftligt samtycke från båda parter för att ett sekretessavtal ska ändras. Denna process säkerställer att alla ändringar av avtalet är formellt dokumenterade och godkända.

Så här använder du sekretessavtal vid kapitalanskaffning till ett startup

Sekretessavtal kan spela en viktig roll när du skaffar kapital till ditt startup, men de är effektivast när de används på ett genomtänkt sätt och i rätt situationer. I allmänhet bör du använda sekretessavtal först sedan samtalen med vissa parter har kommit vidare och blivit seriösa. Investerare, särskilt riskkapitalister, kan vara ovilliga att underteckna sekretessavtal i ett tidigt skede eftersom de träffar en mängd startups och det skulle kunna leda till intressekonflikter om de undertecknade sekretessavtal vid varje möte. I början är potentiella investerare vanligtvis fokuserade på att utvärdera ditt företags vision, dess framsteg och din personal – inte din proprietära information.

Istället för att be en investerare att direkt underteckna ett sekretessavtal kan du bygga upp ett förtroende hos dem genom att dela information på ett genomtänkt sätt. I de inledande stadierna ska du fokusera på sådan information som inte är känslig, till exempel din personal, dina marknadsmöjligheter och din övergripande affärsmodell. Vänta med att avslöja några proprietära uppgifter tills du har granskat investeraren och kommit längre i processen. Tänk också på att även om sekretessavtal är viktiga verktyg, vill de flesta investerare inte skada sin ställning bland startups genom att missbruka information.

Sekretessavtal brukar inte bli aktuella under de tidiga samtalen med investerare och andra parter, men det finns tillfällen då de är viktiga att överväga. Några exempel:

• Under due diligence: Om samtalen går vidare till diskussioner om finansiella rapporter, egen teknik eller kunddata blir ett sekretessavtal mer relevant. I detta skede är nämligen båda parter mer engagerade i att göra affärer tillsammans.

• Med strategiska investerare: Om du har att göra med en strategisk investerare – till exempel ett aktiebolag i din bransch – är det mer sannolikt att de förstår behovet av konfidentialitet. En part som har ett direkt intresse i samma nisch som ditt företag kan dra nytta av den information du delar.

• Med investerare som inte arbetar med riskkapital: affärsänglar eller family offices – privata företag som hanterar investeringar åt förmögna familjer – kan vara mer intresserade av att underteckna sekretessavtal, särskilt om de är mindre etablerade eller om diskussionerna snabbt går in på känsliga ämnen. Dessa investerare är ofta mindre fokuserade på flera investeringar och mer intresserade av specifika, riktade investeringar.

Innan du använder ett sekretessavtal bör du kontakta en juridisk rådgivare som kan hjälpa dig att upprätta ett avtal som uppfyller dina specifika behov och som inte innehåller onödiga begränsningar för investerare. När det gäller kapitalanskaffning, bör du prioritera följande aspekter av ett sekretessavtal:

• Tydlighet: Håll det enkelt. Använd inte generella, vaga termer eller ett alltför komplicerat juridiskt språk som kan få investeraren att ifrågasätta sin engagemang eller göra det svårt att följa avtalet. Ett invecklat eller alltför strikt sekretessavtal kan skapa friktion i professionella relationer, vilket kan skada ditt företag.

• Omfattning: Fastställ vilken information som bedöms vara konfidentiell. Fokusera på specifik information som behöver skyddas, till exempel immateriella rättigheter, egen teknik eller viktiga finansiella data.

• Varaktighet: Investerare föredrar i allmänhet sekretessavtal med tydliga tidsramar – vanligtvis ett till två år. Sekretessavtal på obestämd tid kan ses som alltför restriktiva och kan skapa onödiga långsiktiga åtaganden.

Ska du använda ett ömsesidigt eller ensidigt sekretessavtal för ditt startup?

Valet mellan ett ömsesidigt eller ensidigt sekretessavtal för ditt startup beror på din situation och vilken typ av information som delas. I allmänhet kan du använda ett ensidigt sekretessavtal om du är den part som delar känslig information och du vill hålla avtalet enkelt och fokuserat på att skydda ditt nystartade företag. Du kan använda ett ömsesidigt sekretessavtal när båda parter planerar att dela proprietär information eller när du vill bygga upp en mer samarbetsinriktad, balanserad relation med en partner eller ett företag. Många riskkapitalister och investerare kommer sannolikt inte att vilja underteckna någon form av sekretessavtal, framför allt inte i tidigt skede – de är i allmänhet inte bekväma med att ingå sekretessavtal förrän diskussionerna har blivit mer allvarliga.

Så här tar du reda på vilken typ av sekretessavtal som är mest ändamålsenlig för ditt startup.

Ensidiga sekretessavtal

Ett ensidigt sekretessavtal är den vanligaste typen av sekretessavtal för startup. Det används när endast en part (vanligtvis startup-företaget) lämnar ut konfidentiell information och vill att den andra parten (till exempel en investerare, potentiell partner eller entreprenör) ska hålla den privat. Dessa sekretessavtal är enklare och skyddar endast det som är viktigt för startup-företaget. Du kan använda ett ensidigt sekretessavtal för:

• Möten med investerare: När du gör en pitch för potentiella investerare och delar med dig av känsliga uppgifter om teknik, ekonomi eller planer

• Partnerskapsdiskussioner: Om du pratar med en potentiell partner och enbart du delar med dig av proprietär information om ditt startup

• Anlitande av entreprenörer: När du tar in extern hjälp – till exempel frilansande utvecklare eller marknadsföringskonsulter – och behöver dela dina interna processer eller immateriella rättigheter

Ömsesidiga sekretessavtal

Ett ömsesidigt sekretessavtal är mer komplext än ett ensidigt sekretessavtal. Den används när startup-företaget och en annan part förväntas dela känslig information och vill säkerställa att de båda är skyddade. Dessa sekretessavtal stöder mer samarbetsinriktade, långsiktiga partnerskap där båda parter gynnas av konfidentialitet. Du kan använda ömsesidiga sekretessavtal för:

• Partnerskap eller joint ventures: Om du för diskussioner med en potentiell partner och båda parter utbyter proprietär information, till exempel teknik, affärsprocesser eller kunddata

• Fusioner och förvärv: Om det pågår förvärvssamtal och båda parter delar känsliga finansiella uppgifter, kundlistor eller immateriella rättigheter

• Samarbeten kring produktutveckling: Om du samarbetar med ett annat företag för att gemensamt utveckla en produkt eller tjänst och båda parter diskuterar konfidentiell teknik, design eller konfidentiella strategier

Vad händer om ett sekretessavtal överträds?

Om ett sekretessavtal överträds beror konsekvenserna på de villkor som anges i avtalet och hur allvarligt överträdelsen är. Om villkoren i ditt sekretessavtal inte följs, ska du ingående dokumentera vad som har hänt, inklusive den information som har delats och eventuella skador. Rådgör med en advokat för att utvärdera det bästa tillvägagångssättet. Beroende på överträdelsens art och dess inverkan kan du prioritera att förhindra att ditt företag åsamkas ytterligare skada (genom ett föreläggande) eller söka ekonomisk kompensation (genom skadestånd).

Några exempel på vad ett överträtt sekretessavtal skulle kunna leda till.

Ett varningsbrev

När ett sekretessavtal har överträtts är i många fall det första steget att skicka ett varningsbrev. Detta är ett formellt meddelande som kräver att den överträdande parten omedelbart upphör att röja eller missbruka den konfidentiella informationen. Detta föregriper ofta rättsliga åtgärder och är avsett att ge den överträdande parten en chans att korrigera sina handlingar.

Ett föreläggande

Om det behövs kan du begära ett föreläggande när ett sekretessavtal har överträtts. Ett sådant domstolsbeslut hindrar den överträdande parten från att fortsätta att avslöja eller använda den konfidentiella informationen. Förelägganden är användbara när överträdelsen pågår och omedelbara åtgärder krävs för att förhindra att ditt företag skadas ytterligare. Ett tillfälligt föreläggande kan beviljas snabbt för att hindra överträdelsen under tiden som ärendet behandlas, medan ett permanent föreläggande utfärdas om domstolen dömer till din fördel och kräver att den överträdande parten upphör att använda eller dela informationen på obestämd tid.

Ekonomiskt skadestånd

Om en överträdelse av sekretessavtalet leder till ekonomisk förlust eller skada för ditt företag kan du väcka stämning för att få ekonomiskt skadestånd. Skadestånd i form av gottgörelse täcker direkt ekonomisk skada, till exempel utebliven vinst eller skada på ditt företags rykte, medan straffskadestånd är ytterligare böter för att straffa den part som bryter mot avtalet och avskräcka från liknande beteende.

Särskilt åläggande

I vissa fall kan du yrka på särskilt åläggande, ett rättsmedel där domstolen ålägger den överträdande parten att uppfylla sina skyldigheter enligt sekretessavtalet. Medan ett föreläggande innebär att den överträdande parten inte får göra något (till exempel delar konfidentiell information), innebär ett särskilt åläggande att den ska göra något. Detta är inte vanligt vid överträdelser av sekretessavtal.

Rättsliga kostnader

Om det överträdda sekretessavtalet innehåller en bestämmelse om rättsliga kostnader kan den överträdande parten bli skyldig att stå för rättegångskostnaderna. Dessa kostnader kan inkludera advokatarvoden, rättegångskostnader och andra rättsliga kostnader i samband med överträdelsen.

Anseendeskada för den andra parten

En överträdelse kan allvarligt skada den överträdande partens anseende, särskilt inom branscher som teknik, finans och hälso- och sjukvård, där förtroende och konfidentialitet är särskilt viktiga.

Åtal för brott

I extrema fall, till exempel när det gäller mycket känslig information, kan en överträdelse leda till åtal enligt lagar om företagshemligheter eller immateriella rättigheter. Detta är sällsynt och gäller vanligtvis endast när överträdelsen involverar bedrägeri eller avsiktlig stöld av viktig affärsinformation.

Så här väger du transparens mot konfidentialitet i ett startup

Det kan vara svårt att hitta en balans mellan transparens och konfidentialitet i ett startup. Du vill bygga upp förtroende och anpassning till andra parter, men du måste också skydda känslig information. Så här kan du göra en sådan avvägning.

Ta reda på vad som behöver hållas konfidentiellt

All information behöver inte hållas hemlig. Identifiera vad som ska skyddas – till exempel egen teknik, konfidentiella finansiell information och kunddata – och vad som kan delas mer fritt. På så sätt skapar du inte onödiga hinder för andra parter. Även om till exempel källkoden för din produkt definitivt bör vara konfidentiell, kan allmänna företagsmål eller personalnyheter förmodligen delas öppet med dina anställda.

Skapa en tillitskultur

Att skapa en transparent miljö kan höja moralen och produktiviteten. Du behöver inte dela allt in i minsta detalj till dina anställda, men att hålla dem informerade om mål, framgångar och utmaningar på ett övergripande plan kan bygga förtroende. Regelbundna personalmöten, där du delar nyheter utan att ta upp känsliga detaljer, till exempel ekonomi, är ett bra sätt att åstadkomma detta.

Använd sekretessavtal när det är meningsfullt

Använd sekretessavtal för att skydda dina tillgångar när du arbetar med externa partner, entreprenörer eller investerare. Du behöver inte använda dem för varje samtal, men när det går in i ett mer allvarligt skede och du delar med dig av privat information kan ett sekretessavtal vara till hjälp. Om du till exempel anlitar en entreprenör för att bygga en del av din produkt eller om samtalen med potentiella investerare har utvecklats avsevärt bör du skydda dessa diskussioner med sekretessavtal.

Sätt gränser för din personal

Se till att dina anställda förstår vad de kan diskutera fritt och vad som är konfidentiellt. Genom att staka ut och hålla dessa gränser förhindrar du oavsiktliga informationsläckor. Överväg att inkludera en sekretesspolicy i din personalhandbok som anger vad som är okej att dela med sig av och vad som bara kan diskuteras internt.

Använd kommunikationsverktyg med eftertanke

Använd kommunikationsverktyg, som Slack eller Notion, för att dela framsteg och nyheter med personalen samtidigt som konfidentiell information skyddas. Skapa separata kanaler eller behörighetsnivåer så att känslig information endast är tillgänglig för dem som faktiskt behöver den. Du kan till exempel skapa begränsade kanaler för diskussioner om ekonomi eller strategi, samtidigt som du håller andra konversationer synliga för alla.

Tänk igenom hur du delar finansiell information

Att dela med sig av ekonomiska data kan bidra till att motivera dina anställda, men du vill inte dela med dig för mycket. Överväg att informera på ett övergripande plan – till exempel att företaget har nått ett stort intäktsmål – i stället för att beskriva vinstmarginalerna. Detta ger personalen något att fira och håller dem motiverade utan att man delar med sig av en fullständig ekonomisk rapport.

Gör en avvägning av transparens och konfidentialitet gentemot investerare

Investerare förväntar sig en viss nivå av transparens, men det betyder inte att du måste visa dem allt. Var mer generell i de inledande samtalen och vänta med att prata om ekonomi eller känsliga uppgifter tills senare i processen, när du har byggt upp förtroendet. Efterhand som diskussionerna fortskrider och investeraren blir mer engagerad kan du dela med dig av mer detaljerad information – vanligtvis efter det att ett sekretessavtal har införts.

Föregå med gott exempel

Sätt tonen för dina medarbetare med ditt ledarskap. Ge tillräckligt med information för att hålla personalen enad och engagerad, men överinformera inte. Om det till exempel har uppstått en försening i produktutvecklingen, kan du förklara utmaningen för de anställda utan att avslöja alla driftsproblem. Var ärlig, men överväldiga inte dina anställda med onödiga information.

Tillämpa en behovsbaserad strategi

Alla anställda behöver inte ha tillgång till all information. Dela bara det som är relevant för varje persons befattning. Dina ingenjörer behöver till exempel inte känna till detaljerna i investerarnas förhandlingar, och ditt säljteam behöver inte känna till hur produktutvecklingen fungerar.