Se hai una nuova start-up, proteggere la tua proprietà intellettuale e le informazioni sensibili è una priorità. Che tu sia in trattativa con potenziali investitori, assumendo membri del team o lavorando con fornitori terzi, gli accordi di non divulgazione (NDA, Non-Discolure Agreement) sono spesso la prima linea di difesa per salvaguardare i tuoi segreti aziendali.

Per i nuovi imprenditori, l'NDA è uno strumento strategico per proteggere il proprio vantaggio competitivo. Ma non tutti gli NDA soddisferanno le tue esigenze. A seconda della situazione, potrebbe essere necessario personalizzare l'accordo in base alle diverse parti e ai vari scenari. Di seguito, spiegheremo i dettagli degli NDA per le start-up: quando e come usarli, cosa includere e come evitare potenziali insidie.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è un NDA e perché la tua start-up ne ha bisogno?
  
• Come redigere un NDA efficace per la tua start-up
  
• Come utilizzare gli NDA nella raccolta fondi per le start-up
  
• È meglio utilizzare un accordo di non divulgazione reciproco o unilaterale per la propria start-up?
  
• Cosa succede in caso di violazione di un NDA?
  
• Come bilanciare trasparenza e riservatezza in una start-up
  

Cos'è un NDA e perché la tua start-up ne ha bisogno?

Un NDA, ovvero un accordo di riservatezza o di non divulgazione, è un contratto legale che mantiene riservate le informazioni sensibili. Viene solitamente firmato da due o più parti, spesso attività, appaltatori o potenziali investitori, prima che abbiano luogo discussioni o transazioni importanti che coinvolgono informazioni proprietarie.

Le start-up, in particolare, necessitano di NDA per molteplici motivi.

• Tutela della proprietà intellettuale: Le start-up spesso poggiano su nuove idee, procedure o tecnologie. Un NDA aiuta a impedire ad altri di condividere, rubare o utilizzare queste innovazioni senza permesso.

• Mantenimento del vantaggio competitivo: Quando la tua start-up è in fase iniziale, è probabile che tu discuta con più parti di argomenti sensibili, come strategie aziendali, piani di finanziamento, sviluppo prodotti o dati dei clienti. Avere un NDA garantisce che le persone con cui parli della tua attività non possano divulgare o utilizzare queste informazioni per il proprio tornaconto.

• Instaurazione di un rapporto di fiducia con partner e investitori: Che tu stia assumendo dipendenti, collaborando con altre attività o cercando di trovare investitori, l'NDA pone le basi per instaurare un rapporto di fiducia e rispetto professionale. Indica che hai veramente intenzione di proteggere la tua attività e che ti aspetti lo stesso dagli altri.

Come redigere un NDA efficace per la tua start-up

La stesura di un NDA per la tua start-up richiede un attento equilibrio tra considerazioni legali e commerciali. Un NDA efficace dovrebbe proteggere i tuoi interessi senza sovraccaricare l'altra parte con restrizioni inutili. Deve essere chiaro, conciso e specifico per le esigenze della tua start-up. Sebbene online siano disponibili dei modelli di accordi, prendi in considerazione l'idea di rivolgerti a un professionista legale che controlli il tuo NDA, in modo da assicurarti che copra tutti i punti necessari e sia conforme alle leggi locali.

In linea generale, gli NDA dovrebbero includere le seguenti informazioni:

• I nomi di entrambe le parti: Nell'NDA dovrebbero essere indicate la parte divulgatrice (tu) e la parte ricevente (la persona, l'azienda o l'entità con cui condividi le informazioni). Specifica i nomi ufficiali per evitare ambiguità.

• Le informazioni che si qualificano come riservate: L'NDA dovrebbe includere le informazioni che desideri proteggere, che possono includere proprietà intellettuale, piani aziendali, dati dei clienti, dati finanziari e altro ancora.

• Il motivo per cui le informazioni vengono condivise: Che si tratti di una potenziale partnership, di discussioni sugli investimenti, dello sviluppo di prodotti o dell'assunzione di un appaltatore, dovrai specificare il motivo per cui le informazioni vengono fornite a un'altra parte. Ciò chiarisce anche che le informazioni condivise sono limitate a un uso e a un periodo di tempo specifici.

• Le modalità con cui le informazioni devono essere protette: Specifica le responsabilità della parte ricevente a livello di protezione delle informazioni (ad esempio, non condividere le informazioni con altri, non utilizzare le informazioni per guadagno personale, non appropriarsi indebitamente delle informazioni). Puoi anche definire delle eccezioni, ad esempio consentendo alla parte ricevente di condividerle con dipendenti o partner, anch'essi vincolati dall'NDA.

• Il periodo di tempo in cui le informazioni devono essere mantenute riservate: Alcuni accordi durano a tempo indeterminato, mentre altri possono avere una durata prestabilita (ad esempio, un anno, tre anni, ecc.). Tieni conto della natura delle informazioni quando determini la durata della riservatezza.

• Eventuali esclusioni dalla riservatezza: Il tuo NDA potrebbe escludere cose come dati già di dominio pubblico, informazioni che la parte ricevente conosceva già prima della firma o informazioni divulgate legalmente da una terza parte.

• Le conseguenze in caso di violazione dell'NDA: Indica le eventuali ripercussioni per il mancato rispetto dell'NDA, comprese potenziali cause legali o danni che possono essere richiesti. Questo può fungere da deterrente contro le violazioni.

• Quali leggi dello stato o del Paese disciplineranno l'accordo: Dovrai specificare le leggi dell'area geografica che verranno seguite (quelle della parte che effettua la divulgazione o della parte ricevente), soprattutto se la parte ricevente si trova in un altro Paese. Questo aspetto è importante in caso di controversie legali.

• Una clausola che indichi come modificare l'NDA: Per modificare un NDA in genere occorre il consenso scritto di entrambe le parti, il che garantisce che qualsiasi modifica all'accordo sia formalmente documentata e concordata.

Come utilizzare gli NDA nella raccolta fondi per le start-up

Gli NDA possono svolgere un ruolo importante nella raccolta di fondi per la tua start-up, ma sono più efficaci se usati in modo ponderato e nelle situazioni giuste. In generale, dovresti usare gli NDA nel momento in cui le conversazioni con determinate parti sono progredite e si sono fatte serie. Gli investitori, in particolare i venture capitalist (VC), possono essere riluttanti a firmare NDA nelle prime fasi perché incontrano innumerevoli start-up e firmare accordi di riservatezza a ogni riunione potrebbe portare a potenziali conflitti di interesse. All'inizio, i potenziali investitori si concentrano solitamente sulla valutazione della visione della tua azienda, dei suoi progressi e del personale, non sulle tue informazioni proprietarie.

Invece di chiedere immediatamente a un investitore di firmare un NDA, instaura un rapporto di fiducia condividendo le informazioni in modo ponderato. Nelle fasi iniziali, concentrati sulle informazioni non sensibili, come quelle su personale, opportunità di mercato e modello di business generale. Evita di divulgare dettagli proprietari fino a quando non avrai vagliato l'investitore e fatto passi avanti nel processo. Ricorda inoltre che, sebbene gli NDA siano strumenti importanti, la maggior parte degli investitori affidabili non vuole danneggiare la propria posizione nella comunità delle start-up utilizzando in modo improprio le informazioni.

Gli NDA di solito non vengono trattati nelle prime conversazioni con gli investitori e altre parti, ma ci sono momenti in cui diventa importante prenderli in considerazione. Questi includono:

• Durante la due diligence: Se le conversazioni si spostano sulla discussione di rendiconti finanziari, tecnologia proprietaria o dati dei clienti, l'NDA diventa più rilevante. Il motivo è che in questa fase entrambe le parti sono più impegnate a fare affari insieme.

• Con investitori strategici: Se hai a che fare con un investitore strategico, ad esempio una società del tuo settore, è più probabile che comprenda la necessità di riservatezza. Se una parte ha un interesse diretto nella stessa nicchia della tua attività, potrebbe trarre vantaggio dalle informazioni che stai condividendo.

• Con gli investitori non VC: gli angel investor o i family office, società private che gestiscono investimenti per famiglie facoltose, potrebbero essere più inclini a firmare NDA, soprattutto se sono meno affermati o se le discussioni si spostano rapidamente su argomenti sensibili. Questi investitori sono spesso meno concentrati sull'avere più investimenti e più interessati a investimenti specifici e mirati.

Prima di utilizzare un NDA, rivolgiti a un consulente legale che possa aiutarti a crearne uno che soddisfi le tue esigenze specifiche e non includa restrizioni inutili per gli investitori. Quando si tratta di raccolta fondi, dai la priorità ai seguenti aspetti dell'NDA:

• Chiarezza: Punta sulla semplicità. Non utilizzare termini ampi e vaghi o un linguaggio giuridico eccessivamente complesso che potrebbe indurre l'investitore a dubitare del suo coinvolgimento o rendere complicata l'applicazione. Un NDA contorto o eccessivamente rigido può creare attriti nelle relazioni professionali, il che può danneggiare la tua attività.

• Ambito di applicazione: Definisci le informazioni considerate riservate. Concentrati su informazioni specifiche che devono essere protette, come la proprietà intellettuale, la tecnologia proprietaria o dati finanziari importanti.

• Durata: Gli investitori generalmente preferiscono NDA con scadenze chiare, in genere da uno a due anni. Gli NDA a tempo indeterminato possono essere considerati troppo restrittivi e creare inutili obblighi a lungo termine.

È meglio utilizzare un accordo di non divulgazione reciproco o unilaterale per la propria start-up?

La scelta tra un NDA reciproco o unilaterale per la tua start-up dipende dalla tua situazione e dalla natura delle informazioni condivise. In genere, puoi usare un NDA unilaterale se sei la parte che condivide informazioni sensibili e vuoi mantenere l'accordo semplice e incentrato sulla protezione della tua start-up. Puoi usare un NDA reciproco quando entrambe le parti prevedono di condividere informazioni proprietarie o quando si desidera instaurare una relazione più collaborativa ed equilibrata con un partner o un'azienda. È improbabile che molti VC e investitori firmino entrambi i tipi di NDA, soprattutto all'inizio: in genere non si sentono a proprio agio nello stipulare accordi di riservatezza, a meno che le trattative non si facciano serie.

Ecco come capire quale tipo di NDA ha più senso per la tua start-up.

Accordi di non divulgazione unilaterali

L'accordo di non divulgazione unilaterale è il tipo più comune di NDA per le start-up. Viene utilizzato quando solo una parte (in genere la start-up) divulga informazioni riservate e vuole che l'altra parte (ad esempio un investitore, un potenziale partner, un appaltatore) le mantenga private. Questi NDA sono più semplici e proteggono solo ciò che è importante per la start-up. È possibile utilizzare un NDA unilaterale per:

• Incontri con gli investitori: Quando ti rivolgi a potenziali investitori e condividi dettagli sensibili sulla tua tecnologia, sui tuoi dati finanziari o sui tuoi piani

• Discussioni di partenariato: Se stai parlando con un potenziale partner e solo tu stai condividendo dati proprietari sulla tua start-up

• Assunzione di appaltatori: Quando decidi di avvalerti di un aiuto esterno, ad esempio di sviluppatori freelance o consulenti di marketing, e devi condividere i tuoi processi interni o la proprietà intellettuale

Accordi di non divulgazione reciproci

L'NDA reciproco è più complesso di quello unilaterale. Viene utilizzato quando si prevede che la start-up e un'altra parte condividano informazioni sensibili e di vuole garantire protezione a entrambe. Questi NDA supportano partnership più collaborative e a lungo termine, in cui entrambe le parti beneficiano della riservatezza. È possibile utilizzare NDA reciproci per:

• Partnership o joint venture: Se sei in trattativa con un potenziale partner ed entrambe le parti si scambiano informazioni proprietarie, come tecnologia, processi aziendali o dati dei clienti

• Fusioni e acquisizioni: Se sono in corso trattative di acquisizione ed entrambe le parti condividono informazioni finanziarie sensibili, elenchi di clienti o proprietà intellettuale

• Collaborazioni per lo sviluppo prodotti: Se stai collaborando con un'altra azienda per sviluppare congiuntamente un prodotto o un servizio ed entrambe le parti parlano di tecnologia, progetti o strategie riservati

Cosa succede in caso di violazione di un NDA?

In caso di violazione di un NDA, le conseguenze dipendono dai termini delineati nell'accordo e dalla gravità della violazione. Se i termini del tuo NDA non vengono seguiti, tieni registri dettagliati di ciò che è accaduto, comprese le informazioni che sono state condivise e gli eventuali danni risultanti. Rivolgiti a un avvocato per valutare la migliore linea d'azione. A seconda della natura della violazione e del suo impatto, potresti dare la priorità alla prevenzione di ulteriori danni alla tua attività (tramite un'ingiunzione) o alla richiesta di un risarcimento finanziario (attraverso il risarcimento danni).

Di seguito sono riportati alcuni potenziali esiti della violazione di un NDA.

Lettera di diffida

In molti casi, il primo passo da compiere quando viene violato un NDA è inviare una lettera di diffida. Si tratta di un avviso formale che richiede alla parte inadempiente di interrompere immediatamente qualsiasi ulteriore divulgazione o uso improprio delle informazioni riservate. Questo passaggio è spesso precursore di un'azione legale e ha lo scopo di dare alla parte inadempiente la possibilità di correggere le proprie azioni.

Ingiunzione

Se necessario, dopo una violazione dell'NDA puoi richiedere un'ingiunzione. Questa ordinanza del tribunale impedisce alla parte inadempiente di continuare a divulgare o utilizzare le informazioni riservate. Le ingiunzioni sono utili quando la violazione è in corso ed è necessaria un'azione immediata per prevenire ulteriori danni alla tua attività. Un ordine temporaneo può essere concesso rapidamente per fermare la violazione mentre il caso è in fase di contenzioso, mentre quello permanente viene ordinato se il tribunale si pronuncia a tuo favore e richiede alla parte inadempiente di interrompere l'utilizzo o la condivisione delle informazioni a tempo indeterminato.

Danni monetari

Se una violazione dell'NDA comporta perdite finanziarie o danni alla tua attività, puoi fare causa per danni monetari. I risarcimenti in forma specifica coprono i danni finanziari diretti, come la perdita di profitti o il danno alla reputazione della tua attività, mentre i danni punitivi sono multe aggiuntive per punire la parte inadempiente e scoraggiare comportamenti simili.

Esecuzione in forma specifica

In alcuni casi, potresti richiedere un'esecuzione in forma specifica, ovvero un rimedio legale in cui il tribunale ordina alla parte inadempiente di adempiere ai propri obblighi ai sensi dell'NDA. Mentre un'ingiunzione richiede alla parte inadempiente di non fare qualcosa (ad esempio, condividere informazioni riservate), l'esecuzione in forma specifica ordina di fare qualcosa. Questa misura non è comune in ambito di violazione di NDA.

Spese legali

Se l'NDA violato include una disposizione sulle spese legali, la parte inadempiente potrebbe essere tenuta a coprire i costi del contenzioso. Questi costi possono includere gi onorari degli avvocati, le spese processuali e qualsiasi altra spesa legale relativa alla violazione.

Danno alla reputazione dell'altra parte

Una violazione può danneggiare seriamente la reputazione della parte inadempiente, soprattutto in settori come la tecnologia, la finanza e l'assistenza sanitaria, dove la fiducia e la riservatezza sono particolarmente importanti.

Accuse penali

In casi estremi, ad esempio quando sono coinvolte informazioni altamente sensibili, una violazione potrebbe portare ad accuse penali ai sensi delle leggi sul segreto commerciale o sulla proprietà intellettuale. Ciò è raro e in genere si verifica solo quando la violazione comporta una frode o un furto intenzionale di importanti informazioni aziendali.

Come bilanciare trasparenza e riservatezza in una start-up

Trovare un equilibrio tra trasparenza e riservatezza in una start-up può essere difficile. Occorre creare fiducia e allineamento con altre parti, ma devi anche proteggere le informazioni sensibili. Ecco alcuni modi per trovare questo equilibrio.

Sapere cosa deve rimanere riservato

Non tutte le informazioni devono essere tenute segrete. Identifica gli elementi da proteggere, ad esempio la tecnologia proprietaria, le informazioni finanziarie e i dati dei clienti, così come gli elementi che possono essere condivisi più liberamente. In questo modo, non si creano barriere inutili per le altre parti. Ad esempio, mentre il codice sorgente del tuo prodotto dovrebbe essere assolutamente confidenziale, gli obiettivi generali dell'azienda o gli aggiornamenti del personale potranno probabilmente essere condivisi apertamente con i tuoi dipendenti.

Costruire una cultura basata sulla fiducia

Creare un ambiente trasparente può aumentare produttività e morale. Non è necessario condividere ogni minimo dettaglio con i dipendenti, ma tenerli informati su obiettivi, successi e sfide generali può creare fiducia. Organizzare riunioni regolari del personale, in cui condividi aggiornamenti senza introdurre dettagli sensibili, come le finanze, è un ottimo modo per raggiungere questo obiettivo.

Usare gli NDA quando necessario

Serviti degli NDA per proteggere le tue risorse quando lavori con partner esterni, appaltatori o investitori. Non è necessario usarli per ogni conversazione, ma quando le cose si fanno serie e si condividono informazioni private, l'NDA può aiutare. Ad esempio, se stai assumendo un appaltatore per costruire parte del tuo prodotto o se le conversazioni sono progredite in modo significativo con i potenziali investitori, proteggi queste trattative con un NDA.

Stabilisci dei limiti per il tuo staff

Assicurati che i tuoi dipendenti capiscano di cosa possono discutere liberamente e cosa è riservato. Tramite la creazione e il mantenimento di questi limiti è possibile prevenire fughe accidentali di informazioni. Prendi in considerazione l'idea di includere nel tuo manuale per i dipendenti una politica di riservatezza che specifichi cosa è giusto condividere e cosa può essere discusso solo internamente.

Utilizzare gli strumenti di comunicazione in modo ponderato

Utilizza gli strumenti di comunicazione, come Slack o Notion, per condividere progressi e aggiornamenti con il personale, proteggendo al contempo le informazioni riservate. Crea canali o livelli di autorizzazione separati in modo che accedano alle informazioni riservate solo coloro che hanno bisogno di farlo. Ad esempio, potresti creare canali limitati per le discussioni su finanza o strategia, mantenendo le altre conversazioni visibili a tutti.

Condividere le informazioni finanziarie in modo ponderato

La condivisione di alcuni dati finanziari può aiutare a motivare i tuoi dipendenti, ma non bisogna esagerare. Prendi in considerazione l'idea di fornire aggiornamenti generali, ad esempio sul raggiungimento di un obiettivo di fatturato importante per l'azienda, piuttosto che dettagliare i margini di profitto. Il personale avrà qualcosa da festeggiare e rimarrà motivato, senza che tu abbia dovuto condividere un rapporto finanziario completo.

Bilanciare trasparenza e riservatezza con gli investitori

Gli investitori si aspettano un certo livello di trasparenza, ma ciò non significa che sia necessario mostrare loro tutto. Inizia utilizzando un linguaggio più ampio nelle conversazioni iniziali e parla dei dati finanziari o sensibili solo nelle fasi successive, una volta che avrai instaurato un rapporto di fiducia. Man mano che le discussioni progrediscono e l'investitore diventa più coinvolto, puoi condividere informazioni più dettagliate, di solito dopo la sottoscrizione di un NDA.

Dare l'esempio

Dai l'esempio ai tuoi dipendenti tramite la tua leadership. Fornisci informazioni sufficienti per mantenere il personale coinvolto e allineato, ma senza condividere eccessivamente. Ad esempio, se c'è un ritardo nello sviluppo di un prodotto, spiega ai dipendenti che c'è una difficoltà senza rivelare tutti i problemi operativi. Sii onesto, ma non sopraffare i tuoi dipendenti con dettagli inutili.

Adottare un approccio basato sulla necessità

Non tutti i membri dello staff hanno bisogno di accedere a tutte le informazioni. Condividi solo ciò che è rilevante in base al ruolo di ogni persona. Ad esempio, i tecnici non devono conoscere i dettagli delle trattative con gli investitori e il team di vendita non deve conoscere i meccanismi interni dello sviluppo prodotti.