Pour toute nouvelle jeune entreprise, la protection de la propriété intellectuelle et des données sensibles est une priorité. Que vous soyez en discussion avec des investisseurs potentiels, que vous embauchiez des collaborateurs pour votre équipe ou que vous travailliez avec des fournisseurs tiers, les ententes de non-divulgation sont souvent la première ligne de défense pour protéger vos secrets professionnels.

En tant que nouveau propriétaire d'entreprise, une entente de non-divulgation est un outil stratégique pour protéger votre avantage concurrentiel. Toutefois, toutes les ententes de non-divulgation ne répondront pas forcément à vos besoins. Selon votre situation, vous devrez peut-être adapter l'entente à différentes parties et à différents scénarios. Dans cet article, nous aborderons en détail les ententes de non-divulgation pour les jeunes entreprises : quand et comment les utiliser, ce qu'il faut y inclure et comment éviter les pièges potentiels.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'une entente de non-divulgation et pourquoi votre jeune entreprise en a-t-elle besoin?
  
• Comment rédiger une entente de non-divulgation efficace pour votre jeune entreprise
  
• Comment utiliser les ententes de non-divulgation dans le cadre de la collecte de fonds d'une jeune entreprise
  
• Devriez-vous utiliser une entente de non-divulgation mutuelle ou unilatérale pour votre jeune entreprise?
  
• Que se passe-t-il en cas de violation d'une entente de non-divulgation?
  
• Comment concilier transparence et confidentialité dans une jeune entreprise
  

Qu'est-ce qu'une entente de non-divulgation et pourquoi votre jeune entreprise en a-t-elle besoin?

Une entente de non-divulgation, ou entente de confidentialité, est un contrat juridique qui préserve la confidentialité des données sensibles. Elle est généralement signée entre deux ou plusieurs parties (souvent des entreprises, des sous-traitants ou des investisseurs potentiels) avant que des discussions importantes ou des transactions impliquant des renseignements exclusifs n'aient lieu.

Les jeunes entreprises, en particulier, ont besoin d'ententes de non-divulgation pour de multiples raisons.

• Protéger la propriété intellectuelle : les jeunes entreprises s'appuient souvent sur de nouvelles idées, de nouveaux processus ou de nouvelles technologies. Une entente de non-divulgation permet d'empêcher d'autres personnes de partager, de voler ou d'utiliser ces innovations sans autorisation.

• Maintenir l'avantage concurrentiel : lorsque votre jeune entreprise n'en est qu'à ses débuts, il est probable que vous discutiez de sujets sensibles, tels que les stratégies commerciales, les programmes de financement, le développement de produits ou les données clients, avec plusieurs parties. La conclusion d'une entente de non-divulgation garantit que les personnes à qui vous parlez de votre entreprise ne peuvent pas divulguer ou utiliser ces renseignements à leur propre avantage.

• Créer une relation de confiance avec les partenaires et les investisseurs : que vous embauchiez des employés, que vous collaboriez avec d'autres entreprises ou que vous essayiez d'attirer des investisseurs, une entente de non-divulgation donne le ton en matière de respect professionnel et de confiance. Elle indique que vous prenez au sérieux la protection de votre entreprise et que vous attendez la même chose des autres.

Comment rédiger une entente de non-divulgation efficace pour votre jeune entreprise

La rédaction d'une entente de non-divulgation pour votre jeune entreprise nécessite un équilibre minutieux entre les considérations juridiques et commerciales. Une entente de non-divulgation efficace doit protéger vos intérêts sans imposer de restrictions inutiles à l'autre partie. Elle doit être claire, concise et adaptée aux besoins de votre jeune entreprise. Bien qu'il existe de nombreux modèles d'ententes de non-divulgation en ligne, envisagez de faire appel à un professionnel du droit pour examiner votre entente, vous assurer qu'elle couvre tous les points nécessaires et qu'elle est conforme aux lois locales.

En règle générale, les ententes de non-divulgation doivent inclure les renseignements suivants :

• Les noms des deux parties : l'entente de non-divulgation doit mentionner la partie émettrice (vous) et la partie destinataire (la personne, l'entreprise ou l'entité avec laquelle vous partagez des renseignements). Précisez les dénominations sociales pour éviter toute ambiguïté.

• Les renseignements qui sont qualifiés de confidentiels : l'entente de non-divulgation doit inclure les renseignements que vous souhaitez protéger, notamment la propriété intellectuelle, les plans d'affaires, les données des clients, les données financières, etc.

• La raison du partage des renseignements : qu'il s'agisse d'un partenariat potentiel, de discussions d'investissement, de développement de produits ou de l'embauche d'un sous-traitant, vous devrez préciser pourquoi les renseignements sont transmis à une autre partie. Cela permet également de préciser que les renseignements partagés sont limités à un usage et à une période spécifiques.

• Les moyens par lesquels les renseignements doivent être protégés : précisez les responsabilités de la partie destinataire dans la protection des renseignements (p. ex. ne pas partager les renseignements avec d'autres, ne pas utiliser les renseignements à des fins personnelles, ne pas les détourner à mauvais escient). Vous pouvez également définir des exceptions, par exemple autoriser la partie destinataire à partager les renseignements avec des employés ou des partenaires qui sont également liés par l'entente de non-divulgation.

• La durée pendant laquelle les renseignements doivent rester confidentiels : certaines ententes sont d'une durée indéterminée, tandis que d'autres peuvent avoir une durée déterminée (p. ex., un an, trois ans, etc.). Tenez compte de la nature des renseignements pour déterminer la durée de la confidentialité.

• Les exclusions : votre entente de non-divulgation peut exclure des éléments tels que des données déjà dans le domaine public, des renseignements que la partie destinataire connaissait déjà avant de signer l'entente ou des renseignements divulgués légalement par un tiers.

• Les conséquences en cas de violation de l'entente de non-divulgation : décrivez toutes les répercussions du non-respect de l'entente de non-divulgation, y compris les poursuites en justice potentielles ou les dommages-intérêts qui peuvent être réclamés. Cela peut avoir un effet dissuasif sur les violations.

• Les lois de l'État ou du pays qui régiront l'entente : vous devrez préciser les lois de la région qui s'appliqueront (celles de la partie émettrice ou de la partie destinataire), en particulier si la partie destinataire est située dans un autre pays. Ceci est important en cas de litiges.

• Une clause précisant les modalités de modification de l'entente de non-divulgation : le processus de modification d'une entente de non-divulgation nécessite généralement le consentement écrit des deux parties et garantit que toute modification apportée à l'entente est officiellement documentée et approuvée.

Comment utiliser les ententes de non-divulgation dans le cadre de la collecte de fonds d'une jeune entreprise

Les ententes de non-divulgation peuvent jouer un rôle important dans la collecte de fonds pour votre jeune entreprise, mais elles sont plus efficaces lorsqu'elles sont utilisées de manière réfléchie et dans les bonnes situations. En règle générale, vous devez utiliser les ententes de non-divulgation une fois que les conversations avec certaines parties ont progressé et se sont avérées sérieuses. Les investisseurs, en particulier les sociétés de capital-risque, peuvent être réticents à signer des ententes de non-divulgation dès le début, car ils rencontrent d'innombrables jeunes entreprises, et la signature d'ententes de confidentialité à chaque réunion pourrait entraîner des conflits d'intérêts potentiels. Au début, les investisseurs potentiels se concentrent généralement sur l'évaluation de la vision de votre entreprise, de ses progrès et de votre personnel, et non sur vos renseignements exclusifs.

Au lieu de demander immédiatement à un investisseur de signer une entente de non-divulgation, établissez une relation de confiance en lui partageant des renseignements de manière réfléchie. Au début, concentrez-vous sur des renseignements non sensibles, tels que votre personnel, les possibilités de vente et le modèle économique. Ne divulguez pas de détails exclusifs avant d'avoir validé l'investisseur et avancé dans le processus. N'oubliez pas non plus que si les ententes de non-divulgation sont des outils importants, la plupart des investisseurs réputés ne veulent pas nuire à leur réputation au sein de la communauté des jeunes entreprises en faisant un mauvais usage des renseignements.

Les ententes de non-divulgation ne font généralement pas partie des premières conversations avec les investisseurs et les autres parties, mais il devient parfois indispensable d'aborder le sujet. Notamment :

• Lors de la vérification préalable : si les conversations portent sur les états financiers, la technologie propriétaire ou les données des clients, une entente de non-divulgation devient plus pertinente. En effet, à ce stade, les deux parties sont plus engagées à faire affaire ensemble.

• Avec des investisseurs stratégiques : si vous faites affaire avec un investisseur stratégique, par exemple une entreprise de votre secteur, il est plus probable qu'il comprenne le besoin de confidentialité. Une partie ayant un intérêt direct dans le même créneau que votre entreprise signifie qu'elle pourrait profiter des renseignements que vous partagez.

• Avec les investisseurs autres que ceux en capital-risque : les investisseurs providentiels ou les gestionnaires de grandes fortunes (des sociétés privées qui gèrent les investissements de familles fortunées) pourraient être plus enclins à signer des ententes de non-divulgation, surtout s'ils sont moins établis ou si les discussions traitent rapidement de sujets sensibles. Ces investisseurs ne cherchent généralement pas à multiplier les investissements, mais sont plus intéressés par des investissements ciblés et spécifiques.

Avant d'utiliser une entente de non-divulgation, consultez un conseiller juridique qui pourra vous aider à en rédiger une qui répond à vos besoins spécifiques et ne comporte pas de restrictions inutiles pour les investisseurs. Lorsqu'il s'agit de collecte de fonds, donnez la priorité aux aspects suivants :

• Clarté : optez pour la simplicité. N'utilisez pas de termes généraux, vagues ou un langage juridique trop complexe qui pourrait amener l'investisseur à remettre en question sa participation ou rendre l'application de l'entente délicate. Une entente de non-divulgation alambiquée ou trop stricte peut créer des frictions dans les relations professionnelles, ce qui peut nuire à votre entreprise.

• Champ d'application : définissez les renseignements considérés comme étant confidentiels. Concentrez-vous sur les éléments spécifiques qui doivent être protégés, tels que la propriété intellectuelle, la technologie propriétaire ou les données financières importantes.

• Durée : les investisseurs préfèrent généralement les ententes de non-divulgation assorties d'un calendrier clair, qui s'étend généralement sur un à deux ans. Les ententes de non-divulgation à durée indéterminée peuvent être considérées comme trop restrictives et créer des obligations inutiles à long terme.

Devriez-vous utiliser une entente de non-divulgation mutuelle ou unilatérale pour votre jeune entreprise?

Le choix entre une entente de non-divulgation mutuelle ou unilatérale pour votre jeune entreprise dépend de votre situation et de la nature des renseignements partagés. En règle générale, vous pouvez utiliser une entente de non-divulgation unilatérale si vous êtes la partie qui partage des renseignements sensibles et que vous souhaitez que l'entente reste simple et axée sur la protection de votre jeune entreprise. Vous pouvez utiliser une entente de non-divulgation mutuelle lorsque les deux parties prévoient de partager des renseignements exclusifs ou lorsque vous souhaitez établir une relation plus collaborative et équilibrée avec un partenaire ou une entreprise. De nombreux investisseurs et sociétés de capital-risque sont peu enclins à signer l'un ou l'autre type d'entente, surtout au début. En général, ils préfèrent conclure des accords de confidentialité une fois que les discussions ont atteint un stade sérieux.

Voici comment déterminer quel type d'entente de non-divulgation convient le mieux à votre jeune entreprise.

Ententes de non-divulgation unilatérales

Une entente de non-divulgation unilatérale est le type de contrat de non-divulgation le plus courant pour les jeunes entreprises. Il est utilisé lorsqu'une seule partie (généralement la jeune entreprise) divulgue des renseignements confidentiels et souhaite que l'autre partie (par exemple, un investisseur, un partenaire potentiel, un sous-traitant) les garde privés. Ces ententes de non-divulgation sont plus simples et ne protègent que ce qui est important pour la jeune entreprise. Vous pouvez utiliser une entente de non-divulgation unilatérale dans les cas suivants :

• Réunions d'investisseurs : lorsque vous vous adressez à des investisseurs potentiels et que vous partagez des données sensibles sur votre technologie, vos finances ou vos projets.

• Discussions sur les partenariats : si vous parlez à un partenaire potentiel et que vous êtes le seul à partager des données exclusives sur votre jeune entreprise.

• Embauche de sous-traitants : lorsque vous faites appel à une aide externe, par exemple des développeurs indépendants ou des consultants en marketing, et que vous devez partager vos processus internes ou votre propriété intellectuelle.

Ententes de non-divulgation mutuelles

Une entente de non-divulgation mutuelle est plus complexe qu'une entente de non-divulgation unilatérale. Elle est utilisée lorsque la jeune entreprise et une autre partie sont censées partager des renseignements sensibles et veulent s'assurer qu'elles sont toutes deux protégées. Ces ententes de non-divulgation favorisent des partenariats plus collaboratifs et à long terme dans lesquels les deux parties jouissent de la confidentialité. Vous pouvez utiliser des ententes de non-divulgation mutuelles dans les cas suivants :

• Partenariats ou coentreprises : si vous êtes en discussion avec un partenaire potentiel et que les deux parties échangent des renseignements exclusifs, tels que des technologies, des processus commerciaux ou des données de clients.

• Fusions et acquisitions : si des pourparlers d'acquisition sont en cours et que les deux parties partagent des renseignements financiers sensibles, des listes de clients ou de la propriété intellectuelle.

• Collaborations sur le développement de produits : si vous travaillez avec une autre entreprise pour codévelopper un produit ou un service, et que les deux parties discutent de technologies, de conceptions ou de stratégies confidentielles.

Que se passe-t-il en cas de violation d'une entente de non-divulgation?

En cas de violation d'une entente de non-divulgation, les conséquences dépendent des conditions énoncées dans l'entente et de la gravité de la violation. Si les conditions de votre entente de non-divulgation ne sont pas respectées, conservez des registres détaillés de ce qui s'est passé, y compris les renseignements qui ont été partagés et les dommages qui en ont résulté. Consultez un avocat pour évaluer la meilleure marche à suivre. En fonction de la nature de la violation et de son impact, vous pouvez donner la priorité à des mesures visant à empêcher que votre entreprise ne subisse d'autres préjudices (par le biais d'une injonction) ou à une demande de compensation financière (par le biais de dommages-intérêts).

Vous trouverez ci-dessous quelques conséquences possibles d'une violation d'une entente de non-divulgation.

Une lettre de cessation et d'abstention

Dans de nombreux cas, la première chose à faire en cas de violation d'une entente de non-divulgation est d'envoyer une lettre de cessation et d'abstention. Il s'agit d'un avertissement officiel demandant à la partie qui viole l'entente de cesser immédiatement toute nouvelle divulgation ou utilisation abusive des renseignements confidentiels. Il s'agit souvent d'une étape préalable à l'action en justice, visant à donner à la partie qui viole l'entente une chance de corriger ses actes.

Une injonction

Si nécessaire, vous pouvez demander une injonction après une violation de l'entente de non-divulgation. Cette ordonnance du tribunal empêche la partie qui viole l'entente de continuer à divulguer ou à utiliser les renseignements confidentiels. Les injonctions sont utiles lorsque la violation est en cours et que des mesures immédiates sont nécessaires pour éviter que votre entreprise ne subisse d'autres dommages. Une injonction temporaire peut être accordée rapidement pour mettre fin à la violation pendant la procédure judiciaire, tandis qu'une injonction permanente est ordonnée si le tribunal se prononce en votre faveur et exige que la partie qui viole l'entente cesse d'utiliser ou de partager les renseignements pour une durée indéterminée.

Dommages-intérêts pécuniaires

Si une violation de l'entente de non-divulgation entraîne des pertes financières ou un préjudice pour votre entreprise, vous pouvez intenter une action en dommages-intérêts. Les dommages-intérêts compensatoires couvrent les préjudices financiers directs, tels que la perte de profits ou l'atteinte à la réputation de votre entreprise, tandis que les dommages-intérêts punitifs sont des amendes supplémentaires visant à punir la partie qui viole l'entente et à dissuader un comportement similaire.

Exécution en nature

Dans certains cas, vous pouvez demander une exécution en nature, c'est-à-dire un recours en justice par lequel le tribunal ordonne à la partie qui viole l'entente de remplir ses obligations en vertu de l'entente de non-divulgation. Alors qu'une injonction impose à la partie qui viole l'entente de ne pas faire quelque chose (p. ex. partager des renseignements confidentiels), une exécution en nature lui ordonne de faire quelque chose. Cette action n'est pas courante dans les cas de violation d'une entente de non-divulgation.

Dépens

Si l'entente de non-divulgation violée comprend une disposition relative aux dépens, la partie qui viole l'entente peut être tenue de prendre en charge les frais de contentieux. Ces frais peuvent inclure les honoraires d'avocat, les frais de justice et toute autre dépense juridique découlant de la violation.

Atteinte à la réputation de l'autre partie

Une violation peut gravement nuire à la réputation de la partie qui viole l'entente, en particulier dans des secteurs tels que la technologie, la finance et les soins de santé, où la confiance et la confidentialité sont particulièrement importantes.

Accusations au pénal

Dans les cas extrêmes, par exemple lorsqu'il s'agit de renseignements très sensibles, une violation pourrait entraîner des accusations au pénal en vertu des lois sur le secret commercial ou la propriété intellectuelle. Cette situation est rare et ne s'applique généralement qu'en cas de fraude ou de vol intentionnel de renseignements importants de l'entreprise.

Comment concilier transparence et confidentialité dans une jeune entreprise

Il peut être difficile de trouver un équilibre entre transparence et confidentialité dans une jeune entreprise. Vous souhaitez instaurer la confiance et l'alignement avec les autres parties, mais vous devez également protéger les renseignements sensibles. Voici quelques façons de trouver cet équilibre.

Savoir ce qui doit rester confidentiel

Tous les renseignements n'ont pas besoin d'être gardés secrets. Déterminez ce qui doit être protégé, comme la technologie propriétaire, les renseignements financiers et les données des clients, et ce qui peut être partagé plus librement. Ainsi, vous ne créez pas d'obstacles inutiles pour les autres parties. Par exemple, si le code source de votre produit doit absolument rester confidentiel, les objectifs généraux de l'entreprise ou les mises à jour relatives au personnel peuvent probablement être partagés ouvertement avec vos employés.

Instaurer une culture de confiance

La création d'un environnement transparent peut stimuler le moral et la productivité. Vous n'avez pas besoin de partager les moindres détails avec vos employés, mais les tenir informés des principaux objectifs, des réussites et des défis à relever peut renforcer la confiance. Les réunions régulières du personnel, au cours desquelles vous partagez des mises à jour sans aborder les détails sensibles, tels que les finances, sont un excellent moyen d'y parvenir.

Utiliser les ententes de non-divulgation lorsque cela s'avère pertinent

Utilisez les ententes de non-divulgation pour protéger vos actifs lorsque vous travaillez avec des partenaires externes, des sous-traitants ou des investisseurs. Vous n'avez pas besoin d'y recourir pour chaque conversation, mais lorsque les choses deviennent sérieuses et que vous partagez des renseignements confidentiels, elles peuvent vous aider. Par exemple, si vous engagez un sous-traitant pour développer une partie de votre produit ou si les conversations avec des investisseurs potentiels ont considérablement progressé, protégez ces discussions à l'aide d'une entente de non-divulgation.

Fixer des limites au personnel

Assurez-vous que vos employés comprennent ce dont ils peuvent discuter librement et ce qui doit rester confidentiel. La création et le respect de ces limites permettent d'éviter les fuites accidentelles de renseignements. Envisagez d'inclure dans votre guide de l'employé une politique de confidentialité qui précise ce qui peut être partagé et ce qui ne peut être discuté qu'en interne.

Utiliser les outils de communication de manière réfléchie

Utilisez des outils de communication, tels que Slack ou Notion, pour partager les progrès réalisés et les mises à jour avec le personnel tout en protégeant les renseignements confidentiels. Créez des canaux ou des niveaux d'autorisation distincts afin que seules les personnes qui ont besoin d'accéder à des renseignements sensibles puissent le faire. Par exemple, vous pouvez créer des canaux réservés aux discussions sur les finances ou la stratégie, tout en maintenant les autres conversations visibles pour tout le monde.

Partager les renseignements financiers de manière réfléchie

Le partage de certaines données financières peut contribuer à motiver vos employés, mais évitez d'en dire trop. Fournissez des renseignements de haut niveau, comme le fait que l'entreprise atteint un objectif de chiffre d'affaires important, plutôt que de détailler les marges bénéficiaires. Cela donne au personnel une raison de se réjouir et le maintient motivé, sans avoir à partager un rapport financier complet.

Concilier transparence et confidentialité avec les investisseurs

Les investisseurs attendent un certain niveau de transparence, mais cela ne signifie pas que vous devez tout leur révéler. Commencez par parler de renseignements généraux lors des premières conversations et attendez que la confiance se soit établie avant d'aborder les aspects financiers ou les données sensibles. Au fur et à mesure que les discussions progressent et que l'investisseur s'engage davantage, vous pouvez partager des renseignements plus détaillés, généralement après avoir conclu une entente de non-divulgation.

Montrer l'exemple

Donnez le ton à vos employés grâce à votre qualité de meneur. Donnez assez d'informations pour maintenir l'engagement et l'alignement du personnel, sans pour autant tout expliquer. Par exemple, s'il y a un retard dans le développement d'un produit, expliquez le défi aux employés sans révéler tous les problèmes opérationnels. Soyez honnête, mais ne submergez pas vos employés de détails inutiles.

Adopter une approche axée sur le besoin de savoir

Les membres de votre personnel n'ont pas besoin de connaître tous les renseignements. Communiquez uniquement ce qui est pertinent pour le rôle de chacun. Par exemple, vos ingénieurs n'ont pas besoin de connaître les détails des négociations avec les investisseurs, tout comme votre équipe des ventes n'a pas besoin de connaître les rouages du développement des produits.