Termerna "samlingsfaktura" och ”kumulerad faktura" används ofta omväxlande. Det är emellertid inte korrekt. De är två olika fakturaformat som fyller olika funktioner. I den här artikeln förklarar vi vad samlingsfakturor och kumulerade fakturor är, hur de skiljer sig åt och vilka fördelar de erbjuder tyska företag.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vad är en samlingsfaktura?
- Vad är en kumulerad faktura?
- Hur skiljer sig samlingsfakturor från kumulerade fakturor?
- Vilka är fördelarna med samlingsfakturor respektive kumulerade fakturor?
Vad är en samlingsfaktura?
En samlingsfaktura är ett dokument som kombinerar flera enskilda tjänster, leveranser eller beställningar inom en viss period i en enskild faktura. Det är med andra ord en "vanlig" faktura med den enda skillnaden att flera kundordrar inom en viss tidsperiod faktureras.
Samlingsfakturor är särskilt lämpliga för företag som regelbundet får beställningar från samma kunder. I stället för att till exempel individuellt fakturera tio produktbeställningar per månad, samlas de upp under en månad och faktureras periodvis.
Exempel på samlingsfakturor
Leverantörer av IT-tjänster
En IT-tjänstleverantör underhåller regelbundet datorer och servrar för ett medelstort företag. Arbetet omfattar mindre reparationer, programuppdateringar och säkerhetskontroller. Istället för att fakturera varje tjänst separat utfärdas en enskild faktura i slutet av månaden för alla tjänster som utförts under månaden.
Grossistflorist
En agentur anordnar olika evenemang och beställer regelbundet blomsterarrangemang från en blomstergrossist. Eftersom beställningarna varierar beroende på typ av evenemang samlar grossisten in följesedlarna och utfärdar en samlingsfaktura till eventbyrån i slutet av varje månad för alla levererade produkter under perioden.
Copywriter
En frilansande copywriter skriver regelbundet artiklar för en facktidskrift. Eftersom antalet artiklar varierar mycket från månad till månad har båda parter kommit överens om att en samlingsfaktura ska skickas. En gång i kvartalet skickar copywritern in en samlingsfaktura som listar alla artikeljobb från de senaste tre månaderna.
Att skapa en samlingsfaktura
Fakturerande parter är inte skyldiga att använda samlingsfakturor. Beslutet att använda samlingsfakturering är frivilligt, men det rekommenderas, särskilt om du har en stor mängd fakturor. Om du vill ställa ut samlingsfakturor ska du alltid inhämta dina kunders samtycke.
De obligatoriska uppgifter för fakturor som anges i § 14 i den tyska mervärdesskattelagen (UStG) gäller även för samlingsfakturor. De ska inkludera:
Fullständigt namn och adress till mottagaren av produkten eller tjänsten
Fullständigt namn och adress till företaget som tillhandahåller produkten eller tjänsten
Fakturadatum
Datum för leverans av produkten eller tjänsten
Skatteregistreringsnummer som skattekontoret har utfärdat till det tillhandahållande bolaget eller registreringsnummer för mervärdesskatt (momsregistreringsnummer) som utfärdats av det tyska federala centrala skattekontoret (BZSt)
Antal och typ av levererade produkter eller omfattning och typ av tjänst som tillhandahålls
Tillämplig skattesats och motsvarande skattebelopp eller, vid skattebefrielse, en hänvisning till skattebefrielsen
Det finns dock vissa saker värda att tänka på när du skapar en samlingsfaktura. Den första förutsättningen för denna typ av periodisk fakturering är att faktureringsperioden tydligt har avtalats med kunden. Perioden ska anvisas på fakturan tillsammans med de enskilda servicedatumen. De senare kan läggas till i den kronologiska listan över artiklar. Enskilda leveranser ska dokumenteras med följesedlar. Det är också viktigt att fakturan visar de enskilda beloppen samt summan av alla enskilda belopp.
För mer information, se vår artikel om fakturering.
Vad är en kumulerad faktura?
En kumulerad faktura är en form av fakturering där deltjänster eller delleveranser av ett projekt faktureras steg för steg. Det totala beloppet som redan fakturerats summeras kontinuerligt. Varje kumulerad faktura bygger på den föregående fakturan och innehåller de nya artiklarna samt summan av alla tjänster eller leveranser som utförts hittills.
Ackumulerade fakturor är särskilt användbara för långsiktiga projekt där deltjänster faktureras under genomförandet. De används till exempel i byggprojekt, maskintillverkning eller för komplexa servicekontrakt.
Exempel på kumulerade fakturor
Byggföretag
Ett byggföretag anlitas för att bygga ett flerbostadshus. Konstruktionen sker i flera faser, som att lägga grunden, följt av att uppföra strukturen och avsluta med de invändiga utrymmena. Vid slutförandet av varje fas utfärdar företaget en faktura som beskriver de deltjänster som utförts hittills. Nästa faktura bygger på den föregående och inkluderar de nyligen tillagda tjänsterna samt det totala beloppet fram tills dess.
Ingenjörsföretag
En maskintillverkare tillverkar en specialmaskin för en kund. Eftersom produktionen tar flera månader faktureras de enskilda stegen successivt – till exempel designen, produktionen av de enskilda delarna och monteringen. Varje ny faktura inkluderar kostnaden för de nya stegen och lägger till dem till de tidigare fakturerade tjänsterna. På så sätt kan kunden alltid se den kumulerade summan av de tjänster som dittills tillhandahållits.
Frilansare inom mjukvaruutveckling
En frilansare utvecklar skräddarsydd programvara för ett nystartat företag. Projektet faktureras i etapper (t.ex. efter att enskilda moduler har genomförts). Varje kumulerad faktura inkluderar kostnaden för den aktuella fasen och visar summan av alla tidigare faser.
Skapa en kumulerad faktura
Det är frivilligt att skapa en kumulerad faktura, liksom att skapa en samlingsfaktura. Även i detta fall är det särskilt viktigt att få kundens samtycke. De obligatoriska uppgifter som anges ovan enligt § 14 UStG är också obligatoriska på en kumulerad faktura.
Det speciella med den kumulerade fakturan är att den ger en detaljerad uppdelning av de enskilda deltjänsterna och betalningarna som redan gjorts. Den omfattar både de belopp som fakturerats i tidigare kumulerade fakturor och kostnaderna för nyligen utförda tjänster, kompletterade med nettobeloppet, momsen och det totala fakturabeloppet. Av tydlighetsskäl bör posterna listas i kronologisk ordning och referenser, t.ex. referensnummer till tidigare fakturor, bör anges. Belopp som redan har fakturerats måste tydligt identifieras och dras av från totalbeloppet för att undvika dubbelfakturering.
Som en del av ett IT-projekt har ett företag till exempel tio nya servrar installerade till ett nettopris om 10 000 USD vardera. Projektet är indelat i fem faser och en faktura utfärdas efter varje fas.
I den första fasen installeras två servrar. Fakturan listar dessa två servrar som en enskild radpost om 23 800 USD, inklusive moms. I den andra fasen installeras ytterligare två servrar. Istället för att bara fakturera dessa två servrar, listar fakturan nu alla fyra servrar som levererats dittills. Beloppet på den första fakturan listas under summan och dras av.
Samma procedur följs vid faktureringen av den tredje och fjärde fasen av projektet. Slutfakturan efter den femte fasen avslutande innehåller alla tio servrarna. Beloppen för de fyra tidigare delfakturorna listas och dras av med respektive fakturanummer under totalsumman.
Hur skiljer sig samlingsfakturor från kumulerade fakturor?
Samlingsfakturor och kumulerade fakturor skiljer sig åt i sin funktion, användning och struktur. Nedan följer en översikt över de viktigaste punkterna.
Att skapa samlingsfakturor och kumulerade fakturor är mer komplicerat än att skapa en enkel standardfaktura. Använd Stripe Invoicing om du vill förenkla och automatisera din fakturering. Med Stripe Invoicing kan du skapa och skicka samlings- och kumulerade fakturor samt enskilda fakturor snabbt, enkelt och i enlighet med gällande bestämmelser.
Vilka är fördelarna med samlingsfakturor och kumulerade fakturor?
Samlingsfakturor och kumulerade fakturor kan vara till nytta för både utställare och mottagare. Här är en översikt över de viktigaste punkterna:
Fördelar med samlingsfakturor
Minskad administration: En faktura skapas istället för flera enskilda fakturor. Det minskar antalet bokföringstransaktioner och sparar tid för båda parter. Färre dokument behöver skapas, granskas och hanteras.
Kostnadsbesparingar: Fakturautställaren kan minska kostnaderna genom att spara tid och eliminera portokostnader (om fakturorna skickas med post).
Transparens: Trots att flera leveranser eller tjänster kombineras på en faktura står samlingsfakturan för transparens. Alla objekt listas i detalj, helst i kronologisk ordning. Kunderna drar nytta av en tydlig och lättbegriplig faktura. Faktureringsföretag kan få bättre koll på sin ekonomi eftersom de har färre kontotransaktioner att spåra.
Enkel betalning: Istället för att behöva överföra många enskilda belopp kan fakturamottagare överföra större belopp en gång. Detta sparar tid och minskar sannolikheten för felberäkningar. Dessutom kan det minskade krångel, öka kundnöjdheten och påverka affärsrelationer positivt.
Fördelar med kumulerade fakturor
Tydlighet: Ackumulerade fakturor ger en transparent dokumentation av projektets framsteg genom att tydligt lista alla leveranser och belopp som betalats hittills. Hänvisningar till tidigare fakturor underlättar också uppföljning och minimerar missförstånd. Båda parter har en fullständig översikt över betalningshistorik, projektets nuvarande status och dess totala kostnader. Budgetöverskridanden kan också upptäckas snabbt.
Färre fel: Ackumulerade fakturor tar hänsyn till alla tidigare betalningar och drar av dem från totalsumman. Detta minskar risken för att tjänster faktureras två gånger eller inte faktureras alls. Det minskar även risken för fel vid kumulerad fakturering, både för parten som fakturerar och för mottagaren.
Fördelad ekonomisk börda: För långsiktiga projekt eller åtaganden med flera milstolpar möjliggör kumulerad fakturering inkrementell fakturering. Detta ger kunderna mer flexibilitet att betala. Den ekonomiska bördan sprids ut eftersom hela beloppet inte förfaller till betalning på en gång.
Rättssäkerhet och avtalssäkerhet: För projekt med avtalsenliga delbetalningar kan kumulerade fakturor hjälpa till att dokumentera avtal på ett exakt och juridiskt kompatibelt sätt. De kan användas som bevis i händelse av en tvist. Frågor eller oklarheter om tidigare tjänster kan lösas direkt från en kumulerad faktura, eftersom de ger en komplett historik.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.