Os termos "fatura coletiva" e "fatura cumulativa" são frequentemente usados de forma intercambiável. No entanto, isso não é correto. São dois formatos de fatura diferentes que têm funções diferentes. Neste artigo, explicamos o que são faturas coletivas e cumulativas, como elas diferem e que vantagens elas oferecem às empresas alemãs.

O que há neste artigo?

• O que é uma fatura coletiva?
  
• O que é uma fatura cumulativa?
  
• Qual é a diferença entre as faturas coletivas e as faturas cumulativas?
  
• Quais são as vantagens das faturas coletivas e faturas cumulativas?
  

O que é uma fatura coletiva?

Uma fatura coletiva é um documento que combina vários serviços, entregas ou pedidos individuais dentro de um determinado período em uma única fatura. Em outras palavras, é uma fatura "normal", com a única diferença de que vários pedidos de clientes dentro de um determinado período de tempo são faturados.

As faturas coletivas são particularmente adequadas para empresas que recebem regularmente pedidos dos mesmos clientes. Por exemplo, em vez de faturar individualmente 10 pedidos de produtos por mês, eles são agregados ao longo de um mês e faturados periodicamente.

Exemplos de faturas coletivas

Provedores de serviços de tecnologia da informação (TI)

Um provedor de serviços de TI mantém regularmente os computadores e servidores de uma empresa de médio porte. O trabalho inclui pequenos reparos, atualizações de software e verificações de segurança. Em vez de faturar cada serviço separadamente, uma única fatura é emitida no final do mês para todos os serviços executados durante o mês.

Florista atacadista

Uma agência organiza vários eventos e encomenda regularmente arranjos de flores de um atacadista de flores. Como os pedidos variam de acordo com o evento, o atacadista recolhe as notas de entrega e emite uma fatura coletiva para a agência de eventos no final de cada mês para todos os produtos entregues.

Redator

Um redator independente escreve regularmente artigos para uma publicação comercial. Como o número de artigos varia muito de mês para mês, ambas as partes concordaram com uma fatura coletiva. Uma vez por trimestre, o redator envia uma fatura coletiva que inclui todos os artigos dos três meses anteriores.

Como criar uma fatura coletiva

As partes envolvidas no faturamento não precisam usar faturas coletivas. A decisão de usar o faturamento coletivo é voluntária, sendo recomendada principalmente se você tiver um alto volume de faturas. Se deseja emitir faturas coletivas, você deve sempre obter o consentimento de seus clientes.

As informações obrigatórias para as faturas listadas na Seção 14 da Lei Alemã do Imposto sobre Valor Agregado (UStG) também se aplicam à fatura coletiva. Isso inclui:

• Nome completo e endereço do destinatário do produto ou serviço

• Nome completo e endereço da empresa fornecedora do produto ou serviço

• Data da fatura

• Data de entrega do produto ou serviço.

• Número avulso consecutivo da fatura

• Número fiscal emitido à empresa fornecedora pelo órgão tributário ou o Número de identificação do IVA (ID do IVA) emitido pelo Órgão Tributário Central Federal (BZSt)

• Quantidade e tipo de produtos entregues ou o escopo e tipo de serviço prestado.

• Valor líquido e bruto

• A alíquota aplicável e o valor do imposto correspondente ou, no caso de uma isenção fiscal, uma referência a essa isenção

No entanto, há algumas características especiais a serem consideradas ao criar uma fatura coletiva. O primeiro requisito para esse tipo de faturamento periódico é que o período de faturamento tenha sido claramente acordado com o cliente. Isso será anotado na fatura junto com as datas dos serviços individuais. Este último pode ser adicionado à lista cronológica de itens. As entregas individuais devem ser documentadas com notas de entrega. Também é importante que a fatura mostre os valores individuais, bem como o total resultante de todas as cobranças.

Para obter mais informações, consulte o nosso artigo sobre faturamento.

O que é uma fatura cumulativa?

Uma fatura cumulativa é uma forma de faturamento na qual serviços parciais ou entregas parciais de um projeto são faturados passo a passo. O valor total já faturado é continuamente somado. Cada fatura cumulativa se baseia na fatura anterior e inclui os novos itens, bem como o total de todos os serviços ou entregas realizados até agora.

As faturas cumulativas são particularmente úteis para projetos de longo prazo em que serviços parciais são faturados durante a implementação. Por exemplo, eles são usados em projetos de construção, fabricação de máquinas ou contratos de serviços complexos.

Exemplos de faturas cumulativas

Construtoras

Uma construtora é contratada para construir um prédio de apartamentos. A construção ocorre em várias fases, como o assentamento da fundação, a construção da estrutura e o acabamento do interior. Ao final de cada fase, a empresa emite uma nota fiscal detalhando os serviços parciais executados até o momento. A próxima fatura se baseia na anterior e inclui os serviços recém-adicionados, bem como o valor total até esse ponto.

Empresa de engenharia

Um fabricante de máquinas produz uma máquina especial para um cliente. Como a produção leva vários meses, as etapas individuais – por exemplo, o projeto, a produção das peças individuais e a montagem – são faturadas sucessivamente. Cada nova fatura inclui o custo das novas etapas e as adiciona aos serviços faturados anteriormente. Desta forma, o cliente pode sempre ver o total acumulado dos serviços prestados até então.

Desenvolvimento de software freelancer

Um freelancer desenvolve software personalizado para uma empresa startup. O projeto é faturado em etapas, (p. ex., após a conclusão de módulos individuais). Cada fatura cumulativa inclui o custo do estágio atual e mostra o total de todas as etapas anteriores.

Como criar uma fatura cumulativa

A criação de uma fatura cumulativa é opcional, assim como a criação de uma fatura coletiva. Também neste caso, é particularmente importante obter o consentimento do cliente. As informações obrigatórias listadas acima de acordo com a Seção 14 da UStG também são obrigatórias em uma fatura cumulativa.

A característica especial da fatura cumulativa é que ela fornece uma discriminação detalhada dos serviços parciais individuais e pagamentos já feitos. Ela inclui os valores faturados em faturas acumuladas anteriores e os custos de serviços recém-prestados, complementados pelo valor líquido, IVA e valor total da fatura. Por uma questão de clareza, os itens devem ser listados em ordem cronológica e as referências, como números de referência a faturas anteriores, devem ser fornecidas. Os valores já faturados precisam ser claramente identificados e deduzidos do valor total para evitar o faturamento duplo.

Por exemplo, como parte de um projeto de TI, uma empresa tem 10 novos servidores instalados a um preço líquido de R$ 10.000 cada. O projeto é dividido em cinco fases, e uma fatura é emitida após cada fase.

Na primeira fase, dois servidores são instalados. A fatura mostra esses dois servidores como um único item de linha por R$ 23.800, incluindo impostos. Na segunda fase, dois servidores adicionais são instalados. Em vez de faturar apenas esses dois servidores, a fatura agora lista todos os quatro servidores entregues até agora. O valor da primeira fatura é listado abaixo do total e deduzido.

O mesmo procedimento é seguido para as faturas após a terceira e quarta fases do projeto. A fatura final após a quinta fase contém todos os 10 servidores. Os valores das quatro faturas parciais anteriores são listados e deduzidos com os respectivos números de fatura abaixo do total.

Qual é a diferença entre as faturas coletivas e as faturas cumulativas?

As faturas coletivas e cumulativas diferem em função, uso e estrutura. A seguir, confira uma visão geral dos pontos mais importantes.

Criar faturas coletivas e cumulativas é mais complicado do que criar uma fatura única padrão. Se você quiser simplificar e automatizar seu faturamento, use o Stripe Invoicing. Com o Invoicing, você pode criar e enviar faturas coletivas e cumulativas, além de faturas individuais, de forma rápida, fácil e em conformidade.

Quais são as vantagens das faturas coletivas e faturas cumulativas?

Faturas coletivas e cumulativas podem ser benéficas tanto para o emissor quanto para o destinatário. Veja os principais pontos:

Vantagens das faturas coletivas

• Administração reduzida: é criada uma fatura em vez de várias faturas individuais. Isso reduz o número de transações contábeis e economiza tempo para ambas as partes. Menos documentos precisam ser criados, revisados e gerenciados.

• Redução de custos: o emissor da fatura pode reduzir custos, economizando tempo e eliminando custos de envio pelo correio (se as faturas forem enviadas pelo correio).

• Transparência: apesar de várias entregas ou serviços estarem combinados em uma única fatura, a fatura coletiva representa transparência. Todos os itens são listados detalhadamente, idealmente em ordem cronológica. Os clientes se beneficiam de uma fatura clara e fácil de entender. As empresas de faturamento podem gerenciar melhor suas finanças porque têm menos transações em conta para rastrear.

• Facilidade de pagamento: em vez de ter que transferir muitos valores individuais, os beneficiários da conta podem transferir quantias maiores uma vez. Isso economiza tempo e reduz a probabilidade de erros de cálculo. Além disso, a redução do incômodo pode aumentar a satisfação do cliente e impactar positivamente o relacionamento comercial.

Vantagens das faturas cumulativas

• Clareza: as faturas cumulativas fornecem uma documentação clara do progresso do projeto, listando claramente todos os produtos e valores pagos até o momento. Referências a faturas anteriores também facilitam o rastreamento e minimizam mal-entendidos. Ambas as partes têm uma visão completa do status atual, custos totais e histórico de pagamentos do projeto. Os estouros orçamentários também podem ser detectados rapidamente.

• Menos erros: as faturas cumulativas consideram todos os pagamentos anteriores e as subtraem do total. Isso reduz o risco de os serviços serem cobrados duas vezes ou nem sequer serem faturados. Com isso, o faturamento cumulativo fica menos propenso a erros para quem cobra e quem recebe.

• Encargos financeiros distribuídos: para projetos de longo prazo ou contratos com várias etapas, o faturamento cumulativo permite faturamento incremental. Isso proporciona aos clientes mais flexibilidade para pagar. Os encargos financeiros são distribuídos porque todo o montante não é devido de uma só vez.

• Segurança jurídica e contratual: para projetos com parcelas definidas contratualmente, as faturas cumulativas podem ajudar a documentar os contratos de forma precisa e em conformidade legal. Elas podem ser usadas como comprovante em caso de contestação. Dúvidas ou ambiguidades sobre serviços anteriores podem ser resolvidas diretamente em uma fatura cumulativa, pois ela fornece um histórico completo.