Les termes « facture groupée » et « facture cumulative » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, ce n’est pas exact. Il s’agit de deux formats de facture différents qui remplissent des fonctions différentes. Dans cet article, nous expliquons ce que sont les factures groupées et cumulatives, en quoi elles diffèrent et quels avantages elles offrent aux entreprises allemandes.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture groupée?
  
• Qu’est-ce qu’une facture cumulative?
  
• En quoi les factures groupées diffèrent-elles des factures cumulatives?
  
• Quels sont les avantages des factures groupées et des factures cumulatives?
  

Qu’est-ce qu’une facture groupée?

Une facture groupée est un document qui regroupe plusieurs livraisons, commandes ou services individuels au cours d’une période donnée en une seule facture. En d’autres termes, il s’agit d’une facture « normale », à la seule différence que plusieurs commandes clients sont facturées dans un certain laps de temps.

Les factures groupées sont particulièrement adaptées aux entreprises qui reçoivent régulièrement des commandes des mêmes clients. Par exemple, au lieu de facturer individuellement 10 commandes de produits par mois, elles sont agrégées sur un mois et facturées périodiquement.

Exemples de factures groupées

Fournisseurs de services en technologies de l’information (TI)

Un prestataire de services informatiques assure régulièrement la maintenance des ordinateurs et des serveurs d’une entreprise de taille moyenne. Les travaux comprennent des réparations mineures, des mises à jour logicielles et des vérifications de sécurité. Au lieu de facturer chaque service séparément, une seule facture est émise à la fin du mois pour l’ensemble des prestations réalisées au cours du mois.

Grossiste de fleurs

Une agence organise divers événements et commande régulièrement des compositions florales auprès d’un grossiste de fleurs. Les commandes variant en fonction de l’événement, le grossiste récupère les bons de livraison et émet une facture groupée à l’agence événementielle à la fin de chaque mois pour l’ensemble des produits livrés.

Concepteur-rédacteur

Un rédacteur indépendant rédige régulièrement des articles pour une publication spécialisée. Étant donné que le nombre d’articles varie considérablement d’un mois à l’autre, les deux parties ont convenu d’une facture groupée. Une fois par trimestre, le rédacteur remet une facture groupée qui comprend tous les articles des trois mois précédents.

Création d’une facture groupée

Les émetteurs de factures ne sont pas tenus d’utiliser des factures groupées. La décision d’utiliser la facturation groupée est volontaire, mais elle est recommandée, surtout si vous avez un volume important de factures. Si vous souhaitez émettre des factures groupées, vous devez toujours obtenir le consentement de vos clients.

Les mentions obligatoires pour les factures énumérées à l’article 14 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) s’appliquent également à la facture groupée. Il s’agit notamment de :

• Le nom complet et l’adresse du destinataire du produit ou du service

• Le nom complet et l’adresse de l’entreprise fournissant le produit ou le service

• La date de la facture

• La date de livraison du produit ou du service

• Le numéro de facture consécutif unique

• Le numéro d’identification fiscale délivré à l’entreprise fournisseur par l’administration fiscale ou le numéro d’identification TVA (numéro d’identification TVA) délivré par l’Office central fédéral des contributions (BZSt)

• La quantité et le type de produits livrés ou l’étendue et le type de service fourni

• Le montant net et brut

• Le taux d’imposition applicable et le montant de taxe correspondant ou, dans le cas d’une exonération fiscale, une référence à l’exonération fiscale

Cependant, il existe quelques particularités à prendre en compte lors de la création d’une facture groupée. La première condition pour ce type de facturation périodique est que la période de facturation ait été clairement convenue avec le client. Cela sera noté sur la facture avec les dates de service individuelles. Cette dernière peut être ajoutée à la liste chronologique des éléments. Les livraisons individuelles doivent être documentées par des bons de livraison. Il est également important que la facture indique les montants individuels ainsi que le total de tous les paiements.

Pour plus d’informations, consultez notre article sur la facturation.

Qu’est-ce qu’une facture cumulative?

Une facture cumulative est une forme de facturation dans laquelle des services partiels ou des livraisons partielles d’un projet sont facturés étape par étape. Le montant total déjà facturé est additionné en continu. Chaque facture cumulative s’appuie sur la facture précédente et comprend les nouveaux postes ainsi que le total de tous les services ou livraisons effectués jusqu’à présent.

Les factures cumulatives sont particulièrement utiles pour les projets à long terme où des prestations partielles sont facturées lors de la mise en œuvre. Par exemple, elles sont utilisées dans des projets de construction, la fabrication de machines ou des contrats de service complexes.

Exemples de factures cumulatives

Entreprises de construction

Une entreprise de construction est engagée pour construire un immeuble d’appartements. La construction se déroule en plusieurs phases, telles que la pose des fondations, la construction de la structure et la finition de l’intérieur. A l’issue de chaque phase, l’entreprise émet une facture détaillant les prestations partielles réalisées à ce jour. La prochaine facture s’ajoute à la précédente et inclut les services nouvellement ajoutés ainsi que le montant total jusqu’à ce moment-là.

Société d’ingénierie

Un fabricant de machines produit une machine spéciale pour un client. Étant donné que la production dure plusieurs mois, les différentes étapes, par exemple la conception, la production des différentes pièces et l’assemblage, sont facturées successivement. Chaque nouvelle facture inclut le coût des nouvelles étapes et les ajoute aux prestations précédemment facturées. De cette façon, le client peut toujours voir le total cumulé des services fournis jusqu’à présent.

Pigiste en développement logiciel

Un pigiste développe un logiciel sur mesure pour une jeune entreprise. Le projet est facturé par étapes (p. ex. après l’achèvement des modules individuels). Chaque facture cumulative inclut le coût de l’étape en cours et affiche le total de toutes les étapes précédentes.

Création d’une facture cumulative

Tout comme dans le cas d’une facture groupée, la création d’une facture cumulative est facultative. Dans ce cas également, il est particulièrement important d’obtenir le consentement du client. Les mentions obligatoires énumérées ci-dessus conformément à l’article 14 de l’UStG sont également obligatoires sur une facture cumulative.

La particularité de la facture cumulative est qu’elle fournit une ventilation détaillée des différentes prestations partielles et des paiements déjà effectués. Il comprend à la fois les montants facturés dans les factures cumulatives précédentes et les coûts des services nouvellement rendus, complétés par le montant net, la TVA et le montant total de la facture. Par souci de clarté, les articles doivent être répertoriés par ordre chronologique et des références, telles que les numéros de référence des factures précédentes, doivent être fournies. Les montants déjà facturés doivent être clairement identifiés et déduits du montant total afin d’éviter la double facturation.

Par exemple, dans le cadre d’un projet informatique, une entreprise fait installer 10 nouveaux serveurs à un prix net de 10 000 $ chacun. Le projet est divisé en cinq phases, et une facture est émise après chaque phase.

Dans un premier temps, deux serveurs sont installés. La facture répertorie ces deux serveurs sur une seule ligne pour 23 800 $, taxes incluses. Dans un deuxième temps, deux serveurs supplémentaires sont installés. Au lieu de facturer uniquement ces deux serveurs, la facture répertorie désormais les quatre serveurs livrés jusqu’à présent. Le montant de la première facture est indiqué sous le total et déduit.

La même procédure est suivie pour les factures après les troisième et quatrième phases du projet. La facture finale après la cinquième phase contient les 10 serveurs. Les montants des quatre factures partielles précédentes sont indiqués et déduits avec leurs numéros de facture respectifs en dessous du total.

En quoi les factures groupées diffèrent-elles des factures cumulatives?

Les factures groupées et les factures cumulatives diffèrent par leur fonction, leur utilisation et leur structure. Voici un aperçu des points les plus importants.

La création de factures groupées et cumulatives est plus compliquée que la création d’une facture unique standard. Si vous souhaitez simplifier et automatiser votre facturation, utilisez Stripe Invoicing. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez créer et envoyer des factures groupées et cumulatives, ainsi que des factures individuelles, rapidement, facilement et en toute conformité.

Quels sont les avantages des factures groupées et des factures cumulatives?

Les factures groupées et les factures cumulatives peuvent être avantageuses tant pour l’émetteur que pour le destinataire. Voici un aperçu des points clés :

Avantages des factures groupées

• Réduction de l’administration : Une seule facture est créée au lieu de plusieurs factures individuelles. Cela permet de réduire le nombre de transactions comptables et de gagner du temps pour les deux parties. Moins de documents doivent être créés, révisés et gérés.

• Réduction des coûts : L’émetteur de la facture peut réduire les coûts en économisant du temps et en éliminant les frais d’envoi (si les factures sont envoyées par la poste).

• Transparence : Malgré le fait que plusieurs livraisons ou prestations soient regroupées dans une seule facture, la facture groupée est synonyme de transparence. Tous les éléments sont énumérés en détail, idéalement dans l’ordre chronologique. Les clients bénéficient d’une facture claire et facile à comprendre. Les sociétés de facturation peuvent mieux gérer leurs finances parce qu’elles ont moins de transactions de compte à suivre.

• Facilité de paiement : Au lieu d’avoir à transférer de nombreux montants individuels, les bénéficiaires de factures peuvent transférer des montants plus importants une seule fois. Cela permet de gagner du temps et de réduire la probabilité d’erreurs de calcul. De plus, la réduction des tracas peut augmenter la satisfaction des clients et avoir une incidence positive sur la relation commerciale.

Avantages des factures cumulatives

• Clarté : Les factures cumulatives fournissent une documentation claire de l’avancement du projet en énumérant clairement tous les livrables et les montants payés à ce jour. Les références aux factures précédentes facilitent également le suivi et minimisent les malentendus. Les deux parties disposent d’une vue d’ensemble complète de l’état actuel, des coûts totaux et de l’historique des paiements du projet. Les dépassements budgétaires peuvent également être détectés rapidement.

• Moins d’erreurs : Les factures cumulatives prennent en compte tous les paiements précédents et les soustraient du total. Cela réduit le risque que les services soient facturés deux fois ou pas facturés du tout. Cela rend la facturation cumulative moins sujette aux erreurs, tant pour l’émetteur de factures que pour le destinataire.

• Répartition de la charge financière : Pour les projets à long terme ou les travaux comportant plusieurs jalons, la facturation cumulative permet une facturation incrémentielle. Les clients bénéficient ainsi d’une plus grande flexibilité pour payer. La charge financière est étalée, car la totalité du montant n’est pas due en une seule fois.

• Sécurité juridique et contractuelle : Pour les projets avec des versements définis contractuellement, les factures cumulatives peuvent aider à documenter les accords de manière précise et conforme à la loi. Elles peuvent servir de preuve en cas de litige. Les questions ou ambiguïtés concernant les services précédents peuvent être résolues directement à partir d’une facture cumulative, car elles fournissent un historique complet.