I termini "fattura collettiva" e "fattura cumulativa" sono spesso usati in modo intercambiabile. Tuttavia, si tratta di un errore. Sono due formati differenti che svolgono funzioni diverse. Scopriamo insieme cosa sono le fatture collettive e cumulative, le loro peculiarità e i benefici che apportano alle aziende in Germania.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una fattura collettiva?
  
• Che cos'è una fattura cumulativa?
  
• Quali sono le differenze tra fatture collettive e fatture cumulative?
  
• Quali sono i vantaggi delle fatture collettive e delle fatture cumulative?
  

Che cos'è una fattura collettiva?

Una fattura collettiva è un documento che combina diversi singoli servizi, consegne o ordini in un determinato periodo in un'unica fattura. In altre parole, si tratta di una "normale" fattura, con l'unica differenza che vengono fatturati più ordini dei clienti entro un certo periodo di tempo.

Le fatture collettive sono particolarmente adatte per le aziende che ricevono regolarmente ordini dagli stessi clienti. Ad esempio, invece di addebitare singolarmente 10 ordini di prodotti al mese, questi vengono aggregati nell'arco di un mese e fatturati periodicamente.

Esempi di fatture collettive

Fornitori di servizi IT (Information Technology)

Un fornitore di servizi IT garantisce la manutenzione periodica dei computer e dei server di una media impresa. Il lavoro include piccole riparazioni, aggiornamenti software e controlli di sicurezza. Anziché fatturare ogni servizio separatamente, alla fine del mese viene emessa un'unica fattura per tutti i servizi svolti durante il mese.

Fiorista all'ingrosso

Un'agenzia, che organizza frequentemente eventi, si rifornisce regolarmente di composizioni floreali presso un grossista. Data la variabilità degli ordini in base all'evento, il grossista raccoglie le bolle di consegna ed emette una fattura collettiva mensile all'agenzia, riepilogando tutte le forniture.

Copywriter

Un copywriter freelance collabora regolarmente alla redazione di articoli per una rivista specializzata. Poiché il numero di articoli varia notevolmente da un mese all'altro, entrambe le parti hanno concordato una fattura collettiva. Una volta al trimestre, il copywriter presenta una fattura collettiva che include tutti gli articoli dei tre mesi precedenti.

Creare una fattura collettiva

I soggetti che emettono la fattura non sono tenuti a utilizzare fatture collettive. Sebbene la fatturazione collettiva sia una scelta facoltativa, è vivamente consigliata, specialmente per chi gestisce un volume elevato di fatture. Se desideri emettere fatture collettive, devi sempre ottenere il consenso dei clienti.

Le informazioni obbligatorie previste dall'articolo 14 della legge tedesca sull'IVA (UStG) si applicano integralmente anche alle fatture collettive. Ciò include:

• Nome completo e indirizzo del destinatario del prodotto/servizio

• Nome completo e indirizzo dell'azienda che fornisce il prodotto/servizio

• Data della fattura

• Data di consegna del prodotto/servizio

• Numero di fattura consecutivo univoco

• Codice fiscale rilasciato all'azienda fornitrice dall'ufficio delle tributario o numero di partita IVA rilasciato dall'Ufficio tributario federale centrale (BZSt)

• Quantità e tipo di prodotti consegnati o l'ambito e il tipo di servizio fornito

• Importo netto e lordo

• L'aliquota fiscale applicata e l'importo dell'imposta corrispondente, oppure, in caso di esenzione, il riferimento normativo che la giustifica

Tuttavia, è importante tenere a mente alcune specificità nella creazione di una fattura collettiva. Il requisito fondamentale per la fatturazione periodica è che il periodo di fatturazione sia stato concordato in modo esplicito con il cliente. Tale accordo, insieme alle date specifiche dei servizi, deve essere riportato in fattura, e queste ultime possono essere inserite nell'elenco cronologico delle voci. Le singole consegne devono essere documentate con bolle di consegna. È anche importante che la fattura mostri i singoli importi e il totale risultante di tutti gli addebiti.

Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo sulla fatturazione.

Che cos'è una fattura cumulativa?

La fattura cumulativa è un tipo di fatturazione che consente di addebitare progressivamente i servizi o le consegne parziali di un progetto, seguendo le sue fasi di avanzamento. L'importo totale già fatturato viene continuamente sommato. Ogni fattura cumulativa si basa sulla fattura precedente e include le nuove voci e il totale di tutti i servizi o le consegne eseguiti fino a quel momento.

Le fatture cumulative si rivelano particolarmente vantaggiose nei progetti a lungo termine, dove i servizi vengono fatturati progressivamente durante l'implementazione. Ad esempio, vengono utilizzate in progetti edili, produzione di macchine o contratti di assistenza complessi.

Esempi di fatture cumulative

Imprese edili

Un'impresa edile viene assunta per costruire un condominio. La costruzione si svolge in diverse fasi, come la posa delle fondamenta, la costruzione della struttura e la finitura degli interni. Al termine di ogni fase, l'azienda emette una fattura con il dettaglio dei servizi parziali eseguiti. La fattura successiva si basa sulla precedente e include i servizi appena aggiunti e l'importo totale fino a quel momento.

Società di ingegneria

Un produttore di macchine produce una macchina speciale per un cliente. Poiché la produzione richiede diversi mesi, le singole fasi, ad esempio la progettazione, la produzione delle singole parti e l'assemblaggio, vengono fatturate successivamente. Ogni nuova fattura include il costo dei nuovi passaggi e li aggiunge ai servizi fatturati in precedenza. In questo modo, il cliente può sempre vedere il totale cumulativo dei servizi forniti fino a quel momento.

Sviluppatore software freelance

Un libero professionista sviluppa software personalizzati per una start-up. Il progetto viene fatturato in più fasi, (ad es. dopo il completamento dei singoli moduli). Ogni fattura cumulativa include il costo della fase corrente e mostra il totale di tutte le fasi precedenti.

Creare una fattura cumulativa

La creazione di una fattura cumulativa è facoltativa, così come la creazione di una fattura collettiva. Anche in questo caso, è particolarmente importante ottenere il consenso del cliente. Le informazioni obbligatorie elencate ai sensi dell'articolo 14 dell'UStG devono essere presenti anche nelle fatture cumulative.

La peculiarità di quest'ultima risiede nella dettagliata ripartizione dei singoli servizi parziali e dei pagamenti già effettuati. Comprende sia gli importi fatturati nelle precedenti fatture cumulative, sia i costi dei nuovi servizi resi, con l'indicazione dell'importo netto, dell'IVA e del totale fattura. Per garantire la massima chiarezza, è essenziale che gli elementi siano elencati in ordine cronologico e che siano forniti i riferimenti, come i numeri delle fatture precedenti. Gli importi già fatturati devono essere chiaramente identificati e detratti dall'importo totale per evitare la doppia fatturazione.

Ad esempio, nell'ambito di un progetto IT, un'azienda ha installato 10 nuovi server a un prezzo netto di 10.000 $ ciascuno. Il progetto è suddiviso in cinque fasi e al termine di ogni fase viene emessa una fattura.

Nella prima fase vengono installati due server. La fattura elenca questi due server come un'unica voce riga per 23.800 $, tasse incluse. Nella seconda fase vengono installati due server aggiuntivi. Invece di addebitare solo questi due server, la fattura ora elenca tutti e quattro i server consegnati. L'importo della prima fattura è indicato sotto il totale e detratto.

La stessa procedura viene seguita per le fatture successive alla terza e quarta fase del progetto. La fattura finale dopo la quinta fase contiene tutti e 10 i server. Gli importi delle quattro fatture parziali precedenti sono elencati e detratti con i rispettivi numeri di fattura al di sotto del totale.

Quali sono le differenze tra fatture collettive e fatture cumulative?

Le fatture collettive e le fatture cumulative si differenziano per funzione, utilizzo e struttura. Di seguito è riportata una panoramica dei punti più importanti.

La creazione di fatture collettive e cumulative è più complicata rispetto alla creazione di una singola fattura standard. Per semplificare e automatizzare la fatturazione, utilizza Stripe Invoicing. Con Invoicing puoi creare e inviare fatture collettive e cumulative, nonché fatture singole, in modo rapido, semplice e conforme.

Quali sono i vantaggi delle fatture collettive e delle fatture cumulative?

Le fatture collettive e le fatture cumulative possono essere vantaggiose sia per l'emittente che per il destinatario. Ecco una panoramica dei punti chiave:

Vantaggi delle fatture collettive

• Gestione ridotta: Viene creata una sola fattura anziché più fatture singole. In questo modo si riduce il numero di transazioni contabili e si risparmia tempo per entrambe le parti. È necessario creare, rivedere e gestire meno documenti.

• Risparmio sui costi: L'emittente della fattura può ridurre i costi risparmiando tempo ed eliminando i costi di spedizione (se le fatture vengono inviate per posta).

• Trasparenza: Anche se la fattura collettiva raggruppa più consegne o prestazioni, essa garantisce piena trasparenza. Tutti gli elementi sono elencati in dettaglio, idealmente in ordine cronologico. I clienti beneficiano di una fattura chiara e di facile comprensione. Le società di fatturazione possono gestire meglio le proprie finanze perché hanno meno transazioni da monitorare.

• Facilità di pagamento: Invece di gestire molteplici pagamenti di piccolo importo, chi riceve le fatture può effettuare un unico trasferimento di importo maggiore. In questo modo si risparmia tempo e si riduce la probabilità di errori di calcolo. Inoltre, la riduzione dei problemi può aumentare la soddisfazione del cliente e avere un impatto positivo sulla relazione commerciale.

Vantaggi delle fatture cumulative

• Chiarezza: Le fatture cumulative forniscono una chiara documentazione dello stato di avanzamento del progetto, elencando chiaramente tutti i risultati finali e gli importi pagati. I riferimenti a fatture precedenti facilitano inoltre il monitoraggio e riducono al minimo le incomprensioni. Entrambe le parti hanno una panoramica completa dello stato attuale, dei costi totali e della cronologia dei pagamenti del progetto. Gli sforamenti di budget possono essere individuati con tempestività.

• Meno errori: Le fatture cumulative tengono conto di tutti i pagamenti precedenti e li sottraggono dal totale. In questo modo si riduce il rischio che i servizi vengano fatturati due volte o non vengano fatturati affatto. In questo modo, la fatturazione cumulativa è meno soggetta a errori sia per chi emette la fattura che per il destinatario.

• Distribuzione dell'onere finanziario: Per i progetti a lungo termine o gli impegni con più traguardi, la fatturazione cumulativa consente l'addebito incrementale. Questo offre ai clienti una maggiore flessibilità di pagamento. L'onere finanziario è ripartito perché l'intero importo non è dovuto in una sola volta.

• Certezza giuridica e contrattuale: Nei progetti con pagamenti scaglionati definiti contrattualmente, le fatture cumulative facilitano la documentazione precisa e legalmente conforme degli accordi. Possono essere utilizzate come prova in caso di contestazione. Eventuali domande o ambiguità sui servizi precedenti possono essere risolte direttamente da una fattura cumulativa, in quanto forniscono una cronologia completa.