Die Begriffe „Sammelrechnung“ und „kumulierte Rechnung“ werden häufig fälschlicherweise synonym verwendet. Es handelt sich dabei jedoch um zwei verschiedene Rechnungsformate, die unterschiedliche Funktionen erfüllen. In diesem Artikel erklären wir, was eine Sammelrechnung beziehungsweise eine kumulierte Rechnung ist, wie sie sich unterscheiden und welche Vorteile sie jeweils bieten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Sammelrechnung?
  
• Was ist eine kumulierte Rechnung?
  
• Wie unterscheiden sich Sammelrechnungen von kumulierten Rechnungen?
  
• Welche Vorteile haben Sammelrechnungen und kumulierte Rechnungen?
  

Was ist eine Sammelrechnung?

Eine Sammelrechnung ist ein Dokument, das mehrere Einzelleistungen, Lieferungen oder Bestellungen innerhalb eines festgelegten Zeitraums in einer einzigen Rechnung zusammenfasst. Es handelt sich demnach um eine „normale“ Rechnung, deren Besonderheit darin besteht, dass mehrere Kundenaufträge innerhalb einer konkreten Zeitspanne abgerechnet werden.

Sammelrechnungen bieten sich vor allem für Rechnungsteller/innen an, die regelmäßig Aufträge von denselben Kundinnen und Kunden erhalten. Statt beispielsweise monatlich zehn Produktbestellungen einzeln in Rechnung zu stellen, werden diese über einen Monat gesammelt und periodisch abgerechnet.

Beispiele für Sammelrechnungen

IT-Dienstleister

Ein IT-Dienstleister wartet regelmäßig die Computer und Server eines mittelständischen Unternehmens. Die Arbeit umfasst kleine Reparaturen, Software-Updates und Sicherheitsprüfungen. Anstatt jede Leistung separat abzurechnen, wird am Monatsende eine Sammelrechnung ausgestellt, die alle in diesem Monat erbrachten Leistungen umfasst.

Floristik-Großhandel

Eine Eventagentur organisiert verschiedene Veranstaltungen und bestellt regelmäßig Blumenarrangements bei einem Floristik-Großhandel. Da die Bestellungen je nach Event unterschiedlich ausfallen, sammelt der Großhändler die Lieferscheine und stellt der Eventagentur am Ende jedes Monats eine Sammelrechnung für alle gelieferten Produkte aus.

Texterin

Eine selbstständige Texterin erstellt regelmäßig Beiträge für einen Fachverlag. Da die Anzahl der Beiträge monatlich stark schwankt, haben beide Parteien eine gesammelte Abrechnung vereinbart. Die Texterin stellt einmal pro Quartal eine Sammelrechnung aus, die alle Artikel der vergangenen drei Monate beinhaltet.

Sammelrechnung erstellen

Rechnungssteller/innen sind nicht verpflichtet Sammelrechnungen zu nutzen. Die Entscheidung für eine periodische Rechnungsstellung ist freiwillig – gerade bei einem hohen Rechnungsaufkommen jedoch empfehlenswert. Wer Sammelrechnungen ausstellen möchte, sollte in jedem Fall das Einverständnis seiner Kundinnen und Kunden einholen.

Die in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) aufgelisteten Pflichtangaben einer Rechnung gelten auch für die Sammelrechnung. Hierzu zählen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens

• Datum der Rechnungsausstellung

• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung

• eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer

• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung

• Netto- und Bruttobetrag

• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung

Es gilt beim Erstellen einer Sammelrechnung jedoch auf einige Besonderheiten zu achten: Voraussetzung für eine solche periodische Rechnungsstellung ist zunächst, dass der Abrechnungszeitraum eindeutig mit den Kundinnen und Kunden abgesprochen ist. Dieser wird auf der Rechnung vermerkt, ebenso wie die einzelnen Leistungserbringungstermine. Letztere können bei der chronologischen Auflistung der Einzelposten ergänzt werden. Einzellieferungen sollten mithilfe von Lieferscheinen belegt werden. Wichtig ist zudem, dass die Rechnung die Einzelsummen sowie die sich daraus ergebende Gesamtsumme aller Entgelte enthält.

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Beitrag zur Rechnungserstellung.

Was ist eine kumulierte Rechnung?

Eine kumulierte Rechnung ist eine Abrechnungsform, bei der Teilleistungen oder Teillieferungen eines Projekts schrittweise in Rechnung gestellt werden. Dabei wird der bereits berechnete Gesamtbetrag fortlaufend aufsummiert. Jede kumulierte Rechnung baut somit auf der vorherigen Rechnung auf und enthält die neuen Positionen sowie die Gesamtsumme aller bisher erbrachten Leistungen oder Lieferungen.

Rechnungen zu kumulieren eignet sich besonders bei langfristigen Projekten, für die noch während der Umsetzung Teilleistungen abgerechnet werden sollen. Sie werden daher unter anderem bei Bauvorhaben, Maschinenfertigungen oder komplexen Dienstleistungsverträgen genutzt.

Beispiele für kumulierte Rechnungen

Bauunternehmen

Ein Bauunternehmen wird mit der Errichtung eines Mehrfamilienhauses beauftragt. Der Bau erfolgt in mehreren Phasen, wie der Fundamentlegung, dem Rohbau und dem Innenausbau. Nach Abschluss jeder Phase stellt das Unternehmen eine Rechnung, in der die bisher erbrachten Teilleistungen aufgeführt sind. Die nächste Rechnung baut jeweils auf der vorherigen auf und umfasst die neu hinzugekommenen Leistungen sowie die Gesamtsumme bis zu diesem Punkt.

Maschinenbauunternehmen

Ein Maschinenbauunternehmen fertigt für eine Kundin eine Spezialmaschine. Da die Fertigung mehrere Monate dauert, werden die einzelnen Arbeitsschritte – zum Beispiel die Konstruktion, die Fertigung der Einzelteile und die Montage – sukzessive abgerechnet. Jede neue Rechnung enthält die Kosten der neuen Arbeitsschritte und addiert diese zu den bereits berechneten Leistungen. Auf diese Weise kann die Kundin stets den kumulierten Gesamtbetrag der bisher erbrachten Leistungen einsehen.

Freelancer für Softwareentwicklung

Ein Freelancer entwickelt eine maßgeschneiderte Software für ein Start-up. Das Projekt wird in Etappen abgerechnet, beispielsweise nach der Fertigstellung einzelner Module. Jede kumulierte Rechnung enthält die Kosten der aktuellen Etappe und zeigt den summierten Gesamtbetrag aller bisherigen Etappen.

Eine kumulierte Rechnung erstellen

Die Erstellung einer kumulierten Rechnung ist wie die einer Sammelrechnung freiwillig. Auch in diesem Fall gilt es insbesondere, das Einvernehmen der Kundinnen und Kunden einzuholen. Die oben aufgeführten Pflichtangaben nach §14 UStG sind ebenfalls verpflichtend.

Das Besondere an der kumulierten Rechnung ist, dass sie die einzelnen Teilleistungen sowie bereits geleistete Zahlungen detailliert aufschlüsselt. Sie enthält sowohl die in früheren kumulierten Rechnungen abgerechneten Beträge als auch die Kosten für neu erbrachte Leistungen – ergänzt durch die Nettosumme, die Umsatzsteuer und den gesamten Rechnungsbetrag. Um Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollten die einzelnen Posten chronologisch aufgeführt sein und Verweise wie Referenznummern auf vorherige Rechnungen angegeben werden.

Die bereits abgerechneten Beträge müssen eindeutig ausgewiesen und vom Gesamtbetrag abgezogen sein, um Doppelabrechnungen zu vermeiden.

Ein Beispiel: Im Rahmen eines IT-Projekts lässt ein Unternehmen zehn neue Server zu einem Nettopreis von jeweils 10.000 € installieren. Das Projekt ist in fünf Phasen unterteilt, und nach jeder Phase wird eine Rechnung ausgestellt. In der ersten Phase werden zwei Server installiert. Die Rechnung weist diese beiden Server als eine Position für 23.800 € inklusive Steuern aus. In der zweiten Phase werden zwei weitere Server installiert. Statt nur diese beiden Server abzurechnen, werden nun alle vier bisher gelieferten Server auf der Rechnung aufgeführt. Der Betrag der ersten Rechnung wird unter der Gesamtsumme angegeben und abgezogen. Bei den Rechnungen nach der dritten und vierten Projektphase wird ebenso verfahren. Die Schlussrechnung nach der fünften Phase enthält alle zehn Server. Die Beträge der vier vorangegangenen Teilrechnungen werden mit den jeweiligen Rechnungsnummern unterhalb der Gesamtsumme aufgelistet und abgezogen.

Wie unterscheiden sich Sammelrechnungen von kumulierten Rechnungen?

Sammelrechnungen und kumulierte Rechnungen unterscheiden sich in ihrer Funktion, ihrem Einsatzbereich und ihrem Aufbau. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Punkte im Überblick.

Die Erstellung von Sammelrechnungen und kumulierten Rechnungen ist anspruchsvoller als bei einer normalen Einzelrechnung. Wenn Sie Ihre Rechnungsstellung vereinfachen und automatisieren möchten, entdecken Sie Stripe Invoicing. Mit Invoicing können sie Sammelrechnungen und kumulierte Rechnungen ebenso wie Einzelrechnungen schnell, einfach und rechtskonform erstellen und versenden.

Welche Vorteile haben Sammelrechnungen und kumulierte Rechnungen?

Sowohl Sammelrechnungen als auch das Kumulieren von Rechnungen kann von Vorteil sein – sowohl für die Rechnungsteller/innen als auch für -empfänger/innen. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Punkte im Überblick:

Vorteile Sammelrechnung

• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Statt mehrerer einzelner Rechnungen wird nur eine Rechnung erstellt. Dies reduziert die Anzahl der Buchungsvorgänge und spart beiden Seiten Zeit. Es müssen weniger Dokumente erstellt, geprüft und verwaltet werden.

• Kostenersparnis: Die Rechnungssteller/innen können mit Sammelrechnungen ihre Kosten senken – zum einen durch die eingesparte Arbeitszeit, zum anderen durch entfallende Versandkosten (bei postalischer Zustellung der Rechnungen).

• Transparenz: Trotz der Zusammenfassung mehrerer Lieferungen oder Leistungen in einer Rechnung steht die Sammelrechnung für Transparenz. Denn sämtliche Positionen werden detailliert und bestenfalls chronologisch aufgelistet. - Die Kundinnen und Kunden profitieren von einer übersichtlichen und leicht nachvollziehbaren Abrechnung. Rechnungsstellende Unternehmen haben unter Umständen einen besseren Überblick über ihre Finanzen, da sie weniger Kontobewegungen verfolgen müssen.

• Einfache Bezahlung: Statt viele Einzelbeträge überweisen zu müssen, können die Empfänger/innen von Sammelrechnungen einmalig größere Beträge anweisen. Dies spart Zeit und macht Fehler in der Buchführung unwahrscheinlicher. Zudem kann der geringere Aufwand die Kundenzufriedenheit erhöhen und das Geschäftsverhältnis positiv beeinflussen.

Vorteile Kumulierte Rechnung

• Übersichtlichkeit: Kumulierte Rechnungen bieten eine klare Dokumentation des Projektfortschritts, da alle bisher erbrachten Teilleistungen und bereits gezahlten Beträge übersichtlich aufgelistet sind. Verweise auf frühere Rechnungen erleichtern zudem die Nachverfolgung und minimieren Missverständnisse. Damit haben beide Seiten stets einen vollständigen Überblick über den aktuellen Stand, die Gesamtkosten und die Zahlungshistorie des Projekts. Auch Budgetüberschreitungen können auf diese Weise schnell erkannt werden.

• Fehlerminimierung: Kumulierte Rechnungen berücksichtigen alle bisherigen Zahlungen und ziehen diese von der Gesamtsumme ab. Dies reduziert das Risiko, dass Leistungen doppelt oder gar nicht abgerechnet werden. Sowohl für die Rechnungsteller/innen als auch für die -empfänger/innen ist die Abrechnung mit kumulierten Rechnungen daher weniger fehleranfällig.

• Verteilung der finanziellen Last: Bei langfristigen Projekten oder Aufträgen mit mehreren Meilensteinen ermöglicht das Kumulieren von Rechnungen eine schrittweise Abrechnung. Dies gibt den Kundinnen und Kunden mehr Flexibilität bei der Zahlung. Die finanzielle Belastung wird verteilt, da nicht der gesamte Betrag auf einmal fällig wird.

• Rechts- und Vertragssicherheit: Bei Projekten mit vertraglich geregelten Teilzahlungen können kumulierte Rechnungen helfen, die Vereinbarungen präzise und rechtskonform zu dokumentieren. Diese können im Falle von Streitigkeiten als Nachweis dienen. Fragen oder Unklarheiten zu bisherigen Leistungen können direkt anhand der kumulierten Rechnungen geklärt werden, da diese eine vollständige Historie bieten.