คําว่า "ใบแจ้งหนี้แบบรวม" และ "ใบแจ้งหนี้แบบสะสม" มักจะถูกใช้แทนกัน อย่างไรก็ตาม ข้อมูลนี้ไม่ถูกต้อง เนื่องจากใบแจ้งหนี้สองรูปแบบนี้มีฟังก์ชันการทำงานที่แตกต่างกัน ในบทความนี้เราจะอธิบายว่าใบแจ้งหนี้แบบรวมและแบบสะสมคืออะไร แตกต่างกันอย่างไร และข้อดีที่มอบให้แก่บริษัทในเยอรมนี

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้แบบรวมคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้แบบสะสมคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ที่แบบรวมแตกต่างจากใบแจ้งหนี้แบบสะสมอย่างไร
  
• ใบแจ้งหนี้แบบรวมและใบแจ้งหนี้แบบสะสมมีข้อดีอย่างไร
  

ใบแจ้งหนี้แบบรวมคืออะไร

ใบแจ้งหนี้แบบรวมคือเอกสารที่รวมบริการ การส่งมอบ หรือคำสั่งซื้อหลายรายการภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ในใบแจ้งหนี้ใบเดียว กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือใบแจ้งหนี้ "ปกติ" โดยมีความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือเป็นใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อหลายรายการของลูกค้าภายในช่วงระยะเวลาหนึ่ง

ใบแจ้งหนี้แบบรวมเหมาะอย่างยิ่งสําหรับบริษัทที่รับคําสั่งซื้อจากลูกค้ารายเดิมเป็นประจํา ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเรียกเก็บเงินคำสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ 10 รายการต่อเดือนแยกกัน คำสั่งซื้อเหล่านั้นจะถูกรวบรวมเป็นรายเดือนและเรียกเก็บเงินเป็นระยะๆ

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้แบบรวม

ผู้ให้บริการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)

ผู้ให้บริการด้านไอทีดูแลคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทขนาดกลางเป็นประจํา งานดังกล่าวประกอบด้วยการซ่อมแซมเล็กน้อย การอัปเดตซอฟต์แวร์ และการตรวจสอบความปลอดภัย แทนที่จะออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการแต่ละรายการแยกกัน ผู้ให้บริการจะออกใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียวในตอนสิ้นเดือนสำหรับบริการทั้งหมดที่ดำเนินการในเดือนนั้น

ร้านขายส่งดอกไม้

หน่วยงานจัดกิจกรรมต่างๆ และสั่งซื้อดอกไม้จากผู้ค้าส่งดอกไม้เป็นประจํา เนื่องจากคำสั่งซื้อจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับงาน ผู้ขายส่งจึงจะรวบรวมใบแจ้งการจัดส่งและออกใบแจ้งหนี้รวมให้กับหน่วยงานจัดงานในตอนท้ายของทุกเดือนสำหรับผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่จัดส่ง

นักเขียนคำโฆษณา

นักเขียนคำโฆษณาเขียนบทความให้กับสิ่งพิมพ์ทางการค้า เนื่องจากจำนวนบทความแตกต่างกันมากในแต่ละเดือน ทั้งสองฝ่ายจึงได้ตกลงกันว่าจะจัดทำใบแจ้งหนี้แบบรวม ทุกไตรมาส นักเขียนจะส่งใบแจ้งหนี้แบบรวมที่รวมบทความทั้งหมดจากสามเดือนก่อนหน้า

การสร้างใบแจ้งหนี้แบบรวม

ฝ่ายที่ออกใบแจ้งหนี้ไม่จำเป็นต้องใช้ใบแจ้งหนี้แบบรวม การตัดสินใจที่จะใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบรวมนั้นขึ้นอยู่กับความสมัครใจ แต่เป็นสิ่งที่แนะนำ โดยเฉพาะหากคุณมีใบแจ้งหนี้จำนวนมาก หากต้องการออกใบแจ้งหนี้แบบรวม คุณควรขอความยินยอมจากลูกค้าเสมอ

ข้อมูลที่จําเป็นสําหรับใบแจ้งหนี้ที่ระบุไว้ในมาตรา 14 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (VAT) (UStG) จะมีผลบังคับใช้กับใบแจ้งหนี้แบบรวมด้วย โดยจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้รับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของบริษัทที่จัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• วันที่ของใบแจ้งหนี้

• วันที่จัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เรียงกันสำหรับใช้แบบครั้งเดียว

• หมายเลขภาษีที่ออกให้กับบริษัทผู้จัดหาโดยสำนักงานภาษี หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT ID) ที่ออกโดยสำนักงานภาษีกลางของรัฐบาลกลาง (BZSt)

• จํานวนและประเภทของสินค้าที่จัดส่ง หรือขอบเขตและประเภทของบริการที่จัดส่ง

• ยอดสุทธิและยอดขั้นต้น

• อัตราภาษีที่ใช้และจำนวนภาษีที่เกี่ยวข้อง หรือในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษี ให้อ้างอิงถึงการยกเว้นภาษี

อย่างไรก็ตาม มีคุณลักษณะพิเศษบางประการที่ต้องพิจารณาเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้แบบรวม ข้อกำหนดแรกสำหรับการออกใบแจ้งหนี้เป็นระยะประเภทนี้คือ จะต้องตกลงเกี่ยวกับระยะเวลาในการเรียกเก็บเงินกับลูกค้าอย่างชัดเจน สิ่งนี้จะได้รับการระบุไว้ในใบแจ้งหนี้พร้อมทั้งวันที่ให้บริการแต่ละรายการ โดยสามารถเพิ่มรายการหลังลงในรายการตามลำดับเวลาได้ การจัดส่งใบแจ้งหนี้แต่ละรายการควรมีการบันทึกไว้ในใบส่งของ สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือใบแจ้งหนี้จะต้องแสดงยอดเงินแต่ละรายการ ตลอดจนยอดรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมดด้วย

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่บทความเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ของเรา

ใบแจ้งหนี้แบบสะสมคืออะไร

ใบแจ้งหนี้แบบสะสมคือรูปแบบของการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งบริการบางส่วนหรือการจัดส่งบางส่วนของโครงการจะมีการออกใบแจ้งหนี้แบบทีละขั้น ยอดเงินรวมที่ออกใบแจ้งหนี้แล้วจะถูกบวกเพิ่มเข้าไปอย่างต่อเนื่อง ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะสะสมจากใบแจ้งหนี้ใบก่อนหน้าและรวมรายการใหม่ ตลอดจนยอดรวมของบริการหรือการจัดส่งทั้งหมดที่ได้ดำเนินการไปแล้ว

ใบแจ้งหนี้แบบสะสมมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับโครงการระยะยาวที่ต้องออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการบางส่วนระหว่างการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น ใช้ในโครงการก่อสร้าง การผลิตเครื่องจักร หรือสัญญาการบริการที่ซับซ้อน

ตัวอย่างของใบแจ้งหนี้แบบสะสม

บริษัทก่อสร้าง

บริษัทก่อสร้างได้รับจ้างให้สร้างอาคารอพาร์ทเมนต์ การก่อสร้างเกิดขึ้นในหลายขั้นตอน เช่น การวางรากฐาน การสร้างโครงสร้าง และการตกแต่งภายใน เมื่อสิ้นสุดแต่ละระยะ บริษัทจะออกใบแจ้งหนี้ที่แสดงรายละเอียดของบริการบางส่วนที่ทําจนถึงปัจจุบัน ใบแจ้งหนี้ฉบับถัดไปสร้างขึ้นต่อยอดจากใบแจ้งหนี้ก่อนหน้ และประกอบด้วยบริการที่เพิ่มใหม่ พร้อมทั้งยอดรวมจนถึงจุดนั้น

บริษัทวิศวกรรม

ผู้ผลิตเครื่องจักรผลิตเครื่องจักรพิเศษสำหรับลูกค้า เนื่องจากการผลิตต้องใช้เวลาหลายเดือน ขั้นตอนแต่ละขั้นตอน เช่น การออกแบบ การผลิตชิ้นส่วนแต่ละชิ้น และการประกอบ จะต้องออกใบแจ้งหนี้ตามลำดับ ใบแจ้งหนี้ใหม่แต่ละใบจะรวมค่าใช้จ่ายของขั้นตอนใหม่และเพิ่มไปยังในบริการที่ออกใบแจ้งหนี้ไว้ก่อนหน้านี้ ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าจะสามารถดูยอดรวมรวมของบริการทั้งหมดที่มอบให้ได้เสมอ

ผู้ทํางานอิสระในการพัฒนาซอฟต์แวร์

นักพัฒนาซอฟต์แวร์ฟรีแลนซ์ที่ออกแบบเฉพาะสำหรับบริษัทสตาร์ทอัพ โครงการจะมีการออกใบแจ้งหนี้ในระยะต่างๆ (เช่น หลังจากแต่ละโมดูลเสร็จสมบูรณ์) ใบแจ้งหนี้แบบสะสมแต่ละใบประกอบด้วยต้นทุนของการทำงานขั้นปัจจุบันและแสดงยอดรวมของขั้นก่อนหน้านี้ทั้งหมด

การสร้างใบแจ้งหนี้แบบสะสม

การสร้างใบแจ้งหนี้แบบสะสมเป็นขั้นตอนตามความสมัคใจ เช่นเดียวกับการสร้างใบแจ้งหนี้แบบรวม ในกรณีนี้เช่นกัน สิ่งที่สำคัญคือการได้รับความยินยอมจากลูกค้า ข้อมูลที่จําเป็นที่ระบุไว้ข้างต้นตามมาตรา 14 ของ UStG ยังมีผลบังคับใช้กับใบแจ้งหนี้แบบสะสมด้วย

คุณลักษณะพิเศษของใบแจ้งหนี้แบบสะสมคือการแจกแจงบริการและการชําระเงินบางส่วนที่ทําไปแล้วอย่างละเอียด ซึ่งรวมถึงทั้งจำนวนเงินที่เรียกเก็บในใบแจ้งหนี้แบบสะสมก่อนหน้านี้และค่าบริการที่มอบให้ใหม่ พร้อมทั้งยอดเงินสุทธิ ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดเงินใบแจ้งหนี้รวม เพื่อความชัดเจน ควรมีการระบุรายการต่างๆ ตามลําดับเวลาและข้อมูลอ้างอิง เช่น หมายเลขอ้างอิงของใบแจ้งหนี้ฉบับก่อนหน้า จำนวนเงินที่ออกใบแจ้งหนี้แล้วจะต้องระบุไว้อย่างชัดเจน และหักออกจากยอดเงินรวมเพื่อหลีกเลี่ยงการออกใบแจ้งหนี้ซ้ำ

ตัวอย่างเช่น ในฐานะส่วนหนึ่งของโครงการไอที บริษัทแห่งหนึ่งมีการติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ใหม่ 10 เครื่องในราคาสุทธิเครื่องละ $10,000 โครงการแบ่งออกเป็น 5 ระยะและมีการออกใบแจ้งหนี้หลังจากแต่ละระยะ

ในระยะแรก มีการติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ 2 เครื่อง ใบแจ้งหนี้จะแสดงเซิร์ฟเวอร์ 2 เครื่องนี้เป็นบรรทัดรายการเดียวมูลค่า $23,800 รวมภาษี ในระยะที่ 2 จะมีการติดตั้งเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติมอีก 2 เครื่อง แทนที่จะเรียกเก็บเงินเฉพาะเซิร์ฟเวอร์ทั้ง 2 เครื่องนี้ ใบแจ้งหนี้จะแสดงรายชื่อเซิร์ฟเวอร์ทั้ง 4 เครื่องที่จัดส่งไปแล้ว จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ใบแรกจะแสดงอยู่ใต้ยอดรวมและหักออกแล้ว

ทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับใบแจ้งหนี้หลังจากระยะที่ 3 และ 4 ของโครงการ ใบแจ้งหนี้ใบสุดท้ายหลังจากระยะที่ 5 มีเซิร์ฟเวอร์ทั้งหมด 10 เครื่อง ยอดเงินในใบแจ้งหนี้บางส่วนทั้ง 4 ฉบับก่อนหน้าจะถูกระบุและหักออกโดยมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามลำดับอยู่ใต้ยอดรวม

ใบแจ้งหนี้ที่แบบรวมแตกต่างจากใบแจ้งหนี้แบบสะสมอย่างไร

ใบแจ้งหนี้แบบรวมและใบแจ้งหนี้แบบสะสมจะแตกต่างกันในฟังก์ชันการทำงาน การใช้งาน และโครงสร้าง ต่อไปนี้เป็นภาพรวมของจุดที่สําคัญที่สุด

การสร้างใบแจ้งหนี้แบบรวมและใบแจ้งหนี้แบบสะสมมีความซับซ้อนมากกว่าการสร้างใบแจ้งหนี้รายการเดียวแบบมาตรฐาน ใช้ Stripe Invoicing หากคุณต้องการทําให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่ายและดำเนินการอย่างอัตโนมัติ Invoicing จะช่วยคุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้แบบรวมและใบแจ้งหนี้แบบผสม รวมถึงใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับได้อย่างรวดเร็ว ง่ายดาย และเป็นไปตามข้อกําหนด

ใบแจ้งหนี้แบบรวมและใบแจ้งหนี้แบบสะสมมีข้อดีอย่างไร

ใบแจ้งหนี้แบบรวมและใบแจ้งหนี้สะสมสามารถมอบประโยชน์สําหรับทั้งผู้ออกและผู้รับ นี่คือภาพรวมของจุดสําคัญ:

ข้อดีของใบแจ้งหนี้แบบรวม

• ลดระยะเวลาในการดูแลระบบ: ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้หนึ่งฉบับแทนที่จะเป็นใบแจ้งหนี้แยกกันหลายฉบับ วิธีนี้ช่วยลดจำนวนธุรกรรมทางบัญชีและประหยัดเวลาสำหรับทั้งสองฝ่าย ต้องสร้าง ตรวจสอบ และจัดการเอกสารน้อยลง

• การประหยัดค่าใช้จ่าย: ผู้ออกสามารถลดค่าใช้จ่ายโดยประหยัดเวลาและขจัดค่าใช้จ่ายในการส่งไปรษณีย์ (หากส่งใบแจ้งหนี้ไปทางไปรษณีย์)

• ความโปร่งใส: แม้ว่าจะมีการจัดส่งหรือบริการหลายรายการรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ใบเดียว แต่ใบแจ้งหนี้แบบรวมจะมอบความโปร่งใส รายการทั้งหมดจะแสดงรายละเอียดตามลําดับเวลา ลูกค้าจะได้รับประโยชน์จากใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย บริษัทที่เรียกเก็บเงินจะจัดการการเงินของตนได้ดียิ่งขึ้น เนื่องจากมีธุรกรรมบัญชีที่ต้องติดตามน้อยลง

• ความสะดวกในการชําระเงิน: ผู้รับใบเรียกเก็บเงินสามารถโอนเงินในจํานวนที่มากขึ้นเพียงครั้งเดียว แทนที่จะต้องโอนเงินหลายครั้งแยกกัน วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาและลดความเป็นไปได้ที่จะเข้าใจผิด นอกจากนี้ ความยุ่งยากที่ลดลงสามารถเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและส่งผลต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจในเชิงบวก

ข้อดีของใบแจ้งหนี้แบบสะสม

• ความชัดเจน: ใบแจ้งหนี้แบบสะสมจะมอบเอกสารแสดงความคืบหน้าของโครงการอย่างชัดเจน โดยการแสดงรายการผลลัพธ์ที่จัดส่งและจํานวนเงินทั้งหมดที่ชําระแล้วอย่างชัดเจน การอ้างถึงใบแจ้งหนี้ก่อนหน้านี้ยังช่วยอํานวยความสะดวกในการติดตามและลดความเข้าใจผิดให้เหลือน้อยที่สุด ทั้งสองฝ่ายมีภาพรวมที่ครบถ้วนเกี่ยวกับสถานะปัจจุบัน ต้นทุนทั้งหมด และประวัติการชำระเงินของโครงการ นอกจากนี้ยังสามารถตรวจจับการใช้จ่ายเกินงบประมาณได้อย่างรวดเร็ว

• ข้อผิดพลาดน้อยลง: ใบแจ้งหนี้แบบสะสมจะพิจารณาการชําระเงินก่อนหน้านี้ทั้งหมดและหักออกจากยอดรวม ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในการเรียกเก็บเงินค่าบริการซ้ำซ้อนหรือไม่ครบถ้วน ทําให้การเรียกเก็บเงินแบบสะสมมีโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดน้อยลงสําหรับทั้งผู้เรียกเก็บเงินและผู้รับ

• การกระจายภาระด้านการเงิน: สำหรับโครงการระยะยาวหรือการมีส่วนร่วมที่มีเป้าหมายหลายรายการ การเรียกเก็บเงินแบบสะสมจะช่วยให้เรียกเก็บเงินส่วนเพิ่มได้ ซึ่งช่วยให้ลูกค้ามีความคล่องตัวในการชำระเงินมากยิ่งขึ้น ภาระทางการเงินก็จะถูกกระจายออกไปเพราะไม่ได้ชำระเต็มจำนวนในครั้งเดียว

• ความแน่นอนทางกฎหมายและสัญญา: สำหรับโครงการที่มีการกำหนดงวดการผ่อนชำระไว้ในสัญญา ใบแจ้งหนี้แบบสะสมสามารถช่วยบันทึกข้อตกลงได้อย่างชัดเจนและเป็นไปตามกฎหมาย ซึ่งใช้เป็นหลักฐานได้ในกรณีที่มีการโต้แย้งการชําระเงิน คำถามหรือความคลุมเครือเกี่ยวกับบริการก่อนหน้าสามารถแก้ไขได้โดยตรงจากใบแจ้งหนี้แบบรวม เนื่องจากมีประวัติที่ครบถ้วน