Les termes « facture groupée » et « facture cumulée » sont souvent employés de manière interchangeable, à tort. Il s’agit de deux formats de facture différents qui remplissent des fonctions bien distinctes. Cet article définit les notions de facture groupée et de facture cumulée, souligne leurs différences et présente leurs avantages pour les entreprises allemandes.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’une facture groupée ?
  
• Qu’est-ce qu’une facture cumulée ?
  
• Quelle est la différence entre une facture groupée et une facture cumulée ?
  
• Quels sont les avantages des factures groupées et des factures cumulées ?
  

Qu’est-ce qu’une facture groupée ?

Une facture groupée est un document qui regroupe plusieurs prestations, livraisons ou commandes individuelles effectuées sur une période donnée en une seule et même facture. En d’autres termes, il s’agit d’une facture classique, à la seule différence que plusieurs commandes d'un même client sont regroupées et facturées ensemble.

Les factures groupées sont particulièrement adaptées aux entreprises qui reçoivent régulièrement des commandes des mêmes clients. Par exemple, au lieu de facturer séparément 10 commandes de produits par mois, celles-ci sont regroupées sur un mois et facturées périodiquement.

Exemples de factures groupées

Prestataires de services informatiques

Un prestataire de services informatiques assure régulièrement la maintenance des ordinateurs et des serveurs d'une entreprise de taille moyenne. Il intervient notamment pour des réparations mineures, des mises à jour de logiciels et des contrôles de sécurité. Au lieu de facturer chaque service séparément, une seule facture est émise à la fin du mois pour tous les services effectués au cours du mois.

Fleuriste de gros

Une agence organise divers événements et commande régulièrement des compositions florales auprès d’un grossiste en fleurs. Comme les commandes varient en fonction de l'événement, le grossiste collecte les bons de livraison et émet une facture groupée à l'agence événementielle à la fin de chaque mois pour tous les produits livrés.

Rédacteur

Un rédacteur indépendant rédige régulièrement des articles pour une revue spécialisée. Le nombre d'articles variant fortement d'un mois à l'autre, les deux parties ont convenu d'une facturation groupée. Une fois par trimestre, le rédacteur soumet une facture groupée regroupant tous les articles des trois mois précédents.

Création d’une facture groupée

L'utilisation de factures groupées n'est pas obligatoire. Les entreprises peuvent choisir librement de les utiliser, mais il s'agit d'une pratique recommandée, en particulier lorsqu'elles traitent un grand volume de factures. Si vous souhaitez émettre des factures groupées, vous devez toujours obtenir le consentement de vos clients.

Les factures groupées doivent contenir toutes les informations obligatoires énumérées à l’article 14 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (UStG). Doivent figurer sur la facture les renseignements suivants :

• Nom complet et adresse du destinataire du produit ou du service

• Nom complet et adresse de l’entreprise fournissant le produit ou le service

• Date de la facture

• Date de livraison du produit ou du service

• Numéro de facture consécutif et unique

• Numéro fiscal délivré à l’entreprise fournisseur par l’administration fiscale ou numéro de TVA intracommunautaire (n° de TVA) délivré par le bureau central fédéral des impôts (BZSt)

• Quantité et type de produits livrés ou étendue et type de service fourni

• Montants net et brut

• Taux de taxe applicable et montant de taxe correspondant ou, dans le cas d’une exonération fiscale, une référence à l’exonération fiscale

Toutefois, quelques particularités doivent être prises en compte lors de la création d'une facture groupée. Pour ce type de facturation périodique, il faut tout d'abord que la période de facturation ait été clairement convenue avec le client. Celle-ci sera mentionnée sur la facture, accompagnée des dates spécifiques des prestations ou livraisons. Ces dernières peuvent être listées de manière chronologique. Chaque livraison doit être documentée par un bon de livraison. Il est également important que la facture indique les montants individuels, ainsi que le total de tous les frais.

Pour plus d’informations, consultez notre article sur la facturation.

Qu’est-ce qu’une facture cumulée ?

Une facture cumulée est une forme de facturation dans laquelle des services partiels ou des livraisons partielles d’un projet sont facturés étape par étape. Le montant total déjà facturé est mis à jour en continu. Chaque facture cumulée s’appuie sur la facture précédente et inclut les nouveaux postes ainsi que le total de tous les services ou livraisons effectués jusqu’à présent.

Les factures cumulées sont particulièrement adaptées aux projets à long terme, dans le cadre desquels des services partiels sont facturés au fur et à mesure. Elles sont par exemple utilisées dans le secteur de la construction, de la fabrication de machines ou pour les contrats de services complexes.

Exemples de factures cumulées

Entreprises de construction

Une entreprise de construction est mandatée pour construire un immeuble d'habitation. La construction est divisée en plusieurs phases : fondations, structure, finitions intérieures, etc. À l’issue de chaque phase, l’entreprise émet une facture détaillant les prestations partielles réalisées à ce jour. La facture suivante s'appuie sur la précédente et inclut les nouveaux travaux ainsi que le montant total jusqu'à ce stade.

Société d’ingénierie

Un fabricant de machines produit une machine spéciale pour un client. Étant donné que la production dure plusieurs mois, les différentes étapes (par exemple, conception, production des différentes pièces et assemblage), sont facturées successivement. Chaque nouvelle facture inclut le coût des nouvelles étapes et les ajoute aux prestations déjà facturées. De cette manière, le client connaît à tout moment le total cumulé des services fournis jusqu'à présent.

Développeur de logiciels indépendant

Un travailleur indépendant développe un logiciel sur mesure pour une start-up. Le projet est facturé par étapes (par exemple, après l’achèvement des modules individuels). Chaque facture cumulée inclut le coût de l’étape en cours et affiche le total de toutes les étapes précédentes.

Création d’une facture cumulée

La création d’une facture cumulée est facultative, tout comme la création d’une facture groupée. Dans ce cas également, il est particulièrement important d’obtenir le consentement du client. Les factures cumulées doivent également contenir les informations obligatoires énumérées ci-avant, conformément à l'article 14 de l'UStG.

La facture cumulée a pour particularité de fournir le détail des différentes prestations partielles et des paiements déjà effectués. Elle indique à la fois les montants facturés dans les factures cumulées précédentes et les coûts des services nouvellement effectués, ainsi que le montant net, la TVA et le montant total de la facture. Par souci de clarté, il convient d'énumérer les postes par ordre chronologique et d'indiquer les références, telles que les numéros de référence des factures précédentes. Les montants déjà facturés doivent être clairement mentionnés et déduits du montant total afin d'éviter une double facturation.

Par exemple, dans le cadre d’un projet informatique, une entreprise fait installer 10 nouveaux serveurs à un prix net de 10 000 $ chacun. Le projet est divisé en cinq phases et une facture est émise après chaque phase.

Dans un premier temps, deux serveurs sont installés. La facture regroupe ces deux serveurs en un seul poste d'un montant de 23 800 $, taxes comprises. Dans un deuxième temps, deux serveurs supplémentaires sont installés. Au lieu de ne facturer que ces deux serveurs, la facture répertorie désormais les quatre serveurs livrés jusqu'à présent. Le montant de la première facture est indiqué en dessous du total et déduit.

La même procédure est suivie pour les factures après les troisième et quatrième phases du projet. La facture finale établie à l'issue de la cinquième phase recense l'ensemble des 10 serveurs. Les montants des quatre factures partielles précédentes sont indiqués et déduits avec leur numéro de facture respectif sous le total.

Quelle est la différence entre une facture groupée et une facture cumulée ?

Les factures groupées et les factures cumulées se distinguent par leur fonction, leur utilisation et leur structure. Voici un aperçu des points les plus importants.

La création de factures groupées et cumulées est plus compliquée que la création d’une facture unique standard. Si vous souhaitez simplifier et automatiser votre processus de facturation, utilisez Stripe Invoicing. Avec Invoicing, vous pouvez créer et envoyer des factures groupées et cumulées, ainsi que des factures individuelles, rapidement, facilement et en toute conformité.

Quels sont les avantages des factures groupées et des factures cumulées ?

Les factures groupées et les factures cumulées présentent des avantages tant pour l'émetteur que pour le destinataire. Voici un aperçu des points clés :

Avantages des factures groupées

• Réduction de la charge administrative : une seule facture est créée au lieu de plusieurs factures individuelles. Cela permet de réduire le nombre de transactions comptables et de gagner du temps pour les deux parties. Le nombre de documents à créer, à réviser et à gérer est moindre.

• Réduction des coûts : l’émetteur de la facture peut réaliser des économies de temps et d'argent, notamment sur les frais d'envoi (si les factures sont envoyées par voie postale).

• Transparence : bien que plusieurs livraisons ou services soient combinés en une seule facture, la facture groupée est synonyme de transparence. Tous les postes sont détaillés, idéalement dans l’ordre chronologique. Les clients bénéficient d’une facture claire et facile à comprendre. Les entreprises qui émettent les factures ont ainsi une meilleure vision de leur trésorerie, car elles suivent moins de transactions comptables.

• Paiement facilité : plutôt que de devoir effectuer plusieurs paiements distincts, le client peut payer un montant unique couvrant toutes les prestations ou livraisons. Cela permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs de calcul. De plus, la réduction des contraintes peut augmenter la satisfaction des clients et avoir un impact positif sur la relation commerciale.

Avantages des factures cumulées

• Clarté : les factures cumulées offrent une documentation claire de l'avancement du projet en énumérant clairement tous les livrables et les montants payés à ce jour. Les références aux factures précédentes facilitent également le suivi et réduisent les risques de malentendus. Les deux parties disposent d’une vue d’ensemble complète de l’état du projet, des coûts totaux et de l’historique des paiements. De plus, elles permettent de repérer rapidement d’éventuels dépassements de budget.

• Diminution des erreurs : les factures cumulées prennent en compte tous les paiements précédents et les déduisent du total. Cela réduit considérablement le risque de facturer deux fois un même service ou d’en oublier un. La facturation cumulative est donc moins sujette aux erreurs, tant pour l'émetteur que pour le destinataire.

• Répartition de la charge financière : pour les projets à long terme ou les missions comportant plusieurs étapes, la facturation cumulée permet une facturation progressive. Les clients bénéficient ainsi d’une plus grande flexibilité pour payer. La charge financière est ainsi mieux répartie, car le montant total n’est pas dû en une seule fois.

• Sécurité juridique et contractuelle : pour les projets dont les échéances sont définies contractuellement, les factures cumulées peuvent aider à documenter les accords de manière précise et conforme à la loi. Elles peuvent servir de preuve en cas de litige. Les questions ou ambiguïtés concernant les services rendus peuvent être résolues directement à partir d’une facture cumulées, car elle fournit un historique complet des prestations.