Los términos «factura colectiva» y «factura acumulativa» suelen utilizarse indistintamente. Sin embargo, esto no es correcto. Son dos formatos de factura diferentes que cumplen funciones diferentes. En este artículo, te explicamos qué son las facturas colectivas y las acumulativas, en qué se diferencian y qué ventajas ofrecen a las empresas alemanas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura colectiva?
  
• ¿Qué es una factura acumulativa?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas colectivas de las facturas acumulativas?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de las facturas colectivas y las facturas acumulativas?
  

¿Qué es una factura colectiva?

Una factura colectiva es un documento que combina varios servicios, entregas o pedidos individuales en una sola factura, dentro de un período determinado. Es decir, se trata de una factura «normal», con la única diferencia de que se facturan varios pedidos de clientes en un periodo de tiempo determinado.

Las facturas colectivas son más adecuadas para las empresas que reciben pedidos regularmente de los mismos clientes. Por ejemplo, en lugar de facturar individualmente 10 pedidos de productos al mes, se agregan a lo largo de un mes y se facturan periódicamente.

Ejemplos de facturas colectivas

Proveedores de servicios de tecnología de la información (TI)

Un proveedor de servicios de TI realiza el mantenimiento regular de las computadoras y los servidores de una empresa mediana. El trabajo incluye reparaciones pequeñas, actualizaciones de software y controles de seguridad. En lugar de facturar cada servicio por separado, se emite una única factura a final del mes por todos los servicios prestados durante el mes.

Florería mayorista

Una empresa organiza varios eventos y encarga regularmente arreglos florales a un mayorista de flores. Dado que los pedidos varían según el evento, el mayorista recoge los albaranes y emite una factura colectiva a la empresa del evento al final de cada mes por todos los productos entregados.

Redactor publicitario

Un redactor publicitario independiente escribe artículos regularmente para una publicación especializada. Dado que el número de artículos varía mucho de un mes a otro, ambas partes acordaron una factura colectiva. Una vez al trimestre, el redactor publicitario presenta una factura colectiva que incluye todos los artículos de los tres meses anteriores.

Cómo crear una factura colectiva

Los emisores de facturas no están obligados a utilizar facturas colectivas. La decisión de utilizar la facturación colectiva es voluntaria, pero es recomendable, sobre todo si tienes un gran volumen de facturas. Si deseas emitir facturas colectivas, siempre debes obtener el consentimiento de tus clientes.

La información obligatoria para las facturas enumerada en el artículo 14 de la Ley alemana del impuesto al valor agregado (IVA) (UStG) también se aplica a la factura colectiva. Esto incluye lo siguiente:

• nombre completo y dirección del destinatario del producto o servicio;

• nombre completo y dirección de la empresa proveedora del producto o servicio;

• fecha de la factura;

• fecha de entrega del producto o servicio;

• número de factura consecutiva único;

• número fiscal emitido a la empresa suministradora por la Agencia Fiscal o el número de identificación a efectos del IVA (identificación del IVA) emitido por la Agencia Federal Central de Impuestos (BZSt);

• cantidad y tipo de productos entregados o el alcance y el tipo de servicio prestado;

• importe neto y bruto;

• tasa impositiva aplicable e importe del impuesto correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención fiscal.

Sin embargo, se deben tener en cuenta algunas características especiales a la hora de crear una factura colectiva. El primer requisito para este tipo de facturación periódica es que el período de facturación se haya acordado claramente con el cliente. Esto se indicará en la factura junto con las fechas de servicio individuales, que pueden añadirse a la lista cronológica de ítems. Las entregas individuales deben documentarse con los albaranes. También es importante que la factura muestre los importes individuales, así como el resultado total de todos los cargos.

Para obtener más información, consulta nuestro artículo sobre facturación.

¿Qué es una factura acumulativa?

Una factura acumulativa es una forma de facturación en la que se facturan paso a paso servicios parciales o entregas parciales de un proyecto. El importe total ya facturado se suma continuamente. Cada factura acumulativa se basa en la factura anterior e incluye los nuevos ítems, así como el total de todos los servicios o entregas realizados hasta el momento.

Las facturas acumulativas son muy útiles para proyectos a largo plazo en los que se facturan servicios parciales durante la implementación. Por ejemplo, se utilizan en proyectos de construcción, fabricación de maquinaria o contratos de servicios complejos.

Ejemplos de facturas acumulativas

Empresas de construcción

Se contrata a una empresa de construcción para construir un edificio de apartamentos. La construcción se realiza en varias fases, como la colocación de los cimientos, la construcción de la estructura y el acabado del interior. Al finalizar cada fase, la empresa emite una factura en la que se detallan los servicios parciales prestados hasta la fecha. La siguiente factura se basa en la anterior e incluye los servicios recién agregados, así como el importe total hasta ese momento.

Empresa de ingeniería

Un fabricante de maquinaria produce una máquina especial para un cliente. Dado que la producción tarda varios meses, los pasos individuales, por ejemplo, el diseño, la producción de las piezas individuales y el ensamblaje, se facturan sucesivamente. Cada factura nueva incluye el costo de los pasos nuevos y los agrega a los servicios facturados anteriormente. De esta forma, el cliente siempre puede ver el total acumulado de los servicios prestados hasta el momento.

Trabajador independiente de desarrollo de software

Un trabajador independiente desarrolla un software personalizado para una startup. El proyecto se factura en etapas (p. ej., después de completar los módulos individuales). Cada factura acumulativa incluye el costo de la etapa actual y muestra el total de todas las etapas anteriores.

Cómo crear una factura acumulativa

La creación de una factura acumulativa es opcional, al igual que la creación de una factura colectiva. En este caso, también es muy importante obtener el consentimiento del cliente. La información obligatoria enumerada anteriormente según el artículo 14 de la UStG también es obligatoria en una factura acumulativa.

La particularidad de la factura acumulativa es que proporciona un resumen detallado de los servicios parciales individuales y los pagos ya realizados. Incluye tanto los importes facturados en facturas acumulativas anteriores como los costos de los servicios recién prestados, complementados por el importe neto, el IVA y el importe total de la factura. Para mayor claridad, los ítems deben enumerarse en orden cronológico y deben proporcionarse referencias, como números de referencia de facturas anteriores. Los importes ya facturados se deben identificar claramente y deducir del importe total para evitar la doble facturación.

Por ejemplo, como parte de un proyecto de TI, una empresa tiene instalados 10 nuevos servidores a un precio neto de USD 10,000 cada uno. El proyecto se divide en cinco fases, y se emite una factura después de cada fase.

En la primera fase, se instalan dos servidores. La factura enumera estos dos servidores como una sola partida por USD 23,800 con impuestos incluidos. En la segunda fase, se instalan dos servidores adicionales. En lugar de facturar solo estos dos servidores, la factura ahora enumera los cuatro servidores entregados hasta el momento. El importe de la primera factura aparece debajo del total y se deduce.

Se sigue el mismo procedimiento para las facturas después de la tercera y cuarta fase del proyecto. La factura final después de la quinta fase contiene los 10 servidores. Los importes de las cuatro facturas parciales anteriores se enumeran y deducen con sus respectivos números de factura debajo del total.

¿En qué se diferencian las facturas colectivas de las facturas acumulativas?

Las facturas colectivas y las facturas acumulativas difieren en su función, uso y estructura. A continuación, te mostramos un resumen de los puntos más importantes.

Crear facturas colectivas y acumulativas es más complicado que crear una factura única estándar. Si quieres simplificar y automatizar tu facturación, utiliza Stripe Invoicing. Con Invoicing, puedes crear y enviar facturas colectivas y acumulativas, así como facturas individuales, de forma rápida, sencilla y conforme a la normativa.

¿Cuáles son las ventajas de las facturas colectivas y las facturas acumulativas?

Las facturas colectivas y las facturas acumulativas pueden traer ventajas tanto para el emisor como para el destinatario. A continuación, te presentamos un resumen de los puntos clave:

Ventajas de las facturas colectivas

• Administración reducida: se crea una factura en lugar de varias facturas individuales. Esto reduce el número de transacciones contables y ahorra tiempo a ambas partes. Se deben crear, revisar y gestionar menos documentos.

• Ahorro de costos: el emisor de la factura puede reducir los costos ahorrando tiempo y eliminando los costos de envío (si las facturas se envían por correo).

• Transparencia: a pesar de que varias entregas o servicios se combinan en una sola factura, la factura colectiva es sinónimo de transparencia. Todos los ítems se enumeran en detalle, idealmente en orden cronológico. Los clientes se benefician de una factura clara y fácil de comprender. Las empresas de facturación pueden controlar mejor sus finanzas porque tienen que hacer menos seguimientos de las transacciones de cuentas.

• Facilidad de pago: en lugar de transferir muchos importes individuales, los destinatarios de las facturas pueden transferir importes mayores solo una vez, lo cual ahorra tiempo y reduce la probabilidad de cometer errores de cálculo. Además, reducir las molestias puede aumentar la satisfacción del cliente y tener un impacto positivo en la relación empresarial.

Ventajas de las facturas acumulativas

• Claridad: las facturas acumulativas proporcionan una documentación clara del progreso del proyecto al enumerar claramente todas las entregas y los importes pagados hasta la fecha. Las referencias a facturas anteriores también facilitan el seguimiento y reducen los malentendidos. Ambas partes tienen una visión completa del estado actual, los costos totales y el historial de pagos del proyecto. También se pueden detectar rápidamente los excesos presupuestarios.

• Menos errores: las facturas acumulativas tienen en cuenta todos los pagos anteriores y los restan del total, lo cual reduce el riesgo de que los servicios se facturen dos veces o ni siquiera se facturen. Esto hace que la facturación acumulativa sea menos propensa a errores tanto para el emisor como para el receptor.

• Carga financiera distribuida: para proyectos a largo plazo o compromisos con varios hitos, la facturación acumulativa permite una facturación incremental, y les proporciona a los clientes más flexibilidad para pagar. La carga financiera se reparte ya que no se debe pagar todo el importe de una sola vez.

• Seguridad legal y contractual: para proyectos con cuotas definidas contractualmente, las facturas acumulativas pueden ayudar a documentar los acuerdos de una manera precisa y que cumpla con la ley. Pueden utilizarse como prueba en caso de una disputa. Las dudas o ambigüedades sobre servicios anteriores se pueden resolver directamente desde una factura acumulativa, ya que proporcionan un historial completo.